подпись в счет фактуре если нет главного бухгалтера
Счет фактура без подписи главбуха: точка зрения поставщика
Согласно официальной позиции Министерства финансов, изложенной в письме № 03-04-11/212 от 29.11.2004 г., в случае отсутствия на счете-фактуре подписи лица, уполномоченного подписывать счета-фактуры за главного бухгалтера, такой документ признается составленным с нарушением установленного порядка и не может служить основанием для принятия к вычету соответствующих сумм НДС.
Но что делать, если в штатном расписании должность главного бухгалтера не предусмотрена? Ведь в соответствии с п. 2 ст. 6 Закона №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», руководитель организации в зависимости от объема учетной работы может передать ведение бухгалтерского учета специализированной организации или вести учет лично. Как не создать проблемы контрагенту?
Рассмотрим вариант, когда ведение налогового и бухгалтерского учета передано сторонней организации.
Зачастую в этом случае в штате фирмы-заказчика имеется специалист, который ведет первичную учетную документацию. А затем документы передаются в специализированную организацию для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете. Передача учета сторонней организации фиксируется в приказе об учетной политике на соответствующий финансовый год.
Согласно ст. 26 НК РФ, налогоплательщик (в нашем случае организация-заказчик) может участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, через уполномоченного представителя, представляющего его интересы в отношениях с налоговыми органами, а также иными участниками отношений, регулируемых законодательством о налогах и сборах. Представитель налогоплательщика осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством РФ (п. 1 и 3 ст. 29 НК РФ).
Закон N 129-ФЗ не содержит положений о порядке оформления первичных документов в случае ведения бухгалтерского учета специализированной организацией. Однако из п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ следует, что, если ведение бухгалтерского учета передано специализированной организации, централизованной бухгалтерии или бухгалтеру-специалисту, то документы, на которых необходима подпись главного бухгалтера, вместо него подписывает руководитель специализированной организации, централизованной бухгалтерии, либо специалист, ведущий бухгалтерский учет.
Кроме того, право подписи документов за главного бухгалтера может быть передоверено руководителем специализированной организации любому сотруднику данной организации. Однако это возможно только при условии, что доверенность, подписанная налогоплательщиком, допускает подобное передоверие (письмо Минфина №03-02-07/1-566 от 24.12.2009 г.).
Второй возможный вариант – руководитель компании ведет бухгалтерский и налоговый учет лично.
Это не противоречит трудовому законодательству, поскольку ТК не содержит норм, запрещающих директору совмещать должности внутри организации.
Подобное совмещение должно быть закреплено в учетной политике компании и утверждено соответствующим приказом (или иным распорядительным документом) руководителя.
Как правило, в таких случаях начальник расписывается на счете-фактуре дважды: за руководителя и за главного бухгалтера. А при проверке чиновникам представляют выписку из учетной политики или соответствующий приказ.
И, наконец, третий вариант – главбух заболел (в отпуске, в командировке и т.п.).
В этом случае целесообразна передача права подписи на период отсутствия. Сразу оговоримся, что штатное заместительство должно быть закреплено в трудовых договорах или должностных инструкциях сотрудников, которым передается право подписи.
Кроме того, временную передачу права подписи лучше оформить, опять же, приказом. Хорошо, если этот приказ будет учитывать положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
В принципе, его текст можно составить в произвольной форме, но он обязательно должен содержать следующую информацию:
Но что делать, если вы сами оказались в ситуации, когда вам выставили счет-фактуру с одной подписью? Об этом мы напишем в статье «Счет-фактура без подписи главбуха: точка зрения покупателя».
Кто подписывает счет-фактуру (нюансы)?
Кем подписывается счет-фактура
Вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры, продавец должен решать своевременно. Если эта функция в компании ни за кем не закреплена, может пострадать покупатель: неподписанный счет-фактура оставляет его без налогового вычета. Тот же результат ждет покупателя, если в полученном от продавца счете-фактуре будут стоять подписи неуполномоченных лиц.
Налоговый кодекс жестко не устанавливает, кто подписывает счета-фактуры, и не содержит запрета на то, чтобы счета-фактуры подписывали иные лица компании (менеджеры, финансовые специалисты и др.). Но фамилии и должности уполномоченных на подписание счетов-фактур сотрудников нужно отразить в приказе — тогда вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры в данной компании, будет решен.
