подготовка личных дел получателей пособий
Организация работы районных (городских) органов социальной защиты населения по назначению и выплате государственных пособий на детей. Подготовка дел получателей пособий
Организация работы районных (городских) органов социальной защиты населения по назначению и выплате государственных пособий на детей. Подготовка дел получателей пособий.
Один из родителей либо лицо, его заменяющее, обращается за назначением пособий в органы социальной защиты населения по месту жительства.
В отделе ведутся журналы регистрации: нового назначения пособий; перерасчета пособий; единовременного пособия на ребенка; доплат за прошлое время; списков для выплаты детских пособий.
Подготовка личных дел получателей пособий начинается с приема заявлений и оформления документов для назначения, перерасчета пособий. Прием документов ведется специалистами по назначению пособий в приемные дни и осуществляется по участковой системе. Участки формируются по алфавиту. У каждого специалиста на участке создается картотека личных дел получателей пособий.
При приеме специалист проверяет:
1) принадлежность документов заявителю (фамилия, имя, отчество во всех документах должны соответствовать данным паспорта). В случае обнаружения несоответствия факт принадлежности документов данному лицу устанавливается в судебном порядке;
2) данные паспорта (они сверяются с данными, указанными в заявлении);
3) не получает ли заявитель пособие на ранее рожденных детей. При перемене места жительства делается запрос по прежнему месту жительства и выясняется, состоял ли заявитель на учете в отделе, получал ли пособие, по какое время выплачено пособие;
4) наличие в документах всех необходимых реквизитов (номер документа, дата, наименование организации, фамилия, имя, отчество, основание выдачи, подписи, печати).
После проверки всех документов заявление регистрируется в журнале регистрации заявлений граждан для назначения государственных пособий на детей.
Если заявитель обратился за перерасчетом пособия, то заявление регистрируется в журнале регистрации заявлений граждан о перерасчете государственных пособий на детей.
Журнал регистрации ведется специалистом на каждом участке и содержит следующие графы: порядковый номер заявления, фамилия, имя, отчество, адрес, год рождения получателя, дата обращения, вид пособия, номер протокола, дата рождения ребенка, сумма пособия, срок назначения пособия, номер лицевого счета.
Специалистами участка назначения пособий выборочно проверяются данные о доходах семьи, указанные в заявлении о назначении пособия в соответствии с п.54 Положения о порядке назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей. По итогам проверок составляются акты.
После проверки документов специалист оформляет личное дело получателя пособия. Полностью готовое дело передается на контроль главному специалисту, который после проверки подписывает его и передает на подпись заведующему отделом и затем на выплату.
Специалист по выплате после приема информации распечатывает протокол выплаты, где указывается сумма и срок выплаты.
Далее личное дело получателя пособий отрабатывается специалистом по контролю за выплатой, который сверяет суммы и срок выплаты, и затем возвращается на участок и ставится в картотеку. Примерный график документооборота приведен в табл. 2.
Для усиления контроля за назначением государственных пособий на детей приказом по управлению создается комиссия в составе председателя, заведующего отделом, главного специалиста по назначению, главного специалиста по выплате.
Заседания комиссии проводятся по мере необходимости.
Таблица 2. График документооборота отдела по назначению и выплате государственных пособий на детей
Подготовка личных дел получателей пособий
от 29 декабря 2015 года N 531-о.д.н.
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПОЛУЧАТЕЛЕЙ СОЦИАЛЬНЫХ УСЛУГ
1. Утвердить прилагаемый Порядок ведения личных дел получателей социальных услуг.
2. Настоящий приказ вступает в силу с 01.01.2016.
Начальник Департамента
М.А.КАБАНОВА
Приложение
к приказу
Департамента
социальной защиты населения
Ивановской области
от 29.12.2015 N 531-о.д.н.
ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПОЛУЧАТЕЛЕЙ СОЦИАЛЬНЫХ УСЛУГ
1. Общие положения
1.3. В состав личного дела получателя социальных услуг включаются заявление гражданина (законного представителя), индивидуальная программа, распорядительный документ поставщика о приеме гражданина на социальное обслуживание (оформляется в течение одного рабочего дня с даты представления гражданином (законным представителем) установленного пакета документов) и документы, указанные в подпункте 2.2 пункта 2 Порядка предоставления социальных услуг поставщиками социальных услуг в Ивановской области, утвержденного постановлением Правительства Ивановской области от 05.12.2014 N 510-п, по соответствующим категориям получателей социальных услуг.
1.4. В личное дело дополнительно включаются документы, относящиеся к личности получателя социальных услуг, образующиеся во время его нахождения на социальном обслуживании у поставщика.
2. Ведение и учет личных дел
2.1. В срок не позднее одного рабочего дня, следующего за днем принятия поставщиком решения о приеме гражданина на социальное обслуживание, сведения о нем заносятся в журнал учета получателей социальных услуг поставщика по форме, установленной приложением 1 к Порядку предоставления социальных услуг поставщиками социальных услуг в Ивановской области, утвержденному постановлением Правительства Ивановской области от 05.12.2014 N 510-п.
2.2. Специалист формирует личное дело в отдельную папку (скоросшиватель) в течение 3 рабочих дней со дня заключения договора о предоставлении социальных услуг.
2.3. Личное дело должно содержать внутреннюю опись документов (приложение 1 к настоящему Порядку). Внутренняя опись документов составляется на отдельном листе и подшивается в начале личного дела.
2.4. Листы личного дела должны быть прошиты, пронумерованы в правом верхнем углу арабскими цифрами.
Нумерация листов в личном деле предусмотрена в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов личного дела. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
2.5. В личное дело подшиваются копии документов, указанных в подпункте 2.2 пункта 2 Порядка предоставления социальных услуг поставщиками социальных услуг в Ивановской области, утвержденного постановлением Правительства Ивановской области от 05.12.2014 N 510-п, заверенные нотариально либо Специалистом поставщика (за исключением документов, выданных медицинскими организациями, которые подшиваются в личное дело в подлинниках).
