план работы бухгалтера на неделю образец

Успевающий бухгалтер

Чувство быстротечности времени посещает бухгалтеров едва ли не чаще, чем всех остальных людей. Вроде недавно банковскую выписку привезли, а уже вечер и половина платежек так и осталась неразнесенной. О том, как успеть все, корреспондент «Расчета» Ксения БАТАНОВА узнала на семинаре, организованном учебным центром «ПРАГМАТИК».

Оно улетит и больше не вернется

«Фразу “Все вернется на круги своя”, к сожалению, стали все чаще применять и ко времени. Стрелка, двигающаяся по кругу, создает иллюзию еще одного шанса сделать что-то в это же время. Но если представить время в виде песочных часов, ясно видно, что каждая секунда единственна и неповторима. Поэтому не занимайтесь самообманом, время уходит, причем навсегда», – верно подметил психолог, специалист в области тайм-менеджмента Александр Горбачев.

Не стоит уподобляться студентам, которые за ночь перед экзаменом могут перелопатить уйму учебников и конспектов. И хотя правило Парето, гласящее, что за 20 процентов времени выполняется 80 процентов работы, еще никто не отменял, помните, что спешка – не для бухгалтерского учета. Самый простой и самый доступный способ выполнть все – составить реальный план и четко следовать ему. Правда, для этого придется оценить все свои рабочие дела по степени их важности.

Как расставить приоритеты, вам придумывать не придется: это уже сделал Дуайт Эйзенхауэр – 34-й президент США. Мысленно разделите все свои дела – на ближайший день или неделю – по категориям A, B, C, D.

Категория А – это важные и срочные дела, не терпящие промедления. Чтобы определить, относится ли дело к этой категории, задумайтесь о том, что будет, если вы не справитесь с ним сегодня. Если последствия существенны, например, из-за не вовремя сданной декларации налоговая начислит вам пени или штраф, смело записывайте это дело в разряд А. Еще одна немаловажная характеристика таких дел – они настолько важны, что вы всегда делаете их сами, не доверяя подчиненным.

К категории B относятся дела важные, но не срочные. В работе бухгалтера это – сбор первички, составление текущей отчетности, ведение книг покупок и книг продаж. Их можно делать самим, а можно поручить тем сотрудникам, профессионализму и знаниям которых вы доверяете. Им же можно доверить своевременное пополнение запасов бумаги для принтера, канцелярских принадлежностей, картриджей.

Эти, казалось бы, мелочи могут стать реальной проблемой: например, из-за закончившегося картриджа вы не сможете распечатать срочную платежку. В этот момент замена картриджа перейдет из разряда дел категории В в дело «А-важности», и у вас опять случится аврал, когда нужно будет делать все и сразу.

Оставшиеся две категории – C и D. Про категорию D вы смело можете забыть, это дела не важные и не срочные, например, подшить документы для архива или навести порядок в папке, где лежат приказы или заявления пятилетней давности – такие дела можно поручить новичкам, пусть они сидят и потихоньку разбираются в этом.

От дел категории C вам как главному бухгалтеру нужно бежать, как от огня, иначе они «съедят» все ваше рабочее время. К ним относятся срочные, но не важные дела – зазвонил телефон, зашел сотрудник

с очередной проблемой. Постарайтесь отгородить себя от них. Сообщите вашим помощникам, чтобы они соединяли вас только с теми, кто звонит по очень серьезным и срочным вопросам.

Прочим сотрудникам стоит запретить вбегать в ваш кабинет с гениальными и умными, как им кажется, предложениями и вопросами. Отведите для этого определенный период, а в остальное время занимайтесь действительно важными делами. Причем оптимален вариант, когда на день у вас запланировано не больше 2–3 дел категории А и около семи дел категории B.

Рабочее место не терпит бардака

Заваленный бумагами стол не является признаком того, что вы творческая личность. Это еще одна причина, по которой вы не успеваете сделать все вовремя. В менеджменте есть правило «семь плюс минус два», открытое ученым Мэрфи. Оно гласит, что мы можем держать в голове одновременно в среднем семь важных дел. Люди, подобные Юлию Цезарю, могут помнить сразу девять дел, а те, на ком природа немного отдохнула, не больше пяти. Обустройте свое рабочее место, учитывая эту особенность человеческого мозга.

