пломба на журнале учета трудовых книжек

Трудовая книга. Учет движения трудовых книжек и вкладышей

Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.

Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.

Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.

Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.

Принцип организации учета

Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.

При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:

В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.

Оформление книги учета

Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:

Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.

Правила заполнения регистра

В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:

Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.

Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.

В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа. Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям.

Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте.

Если в журнале допущена ошибка

Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:

Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:

Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.

Источник

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек?

Случается так, что у вас на рабочем месте всегда полный порядок. Но здесь приходит проверка ГИТ, которая не находит никаких нарушений, кроме отсутствия пломбы либо сургучной печати на книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Причем сама книга прошита, пронумерована, и на ней даже стоит печать. Однако инспекция все равно накладывает штраф!

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей ввели в оборот в 2003 году. Однако вопросы ее правильного оформления и сегодня продолжают оставаться весьма актуальными. А вот для инспекторов ГИТ эта проблема – настоящая находка! Ведь даже если все остальное содержится в полном порядке, то неправильного оформления книги по учету трудовых книжек достаточно для выписки штрафа. В результате некоторые инспекторы проверяют прежде всего именно эту книгу. И если в ней отсутствует пломба либо сургучная печать, то дело сделано – можно выписывать штраф и засчитывать себе выявленное нарушение.

Правила ведения книги учета движения трудовых книжек

Действующим законодательством предусмотрена обязанность работодателя вести книгу по учету движения трудовых книжек, а также установлены требования по ее оформлению. Приходно-расчетная книга по учету бланков трудовых книжек, их дубликатов и вкладышей в них должна храниться в пронумерованном и прошнурованном виде. Ее необходимо заверить подписью руководителя учреждения или предприятия и опломбировать либо скрепить сургучной печатью. Ведение книги возложено не на отдел кадров, а на бухгалтерию.

Чтобы избежать штрафов и замечаний, необходимо выполнять требования законодательства в вопросах учета.

Все требования по оформлению книги учета трудовых книжек определяются соответствующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Эти Правила были утверждены специальным постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках». Согласно пункту 41 Правил книгу по учету трудовых книжек требуется пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя, опломбировать либо скрепить сургучной печатью. Однако далеко не везде можно встретить книгу, опечатанную или опломбированную в соответствии с этими Правилами.

Какие могут возникнуть проблемы при опломбировании книги

Главным предназначением пломбы на книге учета трудовых книжек является защита этой книги от несанкционированного вскрытия. Если использовать с этой целью сургучную печать, то возникает целый ряд проблем или неудобств. Перечислим их.

1. Прежде всего, необходимо приобрести сургуч, который будет использоваться для опломбирования книги. Обычно сургуч продается в магазинах канцтоваров. В крайнем случае, его можно попробовать достать на почте. Однако без наличия опыта у вас могут возникнуть проблемы с тем, чтобы правильно растопить сургуч, не обжечься и не устроить при этом пожар на рабочем месте.

2. Затем вам потребуется изготовить специальную металлическую печать для опломбирования книги посредством сургуча. Такие печати обычно изготавливаются из латуни.

3. Сургучная печать довольно объемна. Ее наличие будет вам мешать заполнять книгу по учету трудовых книжек. Мало того, что это способно привести к ошибкам при заполнении книги, так и сама печать может повредиться. Сургуч – материал довольно хрупкий. Со временем он может начать разрушаться, а печать со временем просто рассыплется. Большинство кадровиков считает, что такие сложности совсем ни к чему, и можно было бы обойтись обычным оттиском печати. Однако трудно поспорить с постановлением правительства!

К счастью, оптимальный выход существует. Согласно Правилам, книгу учета движения трудовых книжек следует скрепить сургучной печатью или опломбировать.

В толковых словарях указывается, что пломба представляет собой сплюснутый кусочек свинца или иного пластичного материала, предназначенный для опечатывания (опломбирования) различных предметов, товаров и помещений. Происхождение самого термина «пломба» связано с латинским словом «plumbum», означающим свинец. Однако из этого никак не следует, что пломбу непременно следует изготавливать из свинца! Главное, чтобы пломба эффективно выполняла задачу по защите книги учета трудовых книжек от несанкционированного вскрытия. А из чего она будет изготовлена – значения не имеет. Сегодня для изготовления пломб применяются различные материалы.