Специалист снимает с подлинников документов копии и, сверив их с подлинниками, удостоверяет своей подписью. Подлинники документов возвращаются гражданину в день обращения.
2.6. Обложка личного дела оформляется по форме (приложение 2 к настоящему Порядку).
2.7. Личное дело подлежит регистрации в журнале регистрации личных дел (приложение 3 к настоящему Порядку).
Страницы журнала регистрации личных дел нумеруются, прошиваются и скрепляются подписью и печатью поставщика.
2.8. Документы в личном деле формируются по мере их поступления в хронологическом порядке.
Нумерация личных дел производится с начала календарного года.
3. Хранение личных дел
3.1. Личные дела включаются в номенклатуру дел поставщика под общим заголовком «Личные дела получателей социальных услуг» с указанием срока хранения в соответствии с требованиями законодательства.
3.2. Личные дела хранятся в плотно закрывающихся металлических шкафах (сейфах).
3.3. По заявлению получателя социальных услуг в стационарной и полустационарной формах социального обслуживания подлинники его личных документов принимаются поставщиком на хранение (исключая недееспособных граждан, документы которых хранятся в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 17.10.2010 N 927 «Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении совершеннолетних недееспособных или не полностью дееспособных граждан», несовершеннолетних подопечных, документы которых хранятся в соответствии с постановлением Правительства РФ от 18.05.2009 N 423 «Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан») и хранятся в несгораемом шкафу у Специалиста. Прием документов осуществляется на основании акта приема личных документов на хранение.
3.4. Выдача получателю социальных услуг подлинников документов (при временном истребовании документа) и возврат подлинников документов поставщику осуществляется по письменному заявлению получателя социальных услуг.
Приложение 1
к Порядку
ведения личных дел
получателей социальных услуг
Опись документов личного дела
_________________________________________________________ (Ф.И.О. получателя социальных услуг)
Приложение. Инструкция по порядку приема заявлений и формирования личных дел получателей ежемесячных денежных выплат, ежемесячного пособия на ребенка, субсидий и иных мер социальной поддержки населения
Приложение
к приказу Минсоцзащиты РТ
от 4 мая 2005 г. N 64
Инструкция
по порядку приема заявлений и формирования личных дел получателей
ежемесячных денежных выплат, ежемесячного пособия на ребенка,
субсидий и иных мер социальной поддержки населения
1.2. Назначение мер социальной поддержки производится с применением программного продукта АСЗ в информационных технологиях, используемого в органах социальной защиты.
2. Порядок приема заявления
2.1. Назначение мер социальной поддержки производится на основании заявления установленного образца при наличии всех необходимых документов, предусмотренных пунктом 4.3 настоящей Инструкции.
2.2. Специалист, осуществляющий прием заявлений для назначения мер социальной поддержки, проверив наличие всех необходимых документов и их надлежащее оформление, определяет право заявителя на их назначение, после чего предлагает заявителю заполнить соответствующее Заявление по прилагаемой форме 1.
Заявление может быть оформлено следующим образом:
— заполнение бланка заявления установленной формы самим заявителем с последующим занесением всех данных в информационный банк данных;
— формирование заявления в автоматизированном режиме с использованием данных о заявителе, имеющихся в информационном банке данных и представленных гражданином дополнительно.
2.4. Документы, представляемые в копиях после сверки их с подлинником (кроме заверенных в установленном порядке), заверяются личной подписью специалиста, осуществляющего прием заявлений, штампом органа социальной защиты и записью «копия верна» с указанием даты.
Копиями документов, подлежащих такому заверению, являются ксерокопии, а также копии документов, написанные заявителем от руки.
2.5. В случае, когда заявитель имеет право на назначение нескольких мер социальной поддержки, заполняется одно заявление и каждая из мер социальной поддержки отмечается в соответствующей графе заявления.
2.6. Если у заявителя отсутствует право на назначение мер социальной поддержки, либо документы, представленные заявителем, не отвечают установленным требованиям, специалист, осуществляющий прием заявлений, разъясняет это заявителю со ссылкой на действующее законодательство и возвращает документы.
2.7. В случае невозможности личного обращения в органы социальной защиты заявление и документы, необходимые для назначения мер социальной поддержки, могут быть направлены заявителем в орган социальной защиты по почте заказным письмом с уведомлением и перечнем направляемых документов.
2.8. При направлении заявления по почте прилагаемые документы должны быть представлены в копиях, заверенных в установленном порядке (кроме документов, представляемых в соответствии с настоящей инструкцией в подлинниках и принимаемых для помещения в личное дело получателя).
При таком обращении одним из необходимых документов является заверенная в установленном порядке копия паспорта заявителя либо документа, его заменяющего.
Специалист, осуществляющий прием заявлений, проверив наличие полученных по почте документов, проверяет их полноту и надлежащее оформление, определяет право заявителя на назначение мер социальной поддержки, после чего в установленный действующим законодательством срок письменно извещает заявителя о результатах рассмотрения документов.
3. Порядок регистрации заявления
3.2. Журнал регистрации ведется каждым специалистом, осуществляющим прием заявлений по обслуживаемому им участку.
3.3. Журнал регистрации на бумажном носителе должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписью руководителя органа социальной защиты.
3.4. Нумерация в Журнале регистрации ведется ежегодно, последовательно, начиная с номера первого со сквозной нумерацией.
3.5. Все исправления в Журнале регистрации должны быть оговорены «исправленному верить» и подтверждены печатью органа социальной защиты, а также подписью руководителя органа социальной защиты.
3.6. Специалисту, осуществляющему прием заявлений, присваивается личный номер, соответствующий номеру обслуживаемого им участка, который указывается в Журнале регистрации.