Создавая в компьютере новую папку, старайтесь, чтобы в ней было не больше семи документов. Иначе на поиск нужного приказа или «рыбы» договора у вас уйдет лишнее время. Периодически «чистите» содержимое компьютерных папок: наверняка какая-то информация, которую вы сохраняли, больше вам не пригодится.

Появившаяся сравнительно недавно вредная офисная привычка завешивать весь монитор и ближайшие «окрестности» стикерами (клейкие листки бумаги), тоже не доведет до добра. Стикер на вашем компьютере может висеть как напоминание о важном деле не больше одного дня. Сделали дело – снимите стикер и выбросите в корзину. Иначе пестрое оформление вашего компьютера будет постоянно отвлекать внимание. Лучше заведите себе органайзер и заносите записи в него. Причем новомодное веяние – покупка электронной записной книжки – будет пустой тратой денег, если у вас менее 50 дел категорий А и В в месяц.

Трудно представить работу бухгалтера без бумаг. Но ограничить и упорядочить их количество можно. Те документы, которые могут понадобиться в течение дня, держите под рукой, например на тумбочке или в ящике стола. Папки, которые вам необходимы раз в неделю, положите в шкаф или стеллаж, стоящий в вашем кабинете. А сшитые папки с банковскими выписками, книгами продаж, кассовыми книгами за прошлый год уберите от греха подальше, то есть в архив. Их наличие в кабинете будет создавать психологически дискомфортное ощущение того, что у вас завал и нужно что-то срочно делать и решать.

Уходя с работы, разберите накопившиеся за день бумаги, ненужные выбросите, а нужные аккуратно сложите. Оставьте на столе только один документ, с которого вы предполагаете начать работу. В противном случае вы с утра потеряете массу времени на «выуживание» необходимой папки из-под завала и освобождение рабочего пространства. И упустите самое благоприятное для «мозговой атаки» время – утренние часы, когда лучше не отвлекаться на мелочи, а заняться делами группы А, то есть самыми важными.

Александр Горбачев: «Хотя правило Парето, гласящее, что за 20 процентов времени выполняется 80 процентов работы, еще никто не отменял, помните, что спешка – не для бухгалтерского учета»

Матрица Эйзенхауэра, или Какие бывают дела

Не ленитесь записывать свои планы на день. Конечно, если у вас всего одно важное дело, вы точно не забудете о нем. Но если сегодня вам нужно рассчитать увольняющегося сотрудника, провести сверку с важным поставщиком, созвониться с клиентом по поводу акта сдачи-приемки, распечатать наконец-то книгу продаж за прошлый месяц и сделать еще тысячу дел, без плана на день вам не обойтись. Составьте его вечером, перед уходом домой, а утром подкорректируйте, если это необходимо. Сегодня на планирование уйдет не более 15 минут, а завтра вы сэкономите гораздо больше времени.

Расписывая задания на следующий день, будьте реалистами. Поэтому при восьмичасовом рабочем дне четкие планы у вас должны быть только на пять часов рабочего времени. И на этот период должны приходиться самые важные дела. Этот «зазор» необходим, ведь вероятность того, что в течение дня вам придется отвлекаться на незапланированные дела, равна 90 процентам.

Старайтесь не просматривать электронную корпоративную почту по утрам, если только вы не ждете особо важного письма. Сделайте это после обеда, когда работоспособность у вас будет на спаде.

Оцените со стороны свои привычки. Читали всю почту сами – пусть теперь это делает ваш помощник, а вам сообщает только о самом важном. Привыкли ежедневно просматривать правовые системы – оставьте и это своему помощнику, пусть он делает подборку измененных форм деклараций, новых писем Минфина и поправок к Налоговому кодексу. А в освободившееся время вы уж точно найдете чем заняться!

По мнению специалистов в области управления временными ресурсами, на весь процесс планирования не должно уходить больше 1 процента времени от прогнозируемого периода. Иначе говоря, планы на день рекомендуется составлять за 20 минут, на неделю – за 1,5 часа, а о планах на месяц размышлять не более семи часов.

