планирование рабочего дня руководителя образец

Как планировать рабочий день руководителя, чтобы все успевать

Руководителю необходимо ставить цели, распределять задачи, время и ресурсы. Умение управлять своим рабочим временем и временем всей команды — это навык, который ценится наравне с другими профессиональными способностями. Какие есть методы и правила эффективного планирования рабочего дня — расскажем в статье.

Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен руководителю

В 1959 году бизнес-консультант Джеймс Маккей выпустил книгу «The Management of Time» («Управление временем»). Так распространился термин и тайм-менеджмент стали изучать, как отдельную дисциплину.

Тайм-менеджмент — это планирование и контроль своего времени, четкий план действий, чтобы работать эффективнее.

Руководители часто работают в режиме многозадачности. Из-за неправильной расстановки приоритетов, времени и энергии такая работа может изматывать. Итог — эмоциональное выгорание, физическая усталость и снижение продуктивности. Техника тайм-менеджмента дает максимум пользы за минимум времени. Речь идет не о спешке, а о правильной организации рабочего дня. Когда все планы перед глазами, вы меньше суетитесь и не тратите время впустую.

Если обозначить каждый шаг и придерживаться тайминга, к цели можно прийти быстрее. Потому что планирование развивает в нас дисциплину и пунктуальность. Руководитель с тайм-менеджментом:

в срок и без суеты выполняет задачи;

разделяет работу и отдых;

не опаздывает и не пропускает важные встречи.

Как правильно планировать рабочее время руководителю

Собрали базовые рекомендации, которые повышают личную эффективность:

Начинайте день без спешки, чтобы не тратить лишние силы и нервы.

Вставайте в одно и то же время. Это дисциплинирует и хорошо сказывается на самочувствии. Когда биологические часы постоянно сбиваются, организм истощается. Это резко снижает рабочий настрой.

Группируйте задачи. Например: новые, важные, непредвиденные. Для наглядности выделяйте категории цветом или символом.

Разграничьте время работы с коллективом, выполнения должностных функций и отдыха. Иначе придется постоянно переключать внимание — это утомляет.

Каждой задаче отведите определенное время. Четкие сроки мотивируют, помогают справляться с прокрастинацией.

Используйте правило Парето. Только 20% тяжелой работы дают 80% результатов. Поэтому не стоит целый день работать на максимуме возможностей. Определите, какие задачи приносят больше пользы и сосредоточьтесь на них.

Выберите идеальный промежуток для всех важных переговоров и совещаний. Так вы не будете забывать о назначенных встречах и опаздывать.

Предусмотрите перерыв, чтобы расслабиться, отвлечься, найти силы для нового рывка.

Полезно используйте свободное время. Умейте переключаться, уделять время тому, что приносит удовольствие и развивает вас: изучение языков, спорт, чтение, прогулки на свежем воздухе.

Не перегружайте себя, не берите дополнительные функции и обязательства. Часть задач делегируйте заместителям или другим компетентным сотрудникам.

В конце рабочего дня сверяйте результаты с намеченными планами. Разберите и скорректируйте будущие задачи. То, что было актуально вчера, сегодня может быть не приоритетным.

Методы планирования времени

Есть более 20 техник тайм-менеджмента. Некоторые из них противоположны. Например, техника «Поедание лягушки» предлагает решать самую сложную задачу с утра, а «Getting Things Done» — начинать день с мелких дел. Рассмотрим более конкретные методы.

Метод «Альпы»

Задачу нужно разбить на подзадачи, по принципу пошагового восхождения в гору.

60% времени уделить запланированным делам, остальные 40% — непредвиденным.

Действуйте по задуманному графику и не отклоняйтесь:

Выберите из своих задач наиболее приоритетную.

Спрогнозируйте срок выполнения.

Выделите нужное время в графике.

Составьте пошаговый план. Для каждой ступени определите продолжительность.

Отмечайте выполненные пункты плана.

Основная проблема этого метода — сложно составить точный прогноз и понять, сколько фактически потребуется времени для выполнения задачи. Поэтому указывайте сроки с небольшим запасом.

Матрица Эйзенхауэра

Ее разработал Дуайт Эйзенхауэр — один из президентов США, известный благодаря своей высокой продуктивности. По его схеме дела нужно распределить по четырем квадратам:

Важные и срочные — сделать. Например, ответить на e-mail заказчика, купить билеты для командировки, подписать приказ. Дела этой категории нельзя откладывать, от них многое зависит.