3.7. Присваиваемый каждому заявлению номер по Журналу регистрации проставляется в соответствующей графе заявления.
3.8. После регистрации заявления в Журнале регистрации специалист, осуществляющий прием заявлений, заполняет и выдает (отсылает по почте в случае подачи заявления о назначении пособия по почте) заявителю Расписку-уведомление о приеме документов.
4. Порядок формирования личного дела получателя социальных выплат
4.1. В одном личном деле получателя должны быть объединены назначения:
— ежемесячной денежной выплаты;
— ежемесячного пособия на ребенка;
— субсидии на проезд;
— субсидии на лекарственное обеспечение;
— субсидии на услуги связи;
4.2. Личное дело получателя формируется согласно перечню документов, утвержденных нормативными правовыми актами Республики Татарстан, предусматривающими порядок назначения и выплаты указанных в пункте 4.1 мер социальной поддержки.
4.3. В личное дело получателя последовательно подшиваются:
— решение о назначении выплат;
— заявление о назначении выплат;
— документы, подтверждающие право получателя на ежемесячное пособие в повышенном размере в соответствии с действующим законодательством;
— копии иных документов, подтверждающих незанятость родителей (родителя) (аттестат, диплом и пр.);
— копия нотариально удостоверенной доверенности для доверенных лиц;
— справка о составе семьи, автоматизированно сформированная; в случае необходимости представленная на бумажном носителе из предприятия ЖКХ;
— справка из школы о продолжении ребенком обучения в общеобразовательном учреждении (представляется на ребенка старше 16 лет);
— справка органов государственной службы занятости о признании гражданина в установленном порядке безработным;
— справка о доходах члена семьи за три месяца перед месяцем подачи заявления;
— справка о перечислении средств на домохозяйство, сформированная в автоматизированном режиме (подшивается 1 раз в полгода);
— иные документы, требуемые дополнительно, а также в случае установления иных мер социальной поддержки.
Примечание: При формировании единого личного дела получателя нескольких мер социальной поддержки, документы подшиваются в выше установленном порядке.#
При формировании личных дел получателей при назначении всех мер социальной поддержки последними подшиваются документы, требуемые дополнительно (например, в случаях, когда необходимо подтвердить родство заявителя с ребенком либо необходимо подтвердить изменение фамилии (имени, отчества) заявителя и пр.).
5. Личное дело получателя
Документы получателей, ранее сформированные в личные дела получателей по отдельным видам выплат, могут быть сброшюрованы вместе и храниться в одном личном деле.
5.2. На обложке личного дела указывается номер личного дела, соответствующий номеру регистрации в журнале регистрации, фамилия, имя, отчество получателя, адрес получателя (с указанием почтового индекса), а также вид (виды) выплат.
5.3. После оформления личное дело хранится в отведенных для хранения местах.
5.4. В случае назначения нового вида выплаты, изменения размера выплаты (например, назначение пособия в повышенном размере по различным основаниям в соответствии с действующим законодательством и пр.) в личное дело получателя вшиваются соответствующие документы, являющиеся основанием для назначения иной выплаты, и Решение о назначении новой выплаты.
Примечание: Порядок размещения действующих личных дел в хранилище личных дел определяется органом социальной защиты (размещение дел в алфавитном порядке, по участкам и пр.).
5.5. В случае утраты личного дела территориальный орган социальной защиты принимает меры к его восстановлению.
6. Решение о предоставлении мер социальной поддержки
6.2. Решение является утвержденным, если на нем имеются личная подпись руководителя органа социальной защиты населения (заместителя руководителя органа социальной защиты населения или заведующего отделением материальной помощи (компенсационных выплат), на которого возложена данная функция), специалиста, производившего расчет, и печать органа социальной защиты населения.
6.3. Датой утверждения Решения является дата, когда решение было подписано руководителем органа социальной защиты населения (заместителем руководителя органа социальной защиты населения, заведующим отделением материальной помощи (компенсационных выплат), на которого возложена данная функция).
При наличии права на назначение социальных выплат за прошлое время Решение содержит сведения о периоде, за который они назначаются, и назначенных за этот период суммах.
6.4. Решение оформляется по форме, введенной в ППП «Социальная защита», используемой органом социальной защиты для назначения мер социальной поддержки.
6.5. Решению присваивается тот же номер, что и Заявлению о назначении ежемесячной денежной выплаты, ежемесячного пособия на ребенка, субсидий.
7. Решение о продлении предоставления мер социальной поддержки
7.1. Продление срока предоставления мер социальной поддержки в связи с перерегистрацией документов по истечении срока назначения выплат или с изменением отдельных сведений, имеющихся в личном деле получателя, производится на основании Решения о продлении предоставления мер социальной поддержки.
7.2. Решение оформляется специалистом, осуществляющим назначение и выплату мер социальной поддержки.
7.3. Решение является утвержденным, если на нем имеются личная подпись руководителя органа социальной защиты (заместителя руководителя органа социальной защиты или заведующего отделением материальной помощи (компенсационных выплат), на которого возложена данная функция), специалиста, производившего расчет, и печать органа социальной защиты.
7.4. Датой утверждения Решения является дата, когда решение было подписано руководителем органа социальной защиты населения (заместителем руководителя органа социальной защиты населения или заведующим отделением материальной помощи (компенсационных выплат), на которого возложена данная функция).
7.5. После утверждения Решение вместе с документами, на основании которых оно было вынесено, помещается в личное дело получателя.
8. Решение о прекращении (приостановлении)
предоставления мер социальной поддержки
Решение о прекращении (приостановлении) оформляется по форме, введенной в ППП «Социальная защита», используемой территориальным органом социальной защиты для назначения мер социальной поддержки.
