план счетов в iiko
Автоматизация ресторана с iiko: как наладить учет и увеличить прибыль
Система iiko («Айко») предназначена для комплексной автоматизации заведений общепита. Прямо «из коробки» пользователь получает готовое решение, объединяющее все участки на предприятии: расчеты с гостями, склад, кухню, доставку, персонал, закупки и программы лояльности. Кроме стандартных кассовых и складских операций, в программе удобно контролировать работу официантов, проверять наличие продуктов на кухне, резервировать столики, настраивать меню и многое другое. Как осуществляется автоматизация ресторана с iiko и какую выгоду получает пользователь, рассмотрим в статье.
Автоматизация общепита с iiko: официальный сайт и особенности
Все процессы от получения заказа до выдачи чека отображаются в системе в режиме реального времени. Реализован автоматический обмен данными с «1С», а также интеграция с ЕГАИС, «Честный ЗНАК» и «Меркурий». Основные проблемы, которые решает iiko:
Для каждого формата можно выбрать персональный тариф, адаптированный под небольшое кафе, закусочную, фуд-корт или сеть ресторанов. С подробным описанием решений можно ознакомиться на сайте iiko ru.
Чем «Айко» отличается от аналогичных систем
Все системы для автоматизации общепита «умеют» принимать заказы, вести складской учет, считать зарплату, делать скидки для гостей и формировать отчеты для руководства. Но даже с таким набором функций рестораторы могут терять до 50 % прибыли из-за списания, воровства, кассовых разрывов и т. д. Из-за неправильного планирования возникают проблемы:
Чтобы обеспечить оптимальный запас, нужны точные сведения по остаткам. Все системы учета «умеют» списывать товар со склада в момент продажи и формировать отчет. Но информацию можно получить только после того, как бухгалтер или другой сотрудник произведут списание или инвентаризацию. Это может быть раз в неделю или реже.
В программе «Айко» все операции фиксируются на месте тем сотрудником, который их выполняет, поэтому в системе всегда доступна точная информация по остаткам. Опираясь на данные по складу и прогноз продаж, сервис вычисляет, сколько и каких продуктов нужно закупить, и автоматически отправляет заказ поставщику. Прогноз продаж строится на основе прошлых периодов с учетом сезонности, активности по дням недели, в зависимости от погоды и других внешних факторов. Точность прогноза — около 98 %.
Кроме того, программа делает план для поваров по приготовлению заготовок исходя из имеющегося запаса сырья. Такая опция снижает вероятность кражи и злоупотребления со стороны персонала — сервис показывает, сколько продуктов есть, и какой объем полуфабрикатов из него должен получиться.
Если что-то пойдет не по плану, руководитель получит уведомление. В результате никто ничего не забудет, а на складе всегда будет нужный запас ингредиентов.
Полезная информация на iiko help
С подробным описанием системы можно ознакомиться на официальном сайте «Айко». Доступные решения для разных сфер общепита систематизированы по разделам: «Доставка готовых блюд», «Корпоративные столовые», «Рестораны быстрого обслуживания», «Кафе», «Бары» и др.
В разделе «Цены» размещена информация о тарифах, стоимости облачных решений, лицензий и дополнительных опций.
Руководства пользователей размещены на странице «Поддержка». Нажмите кнопку iiko help — ресурс перенаправит на страницу с инструкциями для разных модулей системы.
В этом же разделе можно найти ответы на самые распространенные вопросы и заключить договор на техподдержку «Айко».
Чтобы зарегистрировать информацию о выдаче денежных средств, например, директору под отчет для расчета с сотрудниками, выполните следующие действия:
1. В Плане счетов выполните двойной щелчок по одному из счетов с типом ≪Денежные средства≫, по которому будет производиться списание (например, ≪Денежные средства, наличные≫). Произойдет переход в карточку данного счета, отображающую движение по нему средств. По умолчанию в списке представлены операции за последние 30 дней.
2. Нажмите кнопку Действия и выберите из списка Выдать деньги. Откроется окно Выдача денег.
3. Укажите дату выполнения операции (по умолчанию установлена текущая дата).
4. В поле Тип выдачи задайте, с какой целью выдаются деньги, например, ≪Подотчет≫ (значение выбирается из списка типов изъятий, для которых корр. счет ≪Текущие расчеты с сотрудниками≫).
5. В полях Со счета, Корр. счет и Статья ДДС (статья движения денежных средств) автоматически устанавливаются настройки, заданные для указанного типа изъятия (в поле Тип выдачи).
6. В поле Контрагент выберите сотрудника (поставщика или гостя), которому выдаются средства. В поле Сумма введите выдаваемую сумму денег.