В зависимости от периода планы могут быть разными. Позвонить в банк, связаться с поставщиком, объяснить директору, что налог на прибыль все же нужно заплатить – планирование таких дел идет в оперативном порядке.

Планирование на две недели вперед называется тактическим: в этот план занесите, например, подготовку сдачи годовой отчетности.

В стратегические задачи – как минимум на месяц вперед – вполне можно вписать посещение налоговых семинаров и зубного врача, визит к которому вы откладываете уже полгода.

Источник

План работы бухгалтеру на июнь 2021 г.

План работы бухгалтеру на июнь 2021 г.

Спланировать прогулки и отдых на выходные дни, зарядиться положительной энергией, получить незабываемые впечатления

Начислить и выплатить заработную плату за май 2021 года

· ИПН лицам, занимающимся частной практикой, по доходам, полученным в мае 2021 года

Завершить подготовку к закрытию прошедшего месяца:

✔ провести сверку ЭСФ, полученных на портале ИС ЭСФ и отраженных в программе 1С;

✔ провести закрытие дебиторской/кредиторской задолженности;

✔ подписать Акты сверок с поставщиками/подрядчиками.

· НДС по импортированным товарам в рамках ЕАЭС в мае 2021 года

· Акциз по импортированным товарам в рамках ЕАЭС в мае 2021 года

· Акциз + акциз за структурные подразделения для субъектов крупного предпринимательства (кроме производителей подакцизных товаров на территории РК по бензину (за исключением авиационного), дизельному топливу, реализуемым на экспорт) за май 2021 года

· Плата за эмиссии в окружающую среду выкуп норматива по объему платежа до 100 МРП = 291 700 тенге в суммарном годовом объеме (при оформлении разрешительного документа в мае 2021 года) за 2021 год

· ИПН с доходов физлиц-нерезидентов, иностранцев или лиц без гражданства, выплаченных в мае 2021 года

· КПН авансовые платежи за июнь 2021 года

· ИПН, удержанный у источника выплаты с доходов, выплаченных в мае 2021 года, в том числе доход нерезидентов от прироста стоимости

· ОПВ и ОППВ, удержанные из доходов, выплаченных работникам в мае 2021 года

· Социальные отчисления за май 2021 года

· Отчисления на ОСМС, с доходов, выплаченных в мае 2021 года

· Взносы на ОСМС, с доходов, выплаченных в мае 2021 года

· Социальный налог за май 2021 года

· Плата за пользование земельными участками (если договор заключен в мае 2021 года)

· Плата за пользование земельными участками:

— физическим лицом по земельным участкам, не используемым в предпринимательской деятельности в случае, если договор временного возмездного землепользования заключен в мае 2021 года;

— при истечении срока действия договора временного возмездного землепользования или его расторжении в мае 2021 года

· Плата за использование радиочастотного спектра, текущий платеж по сроку не позднее 25 июня 2021 года

· Плата за использование радиочастотного спектра, уплачиваемая иностранцами, лицами без гражданства и юридическими лицами-нерезидентами, не осуществляющими деятельность в РК и не зарегистрированными в качестве налогоплательщиков РК, при получении разрешения в мае 2021 года

· Плата за размещение наружной (визуальной) рекламы за июнь 2021 года

· Плата за предоставление междугородной и (или) международной телефонной связи, а также сотовой связи, текущий платеж по сроку не позднее 25 июня 2021 года

· Плата за пользование лицензиями на занятие отдельными видами деятельности (игорный бизнес, хранение и реализация алкогольной продукции), по сроку не позднее 25 июня 2021 года

Оформить/продлить подписку на ИС Параграф «Бухгалтер».