8.2. Основанием для принятия Решения о приостановлении является:
— личное заявление получателя;
— установление факта представления гражданином неполных и (или) недостоверных сведений о доходах, составе семьи и пр. В этом случае оформляется Акт о проведении проверки правильности сообщенных заявителем сведений для определения права предоставления мер социальной поддержки по прилагаемой форме 5.
8.3. При выяснении обстоятельств (личное обращение заявителя и пр.), повлекших приостановление предоставления мер социальной поддержки, в случае принятия в соответствии с действующим законодательством решения о продолжении или прекращении выплат оформляется соответствующее Решение.
8.4. При обращении в территориальный орган социальной защиты гражданина с сообщением о наступлении обстоятельств, влекущих прекращение предоставления мер социальной поддержки, он заполняет соответствующее Заявление о прекращении предоставления мер социальной поддержки. Бланк заявления заполняется самим заявителем с последующим занесением всех данных в информационный банк данных либо формируется в автоматизированном режиме.
8.5. После заполнения заявителем заявления специалист, осуществляющий прием заявлений, проверяет правильность заполнения заявления, заносит необходимые данные в Журнал регистрации заявлений о прекращении предоставления мер социальной поддержки, сформированный в электронном виде, регистрирует заявление в журнале регистрации на бумажном носителе и оформляет соответствующее Распоряжение.
Примечание: журнал регистрации заявлений о прекращении предоставления мер социальной поддержки ведется аналогично журналу регистрации заявлений о назначении ежемесячной денежной выплаты, ежемесячного пособия на ребенка, субсидий и иных мер социальной поддержки.
8.6. Решение о прекращении (приостановлении) является утвержденным, если на нем имеются личная подпись руководителя органа социальной защиты (заместителя руководителя органа социальной защиты или заведующего отделением материальной помощи (компенсационных выплат), на которого возложена данная функция, специалиста, производившего расчет, и печать органа социальной защиты.
8.7. Датой утверждения Решения о прекращении (приостановлении) является дата, когда решение было подписано руководителем органа социальной защиты населения (заместителем руководителя органа социальной защиты населения или заведующим отделением материальной помощи (компенсационных выплат), на которого возложена данная функция).
8.8. После утверждения Решение о прекращении (приостановлении) вместе с документами, на основании которых оно было вынесено, помещается в личное дело получателя и сдается на хранение в архив.
8.9. Личное дело получателя мер социальной поддержки хранится в архиве 5 лет.
Приложение 4. Инструкция по ведению личных дел получателей государственных пособий гражданам, имеющим детей, пособий многодетным семьям и ежемесячной денежной выплаты в территориальных органах социальной защиты населения
Инструкция
по ведению личных дел получателей государственных пособий гражданам,
имеющим детей, пособий многодетным семьям и ежемесячной денежной
выплаты в территориальных органах социальной защиты населения
(утв. постановлением Администрации Тверской области
от 15 декабря 2004 г. N 245-па)
1.1. Настоящая инструкция устанавливает порядок приема, оформления и ведения в территориальных органах социальной защиты населения личных дел получателей следующих видов пособий и ежемесячных денежных выплат:
— пособия по беременности и родам;
— единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;
— единовременного пособия при рождении ребенка;
— ежемесячного пособия на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет;
— компенсационной выплаты женщинам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет;
— ежемесячного пособия на ребенка;
— пособия многодетным семьям;
— ежемесячной денежной выплаты отдельным категориям граждан в соответствии с нормативными правовыми актами Тверской области.
1.2. При назначении государственных пособий гражданам, имеющим детей, пособий многодетным семьям и ежемесячных денежных выплат территориальные органы социальной защиты населения руководствуются в своей работе Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами Тверской области и иными нормативными правовыми актами Тверской области.
1.3. Назначение пособий и ежемесячных денежных выплат производится автоматизированным способом с использованием персонального компьютера в соответствии с программным обеспечением, используемым в территориальном органе социальной защиты населения.
2. Порядок приема заявления для назначения
государственных пособий и ежемесячной денежной выплаты
2.1. Лицо, обратившееся за назначением пособия, либо за назначением ежемесячной денежной выплаты подает заявление в территориальный орган социальной защиты населения по месту своего жительства в письменной форме.
2.2. Поскольку действующим законодательством не предусмотрена возможность дополнительного представления заявителем документов, необходимых для назначения пособий и ежемесячных денежных выплат, заявление должно приниматься территориальным органом социальной защиты населения только при наличии всех необходимых документов.
2.3. Специалист, осуществляющий прием заявлений для назначения пособий и ежемесячных денежных выплат, проверив наличие всех необходимых документов и их надлежащее оформление, определяет право заявителя на назначение пособия или ежемесячной денежной выплаты, после чего предлагает заявителю заполнить заявление.
2.4. Если у заявителя отсутствует право на назначение пособия, либо право на назначение ежемесячной денежной выплаты специалист, осуществляющий прием заявлений, разъясняет это заявителю со ссылкой на действующее законодательство.
2.7. Иностранные документы, представляемые для назначения государственных пособий или ежемесячных денежных выплат, должны быть легализованы (удостоверены посредством «апостиля») в соответствии с действующим законодательством и переведены на русский язык.
2.8. Документы, представляемые в копиях, заверяются специалистом, осуществляющим прием заявлений для назначения пособий или ежемесячных денежных выплат после сверки их с соответствующим подлинником, штампом территориального органа социальной защиты населения «копия верна» и личной подписью специалиста, осуществляющего прием заявлений для назначения пособий или ежемесячных денежных выплат.
Копиями документов, подлежащих такому заверению, следует считать ксерокопии, предоставляемые для назначения пособия или ежемесячной денежной выплаты, а также копии документов, написанные заявителем от руки.
2.9. В случае, когда заявитель имеет право на получение нескольких видов пособий, на каждое из них заполняется отдельное заявление.