7. В поле Подразделение показано название торгового предприятия, в котором регистрируется данная операция.
8. Если выбрана выплата по корр. счету ≪Текущие расчеты с сотрудниками≫, то в поле Платежная ведомость нужно будет выбрать номер ведомости, к которой относится данная операция.
9. Вы можете ввести дополнительную информацию об операции в поле Комментарий. Эта информация будет показана в проводке по начислению денежных средств.
10. Если необходимо по данной операции распечатать расходный кассовый ордер, поставьте галочку в соответствующем поле. При сохранении данной операции будет открыто окно для предварительного просмотра сформированного документа, из которого он может быть распечатан или экспортирован в формат MS Excel.
11. Нажмите кнопку Сохранить. В нашем примере будет создана проводка с типом ИС (Д (≪Деньги, выданные под отчет≫) К (Со счета – ≪Денежные средства, наличные≫)). После того, как сотрудник отчитается за выданную под отчет сумму, она должна быть с него списана.
Инструкция по использованию программного обеспечения iiko
В данной статье мы расскажем о том, как работать в программе iiko и какой тариф выбрать пользователю. Вы узнаете, какой функционал предусмотрен в различных версиях ПО iiko, как научиться работать в программе, а также как настроить её взаимодействие с ККМ
Компания «Айко» является разработчиком и поставщиком программного обеспечения iiko, основная задача которого заключается в оптимизации бизнес-процессов на предприятиях общественного питания. Программа создана на базе облачных технологий, поэтому может использовать готовые решения для обеспечения комплексной работы заведения. Всё это даёт пользователю возможность дистанционного контроля работы сотрудников, а также просмотра статистики и анализа прибыли компании.
Работа в программе iiko для заведений общественного питания
ПО iiko соответствует стандарту класса ERP. Так, одна программа позволяет осуществлять контроль работы кассового узла, склада, кухни и сотрудников, а также участвует в создании отчётности и позволяет отслеживать финансы.
Обеспечение работы службы доставки продукции. iikoDelivery позволяет осуществлять мониторинг выполнения, отправки и получения заказов на каждом этапе.
Работа столовой, расположенной на территории компании. Простые и удобные инструменты позволяют грамотно организовать питание сотрудников, а также облегчают такие бизнес-процессы как учёт продуктов, финансов и т.п.
Заведение быстрого питания. ПО обеспечивает не только быстрое обслуживание посетителей, но и индивидуальный подход ко всем клиентам.
Ресторан. Программа гарантирует лояльные настройки схем залов, удалённую работу с заказами, а также повышение скорости и качества обслуживания посетителей.
Кафе, кофейня, бар. Облачное ПО iiko Cloud Start даёт возможность дистанционного управления небольшим заведением.
Сетевые рестораны. Современные решения позволяют быстро окупить все вложения и обеспечивают грамотное управление заведениями любой сложности.
На сайте разработчика можно найти бесплатные вебинары, онлайн-курсы, инструкции и т.п. предназначенные для обучения по работе с ПО.
Принцип работы с ПО iiko:
После того как пользователь определиться с подходящим ему программным пакетом и подпишет договор об обслуживании, ему назначается ответственный сотрудник, который будет вести проект.
Далее производится подготовка заказанного оборудования, а также согласуется график подготовки сотрудников.
Внедрение ПО для заполнения названий блюд и товаров, а также информации о сотрудниках, рецептурных картах и т.д.
Производится запуск системы.
Тарифные планы
Пользоваться ПО iiko можно в облаке (оформляется аренда), либо предварительно установив его на рабочий ПК (приобретается лицензия).
Для кофейных островков и фуд-кортов, подойдёт тариф iiko Cloud Nano. В него входит работа со смарт-терминалом, стандартная система лояльности, возможность получения оплаты и выпуска ФД, а также облачный учёт.
Маленьким заведениям подойдёт тариф iikoCloud Start. Помимо представленного в Cloud Nano функционала, в него добавляется сайт по доставке и возможность обслуживания посетителей непосредственно у столиков и т.д.
ПО iiko Chain для ресторанов
ПО iikoChain позволяет:
Осуществлять контроль на производствах.
Обеспечивать перемещение продуктов и блюд с наценкой между подразделениями.
Осуществлять контроль работы сетевых заведений.
Осуществлять поддержку рецептурных карт.
Осуществлять контроль деятельности складов.
Осуществлять дистанционный контроль за деятельностью персонала.
Обмен сведениями с другим ПО.
Настройка программы iiko Chain
Ниже мы привели небольшую инструкцию по настройке данного ПО.