Счет-фактура может подписываться не только доверенными лицами организации или ИП, но и бухгалтером-специалистом или сотрудниками другой компании. Как правило, это происходит, когда ведение бухгалтерского учета, включая подписание счетов-фактур, передано этим лицам на основании договора на оказание бухгалтерских услуг. Для того чтобы бухгалтер-специалист или сотрудники бухгалтерской компании, работающие по договору, могли подписывать счета-фактуры, необходимо также либо оформить доверенность на них, либо составить отдельное приложение к договору с указанием лиц, которых стороны уполномачивают на подписание счетов-фактур.
Кем и как выставляется и подписывается электронный счет-фактура, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный демо-доступ к системе К+. Это бесплатно.
С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.
Скачать новый бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель. Это бесплатно.
Остановимся подробнее на том, как правильно оформить доверенность на подписание счетов-фактур.
Как составить доверенность на подписание счетов-фактур: образец
Расписываться на счетах-фактурах любой сотрудник компании не может, т. к. в п. 6 ст. 169 НК РФ говорится, что в этом документе должны присутствовать подписи руководителя и главбуха либо иных уполномоченных лиц. Что касается ИП, то он должен поставить подпись в счете-фактуре сам или поручить эту работу доверенному лицу.
В крупных компаниях со сложной структурой управления руководитель может делегировать часть полномочий своим заместителям, штатным работникам или даже сторонним лицам.
В компаниях с незначительным документооборотом счет-фактура подписывается, как правило, директором и главбухом; индивидуальному же предпринимателю эту обязанность часто приходится исполнять единолично. Но если он решит избавить себя от этого труда, ему необходимо будет предоставить право подписи счетов-фактур путем оформления полномочий документально через доверенность, удостоверенную нотариусом (письмо Минфина России от 25.04.2017 № 03-02-08/24718). В этом случае в счете-фактуре будут указаны реквизиты сразу двух документов — выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.
Бланки доверенности не относятся к строго нормативным документам, поэтому и не определены законодательно. Но образец доверенности можно составить и самим, ориентируясь на стандартные формы и тем самым определяя, кто подписывает счета-фактуры в отсутствие руководства.
Доверенность на подписание счетов фактур, ее образец вы можете посмотреть на нашем сайте.
На фирменном бланке
гор. ____________________ «___»____________ ___ г.
в лице _________________________________, действующего на основании ____________,
(Ф. И. О. руководителя, его должность)
настоящим уполномочивает ____________________________________________________
(Ф. И. О. и занимаемая должность)
паспорт: серия и № ________ выдан ___ ___ ______ кем _________________________,
зарегистрирован по адресу: ______________________
подписывать за директора (главного бухгалтера) счета-фактуры.
Доверенность выдана сроком на ______________ без права передоверия.
Подпись _________________________ ________________________ удостоверяю.
(Ф. И. О. доверенного лица) (подпись доверенного лица)
_______________________________ _________________ _______________
(должность руководителя) (подпись) (Ф. И. О.)
А по ссылке ниже вы можете скачать готовый образец:
Передача полномочия иным лицам, образец приказа на право подписи счетов-фактур
Рассмотрим пример. Директор ООО «Зеленый мир» Патрикеев Р. А. часто по служебной необходимости выезжает в загранкомандировки. За главбухом компании закреплена обязанность по контролю за ведением бухучета в региональных подразделениях, поэтому она тоже часто бывает в отъезде. В результате возник вопрос: кто подписывает счета-фактуры в их отсутствие?
Для решения вопроса в компании издали приказ «О предоставлении права подписи счетов-фактур» от 21.09.2017 № 167, после оформления которого вопрос «Кто подписывает счета-фактуры?» больше не поднимался. Таким образом, компания выполнила требования закона и избавила себя и своих покупателей от потенциальных претензий со стороны контролеров.
ВАЖНО! Перед написанием приказа о том, кто имеет право подписывать счета-фактуры, лучше открыть ГОСТ Р 6.30-2003 и ознакомиться с требованиями к оформлению организационно-распорядительной документации.
Образец приказа вы можете посмотреть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Надо ли подписывать счет-фактуру с двух сторон
При большом количестве информации, которую следует отразить в этом документе, может так случиться, что одной страницы будет недостаточно. НК РФ не содержит запрета на оформление счета-фактуры на нескольких листах.
Чтобы у получателя не возникло опасения насчет достоверности данных, рекомендуем переносить часть табличной формы на другой лист, чтобы это выглядело как продолжение предыдущего. Кроме того, составителю документа можно вменить в обязанность визирование каждой страницы счета-фактуры.
