план работы экспертной комиссии архива образец

Приказ Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации»

В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), приказываю:

Утвердить прилагаемое примерное положение об экспертной комиссии организации.

Зарегистрировано в Минюсте РФ 15 июня 2018 г.
Регистрационный N 51357

УТВЕРЖДЕНО
приказом Федерального
архивного агентства
от 11.04.2018 г. N 43

Примерное положение об экспертной комиссии организации

3. ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного руководителем организации.

4. Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя организации.

В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений организации, государственного или муниципального архива, источником комплектования которого выступает организация (по согласованию).

Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя организации.

6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.

6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

в) описей дел по личному составу;

г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

д) номенклатуры дел организации;

е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

ж) актов об утрате документов;

з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.

к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.

6.4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК или государственного (муниципального) архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации.

6.5. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

6.7. Совместно с архивом организации, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

7.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив организации.

7.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений:

а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

7.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив организации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

7.6. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

IV. Организация работы ЭК

8. ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПК архивного учреждения, а также с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.

9. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

10. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

11. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

1 Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

2 Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

Разработано примерное положение об экспертной комиссии организации.

Комиссия является совещательным органом при руководителе организации.

Заседания комиссии проводятся по мере необходимости.

Приказ Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации»

Зарегистрировано в Минюсте РФ 15 июня 2018 г.
Регистрационный N 51357

Настоящий приказ вступает в силу с 29 июня 2018 г.

Источник

План работы экспертной комиссии архива образец

ГАУ при СМ СССР, 1977. Протокол экспертной комиссии по архиву образец. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив. Планшетов с начинайте образец протокола заседания экспертной комиссии по архиву работу. О СОЗДАНИИ ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ работы и. Организация работы экспертной комиссии. Составление плана работы архива на. Отделу документационного обеспечения организовать работу Экспертной комиссии подготовить план работы комиссии на 1998 год. План работы экспертной комиссии на 2010 год. Приведем образец плана работы ЭК. План работы экспертной комиссии Документирование. План работы может быть как общий, так и по отдельному направлению деятельности, например, План работы экспертной комиссии. План работы экспертной. Наш сайт ориентирован на План работы экспертной комиссии архива сегодня обновлено. ИЩУ план работы экспертной комиссии архива образец. В пятницу, 28 июля состоится 8е заседание комиссии ЭПК управления. Поэтому в план работы эк надо включать рассмотрение намеченных к. Экспертная комиссия проводит заседания в согласовании с планом работы, но не наименее 2ух раз в

» frameborder=»0″ allowfullscreen>
Постоянно действующая экспертная комиссия ЭК создается для.

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?

В первую очередь вспомним основные функции архива – их всего пять:

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Хранение документов

Хранение документов – это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные.

Архив и склад – это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.

Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.). Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц. В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию. Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ.

Выполнение работ – в течение года.

Учет документов. Составление научно-справочного аппарата к документам

Учет документов – это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт), где будут указаны:

Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.

Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах. Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер. Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке.

Наш совет Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию – отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).

Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.

Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.

Выполнение работ – в течение года.

Комплектование архива

Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.

Работа со сторонними организациями основана на договорных началах. Желательно запросить у договорного (юридического, планового или др.) отдела список организаций, с которыми планируется сотрудничество.

При работе со структурными подразделениями нужна номенклатура дел. Для сотрудника архива номенклатура дел – это шпаргалка, которой он будет пользоваться при планировании работы со структурными подразделениями, создающими документацию постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, для определения количества планируемых к приему документов в год.

Прием документов в архив осуществляется по единицам хранения. За единицу хранения может быть принят как один документ, так и комплект документов. Единица хранения должна быть оформлена соответствующим образом:

Выполнение работ – в течение года.

Обеспечение сохранности документов

В помещении архива должен поддерживаться определенный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику хранящихся там документов (бумажных, пленочных материалов, документов на магнитных лентах и дисковых носителях и т.д.). Желательно, чтобы в помещении было искусственное освещение, а также размещались контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры). Повышенная сухость воздуха приводит к ломкости документов на бумажных носителях, повышенная влажность – к появлению на документах грибка и плесени. Попадание прямых солнечных лучей ведет к т.н. затуханию текста.

При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов.

Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком. При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда. Избавиться от плесени сложно.

Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации документа.

Использование документов

Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д. Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах. Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование. Срок выдачи документов не должен превышать трех месяцев.

Помимо исследовательской и научной значимости, использование документов имеет социальное значение – исполнение социально-правовых запросов граждан. Эта работа связана прежде всего с документами по личному составу (выдача справок о стаже работы, о заработной плате, о переименовании организации).

Поступающие запросы регистрируют, подготовленные по запросам документы (справки) подписываются руководителем организации и заверяются печатью.

Доступ в архив должен быть ограничен. Право доступа к просмотру документов определяется:

Выполнение работы – в течение года.

Приведем пример плана работы архива на год.

План работы архива на год

Текущие работы, которые ведутся в архиве постоянно:

1. Плановый прием документов в архив.