2.10. При назначении нескольких пособий одного вида (например, единовременное пособие при рождении ребенка на 2-х и более детей и ежемесячное пособие на ребенка на 2-х и более детей) заполняется одно заявление на всех детей по каждому соответствующему виду пособия отдельно.
2.11. В случае невозможности личного обращения за назначением пособия или ежемесячной денежной выплаты в территориальные органы социальной защиты населения, заявление о назначении пособия или ежемесячной денежной выплаты и документы, необходимые для назначения пособия или ежемесячной денежной выплаты, могут быть представлены доверенным лицом заявителя в территориальные органы социальной защиты населения.
2.12. Специалист, осуществляющий прием заявлений для назначения пособий или ежемесячных денежных выплат, проверив наличие всех необходимых документов и их надлежащее оформление, определяет право заявителя на назначение пособия или ежемесячной денежной выплаты. В случае отказа в назначении пособия или ежемесячной денежной выплаты, письменно, в установленный действующим законодательством срок извещает об этом заявителя.
3. Порядок регистрации заявления, подаваемого для назначения
пособия или ежемесячной денежной выплаты
3.1. После заполнения заявителем заявления о назначении пособия или ежемесячной денежной выплаты, специалист, осуществляющий прием заявлений для назначения пособий или ежемесячных денежных выплат, проверяет правильность заполнения заявления и регистрирует его в Журнале регистрации заявлений о назначении пособий (ежемесячных денежных выплат).
3.2. Журнал регистрации заявлений о назначении пособий (ежемесячных денежных выплат) должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписью руководителя территориального органа социальной защиты населения.
3.4. Нумерация в Журнале регистрации заявлений о назначении пособий (ежемесячных денежных выплат) ведется ежегодно, последовательно, начиная с номера первого.
4. Порядок формирования личного дела получателя пособия
4.1. В одном личном деле получателя пособия могут быть объединены документы по назначению нескольких видов государственных пособий гражданам, имеющим детей.
4.2. В личное дело получателя государственного пособия последовательно подшиваются документы:
4.2.1. при назначении пособия по беременности и родам:
— решение о назначении пособия по беременности и родам;
— заявление о назначении пособия по беременности и родам;
4.2.2. при назначении единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях:
— решение о назначении единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности ;
— заявление о назначении пособия женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;
4.2.3. при назначении ежемесячного пособия на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет:
— решение о назначении единовременного пособия на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет;
— заявление о назначении ежемесячного пособия на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет;
— копия приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет;
4.2.4. при назначении ежемесячной компенсационной выплаты женщинам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет:
— решение о назначении ежемесячной компенсационной выплаты женщинам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет;
— заявление о назначении ежемесячной компенсационной выплаты женщинам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет;
— копия приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет;
Примечание: При формировании единого личного дела получателя нескольких видов государственных пособий, документы на назначение подшиваются в вышеустановленном порядке.
4.2.5. В личное дело получателя единовременного пособия при рождении ребенка подшиваются следующие документы:
— заявление о назначении единовременного пособия при рождении ребенка;
4.2.6. В личное дело получателя ежемесячного государственного пособия на ребенка приобщаются следующие документы:
— решение о назначении государственного пособия на ребенка (детей) подшивается последовательно от старшего ребенка к младшему;
— заявление о назначении государственного пособия на ребенка (детей);
— копия свидетельства о рождении ребенка (детей), подшивается последовательно от старшего ребенка к младшему;
— сведения о доходах членов семьи, подлинники справок;
— выписки из паспорта или удостоверения личности;
— справка территориального органа социальной защиты населения по месту жительства другого родителя о неполучении им ежемесячного пособия.
4.2.7. В личном деле получателя пособия на детей из числа многодетных семей должны быть следующие документы:
— решение о назначении пособия на ребенка (детей), подшивается последовательно от старшего ребенка к младшему;
— заявление о назначении государственного пособия на ребенка (детей);
— копия свидетельства о рождении ребенка (детей), подшивается последовательно от старшего ребенка к младшему;
— справка территориального органа социальной защиты населения по месту жительства другого родителя о неполучении им пособия на детей.
Примечание: при формировании личных дел получателей пособий при назначении всех видов пособий, последними подшиваются документы, требуемые дополнительно в случаях, когда необходимо подтвердить родство заявителя с ребенком, либо необходимо подтвердить изменение фамилии (имени, отчества) заявителя.
Например, в случаях когда при назначении государственного пособия на двоих детей в свидетельстве о рождении старшего ребенка запись о матери не совпадает с записью о матери в свидетельстве о рождении младшего ребенка (у заявительницы второй брак и соответственно изменена фамилия). В таком случае свидетельство о браке (копия) может являться таким дополнительным документом.
5. Порядок формирования личного дела получателя
ежемесячной денежной выплаты
5.1. В личное дело получателя ежемесячной денежной выплаты приобщаются следующие документы:
— протокол решения о назначении ежемесячной денежной выплаты либо об отказе в назначении ежемесячной денежной выплаты;
— заявление о назначении ежемесячной денежной выплаты;
— копии всех имеющихся у гражданина удостоверений о праве на льготы либо справок о праве на льготы установленных образцов (справки МСЭ, справки выдаваемые иждивенцам и т.д.);
— по возможности копии документов, на основании которых был определен правовой статус гражданина (у каждой категории льготников определенный перечень документов, предусмотренный действующим законодательством);
— в необходимых случаях справка о составе семьи, копия свидетельства о рождении, свидетельства о заключении либо о расторжении брака, документы, удостоверяющие личность и полномочия законного представителя (опекуна, попечителя);
— распоряжения о перерасчете ежемесячной денежной выплаты (при перерасчете или индексации ежемесячной денежной выплаты).