Важные и несрочные — распланировать. Это обязательные задачи, с которыми можно не спешить. Например, сходить на тренинг, познакомиться с новыми сотрудниками, проверить ремонтные работы в офисе.

Неважные и срочные — делегировать. Вызвать мастера для ремонта принтера, разослать пригласительные письма партнерам или закупить канцелярию может другой сотрудник. Так у вас появится дополнительное время.

Неважные и несрочные — удалить. Они не несут пользы и отнимают много времени. Например, просмотр соцсетей во время работы, личные разговоры и встречи.

Такая матрица — инструмент для расстановки приоритетов.

ABC- или АБВ-анализ

Объединяет в себе матрицу Эйзенхауэра и принцип Парето. Здесь три группы:

Группа приоритетных задач. Они максимально значимы для компании, потому что вносят 65% в достижение целей.

Группа важных задач. Польза их решения и тайминг примерно 20% от общего списка. Часть этой категории можно распределить среди сотрудников.

Группа несрочных, неважных дел. Их значимость — не более 15%.

Составьте список дел: распределите их по важности и обозначьте буквами «А», «B» и «C».

Ошибки в планировании

Не пытайтесь перевыполнить план и одновременно решать несколько задач. Даже если думаете, что успеете все — что-то может пойти не так, или вы просто устанете.

Помните, что важные, но несрочные вопросы нельзя откладывать надолго. К примеру, если вы не проверите ремонт в офисе в течение месяца — последствия будут непредсказуемы. Поэтому учитывайте ценность каждого отдельного действия.

Серьезная ошибка в тайм-менеджменте — неумение делегировать обязанности и плохая коммуникация с сотрудниками. Чтобы исключить эту проблему, скачайте Mango Talker. Вам станут доступны видеоконференции и чаты с сотрудниками. В этом приложении удобно делиться своими планами и назначать ответственных, контролировать ситуацию даже вне офиса. Его могут бесплатно установить все пользователи Виртуальной АТС MANGO OFFICE на компьютеры, ноутбуки, планшеты и смартфоны.

Пример распорядка рабочего дня

8:00–8:30. Провести планерку.

8:50–9:30. Ответить на e-mail.

9:40–10:20. Купить билеты для командировки.

16:00–17:00. Встреча со спонсорами.

11:30–12:00. Познакомиться с новыми сотрудниками.

12:20–12:40. Созвониться с партнерами.

13:00–13:30. Купить в кабинет новое кресло.

14:40–15:00. Посмотреть изменения дизайна сайте.

Это матрица по методу Эйзенхауэра, но вы можете выбрать любой другой способ тайм-менеджмента. Отображайте итоги текстовыделителем, галочкой или другими символами, как вам удобнее. Дела категории А должны быть выполнены в любом случае. Временные промежутки между задачами — это запас, на случай внезапных сложностей.

Расписать свои рабочие дни можно в блокнотах-органайзерах, специальных для планирования. Также можно скачать приложение: Todoist, Microsoft To-Do, Trello, MyLifeOrganized, Планировщик задач. В Google и Яндекс есть удобные календари. Найдите более удобный вариант для себя и ежедневно заполняйте.

Что важно запомнить

Тайм-менеджмент дисциплинирует, требует ответственности и параллельно разгружает мысли — не придется хранить в памяти множество задач, вы просто фиксируете все в органайзере.

Для каждой цели рассчитывайте время, чтобы не зацикливаться на ней долго и переходить к другим делам.

Пункты с жестким таймингом (например, деловые встречи) записывайте на одно и то же время. Вы привыкните к этому распорядку и всегда будете вовремя.

Пользуйтесь готовыми решениями: матрицами, специальными блокнотами или приложениями.

Источник

Планирование и организация рабочего времени руководителя — образец графика, структура

Планирование рабочего дня руководителя

Смысл грамотного планирования рабочего дня руководителя заключается в определении приоритетных направлений деятельности на несколько дней вперед, что позволит освободить время для решения творческих задач.

Грамотное и эффективное руководство — это тот фактор, которые отличает успешные и процветающие предприятия от предприятий, находящих в упадке и стагнации.

Характерной особенностью хорошего руководителя является умение рационально использовать рабочее время. Такой подход позволяет освободить время не только для отдыха и досуга, но самое главное — для творческого подхода к исполнению управленческих обязанностей.