10 причин начать работу с ИС Параграф «Бухгалтер» уже сейчас:

1. Работаем на прямую с государственными органами

2. Самая полная и актуальная база документов

3. Высококвалифицированные консультации: телефонные и письменные

4. Вебинары/видеосеминары по актуальным темам

5. Электронная рассылка важной информации для бухгалтеров

6. 20 +100 часов повышения квалификации ежегодно

7. Бесплатное вступление в ПОБ «ACPA» на 2021 год

8. 50% скидка на дистанционное обучение на сертификацию «Профессиональный бухгалтер РК»

9. Калькуляторы онлайн

10. Бесплатное автоматическое обновление «СОНО»

Источник

Как бухгалтеру успевать больше

Вы составили план на день. А уже через полчаса события начинают разворачиваться быстрее, чем в фильме «Форсаж». Директор пишет в Вотсапп «Жду финансовый анализ в 12:00», четверо сотрудников собрались в отпуск через три дня, а из налоговой пришло требование. В итоге на часах шесть, а декларация по НДС не готова. Вы берете работу домой, а утром от темных кругов под глазами не помогают даже волшебные патчи. Такой сценарий надо менять, рассказываем как.

Работа без переработок. Несбыточная мечта? Нет, это вполне достижимо. Секрет в том, чтобы научиться планировать абсолютно все: от подготовки отчетности до профессионального развития и карьерного роста.

Самая большая распродажа года от СКБ Контур. Чёрная пятница с 25 ноября по 1 декабря. Скидки до 50% на сервисы для бухгалтеров и шанс выиграть путешествие!

Начинайте с инвентаризации

Вы ведь проводите инвентаризацию задолженностей перед отчетностью. Сделайте то же самое для личного планирования — проведите инвентаризацию дел и времени.

1. Заведите табличку. По вертикали впишите свои задачи: оплата платежек, звонки, проверка счетов-фактур, все виды отчетности и т.д. По горизонтали — время, которое уходит на их выполнение в день, в неделю, в квартал, в год.

2. Распределите все дела по ячейкам таблицы и оцените свою загрузку. Поищите, что «тайно» съедает ваше время. Допустим, рабочая переписка занимает 1,5 часа в день, то есть больше двух месяцев в год. Не многовато ли? Подумайте, как можно сократить время на одни дела, чтобы оно появилось для чего-то более полезного.

3. Выполняйте такую инвентаризацию один-два раза в год.

(умножьте время, которое уходит на задачу в день, на фактическое число дней в неделю, когда вы занимаетесь этой задачей)

(при заполнении формы с нуля на 50 человек)

Переписка с коллегами

6 ч. (из расчета 3 дня в неделю)

Сводите временной баланс

За расходы возьмем время, которое вы тратите на рабочие задачи в год. За годовой бюджет — количество рабочих дней и часов. В 2019 году 247 рабочих дней, или 1 973 часа при 40-часовой рабочей неделе. Сопоставьте эти показатели. Если годовой баланс не сходится, пора пересмотреть расходы. Ведь в противном случае вы продолжите «отрезать» время от собственного отдыха.

Планируя день, реально оценивайте количество и объем задач, чтобы не случилось, когда из всего запланированного на день вы успеваете сделать только треть. Например, вам надо посчитать зарплату и провести сверку с крупным контрагентом. Вы понимаете, что на каждую задачу у вас уйдет не меньше 6-7 часов, поэтому не пытайтесь поставить их вместе на один день.

Допустим, вы работаете 8 часов. Жестко распланировать нужно только пять часов. На этот период должны приходиться самые важные дела. Один час оставьте на чтение нормативки и изучение изменений в законах и примерно 2 часа — на непредвиденные дела, например, чтобы ответить на внезапно поступившее требование. Так вы, скорее всего, успеете сделать запланированное и пойдете домой с чувством выполненного долга.

Ищите выход из временного тупика

Выходить из тупика будем по новому маршруту — пробуя приемы и инструменты, которыми раньше не пользовались.

Планируйте в режиме обратного отсчета

Например, на горизонте отчетность. Разделите всю работу по ее подготовке на этапы. А затем распределите загрузку в обратном хронологическом порядке: от сдачи отчетности до сегодняшнего дня. Двигайтесь шаг за шагом. Это поможет объективно оценить, что нужно сделать уже сейчас, чтобы не допустить аврала в последние дни. Так вы сможете пробежать этот отчетный марафон «по километру» в день.

Составьте «автоответчик»

Чтобы вас не отвлекали в отчетный период или во время других важных задач, составьте «умную инструкцию». Включите туда ответы на самые частые вопросы коллег и объявите всем, что сначала стоит поискать ответ на свой вопрос в инструкции, а уже потом, если нужно, обратиться к вам, но только в определенное время.