6. Вынесение решения о назначении пособия или ежемесячной
денежной выплаты и решения об отказе в назначении
государственного пособия и ежемесячной денежной выплаты
6.1. После рассмотрения представленных для назначения пособия или назначения ежемесячной денежной выплаты документов, специалист, осуществляющий назначение и выплату пособий и ежемесячных денежных выплат, готовит решение о назначении пособия (ежемесячной денежной выплаты) или решение об отказе в назначении пособия (ежемесячной денежной выплаты).
6.2. Решение о назначении пособия (ежемесячной денежной выплаты) или решение об отказе в назначении пособия (ежемесячной денежной выплаты) выносится по каждому виду пособия или ежемесячной денежной выплаты отдельно.
Решение о назначении пособия или решение об отказе в назначении пособия в случае обращения за назначением пособия на двух и более детей, выносится по каждому ребенку отдельно.
6.3. Решение о назначении пособия (ежемесячной денежной выплаты) или решение об отказе в назначении пособия (ежемесячной денежной выплаты) является утвержденным в случае, когда на нем имеются личная подпись руководителя территориального органа социальной защиты населения и гербовая печать территориального органа социальной защиты населения, осуществляющего назначение пособий и ежемесячных денежных выплат.
6.4. Датой утверждения решения о назначении пособия (ежемесячной денежной выплаты) или решения об отказе в назначении пособия (ежемесячной денежной выплаты) является дата, когда решение было утверждено руководителем территориального органа социальной защиты населения.
6.5. Решение о назначении пособия (ежемесячной денежной выплаты) имеет форму в соответствии с программным обеспечением, используемым территориальным органом социальной защиты населения для назначения пособий и ежемесячных денежных выплат.
6.7. После утверждения решения о назначении пособия (ежемесячной денежной выплаты), личное дело получателя пособия (ежемесячной денежной выплаты) передается специалисту, осуществляющему выплату, для открытия лицевого счета получателя.
6.8. При вынесении территориальным органом социальной защиты населения решения об отказе в назначении пособия (ежемесячной денежной выплаты) оформляется решение об отказе в назначении пособия (ежемесячной денежной выплаты).
6.9. Решение об отказе в назначении пособия (ежемесячной денежной выплаты) заполняется в 2-х экземплярах, один из которых хранится в территориальном органе социальной защиты населения, а второй направляется заявителю.
В Решении указывается причина отказа со ссылкой на действующее законодательство (подпункт, пункт, статья и пр., название и номер нормативного правового акта).
6.10. По итогам года, все решения об отказе в назначении пособий (ежемесячных денежных выплат) прошнуровываются, составляется опись с указанием номеров первого и последнего за текущий год решения об отказе в назначении пособия (ежемесячной денежной выплаты), скрепляется печатью и подписью руководителя территориального органа социальной защиты населения и сдается для хранения в архив.
6.11. Решения об отказе в назначении пособий (ежемесячных денежных выплат) хранятся в территориальном органе социальной защиты населения в течение пяти лет.
6.12. При проведении дополнительной проверки предоставленных заявителем сведений, окончательный ответ о назначении ежемесячного пособия на ребенка либо отказе в назначении указанного пособия должен быть дан заявителю не позднее, чем через 30 дней после обращения.
6.13. Утвержденные решения об отказе в назначении пособий (ежемесячной денежной выплаты) хранятся у специалиста, назначенного руководителем территориального органа социальной защиты населения, и регистрируются им в Журнале регистрации об отказе в назначении пособия (ежемесячной денежной выплаты).
6.14. Журнал регистрации решений об отказе в назначении пособий (ежемесячной денежной выплаты) должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписью руководителя территориального органа социальной защиты населения.
6.15. Нумерация в Журнале регистрации решений об отказе в назначении пособия (ежемесячной денежной выплаты) ведется ежегодно, последовательно, начиная с номера первого.
7. Распоряжение о продлении, изменении размера, прекращении
назначения и выплаты пособия и ежемесячной денежной выплаты
7.1. Прекращение выплаты пособий (ежемесячных денежных выплат), а также продление срока выплаты, изменение способа выплаты, изменение фамилии, имени, отчества получателя, изменение адреса получателя (в рамках подведомственной данному территориальному органу социальной защиты населения территории), паспортных данных получателя производятся на основании распоряжения руководителя территориального органа социальной защиты населения.
7.2. Распоряжение выносится по каждому виду пособия отдельно.
7.4. Утвержденным является распоряжение, на котором имеются личная подпись руководителя территориального органа социальной защиты населения и гербовая печать территориального органа социальной защиты населения.
7.5. Датой утверждения распоряжения является дата, когда распоряжение было утверждено руководителем территориального органа социальной защиты населения.
7.6. При вынесении распоряжения, касающегося изменений в назначении и выплате пособия на ребенка, в нем необходимо указать сведения о ребенке (фамилия, имя, отчество ребенка, число, год и месяц рождения);
7.7. После утверждения распоряжение вместе с документами, на основании которых оно было вынесено, помещается в личное дело получателя пособия (ежемесячной денежной выплаты).
7.8. Распоряжение является основанием для внесения корректировок в лицевой счет получателя пособия (ежемесячной денежной выплаты).
8. Личное дело получателя пособия
(ежемесячной денежной выплаты)
8.1. Документы, составляющие личное дело получателя пособия (ежемесячной денежной выплаты), сформированные в порядке, установленном настоящей Инструкцией, вкладываются в обложку личного дела получателя пособия (ежемесячной денежной выплаты).
8.2. На обложке личного дела получателя пособия (ежемесячной денежной выплаты) заполняются соответствующие графы: фамилия, имя, отчество получателя, адрес получателя с указанием почтового индекса, вид назначенного пособия или вид ежемесячной денежной выплаты.