Современный успешный руководитель должен уметь управлять не только своим рабочим временем, но временем своей команды и всего предприятия в целом.

Дефицит рабочего времени

Дефицит рабочего времени, его постоянная нехватка на решение всех запланированных задач — проблема с которой сталкиваются многие руководители. Детально проанализировать причины возникновения такой ситуации поможет приведенная ниже таблица:

Организация рабочего дня руководителя

Планирование и организация рабочего времени руководителя — процесс сложный, учитывающий сразу много параметров и факторов.

Результатом правильно завершенного процесса станет не только экономия времени, но и появление в рабочем расписании — пустых клеток, т.е.

, периодов, которые ничем не заняты и которые можно посвятить решению задач, отложенных «на потом», а можно — обдумыванию предстоящих дел и планированию.

Первое, что нужно сделать руководителю, приступая к выполнению своих управленческих обязанностей — определить перечень задач и сопоставить ему ресурс имеющегося в наличии времени. Количество времени в сутках увеличить нельзя, поэтому задачи, на которые явно не будет хватать времени нужно делегировать подчиненным.

В целом, всю совокупность имеющегося в распоряжении руководителя времени можно сегментировать следующим образом:

В идеале, нужно вести хронометраж, т.е., фиксировать, сколько времени было потрачено на выполнение разных задач. По началу это потребует дисциплины, но результат превзойдет ваши ожидания.

Вы увидите, что выполнение действительно важных дел занимает не так много времени, а больше всего времени «съедает» не сама задача, а переход от одного дела к другому: вы закончили одно дело, решили сделать перерыв — пройтись, попить кофе, поговорить с подчиненными и подготовиться к следующей работе. Этот перерыв может растянутся на час, в то время, как само дело потребовало полчаса.

3. Планирование рабочего времени руководителя и специалиста

Известный немецкий
специалист в области менеджмента Л.
Зайверт разработал определенные правила
планирования рабочего вре­мени:

Планировать рабочий день на 60%, оставляя 20% на решение непредвиденных задач и 20 % на творческую деятельность (например, повышение квалификации).

2. Тщательно документировать и контролировать
расход времени, что позволяет иметь о
нем четкое представление, определяя
будущие потребности в нем и правильное
его распределение.

3.
Дифференцировать задачи предстоящего
периода на долго-, средне- и краткосрочные,
устанавливая приоритет действий по их
ре­шению.

4.
Всегда последовательно до конца доводить
начатое дело.

5.Составлять
гибкие планы.

6.Планировать
реальный объем задач, рассчитанных в
соответст­вии с возможностями
коллектива.

7. Использовать
для планирования времени специальные
бланки и карточки.

8. Переносить
невыполненные задачи автоматически в
планы сле­дующего периода.

9. Отражать в планах
не только сами действия, но и ожидаемые
ре­зультаты.

10. Задавать точные
временные нормы и предусматривать на
то или иное дело ровно столько времени,
сколько на него действительно требуется.

11.
Реализовать принцип самодисциплины,
устанавливающий точ­ные сроки
выполнения всех видов работ.

12.
Определять приоритеты в делах.

Как показывает
практика, главными причинами потерь
рабочего времени являются: 1) отсутствие
четкости в постановке целей и опре­делении
приоритетов; 2) отсутствие планирования
рабочего времени или его слабая
организация; 3) низкий уровень дисциплины
подчинен­ных; 4) слабое руководство,
неумение работать с подчиненными,
парт­нерами, посетителями.

Планирование
рабочего времени является одной из
главных задач руководителя, так же как
и осуществление планирования деятельности
организации в целом. В нашей стране
менеджеры еще не научились этим заниматься
и уделяют данному процессу в 4 раза
меньше време­ни, чем американские
коллеги.

Как отмечают западные экономисты,
начинать планирование необходимо с
четкой постановки задач. Для этого
составляется перечень дел и возможных
препятствий, которые потребуют отдельного
времени на их преодоление. Анализ этого
пе­речня в дальнейшем позволит
скорректировать план и исключить
не­существенные моменты.

Кроме того,
планирование времени позволяет
руководству критически осмысливать
собственные идеи и находить эф­фективные
способы их решения вовремя, создавая
определенный ре­зерв времени.
Планирование позволяет руководителю
сконцентриро­ваться на главном с
учетом сроков и времени решения основных
задач.