Дополнительные сведения: какую пломбу лучше выбрать

Правила не устанавливают конкретных требований к пломбе. Поэтому для опломбирования книги по учету трудовых книжек можно использовать любое пломбировочное устройство, отвечающее требованиям ГОСТ 31282-2004. Обозначаемый указанным индексом национальный стандарт «Устройство пломбировочные. Классификация» был введен в действие с 1 января 2006 г.

Согласно данному стандарту к пломбировочным устройствам относятся одноразовые персонально идентифицируемые устройства. Они предназначены для защиты объекта от несанкционированного доступа посредством индикации вмешательства, а также для сдерживания от проникновения. Эти задачи определены положением о защите персональных данных сотрудников. Пломбировочные устройства могут быть изготовлены из металла либо пластика. Возможно оснащение этих устройств электронной памятью. Может применяться различная силовая нагрузка, в зависимости от типа пломбируемого объекта.

Поскольку Правилами не устанавливаются конкретные требования к пломбе для опечатывания книги по учету трудовых книжек, можно задействовать любое устройство, отвечающее требования стандарта ГОСТ 31282-2004.

Весьма эффективными для опломбирования книг по учету являются пленочные пломбы. Они обладают относительно небольшой силовой нагрузкой. Однако для опечатывания учетных книг этого вполне достаточно. Главным фактором является индикаторная способность пленочных пломб. Они могут быть изготовлены на основе однослойного либо многослойного пленочного носителя. На одно из сторон носителя наносится клеевой слой.

Пломбы имеют соответствующие идентификационные надписи. Как правило, каждая пломба обладает неповторяющимся индивидуальным номером. На них также может наноситься дополнительная информация, включая логотип организации, графу для проставления даты и подписи ответственного лица. При попытке отклеить пломбу на ней будет проявляться надпись, сигнализирующая о ее вскрытии.

Такая пломба имеет плоскую форму. За счет этого она не будет мешать заполнению учетных книг. Пленочные пломбы более устойчивы к повреждениям и удобны в обращении в сравнении с сургучными печатями и свинцовыми пломбами.

Вывод

Поскольку Правила не устанавливают конкретных требований к пломбе для опечатывания книги учета трудовых книжек, у работодателя есть возможность самостоятельного выбора типа пломбы. Главное, чтобы выбранная пломба соответствовала требованиям ГОСТ и обладала необходимыми для выполнения своих задач свойствами.

Источник

Последние публикации

Новости

Статья «КАК ПЛОМБИРОВАТЬ КНИГУ УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК В 2021 ГОДУ?» опубликована в справочной базе, доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик».

Хотите получить доступ в закрытые разделы сайта?

Там не только все выпуски журнала «Кадровик-практик» за последние годы. Там книги по кадрам, тысячи образцов кадровых документов и консультаций, курс основ кадрового делопроизводства, тесты к нему, записи семинаров, 150 пошаговых инструкций по кадрам и другие полезные материалы. Подробнее о журнале >>

Подписывайтесь, это позволит облегчить и оптимизировать Вашу работу.

Поделиться в соц сетях

Запись встречи по теме «График отпусков» редакции журнала «Кадровик-практик» опубликована на нашем ютуб-канале.

Послушайте в дороге сами и поделитесь с коллегами: кадровиками, бухгалтерами, юристами, руководителями:

Запись встречи по теме «Предоставление отпуска льготникам» редакции журнала «Кадровик-практик» опубликована на нашем ютуб-канале.

Послушайте в дороге сами и поделитесь с коллегами: кадровиками, бухгалтерами, юристами, руководителями:

С 1 августа 2021 года прием СЗВ-ТД будет осуществляться только в новом формате

В каком размере выплачивать работникам аванс за первую половину месяца? Половину оклада ведь нельзя, правильно?

У курьера какое рабочее место должно быть указано в трудовом договоре? Он носит заказы по клиентам, в офисе не сидит. Пришел, забрал, ушел.

Устроилась на работу, поручили вести кадры. Вижу следующее: в 2020 году работники принимались, они же увольнялись. Три человека. По ним СЗВ-ТД не сданы. Сейчас сдавать? Если да, то какой месяц отчета указывать?