Для наглядности вся информация отражается на отдельных листах, скрепленных и пронумерованных. Можно отразить данные и на обороте, но это неудобно бухгалтерам, обрабатывающим прошитые в архив документы. Реквизиты, определяющие, кто подписывает счета-фактуры в организации («Руководитель организации» и «Главный бухгалтер»), указываются на последнем листе. Такое расположение подписей не является нарушением, если не разорвана сквозная нумерация.
Итоги
Вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры, должен решаться своевременно. Если это делает руководитель (ИП) или главбух, дополнительных действий не нужно, если же подписи ставят иные лица, то необходимо закрепить их полномочия изданием соответствующего локального акта (приказа, распоряжения) или оформления доверенности.
Эти документы официально определят, кто подписывает счета-фактуры, и вашему контрагенту не придется спорить с проверяющими и отстаивать вычет в случае подписания счета-фактуры неуполномоченными лицами.
Главбух без права подписи: точно ли он нужен вашему бизнесу? Как оформить, плюсы и минусы
Главбух — второе лицо компании после директора. Обычно у него не только много обязанностей, но и достаточно руководящих прав, в частности есть право подписи финансовых документов, в т.ч. в банке. Но иногда руководитель по каким-то причинам не хочет, чтобы у главного бухгалтера были такие широкие полномочия, что тогда делать? Главбух без подписи — законно ли это, какие преимущества и недостатки есть в этом случае у сотрудника и бизнеса?
А так вообще можно?
Да, закон позволяет принять на работу главбуха, не давая ему права подписи. Хотя конечно полностью этого права главного бухгалтера обычно не лишают, просто ограничивают перечень документов, которые он должен подписывать.
Вместо бухгалтера, без каких-либо дополнительных приказов и доверенностей, документы может подписывать руководитель. Другим сотрудникам делегирование права подписи происходит на основании распорядительного документа (приказа) или доверенности (обычно на разовые операции, например, подписание договора или получение матценностей).
Итак, давайте посмотрим, какие законы позволяют не давать главбуху право подписи :
Т.е. если в организации есть главбух, то подписывать документы должен он, если при этом есть рядовые бухгалтеры, то право подписи может быть передано им. Если же руководитель сам составляет документы по операциям в кассе, то и подписывать все будет сам.
Плюсы и минусы главного бухгалтера без подписи
Многие первичные документы и отчетность требовали обязательной подписи главбуха. Но это, во-первых, тормозило работу компании (документы проходили как минимум двойное согласование и визирование — у директора и бухгалтера), а во-вторых, ставили главных бухгалтеров в сложное положение — даже если ты не согласен с каким-то документом, тебе нужно его подписать, иначе его просто невозможно сдать, например, в налоговую.
После того, как подпись главбуха пропала из отчетов и даже баланса, а также перестала быть обязательной в большинстве первичных документов, сразу обозначились плюсы и минусы ее отсутствия.
Плюсы для бухгалтера:
Плюсы для организации:
Минусы для бухгалтера:
Минусы для бизнеса:
Отметим, что нередок случай, когда по факту сотрудник исполняет обязанности главбуха, но должность его звучит иначе, как правило, просто « бухгалтер ». Так руководитель старается обезопасить себя от несанкционированных действий работника и в то же время упрощает вопрос с документами — нет главбуха, значит за него будет расписываться сам директор.
Как оформить главного бухгалтера без подписи
Прием на работу бухгалтера не отличается от этой процедуру для любого другого сотрудника.
Берем заявление о приеме на работу, уточняем, какая у сотрудника книжка — бумажная или электронная, будет ли он писать заявление о переходе на ЭТК, оформляем трудовой договор, приказ о приеме, отправляем форму СЗВ-ТД в ПФР, не забываем познакомить главбуха со всеми существующими положениями компании — о зарплате, подотчете, командировках, провести положенные инструктажи по ТБ и тому подобное.
Сотрудника также надо будет ознакомить с его должностной инструкцией — в нее можно как раз внести и сведения о праве подписи документов. Либо оформить для этого отдельный приказ.
А наказать главбуха без права подписи можно?
Конечно, ведь он как и другие сотрудники может нести материальную ответственность. К примеру, если отвечает за работу с наличными. Будет возмещать ущерб, если его нанес — сломал ноутбук, допустим.