Освойте новый планировщик

Если вы ведете список дел в ежедневнике, попробуйте что-то другое: например Trello или Maxdone, который советует специалист по продуктивности Максим Дорофеев в бестселлере «Джедайские техники». Внесите в планировщик сроки сдачи отчетов, уплаты налогов, а также личные дела. Уведомления не дадут вам пропустить задачу, и при этом ваша оперативная память не будет перегружена событиями.

Или, например, воспользуйтесь готовым календарем бухгалтера в Контур.Нормативе и настройте его в зависимости от режима налогообложения и отраслевых особенностей компании. Если у вас бухгалтерская фирма, подойдет таблица отчетности в Контур.Экстерне — на одном экране видны данные по отчетам и платежам сразу всех компаний.

Открывайте скрытые ресурсы времени

Дополнительное время появится, если начать делать знакомую задачу быстрее. Не делать дважды по случайности. Выполнять правильно с первого раза, чтобы потом не переделывать. Приведем несколько советов, как бухгалтеру найти дополнительное время на практике.

1. Снижайте риск получить требование

Проверяйте отчетность перед отправкой. До отправки декларации по НДС сверяйте с контрагентами счета-фактуры, чтобы свести к минимуму количество требований ФНС.

Контур.НДС+ сэкономит ваше время дважды: сверит данные с данными ваших партнеров автоматически, а если пришло требование — поможет быстро разобраться, на чьей стороне была допущена ошибка.

2. Чаще сохраняйте базу данных на компьютере и создавайте резервные копии. Лучше, если сисадмин настроит автоматическое сохранение информации, например, каждую ночь. Это убережет вас от потери данных в самый неподходящий момент, и вам не придется тратить уйму времени на их восстановление.

3. Если вы работаете с первичными документами, вот несколько простых правил, чтобы ускорить свою ежедневную работу.

Растите вверх!

Оцените, сколько времени вам нужно, чтобы не только быть в курсе последних изменений, но и повышать квалификацию. И обязательно запланируйте это в своем календаре. Старайтесь хотя бы раз в неделю посмотреть вебинар или прочитать хотя бы одну статью эксперта. Выбирайте онлайн-курсы, чтобы не тратить время на дорогу до места обучения.

В Контур.Школе можно в режиме онлайн даже пройти переподготовку.

Находите время на то, чтобы «точить пилу», тогда вы будете «пилить» еще лучше и быстрее!

Источник

Тайм‑менеджмент для бухгалтера, или Как работать без авралов

Если вы осознали, что не успеваете сделать и половину запланированных дел, если список откладываемого растет день ото дня, самое время подумать о тайм-менеджменте. Начните с простого — освободите пространство, чтобы стало легче дышать.

Тайм-менеджмент — наука о том, как спланировать дела и организовать свое время. В статье опишем простые и понятные методики, которые подойдут работнику любой профессии, в том числе бухгалтеру.

Наведите порядок

Шаг 1. Освободите пространство

Проще говоря, приберитесь на рабочем столе, полках и стеллажах, в папках вашего компьютера. Так вы быстрее будете находить нужные документы.

Неразобранные вещи «замусоривают» взгляд, мешают расставить приоритеты и не дают сконцентрироваться на задачах. Это уменьшает внутренний ресурс, который можно направить на решение рабочих вопросов.

Шаг 2. Проведите ревизию дел и временных затрат

Выпишите в таблицу ежедневные задачи, оцените, сколько времени тратите на каждую из них, зафиксируйте в таблице. Сосчитайте свою рабочую нагрузку. Она оказалась больше или меньше 8-часового трудового дня? Подумайте, как оптимизировать временные затраты и начать обходиться без переработок.

Много времени уходит на переписку с коллегами из разных подразделений? Организуйте личную встречу или конференц-звонок. Не хватает времени на самообразование? Вы можете слушать записи вебинаров по дороге на работу.