При годовой подписке + 2 месяца, при полугодовой подписке + 1 месяц доступа к журналу и базе ИКС.

Статья «Отпуск по беременности и родам закончился, а на отпуск по уходу за ребенком заявление вовремя не поступило. Что делать, какие варианты?», подготовленная в журнал «Кадровик-практик», досрочно опубликована в справочной базе, доступной подписчикам.

Статья «Можно ли вводить неполное рабочее время без предупреждения за 2 месяца?», подготовленная в майский номер журнала «Кадровик-практик», досрочно опубликована

«Учитывая, что в период ежегодного оплачиваемого отпуска заработок не утрачен, то за период карантина, приходящийся на оплачиваемые дни отпуска, выплата пособия по временной нетрудоспособности в связи с карантином действующим законодательством Российской Федерации не предусмотрена, в связи с этим считаем, что временная нетрудоспособность в связи с карантином не является основанием для продления или перенесения отпуска в соответствии со статьей 124 Кодекса. «

ПФР добавил пример заполнения СЗВ-ТД для случая лишения права заниматься определенной деятельностью.

Приняты Временные правила регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и в качестве безработных, а также осуществления социальных выплат гражданам, признанным в установленном порядке безработными.
Согласно Правилам, в частности, «Работодатель по форме, утвержденной Пенсионным фондом Российской Федерации, представляет в Пенсионный фонд Российской Федерации информацию в случаях приема на работу и увольнения гражданина не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), а также иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.»

Статья «Как не работающим в апреле организациям выплатить зарплату сотрудникам?», подготовленная в апрельский номер журнала «Кадровик-практик», досрочно опубликована в справочной базе, доступной подписчикам.
Ситуацию борьбы с коронавирусом мы переживаем впервые. Возникают многочисленные вопросы, однозначные ответы на которые дать нельзя, поскольку отсутствует правовое регулирование.
Указом Президента РФ от 02.04.2020 N 239 в России продлен период нерабочих дней с сохранением за работниками заработной платы до 30 апреля 2020 г. Как и в предыдущем Указе, это касается всех организаций, за исключением непрерывно действующих и тех, которые обеспечивают жизнедеятельность населения России.
Сразу заметим, что ограничения, установленные в связи с пандемией коронавируса, не освобождают работодателей от обязанности выплачивать зарплату своим работникам. На это указывают и специалисты Роструда.

На сайте Минтруда сообщается, что работодатели начали отчитываться в центры занятости в режиме онлайн
Минтруд изменил формат работы центров занятости и работодателей.

Принят Федеральный закон от 01.04.2020 № 104-ФЗ «Об особенностях исчисления пособий по временной нетрудоспособности и осуществления ежемесячных выплат в связи с рождением (усыновлением) первого или второго ребенка»

На сайте ГИТопубликованы ответы на актуальные вопросы, поступающие от граждан и ответы на них по периоду особого режима занятости, в том числе с 28 марта по 5 апреля.

Успейте заказать комплект из любых 5 журналов регистрации всего за 899 рублей!

Мы направляли запрос в ПФР по заполнению СЗВ-ТД. В частности, среди прочих, был вопрос:
«Как отразить в СЗВ-ТД совместительство? В какой графе? Какой записью?»
Сегодня получили ответ.

Инструкция по заполнению СЗВ-ТД дополнена ответами на следующие вопросы, поступившие после ее публикации:
— Как отразить «превращение» совместительства в основную работу в СЗВ-ТД?
Работника перевели в январе 2020 г. Последнее кадровое действие перед этим – переименование должности в 2017 году, а до него – прием на работу в 2016 году. Мне что вносить в СЗВ-ТД и как? Работа основная.
— Как отражать внешнее совместительство в бумажной СЗВ-ТД? Где и какую запись делать?
— Работника приняли в январе (27.01.2020), заключили трудовой договор, издали приказ, но он не выходит. По условиям договора он должен был приступить к работе с 28.01.2020 (и с этой даты договор вступает в силу), но работник не вышел, по телефону сказал, что заболел. Надо ли его отражать в СЗВ-ТД? Возможно, придется аннулировать трудовой договор…
— и другие.