8.3. Сформированное личное дело получателя пособия ( ежемесячной денежной выплаты после утверждения решения о назначении пособия (ежемесячной денежной выплаты) передается специалисту, осуществляющему выплату для открытия лицевого счета получателя пособия ( ежемесячной денежной выплаты).
8.4. После оформления лицевого счета (счетов), на обложке личного дела получателя делается соответствующая отметка о номере лицевого счета (счетов), присвоенных получателю пособия (ежемесячной денежной выплаты), и личное дело сдается на хранение.
8.5. В случае назначения нового пособия (ежемесячной денежной выплаты), изменения размера по различным основаниям в соответствии с действующим законодательством в личное дело получателя вшиваются соответствующие документы, являющиеся основанием для назначения пособия (ежемесячной денежной выплаты) или изменения размера.
8.6. Действующие личные дела получателей государственных пособий и получателей ежемесячных денежных выплат хранятся на специально оборудованных стеллажах.
Порядок размещения действующих личных дел получателей государственных пособий и личных дел получателей ежемесячных денежных выплат в хранилище личных дел определяется приказом по территориальному органу социальной защиты населения (т.е. размещение дел в алфавитном порядке, по выплатным организациям, по участкам и пр.).
9. Порядок прекращения назначения и выплаты
ежемесяных государственных пособий гражданам, имеющим детей,
на основании предоставленных получателями сведений, влекущих
прекращение назначения и выплаты государственных пособий
9.1.Получатели пособий обязаны своевременно извещать органы, назначающие пособия гражданам, имеющим детей, о наступлении обстоятельств, влекущих изменение размеров пособий, или прекращении их выплаты.
9.2. При обращении в территориальные органы социальной защиты населения получателя пособия с сообщением о наступлении обстоятельств, влекущих прекращение их выплаты, специалист, осуществляющий прием заявлений для назначения пособий, предлагает заявителю заполнить соответствующее заявление о прекращении назначения и выплаты пособия.
9.3. Заявление о прекращении назначения и выплаты пособия заполняется в 2-х экземплярах, один из которых остается в территориальном органе социальной защиты населения, а другой выдается заявителю.
9.4. После заполнения заявителем Заявления о прекращении назначения и выплаты пособия специалист, осуществляющий прием заявлений для назначения пособий, проверяет правильность заполнения заявления, заверяет его своей подписью и проставляет дату приема заявления.
9.5. Один экземпляр заявления о прекращении назначения и выплаты пособия возвращается заявителю, второй экземпляр вносится в личное дело получателя пособия для оформления соответствующего распоряжения.
10. Проведение проверки предоставленных заявителем
сведений о доходах семьи
10.1. В соответствии с действующим законодательством, органы осуществляющие назначение и выплату пособий гражданам, имеющим детей, имеют право на выборочную проверку правильности предоставленных заявителем сведений о доходах семьи, в процессе которой указанные органы вправе запрашивать и безвозмездно получать указанную информацию у всех органов и организаций независимо от форм собственности.
10.2. Для проведения выборочной проверки специалист, осуществляющий назначение и выплату ежемесячного пособия на ребенка, оформляет и направляет запрос в соответствующий орган или организацию, сведения от которой необходимо получить для проверки правильности предоставленных заявителем сведений о доходах семьи.
10.3. Запрос заполняется в 2-х экземплярах, один из которых хранится в территориальном органе социальной защиты, а второй направляется в запрашиваемую организацию. В запросе содержится исходящий номер и дата отправки запроса.
10.4. Запрос регистрируется в Журнале регистрации проведения проверки правильности предоставленных заявителем сведений о доходах семьи.
10.5. В случае, если при проведении проверки правильности предоставленных заявителем сведений о доходах семьи возникает необходимость направления запроса в несколько организаций, каждому запросу присваивается свой исходящий номер по Журналу регистрации проведения проверки правильности предоставленных заявителем сведений о доходах семьи.
10.6. При получении всей необходимой информации, запрошенной в ходе проведения проверки правильности предоставленных заявителем сведений о доходах семьи, специалистом по назначению государственных пособий составляется соответствующий акт о проведении проверки правильности предоставленных заявителем сведений о доходах семьи.
10.7. Документы, представленные гражданином для назначения пособия, в отношении семьи которого проводится проверка правильности предоставленных заявителем сведений о доходах семьи или личное дело получателя пособия находится на контроле у специалиста по назначению пособий гражданам, имеющим детей, ответственному за проведение проверки правильности предоставленных заявителем сведений о доходах семьи.
10.8. Акт о проведении проверки правильности предоставленных заявителем сведений о доходах семьи составляется в 1-м экземпляре и помещается в личное дело получателя пособия вместе с полученными в результате проверки сведений о доходе семьи документами или хранится с решением об отказе в назначении государственного пособия вместе с полученными в ходе проверки документами.
10.9. Акту о проведении проверки правильности предоставленных заявителем сведений о доходам семьи присваиваются номер и дата.
10.10. Номер акта о проведении проверки правильности предоставленных заявителем сведений о доходах семьи присваивается ему в соответствии в его регистрацией в Журнале регистрации проведения проверки правильности предоставленных заявителем сведений о доходах семьи.
Датой Акта о проведении проверки правильности предоставленных заявителем сведений о доходах семьи является дата его составления.
10.11. В соответствующую графу Акта о проведении проверки правильности сообщенных заявителем сведений о доходах семьи вписывается предложение по итогам проверки правильности сообщенных заявителем сведений о доходах семьи (принять решение о назначении пособия, решение о прекращении выплаты государственного пособия и пр.).
10.12. Журнал регистрации проведения проверки правильности предоставленных заявителем сведений о доходах должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписью руководителя территориального органа социальной защиты населения.
11. Порядок закрытия личных дел получателей пособий
и ежемесячных денежных выплат
11.1. При утрате получателем пособия права на получение пособия (ежемесячную денежную выплату) в соответствии с действующим законодательством, его личное дело подлежит закрытию.