2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел.

3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.

4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель

5. Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).

6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. – для технических архивов.

1 раз в месяц – санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).

Дополнительные виды работ

Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях для технических архивов

Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование

Составление отчета за I квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.))

Проверка состояния сохранности документов на бумажных носителях

Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях

Подробнее см.: Журавлева М.В. Что такое научно-справочный аппарат к документам? // Секретарь-референт. 2015. № 6. С. 54–57.

Подробнее см. http://goo.gl/Kp8lKh.

Примечание. *Структурные подразделения могут не передавать документацию постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение 3 лет, если данная документация необходима им для оперативной работы. Традиционно в архив не поступает документация временного (менее 10 лет) хранения. Данная документация хранится в структурных подразделениях.

*При этом необходимо обратить особое внимание руководителей структурных подразделений на документацию, подлежащую передаче в архив после закрытия дела или по истечении 3 лет после закрытия дела, если эта документация необходима для оперативной работы.

**Если к приему планируется большой объем документации, можно составить план-график для структурных подразделений, где указать, в каком квартале (месяце) архив будет готов принять документацию от данного структурного подразделения.

***Формы актов, в зависимости от вида документов, приведены в Приложении 9 к Основным правилам работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утвержденным приказом Главархива СССР от 12.10.1988 № 71, и в Приложении 4 к п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

****Традиционно номенклатура разрабатывается один раз в 3–5 лет. Эта работа может выполняться как сотрудником секретариата, делопроизводственного отдела, так и сотрудником архива.

Посмотреть еще:

Ну и в чем же проблема? Если вы занимаетесь делом, то просто напишите, то что…

Согласно Требованиям по обеспечению транспортной безопасности, субъект транспортной инфраструктуры обязан разработать и утвердить план обеспечения…

План мероприятий отдела кадровВ последнее время во многих организациях встал вопрос о планировании текущей деятельности…

Задержка выплаты зарплаты дает возможность работнику не только пожаловаться на работодателя в органы, осуществляющие защиту…

Для получения шенгенской визы (и не только) в посольство помимо прочих документов необходимо предоставить справку…

Источник

Начальника отдела кадров пригласили в экспертную комиссию: что нужно знать

Е сли в организации создается архив, это означает, что очень скоро начальника отдела кадров или директора по персоналу пригласят в экспертную комиссию – специальный совещательный орган при генеральном директоре. Что это за комиссия, каковы ее цели и задачи, на основании каких документов она действует и что, собственно, ждут делопроизводители от главного кадровика компании, рассказывается в этой статье.

Экспертная комиссия

Экспертная комиссия (ЭК) в организации создается для проведения экспертизы ценности документов (п. 4.7 Правил работы архивов от 2015 года 1 ). Это совещательный орган при руководителе организации, он создается приказом и действует на основании положения.

Подробнее об экспертизе ценности документов читайте в следующем номере

Основной задачей ЭК является организация и проведение экспертизы ценности документов.

Основными функциями ЭК являются:

Проще говоря, экспертная комиссия работает в компании для того, чтобы в ней, во-первых, не хранились ненужные документы, а во-вторых, не были случайно уничтожены нужные.

«Центр» правильно организованной ЭК в компании находится в отделе делопроизводства, конкретно – в архиве. Как и всякая комиссия, экспертная имеет председателя, секретаря и несколько других участников.

Состав комиссии

Председателем ЭК обычно назначается топ-менеджер, которому подчиняется отдел делопроизводства, например, административный директор, директор по общим вопросам и т.д. В небольших организациях в ЭК председательствует лично генеральный директор. Секретарем становится работник, ответственный за архив, или руководитель архива.

Членами ЭК обычно являются:

См. статью «Помещение для хранения документов по личному составу»

Обратите внимание: в ЭК входят топ-менеджеры по самым важным направлениям деятельности организации. Именно топы, потому что начальник отдела в составе дирекции не имеет достаточных полномочий, а часто и компетенций. Объясним это на примере дирекции по персоналу: если в нее входят отдел учета и движения персонала и отдел труда и заработной платы (ОТиЗ), то в ЭК отправится глава дирекции, потому что начальник отдела учета и движения не может принимать решения за коллегу из ОТиЗ и наоборот.

Главный юрист организации тоже может быть членом комиссии (особенно если в компании большой массив судебной и договорной документации), наблюдая за правовыми аспектами деятельности организации в целом.

Положение об ЭК

Положение об экспертной комиссии разрабатывается делопроизводителями, а члены ЭК знакомятся с ним на стадии согласования.

Обычно данное положение об экспертной комиссии создается на основе примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2 (далее – примерное положение), и упомянутых выше Правил работы архивов от 2015 года. Можно ознакомиться с этими документами заранее, чтобы понять, что потребуется от члена ЭК.