Только до конца июля в нашем интернет-магазине скидки до 75% на отдельные товары для кадровиков! Успейте заказать!

Электронные версии книг:

Книги учета и журналы регистрации:

Пошаговые инструкции (предоставления, продления, перенесения отпуска и др.)
Образцы документов по отпускам
Методички по отпускам
Статьи и консультации
Официальные разъяснения
Типичные нарушения на участке «Отпуска»
Тесты

Успейте заказать комплект из любых 5 журналов регистрации всего за 999 рублей!

Купить комплект из любых 5 журналов регистрации всего за 999 рублей (без учета пересылки Почтой РФ или курьерской службой) >>

В июне планируется мягкое постепенное повышение цен на товары в нашем интернет-магазине. Если Вы планировали покупки, то, возможно, их будет выгоднее совершить сейчас!

Книги по кадровому делопроизводству (электронные версии, продажа доступа на сайте)

Подписывайтесь на наш канал

Теперь для подписчиков журнала «Кадровик-практик» бесплатно доступны книги ‘Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадровом делопроизводстве’ и ‘Трудовые книжки: большой справочник по ведению, исправлению, учету + 200 образцов записей’ (электронные версии), читайте на Книжной полке!

Успейте заказать книгу «Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадровом делопроизводстве» (электронная версия) со скидкой 40%!

Дорогие защитники и защитницы Отечества! Поздравляем Вас с праздником! Желаем вечного самого крепкого мира в каждую семью, в каждый дом!

С 23 февраля по 10 марта скидки до 25% на печатные издания в нашем книжном магазине!

С 24 декабря 2018 г. до 08 января 2019 г. праздничные скидки до 25% на все журналы регистрации!
Купить журналы регистрации со скидкой >>

Роструд напомнил работодателям о нормах и рекомендациях по организации работ в холодное время года. Читать далее >>

До 16 декабря (включительно) купите журналы регистрации на сумму от 1000 рублей и получите на них скидку 20%

12 октября 2018 г. на нашем портале стартовал конкурс «Талантливый кадровик талантлив во многом!». С 12 ноября Вы можете проголосовать за понравившиеся работы участников!

Весь ноябрь при покупке 2 любых (в печатном или электронном вариантах) книг по кадрам в нашем книжном магазине доступ к любому пособию в электронном виде в подарок!

Весь ноябрь скидки до 25% на все журналы регистрации

Уважаемые коллеги!
Предлагаем Вам принять участие в профессиональном конкурсе кадровиков-практиков. Победителей и награждений ожидается много! Участвуйте, шансы велики.

С 12 по 15 октября скидки до 30% на печатные издания в нашем книжном магазине!

Скидки не суммируются с другими акциями сайта.

Уважаемые коллеги!
Предлагаем Вам принять участие в профессиональном конкурсе кадровиков-практиков. Победителей и награждений ожидается много! Участвуйте, шансы велики.

12 октября 2018 г. на нашем портале стартует конкурс «Талантливый кадровик талантлив во многом!»

Добавлен мини-тест «Журналы регистрации». Проверьте себя за минуту!

С 29 августа по 4 сентября скидки до 30% на печатные издания в нашем книжном магазине!

В разделе «Письма Роструда и Гострудинспекции» размещены новые разъяснения Ростуда (доступ свободный)

Спасибо всем, кто помогает оставаться в профессиональном тонусе.

С ДНЁМ ПОБЕДЫ. Пусть всегда на нашей земле, в наших домах и семьях будет мир. Светлая память и великая благодарность героям, защищавшим нашу Родину в 1941-1945 годах! Эта победа навсегда останется примером исключительного мужества и патриотизма! Спасибо за мир, свободу, счастье!