В программе предусмотрен достаточно простой, интуитивный интерфейс. В левой части экрана расположено основное меню, в котором представлены ссылки на имеющиеся разделы. При открытии окон, они визуализируются как закладки.
В приложении предусмотрено несколько языков и для того чтобы выбрать один из них, требуется войти под правами администратора.
При открытии программы запускается стартовая страница, на которой отображаются сообщения, оповещающие пользователя об имеющихся в системе неполадках (если они есть), также здесь можно увидеть новости заведения и компании iiko.
Раздел «Товары и склады»
В данном разделе представлены следующие вкладки:
«Документы». Здесь можно просматривать всю необходимую документацию (ТТН, отчёты и т.п.), за выбранный период. К тому же в данном разделе можно создавать или редактировать документы, а также отправлять их в печать. Поиск осуществляется по различным характеристикам, к примеру, можно выбирать документацию по различным складам и заведениям.
«Справочники». Здесь представлены списки с единицами измерений, а также бухгалтерских категорий, производителей и поставщиков. А также есть возможность выставления наименования и признака расчёта.
«Прайс-листы». В разделе обеспечивается контроль ценообразования. представлены внутренние и внешние прайс-листы. Также здесь представлены отчёты по прайс-листам от поставщика.
«Накладные». Представлен доступ к приходным, расходным и возвратным накладным. К тому же здесь пользователь может создавать их как вручную, так и автоматически.
«Инвентаризация». В соответствии с типом заведения и установленным в нём порядке, инвентаризация может осуществляться как в середине рабочего дня, так и по окончанию смены. К тому же совершить её можно как для группы, так и для единичного товара.
«Перемещения». Перемещение продукции с одного заведения на другое. При движении продукции между складами одного заведения формируется документ внутреннего перемещения.
«Возврат от покупателя». Клиент осуществляет возврат приобретённой продукции, при этом формируется соответствующая документация.
«Списание». Продукты и готовые блюда списываются автоматически или вручную.
«Приготовление». В программе отмечается приготовление конкретного блюда, при этом списание ингредиентов для него производится автоматически.
«Акт переработки». Даёт возможность учитывать факт приготовления одного блюда из нескольких продуктов.
«Акт реализации». Отметка сведений о продажах.
«Акт разбора». Фиксация факта разделки продукта на полуфабрикаты и заготовки.
Раздел «Розничные продажи»
В данном разделе представлены следующие вкладки:
«Типы заказов». Позволяет осуществлять детализацию отчётов.
«Причины удалений». Во вкладке представлены причины, на основании которых блюда можно убрать из общего заказа.
ПО iiko Front: руководство по использованию
Кассовое ПО iiko Front применяется для работы с заказами. При первой загрузке запускается окно, в котором необходимо ввести код подсоединения. При последующих подключениях пользователю необходимо будет проходить только авторизацию. Приступая к работе, каждому пользователю необходимо открывать собственную смену.
Работа ПО представлена в двух версиях:
Версии имеют небольшие различия в интерфейсе. Ниже мы более подробно разберём функционал каждого из них.
На дисплее с заказами показаны свободные и занятые столики, которые на данный момент обслуживают официанты. Также в окне с заказами можно выбирать и добавлять заказанные блюда.
Работа с заказами. Предусмотрен следующий функционал: получение нового заказа, формирование заказа, а также определение очерёдности, подачи заказанных блюд, выбор столиков, оформление скидок, программ лояльности и т.д.
Работа на ККМ. Во вкладке пользователь может производить все основные операции, такие как открытие кассовой смены, оплата заказов, выбор оператора, отмена операций и т.п.
Также через ПО можно осуществлять приём чаевых и получать благотворительные взносы.
«Рабочий день кассира». Здесь кассир получает заказы, а также производит оплату и другие операции. Функция доступна сразу после открытия рабочей смены.
«Рабочий день менеджера». Здесь производится удаление ФД, возврат наличных средств, а также иные административные операции.
«Задание на кухню в фастфуде». Создаются оповещения для поваров, с указанием того, какие блюда требуется приготовить. Они могут передаваться через печать сервисного ФД, либо отображаться на кухонном дисплее.
Дополнительно в приложении представлены подразделы для бронирования столов и заказа банкетов, а также существует возможность отслеживания сроков годности и условия хранения продуктов, настройка кухонного дисплея под потребности повара и многое другое.
ПО Айко Card для заведений общественного питания: руководство
Айко Card применяется для осуществления обслуживания клиентов, корпоративных столов или иных заведений общественного питания.