В результате планирования
улучшается структура рабочего дня и
возникает возможность составления
расписания.

План
предусматривает решение стоящих проблем
в рациональной
очередности.
В
первую очередь планируются работы с
фиксированным сроком исполнения или
наиболее трудоемкие, требующие боль­ших
затрат времени. Нежелательно откладывать
и неприятные дела, лучше их сделать
раньше других.

Далее планируется рутинная
работа и выполнение повседневных
обязанностей. Последними в плане значатся
второстепенные и эпизодические дела,
не требующие много вре­мени (чтение
текущей корреспонденции, обход рабочих
мест). Главное — в процессе планирования
устанавливается точный срок окончания
дел.

Но
случается, что предстоящий запланированный
объем работ не может быть выполнен в
заданное время и тогда требуется
перенесение их на более поздний срок.

Тщательное
документирование времени и контроль
за его использованием служат предпосылкой
планирования. Различают несколько типов
планов использования времени: долгосрочные,
среднесрочные и краткосрочные.

С
помощью долгосрочных
планов
определяется структура времени,
необходимого для реализации крупных
жизненных целей, рассчитанных на многие
годы, порой на десятилетия.

Это может
быть работа, связанная с получением
образования, продвижением по службе и
т. п.

Среднесрочные
планы
— годовые, в которых осуществляется
распределение времени для решения
крупных конкретных задач производственного
характера.

Краткосрочные—
включают разбивку времени для решения
задач, конкретизирующих средне- и
долгосрочные планы. К ним относятся:
квартальные,
месячные, декадные, недельные и дневные.
Начиная
с месячных планов расчет времени идет
уже в часах. Среди краткосрочных планов
важнейшим является дневной.

В него
включается не более десятка проблем,
среди которых треть — главных,
осуществляемых в первую очередь. Эти
дела, а также самые неприятные принято
планировать на первую половину дня (с
утра). Это позволяет к вечеру их завершить.

В дневном плане однородные дела
группируются в блок, что значительно
экономит время и позволяет не перескакивать
с одной задачи на другую.

Учитываются в
дневном плане и перерывы. Они определяются
исходя из работоспособности человека
и времени, прошедшего с начала рабочего
дня. Усталость нарастает с увеличением
промежутка времени от начала рабочего
дня, естественно, это снижает
производительность труда менеджера
или специалиста.

В
современном мире при разработке дневных
планов учитываются особенности
индивидуальных
биоритмов.
Необходимо
планировать ра­бочий день так, чтобы
наиболее трудные часы попадали на «пик
рабо­тоспособности». Этот «пик» у
«жаворонков» — утренние часы, «голу­би»
наиболее активны в середине рабочего
дня, а «совы» — к вечеру.

Знание всех приемов
и методов планирования позволяет
правильно рас­пределять задания в
зависимости от их сложности, трудности,
ответственно­сти, напряженности в
рамках рабочего дня и оптимально их
чередовать.

Лучшим вариантом
фиксации дневного плана служит письменное
его изложение. Это не позволяет
игнорировать заложенные в него дела,
разгружает память, дисциплинирует,
делает работу более целенаправ­ленной.
Анализ выполнения плана также легче
провести по записи.

Разработка
(составление) плана происходит накануне
вечером в не­сколько этапов: формулируются
задачи (перенесенные из месячного или
декадного плана, переходящие из плана
предыдущего дня, нерешенные к настоящему
времени), определяются необходимые на
их решение за­траты рабочего времени,
оставляются «окна» на случай необходимости
решить срочные проблемы, планируются
5—10-минутные перерывы по­сле каждого
часа работы, выделяются приоритетные
задачи.

План работы
менеджера уточняется утром совместно
с секретарем, учитывая внезапно возникшие
новые обстоятельства. В целом дневной
план должен быть гибким, одновременно
в нем должен четко выдер­живаться
регламент, связанный с приглашением
людей (посетители, проведение совещаний
и т. д.).

Рабочее время —
это важнейший фактор производства,
бережное использование которого может
дать огромный эффект. Но в основе та­кого
отношения к рабочему времени лежит
глубокое изучение струк­туры его
затрат и выявление неиспользованных
резервов.

Анализ затрат
рабочего времени проводится с помощью
хрономет­ража и фотографии рабочего
времени, которые часто называют
диаг­ностикой времени, позволяющей
выявить его существенные потери и
определить пути улучшения его
использования.