Акция до 30 апреля! Подписавшимся на журнал «Кадровик-практик» в период с 1 по 30 апреля на год в подарок книга «Практика увольнений» (доступ к электронной версии открывается на нашем сайте под Ваш логин, печатная версия высылается Почтой РФ по указанному Вами в форме заказа адресу)

Акция с 1 марта до 1 апреля! Подписавшимся на журнал «Кадровик-практик» в период с 1 марта по 1 апреля на год в подарок книга «Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадровом делопроизводстве» (доступ к электронной версии открывается на нашем сайте под Ваш логин, печатная версия высылается Почтой РФ по указанному Вами в форме заказа адресу)

Акция с 1 декабря до 1 января! Подписавшимся на журнал «Кадровик-практик» в период с 1 декабря по 1 января на год в подарок книга «Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадровом делопроизводстве» (электронная версия)

По этой ссылке проверьте себя. Допустили ли Вы нарушения в содержании трудового договора >> В формате теста. Составлено по чек-листу №2 ГИТ

Пройдите новый мини-тест «Беременные работницы»

Пройдите тест «Проверьте себя. Допустили ли Вы нарушения при приеме работника (недистанционного) на основную работу?» >>

Весь июль скидки на книги и журналы регистрации:

Если Вы еще не являетесь подписчиком журнала «Кадровик-практик», до конца лета-2017 мы откроем для Вас доступ к одному из номеров журнала «Кадровик-практик» на Ваш выбор. Напишите нам на iks@kadrovik-praktik.ru номер понравившегося выпуска и Ваш логин, с которым Вы зарегистрированы на нашем сайте. Мы обработаем Ваши заявки в течение рабочего дня и сообщим об открытии доступа к журналу.

Уважаемые подписчики и гости нашего сайта! Приглашаем вас принять участие в творческом конкурсе ко Дню Кадрового Работника! Узнать условия конкурса можно здесь!

Приглашаем пройти его. Дополнительный отпуск за работу в режиме ненормированного рабочего дня.
Тест будет доступен всем зарегистрированным пользователям сайта три дня, потом он будет доступен только подписчикам журнала «Кадровик-практик».
Подписаться на журнал >>

Проверьте свои знания!

Новогодние скидки и акции >>

Новогодние скидки 20/16% на книги по КД и журналы регистрации:

Вышло новое издание «Трудовые книжки: большой справочник по ведению, исправлению, учету + 200 образцов записей». Читать cодержание, аннотацию, отрывок, заказать >>

На сайте выложено практическое пособие «Практика увольнений по собственному желанию» (2015). Подготовлена на базе материала одной из глав книги «Практика увольнений» (2015) Ливеной С.В. и Поздеева А.С. Уважаемые коллеги, Вы можете читать это издание онлайн или распечатать >>

Выбираем самого профессионального форумчанина!

Уважаемые коллеги! При заказе от 3 книг учитывайте, что может быть выгоднее заказать сформированный комплект по заметно низшей цене, чем заказывать книги по отдельности.

Вышла новая редакции электронной библиотеки «Пакет Кадровика» (релиз март-2015). Узнать подробнее про обновление «Пакета Кадровика», заказать >>

Книги по кадровому делопроизводству и журналы регистрации (учета) редакции www.kadrovik-praktik.ru

Скидки марта: 10 % + 5 % = 15 %

По желанию клиента, заказавшего нашей печатной продукции на сумму от 1000 руб., суммарная скидка 15% может быть заменена на подарок (книгу, журнал регистрации или др.) >>

Электронная библиотека «ПАКЕТ КАДРОВИКА» версии Проф (релиз ВЕСНА-2015)

По желанию заказчика суммарная скидка 15% может быть заменена на подарок (книгу, журнал регистрации или др.) >>

При заказе обновления «Пакета Кадровика» подарок по выбору заказчика

Вышла новая книга «Тесты по кадровому делопроизводству и трудовому праву», новое практическое пособие «Журналы регистрации и учета: правила оформления и ведения + образцы с комментариями», новая редакция книги «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя»

Вышла книга «Сборник образцов кадровых приказов». Часть 2. 170 образцов приказов, кадровых и некадровых, по личному составу и основной деятельности. Скидка первым 100 покупателям!

В связи с повышением цен на печать книг в типографии мы решили книги, которые ранее издавались на белой бумаге, переиздавать в будущем на книжной бумаге. Так дешевле, это позволит сохранить цены доступными для кадровиков. Журналов учета это не касается, они должны печататься на отличной долговечной бумаге.

Наша редакция будет вынуждена повысить цены на печатную продукцию (новые журналы учета и новые тиражи книг) в связи с повышением цены на работу типографии (подорожали импортные чернила)

Добавлены образцы кадровых документов в справочную базу сайта

Источник