Предусмотрены следующие схемы:
Депозитная. Счёт пополняется посетителем, для последующего использования средств.
Лимитная. Выставляется определённый лимит на траты за день, месяц, неделю и т.п. депозит при этом вносить не обязательно.
До того как приступить к работе в программе, необходимо предварительно выставить тип совершения оплаты, а также внести информацию о работе заведения и т.п.
Формирование новой маркетинговой системы. Может быть включено до нескольких акций, которые объединены едиными настройками.
Подарочные сертификаты. Имеется возможность регистрации приготовленных сертификатов, продажи их посетителям или оплаты заказов.
Комбо. Объединения нескольких блюд в единую группу и реализация их по особой цене.
Печать на ФД. Обозначение условий акции на ФД, поздравление посетителей с днём рождения и т.д.
Пересылка SMS посетителям. Доступ к данной функции открывается только после подключения бонусно-депозитной системы.
Чтобы расширить функционал, можно подключить разнообразные приложения: мобильные (например, iikoDeliveryMan, iikoCheckList), облачные, либо ПО сторонних производителей (roomService, DeliveryClub). Более детально ознакомиться с пособием по работе в ПО айко можно на официальном портале разработчика.
ПО iiko Delivery: самоучитель для службы доставки готовых блюд
ПО iiko Delivery предназначаются для заведений общественного питания, которые осуществляют доставку готовых блюд. Сразу после инсталляции необходимо произвести настройку ПО для работы под личные нужды: обозначить список обслуживаемых городов, разграничить права доступа для персонала, сформировать справочник улиц, базу клиентов, выставить типы заказов и т.д.
Разберём основные разделы:
Рабочие дисплеи доставки. В перечне заказов обозначено, какие из них будут переданы курьеру для доставки, а какие клиент заберет самостоятельно.
Оповещение из колл-центра. Отображаются при получении очередного заказа, его отмене или внесении правок.
Во вкладке «Работа с заказом» представлено детальное руководство по использованию.
Общая последовательность действий:
Получение заявки на торговую точку.
Автоматическое добавление блюда из учёта деления по персонам.
Пересылка запроса на приготовление блюда на кухню.
Расчёт и пересылка заявки курьером.
Внесение фактического времени доставки.
Закрытие заказа, после того как он будет доставлен клиенту.
В случае необходимости, в заказ можно вносить корректировки. Его отмену и возврат денег осуществимо только в случае если клиент предоставил кассовый чек.
В составе программы представлено курьерское приложение для мобильных устройств, но для его использования необходимо приобретение дополнительной лицензии. В приложении имеется возможность мгновенного оповещения курьера (в случае отмены или корректировки заказа), к тому же оно позволяет автоматически просчитывать наиболее удобный маршрут, а также отслеживать сроки исполнения и формировать отчёты.
Касса iiko
В iiko «из коробки» представлена поддержка всех популярных моделей ККМ. Необходимо только фактически подсоединить ККМ и зарегистрировать её в программе. Посмотреть перечень поддерживаемого оборудования можно во время регистрации ККМ.
Остальные устройства, не входящие в данный список, относятся к категории внешних устройств и подсоединяются к системе динамически, через плагин iikoFront.
Инструкция по подсоединению ККМ к ПО iiko для сферы общественного питания:
Войдите в систему под администраторским паролем, откройте вкладку «Настройки оборудования», после чего нажмите на кнопку «Добавить».
Выберите ПК, к которому будет подсоединена ККМ.
Укажите тип ККМ и принтера чеков. Выберите модель из появившегося перечня.
Укажите тип используемого порта: COM или TCP/IP.
При использовании фискальных регистраторов СПАРК и Меркурий MS-K необходимо указать пароль доступа (представлен в технических документах к устройству).
В случае необходимости, выставьте пометку на поле «Печатать блюда на чеке».
Выставьте отметки рядом с полями «Печать НДС», «Печатать номер заказа».
В случае успешного подключения на дисплее высветится статус «Работает».
Подберем ПО для ресторанов и прочих заведений общественного питания. Выгодные предложения!
Оставьте заявку для получения квалифицированной консультации.
iikoOffice: пять главных аналитических отчетов для заведений
Управленческий учет в iikoOffice
Для ведения управленческого учета в iiko разработан модуль iikoOffice. Он собирает всю информацию о складах, финансовых потоках и персонале и на основе этих данных строит аналитические отчеты. С помощью iikoOffice вы можете проанализировать данные о доходах и расходах, остатках продукции, и другие показатели. Разберем основные отчеты, которые нужны для успешного управления заведением.