11.2. Специалист, осуществляющий назначение пособий (ежемесячных денежных выплат) вносит в личное дело получателя соответствующее распоряжение о прекращении назначения и выплаты пособия или ежемесячной денежной выплаты.
11.3. После утверждения распоряжения о прекращении назначения и выплаты пособия (ежемесячной денежной выплаты) личное дело получателя передается специалисту, осуществляющему выплату для одновременного закрытия лицевого счета.
11.4. После закрытия лицевого счета (счетов) на внутренней стороне обложки личного дела получателя в специальной графе «Отметка о закрытии личного дела» делается соответствующая отметка. При этом указывается вид пособия или вид ежемесячной денежной выплаты, выплата которого прекращается, дата, с которой прекращается выплата, дата окончания выплаты, т.е. месяц включительно, по который получателю произведена выплата, указывается номер закрытого лицевого счета.
11.6. Закрытые личные дела получателей пособий и получателей ежемесячных денежных выплат сдаются на хранение в архив.
11.7. Закрытые личные дела получателей пособий и получателей ежемесячных денежных выплат хранятся в архиве закрытых личных дел территориального органа социальной защиты населения, в течение пяти лет.
12. Порядок пересылки личных дел получателей
пособий и ежемесячных денежных выплат
12.1. Основанием для пересылки личного дела получателя является перемена места жительства.
12.2. Пересылке подлежат личные дела получателей ежемесячного пособия на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет и получателей компенсационной выплаты женщинам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет. Личные дела получателей ежемесячных денежных выплат пересылаются в пределах Тверской области.
12.3. Личное дело получателя пособия по беременности и родам, единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности, получателя ежемесячного пособия на ребенка и личное дело получателя единовременного пособия при рождении ребенка пересылке не подлежат (кроме случаев, когда в одном деле объединены пособие по беременности и родам, единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности и пособие на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет или компенсационная выплата женщинам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет).
12.4. Заявление о запросе личного дела получателя пособия или получателя ежемесячной денежной выплаты заполняется заявителем в 2-х экземплярах, один из которых остается в территориальном органе социальной защиты населения, а другой выдается заявителю.
12.5. После заполнения заявителем заявления о запросе личного дела получателя пособия (ежемесячной денежной выплаты), специалист, осуществляющий прием заявлений, проверяет правильность заполнения данного заявления и регистрирует его в Журнале регистрации заявлений о запросе личных дел получателей пособий и ежемесячных денежных выплат.
12.6. Запрос личного дела получателя пособия (ежемесячной денежной выплаты) оформляется в 2-х экземплярах, один из которых остается в территориальном органе социальной защиты населения, направляющем запрос, а второй направляется в территориальный орган социальной защиты населения, из которого необходимо истребовать личное дело получателя.
12.7. Журнал регистрации заявлений о запросе личных дел получателей пособий и ежемесячных денежных выплат должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписью руководителя территориального органа социальной защиты населения.
12.8. Пересылке подлежат только закрытые в установленном порядке личные дела получателей государственных пособий и получателей ежемесячных денежных выплат.
12.10. К высылаемому (выдаваемому на руки получателю) личному делу получателя пособия или получателя ежемесячной денежной выплаты прикладывается сопроводительное письмо с описью.
12.11. Личные дела получателей пособий (ежемесячных денежных выплат), высылаемые в связи с запросом личного дела или выдаваемые получателю на руки по заявлению о выдаче личного дела подлежат регистрации в Журнале пересылаемых личных дел получателей пособий и ежемесячных денежных выплат.
12.12. Журнал пересылаемых личных дел получателей пособий и ежемесячных денежных выплат должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписью руководителя территориального органа социальной защиты населения.
12.13. Журнал пересылаемых личных дел получателей пособий и ежемесячных денежных выплат после его окончания подлежит хранению в территориальном органе социальной защиты населения в течение 10 лет.
13. Порядок приема личных дел получателей пособий
и получателей ежемесячных денежных выплат, поступающих
в территориальные органы социальной защиты населения
13.1. Личные дела получателей пособий и ежемесячных денежных выплат, поступающие в территориальный орган социальной защиты населения в соответствии с направляемым им запросом, а также представляемые самими получателями пособий ( ежемесячных денежных выплат) подлежат регистрации в Журнале приема поступающих личных дел получателей пособий и ежемесячных денежных выплат.
13.2. Журнал поступающих личных дел получателей государственных пособий и ежемесячных денежных выплат должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписью руководителя территориального органа социальной защиты населения.
14. Порядок назначения пособия по поступившим в
территориальный орган социальной защиты населения личным делам
получателей пособий и получателей ежемесячных денежных выплат
14.1. При предоставлении в территориальный орган социальной защиты населения личного дела получателя пособия (ежемесячной денежной выплаты) гражданин заполняет заявление и представляет справку с нового места жительства.
14.2. Специалист, осуществляющий назначение пособий и ежемесячных денежных выплат вносит в личное дело получателя соответствующее решение о назначении и выплате пособия или ежемесячной денежной выплаты или об отказе в назначении.
14.3. После утверждения решения о назначении и выплате пособия или ежемесячной денежной выплаты, на внутренней стороне обложки личного дела получателя в графу «Отметка о постановке на учет личного дела получателя» вносится соответствующая запись. В ней указывается вид пособия или вид ежемесячной денежной выплаты, назначение и выплата которого будут осуществляться по настоящему личному делу получателя, дата, с которой назначено пособие или ежемесячная денежная выплата.
В этой графе указывается номер лицевого счета, присвоенный получателю, по которому будет осуществляться выплата по настоящему личному делу получателя, подпись руководителя территориального органа социальной защиты населения, а также гербовая печать территориального органа социальной защиты населения.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.