Шаг 3. Избавьтесь от хронофагов, то есть пожирателей времени

Сделайте «фотографию» любых двух дней: записывайте все шаги, включая чаепитие с коллегами, звонок подруге и поиск билетов к морю. Например, в 7:00 — подъем, в 7:20 — завтрак, с 8:15 до 8:55 — дорога на работу, 9:00–9:20 — кофе с Леной из кадрового отдела и пр.

Проанализируйте, сколько времени потрачено с пользой, а сколько впустую, и учтите это при планировании.

Уделите время планированию

За один день нельзя выполнить все подвисшие задачи, иногда дня не хватает, чтобы сделать какое-то одно крупное дело. За что хвататься в первую очередь, особенно если позади отпуск или длинные выходные? Изучите методики тайм-менеджмента и выберите ту, что подходит именно вам.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра поможет легко определить приоритетность задач, исходя из двух факторов: важности и срочности. На листке бумаги или в Excel составьте квадрат на четыре больших поля:

Проанализируйте свои задачи на неделю и впишите их в квадрат. Около каждой можно указать крайний срок выполнения — и перед вами упорядоченный план работы.

Методика Глеба Архангельского

Бизнес-тренер Глеб Архангельский делит задачи на жесткие, гибкие и бюджетированные.

Жесткие привязаны к определенному времени, например, встречи, звонки, совещания. Гибкие и бюджетированные — нет. Последние отличаются тем, что требуют большего количества времени.

Разделите листок ежедневника на две части: в левую впишите жесткие задачи с указанием времени. В оставшиеся промежутки — гибкие, цветом или нумерацией отметьте приоритетность. Обязательно оставляйте временные зазоры между задачами: они потребуются на решение непредвиденных сложностей.

Кроме того, Глеб Архангельский выделяет «лягушек» и «слонов»:

Используйте современные приложения

Чтобы организовать работу, бухгалтеры часто используют бумажные ежедневники, планинги, стикеры — они всегда перед глазами и ради них не надо выходить из учетной программы.

«У меня на столе лежит ежедневник, куда я записываю, что сделала и что планирую делать. Если у директора возникли вопросы по задачам, он может взять тетрадку и посмотреть сам, если я занята каким-то важным делом», — рассказывает главный бухгалтер АО ФИК «ВИЗ-Инвест» Лидия Куцко.

Присмотритесь и к электронным программам: Google Calendar или календарь в Outlook Еxcange помогут составить расписание, установить напоминания или организовать встречу с руководителем.

А если вам нужен более продвинутый инструмент, установите календарь бухгалтера Контур.Норматив. Вы можете настроить его, исходя из формы собственности организации и системы налогообложения, в календаре будут отражены даты сдачи регламентированных отчетов и любые значимые для вас дни.

Приучите коллег к порядку

Большое значение играет то, как у вас выстроены отношения с коллегами. Вы только сели за отчет, а директор требует проверить банк или сотрудник просит выдать справку 2-НДФЛ. А еще в почте несколько писем от одного сотрудника с пометкой «СРОЧНО!». Знакомо? Чтобы постоянно не отвлекаться на входящие просьбы и несрочные вопросы и сохранить драгоценное время, договоритесь с коллегами о том, в какое время вы готовы отвечать на их письма, делать справки, перепроверять отпускные или больничные выплаты и пр.

«Утром всегда делаю текущие дела, разгребаю мелочь: читаю почту, проверяю банковские поступления, делаю срочные платежи, разбираю документы. И сотрудники знают, что в это время я могу решить их вопросы. Во второй половине дня я занимаюсь отчетами или погружаюсь в какие-то крупные задачи, которые требуют сосредоточенности. В это время сотрудники меня не беспокоят. Если все же заглядывает директор, я, не закрывая программы, записываю просьбу и говорю, когда смогу ее выполнить. Такой распорядок сложился в результате многолетней практики», — рассказывает Лидия Куцко.

Экономит время и упрощает работу и единый порядок работы с документами. Согласуйте с руководителем, как (по электронной почте, через онлайн-хранилище или онлайн-мессенджеры) и в какие сроки сотрудники будут передавать вам первичные документы коллег, убедите его, что от этого зависит, будет ли отчетность сдана своевременно и не возникнет ли вопросов у ИФНС.

Правильно отдыхайте: чаще и активнее

Источник