Большая роль в
улучшении использования рабочего
времени отво­дится его планированию,
что является одной из главных задач
руково­дителя. Именно планирование
рабочего времени позволяет руководи­телю
сконцентрироваться на главном с учетом
сроков и времени реше­ния основных
задач.

Нормирование и
планирование рабочего времени исполнителей
и руководителей значительно повышает
эффективность его использова­ния и
наилучшим образом сказывается на
конечных результатах дея­тельности
подразделений.

Планирование и распределение рабочего времени руководителя

Автор: Михаил Григорьевич Лапуста, кандидат экономических наук, профессор; заведующий кафедрой Государственного университета управления, действительный член Академии экономических наук и предпринимательской деятельности России.

В настоящее время эффективность работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль.

Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.

Решающее значение для устранения недостатков в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование руководителем рабочего времени.

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий.

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих действий. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута. Цели, определяемые руководителем, должны быть:

Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению. Необходимо определить степени важности и решить, какие цели и задачи важнее всего, а какие могут подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности оказывает сильное влияние на рост эффективности работы руководителя.

Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Многими руководителями «управляют» случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании времени.

Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а также выработанная привычка планировать время в недостаточной связи с желанием достичь поставленных целей.

Готовность руководителя к эффективной работе во многом определяется практикой его повседневной деятельности, а решающее значение для формирования стиля руководства имеет рациональное использование рабочего времени.

Введение периодов планирования способствует более точной оценке обстановки в целом, облегчает выделение главного, повышает уровень исполнения и помогает руководителю принять правильное решение, как наиболее целесообразно использовать рабочее время.

Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи рекомендуется иметь отдельный план для каждого периода.

Главное преимущество планирования работы состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени.

У руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени.

Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.

При разработке плана каждого периода руководитель должен ответить на следующие вопросы:

Чтобы правильно выполнять свои обязанности и достичь поставленных целей, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего периода представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

При разработке плана конкретного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день.

Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем.

План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

ЕЩЕ СМОТРИТЕ: Социально-психологический климат в коллективе

Важнейшим звеном месячного (годового) планирования является определение ключевых направлений деятельности.

На основе данных направлений руководитель должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий месяц (год).

При этом имеющееся в распоряжении руководителя время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, насколько это возможно на месяц (год) вперед.

Важной составляющей эффективной деятельности руководителя является его умение принять решение о том, каким из задач, стоящих перед ним, следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение в практике повседневной работы. Каждый день руководителю приходится принимать решение об установлении приоритетов решаемых задач и проблем.

В этой связи актуальным для любого руководителя является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.

В практике повседневной работы руководителю не рекомендуется первоначально браться за решение самых простых и легких задач, которые требуют минимальных затрат рабочего времени. Следует приступать к решению задач, сообразуясь с их значением и важностью.

Это положение подтверждается известным принципом Парето или принципом 80 : 20. В общем виде данный принцип свидетельствует о том, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.

Перенесение содержания принципа на рабочую ситуацию означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени руководителем достигается 80% итогового результата.

Остальные 80% затраченного времени приносят ему лишь 20% общего итога работы.

Следовательно, руководителю рекомендуется первоначально решать немногочисленные «жизненно важные» проблемы, а затем — многочисленные «второстепенные».

Принцип Парето лежит в основе так называемого анализа АБВ, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел в их общем количестве остаются в целом неизменными. Это положение позволяет условно разделить весь объем работы руководителя на три группы задач: А, Б и В — в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения поставленных целей.

Согласно практике применения анализа АБВ руководителю рекомендуется группу задач А, приносящую наибольший итоговый результат, решать самостоятельно в первую очередь.

На следующем этапе работы внимание руководителя должно быть сосредоточено на группе задач Б, решение которых также обеспечивает существенную часть совокупного итога. По данной группе руководителю рекомендуется определить возможность частичного делегирования задач другим исполнителям. В этом случае руководитель оставляет за собой контроль сроков и качества решения делегируемых задач.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ: Система финансового планирования в бизнесе

Делегируя решение задач данной группы, руководитель разгружает свое рабочее время, освобождая его для решения более важных дел. С другой стороны, он способствует повышению мотивации в работе своих подчиненных и росту их квалификации, доверяя им ответственные дела. Если задача не может быть делегирована другому исполнителю, то руководитель должен взяться за ее решение сам.

Источник