План работы ЭК

В организациях с постоянно действующим архивом или организованной системой хранения документов принято составлять ежегодный план работы экспертной комиссии. Кто утверждает этот план, должно быть написано в Положении об ЭК. Согласно примерному положению это руководство организации (п. 5.2). Однако есть и другой вариант: сама ЭК может утвердить себе план работы на следующий год на последнем в текущем году заседании. В гриф утверждения в этом случае будут помещены регистрационные данные протокола заседания.

С планом, конечно, работать проще: это страховка от того, что во время очередного аврала явится архивариус с сообщением, что начальника отдела кадров ждут на экспертизу ценности документов в какой-нибудь отдел или, что еще интереснее, отдаленный филиал.

Обратите внимание: в плане не указываются точные даты проведения мероприятий. Члены ЭК являются топ-менеджерами организации и очень занятыми людьми, собрать их в одно время в одном месте непросто. Этим будут заниматься работники архива, а членам ЭК просто нужно иметь в виду, что в указанные периоды им, скорее всего, придется принять участие в заседании.

Что нужно знать члену экспертной комиссии

Член ЭК, ответственный за экспертизу конкретного пласта документов в компании, должен знать особенности и сроки хранения этих документов. Больше от него ничего не требуется, а эти знания не выходят за пределы профессиональной компетенции начальника отдела. Кадровик не обязан знать, сколько хранятся годовые отчеты, за которые отвечает главбух.

Поэтому для эффективной работы в ЭК организации руководитель отдела кадров должен ознакомиться:

См. статью «Сроки хранения документов по личному составу»

Обратите внимание: сроки хранения, установленные Перечнем, обязательны для соблюдения. Даже если начальник отдела кадров убежден, что приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска двухлетней давности никому не нужны, уничтожать, а тем более выбрасывать их нельзя. Они хранятся пять лет (ст. 669 Перечня). С другой стороны, если член ЭК считает, что срок хранения «его» документов в компании надо бы продлить относительно установленного Перечнем, то сделать это можно и нужно.

ЭК и начальник отдела кадров

Рассмотрим ситуации, когда начальнику отдела кадров (будем называть так главного кадровика организации) придется вспомнить о том, что он является членом экспертной комиссии, и принять участие в архивных делах компании.

Если архив создан только что

Вскоре за созданием архива в организации обычно следует первая в ее истории экспертиза ценности документов. Члены ЭК просматривают документы, накопившиеся за годы существования компании. Начальник отдела кадров отвечает только за документы по личному составу и распределяет их на две категории:

Возможно, что в результате экспертизы обнаружатся документы, оставшиеся от ликвидированных организаций, притом что компания, проводящая экспертизу ценности, не является их правопреемником. Такие документы могут остаться, например, от прежних владельцев здания, в котором находится офис (склад, архив) организации. Ими должен заняться государственный архив, но не сейчас. Задача-минимум для ЭК – отделить свои документы от чужих и обработать их в первую очередь, а сомнительным наследством можно заняться позднее.

При разработке и ежегодном уточнении номенклатуры дел

Первую в организации номенклатуру дел нужно тщательно проверять в части, за которую несет ответственность член ЭК. Архивариус является специалистом в своем собственном деле, а не в кадровом делопроизводстве. Вполне нормально, что он не понимает назначения части документов, некорректно формулирует заголовки и затрудняется с установлением сроков хранения для дел, не содержащихся в Перечне. А если он сделал это самостоятельно, то за ним нужно проверить и устранить возможные неточности. Они наверняка будут. Это касается не только отдела кадров, а всех подразделений компании. Даже по правилам работы архивов разработкой своей номенклатуры дел занимаются работники подразделения, а архив лишь организовывает эту работу и оказывает посильную помощь. К сожалению, на практике это встречается редко.

См. статью «Взаимодействие отдела кадров с архивом организации»

Номенклатура дел рассматривается на заседании экспертной комиссии и утверждается его протоколом. Но этому предшествует большая работа по выверке проекта номенклатуры, избегать которую нельзя. Ежегодно она уточняется и утверждается заново, в чем члены ЭК тоже принимают участие.

Ежегодная экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов, в сущности, и есть причина создания экспертной комиссии. Обычно она проводится в начале года в соответствии с планом и под руководством архива. Задача начальника отдела кадров – оценить документы по личному составу. Те, которые можно уничтожить, впоследствии будут уничтожены, а остальные внесут в описи и отправят в архив. По результатам экспертизы составляются описи документов постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также по личному составу. Технически над ними работают сотрудники архива, а над описями дел по личному составу – сотрудники отдела кадров при непосредственном участии своего руководителя. Все описи согласуются на заседании ЭК, а затем утверждаются генеральным директором.

См. статью «Уничтожение кадровых документов»

Фактически участие в ЭК – задача не обременительная. Беспокоить комиссию архив будет всего несколько раз в год, а при должной организации это будет вовсе не беспокойство, а комплекс запланированных заранее мероприятий. Завершим рассказ об участии в экспертной комиссии практической рекомендацией иметь в кабинете комплект рабочей одежды. Подойдет даже самый простой белый халат, главное – защититься от пыли, возраст которой может насчитывать и десятки лет.

Источник