Отказываться же от уплаты штрафа директору не рекомендуем. Обычно его размер не очень большой. Например, за неподачу нулевой декларации — 1000 рублей, за позднюю отправку СЗВ-М с тремя сотрудниками — 1500. Но если при этом на момент подачи отчета не был уплачен налог или нарушение длящееся (к примеру, не пробивали чеки по онлайн-кассе полгода), то и накажут суровее. Кстати, наблюдать за работой онлайн касс можно в одном кабинете — здесь вы сразу увидите, бьются ли чеки, на какую сумму прошли продажи и что именно было продано, все в режиме реального времени.
В итоге выбор — давать главбуху право подписи или нет, лежит на руководителе, а ему следует взвесить все за и против, которые мы привели в статье. Зачастую наделение главного бухгалтера правом подписи позволяет увеличить ответственность сотрудника и сделать его более внимательным к ведению учета.
Вычет налога по счету-фактуре, который не подписан главным бухгалтером, возможен
Сергей Рюмин, управляющий партнер ООО «КАФ “ИНВЕСТАУДИТТРАСТ”»
Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю сумм налога на добавленную стоимость к вычету из бюджета. Поэтому вопросы о правильности их оформления, в том числе о наличии всех необходимых реквизитов, не перестают быть актуальными. На этот раз специалистам Минфина России был задан вопрос о вычете НДС на основании счетов-фактур, не подписанных главным бухгалтером в связи с отсутствием такой должности в штате поставщика. (Письмо Министерства финансов РФ от 02.07.13 № 03-07-09/25296)
На кого возлагаются обязанности по ведению бухгалтерского учета
Согласно пункту 3 статьи 7 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ), действующего с 1 января 2013 года, руководитель экономического субъекта (за исключением кредитных организаций) обязан возложить ведение бухгалтерского учета, а также составление отчетности на главного бухгалтера (иное должностное лицо) либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухучета. При этом руководители малых и средних предприятий могут заниматься учетом сами.
Если подписи главбуха нет
Финансисты напомнили налогоплательщикам, что в соответствии с пунктом 2 статьи 169 НК РФ счета-фактуры являются основанием для принятия НДС к вычету при выполнении требований, прописанных в пунктах 5, 5.1 и 6 данной статьи.
Пунктом 6 статьи 169 НК РФ установлено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
Согласно пункту 2 статьи 169 НК РФ, ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не считаются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.
Какие выводы из этого следуют?
Во-первых, можно понять, что отсутствие подписи главного бухгалтера на выставляемом счете-фактуре чиновники в любом случае признают ошибкой. В принципе с таким подходом надо согласиться. Ведь из норм как Закона №402-ФЗ, так и пункта 6 статьи 169 НК РФ следует, что всегда имеется человек, который непосредственно выполняет функции главного бухгалтера и может ставить свою подпись от его лица, либо организация может своим приказом уполномочить на проставление такой подписи от лица главного бухгалтера именно на счетах-фактурах любое иное лицо.
Во-вторых, финансисты рассматривают такую ошибку как несущественную, то есть не препятствующую налоговикам идентифицировать продавца, а значит не являющуюся основанием для отказа в вычете суммы НДС, указанной в счете-фактуре, который не заверен подписью главного бухгалтера.
Как избежать претензий
Учитывая, что правильность оформления счетов-фактур всегда является предметом контроля налоговиков в ходе проверок, поставщикам лучше не допускать подобных недочетов, чтобы не создавать лишних трудностей своим покупателям. Даже при вполне обоснованном отсутствии должности главного бухгалтера поставщику лучше не рассылать покупателям письма с подробным объяснением, почему нет соответствующей подписи в выставленных счетах-фактурах, а поручить проставлять на них такую подпись от лица главного бухгалтера любому иному лицу своей организации на основании специального приказа. И тогда покупатели точно избегут претензий налоговиков.
Как неоднократно указывали сами налоговики в своих разъяснениях (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 25.05.07 № 19-11/048795), такие реквизиты счета-фактуры, как «руководитель организации. » и «главный бухгалтер. », являются формализованными показателями. Данные реквизиты применяются и в случае подписания счета-фактуры иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Следовательно, изменение или дополнение реквизитов счета-фактуры «руководитель организации. » и «главный бухгалтер. » законодательством не предусмотрено. Вместе с тем, если счет-фактура подписан уполномоченным лицом с указанием непосредственно его должности, такой счет-фактуру нельзя рассматривать как составленный с нарушением требований пункта 6 статьи 169 НК РФ.