Отчет о продажах за период (марочный отчет)
Этот отчет отображает детальную информацию о количестве и сумме продаж за период и строится на основе складских документов. При первом входе отчет нужно настроить под себя, система запомнит настройки, и в следующий раз ваш отчет отобразится уже в удобном виде.
Для того, чтобы построить отчет, нужно:
указать Тип документов, на основе которых вы хотите построить отчет (по умолчанию отчет включает все типы документов).
После выбора всех настроек нажмите кнопку Обновить. Для того, чтобы в отчете отображались только блюда, снимите галочку с пункта Свернуть модификаторы. Прибыль будет считаться как разница между себестоимостью и выручкой. Показатели, по которым будут отображаться данные, можно настраивать. Для этого нажмите правой кнопкой мыши на заголовке таблицы с данными и выберите те, которые актуальны для вас. Готовый отчет можно отправить в печать или выгрузить в Excel.
Для наглядности информацию в отчете можно представить в виде графика или диаграммы.
OLAP отчет по продажам
В отличие от предыдущего отчета, OLAP отчет строится по данным с касс. С помощью этого отчета вы можете анализировать любую информацию, которая проходит по чекам. Например, информацию о количестве реализованных блюд и количестве гостей, купивших их.
Показатели для анализа затрагивают разные стороны жизни заведения и находятся в левом меню. Для анализа вы можете выбирать любые показатели, например посмотреть информацию о количестве проданных блюд и количестве гостей, купивших их. Работа с отчетом ограничена только вашим воображением. Для удобства над областью таблицы есть фильтры. По умолчанию включены все фильтры, но вы можете отключить те, которые не хотите использовать, и в левом меню отобразятся только те показатели, которые относятся к выбранным фильтрам. Под каждым показателем указана его принадлежность к фильтру.
После того, как вы настроили отчет, вы можете его сохранить, чтобы при следующем входе не настраивать его заново. Он будет отображать актуальные на момент открытия данные.
Отчет о среднем чеке
Отчет о среднем чеке поможет оценить посещаемость заведения и покупательскую способность гостей.
Для построения отчета необходимо выбрать период, за который хотите проанализировать данные и система покажет данные о количестве чеков, гостей, данные о продажах, сумму среднего чека и др. По умолчанию отображаются данные за текущий месяц.
Вы можете детализировать информацию по месяцам, неделям, дням и сменам. Для этого в поле Детализация выберите нужное значение и система автоматически перестроит отчет под него.
Вы также можете визуализировать информацию в виде графиков. Для этого постройте отчет за выбранный период и установите галочку в поле Построить график.
Как и в остальных отчетах результаты можно распечатать или отправить в MS Excel.
Отчет о непродаваемых блюдах
Этот отчет позволяет выявить те блюда и продукты, которые не пользуются популярностью у гостей. Отчет содержит информацию по всем блюдам, которые продавались за анализируемый период.
Если у вас обширное меню, этот отчет позволить выявить те блюда, которые не продаются и принять решение о целесообразности их продажи.
Для построения отчета нужно:
При необходимости вы можете сгруппировать все позиции по группам, категориям или официантам. Для этого выберите нужный параметр и установите его рядом с названием слева или справа. Блюда, которые не продаются, в отчете будут иметь значение 0.
Отчет о закупках
Отчет о закупках соединяет в себе 4 отчета в одном и позволяет оценить закупочные цены на товары поставщиков, отследить изменение цен и оценить объем закупок.
Отчет о закупочных ценах будет работать, только если вы ведете прайс-листы поставщиков в iiko. С его помощью можно посмотреть поставщика, от которого поступил товар и сравнить расхождение цены в прайс-листе с ценами в документах поставки.
В отчете об изменении цен для товаров вы можете сравнить цену из документов поставки на начало и конец периода. Вы можете проанализировать, как менялась цена за выбранный период и решить, хотите ли дальше сотрудничать с этим поставщиком.
В iikoOffice много различных видов аналитических отчетов, которые могут помочь вам в управлении заведением. Мы рассмотрели только основные из них.
Если вы хотите получить больше информации об использовании отчетов, у нас разработан курс обучения iiko специально для руководителей заведения и управляющего персонала. Подробнее с курсом можно ознакомиться на сайте в разделе Услуги.
Кроме курса для руководителей нами разработаны обучающие курсы для разных уровней должностей. Например, курс для бухгалтера или для менеджера зала. Со всеми обучающими программами вы можете ознакомиться здесь.
Если вы еще не используете iiko в работе, оставляйте заявку на консультацию. Наши специалисты расскажут все об iiko, рассчитают стоимость и подберут необходимое оборудование.