подписание трудового договора эцп
Путин подписал закон об электронных трудовых договорах и других документах
Закон уже вступил в силу, за исключением отдельных положений.
Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, котоорый сегодня подписал российский президент, внесены изменения в Трудовой кодекс, направленные на введение электронного кадрового документооборота (законопроект № 1162885-7). Закон в целом уже вступил в силу, за исключением отдельных положений.
ТК дополнен новой статьей 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Бумаги, которые еще вчера следовало обязательно оформлять в письменном виде, теперь достаточно будет составить в электронном, не используя бумажный носитель.
Кто заплатит за подпись
Использовать электронный кадровый документооборот или нет – решает работодатель, однако каждый работник сможет отказаться от этого. Чтобы отказ имел место, достаточно будет просто ничего не подписывать. И только если работник намерен согласиться – надо будет оформить соответствующий документ. В случае отказа остается шанс передумать позднее.
Если большинство согласилось, то несогласных не смогут принудить насильно. Это – важное отличие от первоначальной версии законопроекта. Еще одна важнейшая деталь, сделавшая законопроект лояльным к работникам – расходы на обеспечение работников электронными подписями и на их обслуживание будет нести работодатель.
Технические решения
Документооборот может быть реализован посредством или платформы «Работа в России» (будет реализован доступ, в том числе, посредством портала госуслуг), или специальной информационной системы работодателя.
При использовании системы работодателя для ряда документов (в том числе при внесении в них изменений) потребуется усиленная квалифицированная ЭП работодателя:
Для перечисленных выше и ниже документов нужна будет усиленная подпись работника:
Экспериментаторам легче
Участники эксперимента по электронному кадровому документообороту могут продолжать, как у них это налажено, и пока ничего не менять. При этом принять локальные акты в соответствии с новыми требованиями надо будет до 1 июля 2022 года.
Электронная подпись в кадровых документах
Предполагается, что электронный кадровый документооборот будет применяться уже в конце этого года, соответствующие поправки будут внесены в Трудовой кодекс РФ. Но на сегодняшний день применение электронной подписи в кадровых документах весьма ограничено.
Переход на кадровый ЭДО
Общий запрос на цифровизацию возникает во многих сферах, например, электронные документы стали частью бухгалтерской и налоговой документации. Сейчас планируется перевод на электронный формат и кадровых документов.
Можно выделить следующие этапы, предпринятые законодателем в целях введения электронного кадрового документооборота (далее – ЭДО).
1. Предусмотрена возможность заключения трудовых договоров с дистанционными работниками в электронном виде. Так, в 2013 году в Трудовой кодекс РФ была введена норма о праве работодателя заключать трудовой договор о дистанционной работе путём обмена электронными документами (ст. 312.2 ТК РФ).
2. В 2020 году введены так называемые электронные трудовые книжки.
3. Проводится эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота. С этой целью Трудовой кодекс РФ планируется дополнить соответствующими положениями.
Предполагается, что уже в ноябре 2021 года в ТК РФ появится новая статья 22.1, которая будет определять порядок электронного документооборота в сфере трудовых отношений.
Можно ли сейчас кадровые документы подписывать электронной подписью
В настоящее время возможность применения электронного кадрового документооборота весьма ограничена.
Фактически полноценно использовать электронные документы и подписывать их электронной подписью (далее также – ЭП) возможно только во взаимоотношениях с дистанционными работниками. С этой категорией сотрудников можно использовать электронную подпись при заключении трудового договора, дополнительного соглашения, договора о материальной ответственности, соглашения о расторжении трудового договора и ряда других документов.
Обратите внимание, работодатель при подписании этих документов должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), работник – УКЭП или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).
Но дистанционные работники – это особая категория сотрудников, для которых предусмотрены специальные нормы регулирования отношений (глава 49.1 ТК РФ). На остальных работников данные правила не распространяются.
Для всех остальных категорий работников действуют общие правила, установленные Трудовым кодексом. При этом следует отметить, что ТК РФ в отношении большинства документов предусматривает письменную форму или необходимость ознакомления работника с документом под подпись. Перечень норм ТК РФ, которые предусматривают именно такой способ подписания документов, сделал Минтруд России в письме от 06.03.2020 № 14-2/ООГ-1773. Это трудовой договор, различные соглашения, заявления, уведомления и т.д.)
При этом Минтруд в своём письме обращает внимание, что в настоящее время электронный документооборот не предусматривается. В то же время представители ведомства указывают, что для обеспечения юридической значимости документов, заявление работник, в частности, должен подписать усиленной квалифицированной электронной подписью.
В качестве рекомендации на сегодняшний день можно дать следующий совет. Не стоит торопиться с переводом значимых кадровых документов в электронный формат, необходимо дождаться введения в действие новой статьи 22.1 ТК РФ, которая определит правила электронного документооборота.
Вместе с тем, если ТК РФ не предусматривает составление документа в письменной форме или не требует необходимости ознакомления работника с документом под подпись, можно использовать электронную форму документа и электронную подпись.
Итоги эксперимента по введению ЭДО
К ноябрю 2021 года должен завершиться эксперимент, проводимый Минтрудом России в соответствии с положениями Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». В ходе данного эксперимента среди его участников проводится апробация использования электронного формата кадровых документов. Изначально планировалось завершить эксперимент к 31 марта 2021 года, но впоследствии срок был продлён до 15 ноября 2021 года. К этому моменту уже планируется вступление в силу Федерального закона, который внесёт дополнения в Трудовой кодекс РФ. К настоящему моменту законопроект № 1162885-7 о внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений) рассмотрен Госдумой в первом чтении.
Следует отметить, что новые правила будут действовать как раз в отношении тех документов, которые сейчас создаются на бумажном носителе: трудовые договоры, допсоглашения, договоры о материальной ответственности, приказы, с которыми работника надо знакомить под подпись и т. д.
Работодателю на выбор будет предложено два варианта организации работы с электронными документами:
1. С использованием единой цифровой платформы «Работа в России». Каждый работодатель будет создавать свой личный кабинет, в котором и будут создаваться кадровые документы.
2. С использованием собственной информационной системы. Её работодателю потребуется разработать самостоятельно.
В зависимости от того, какой вариант выберет компания и будут определяться требования к использованию электронной подписи.
От выбора организацией одного из этих вариантов, будет зависеть вид используемой электронной подписи. Первый вариант предполагает наличие УКЭП или УНЭП у работодателя. Работник же сможет использовать простую электронную подпись.
Второй вариант – собственная система, потребует от работодателя использования УКЭП. Работник сможет подписывать документы УКЭП или УНЭП. Причём данный вид подписи работник будет использовать при подписании значимых документов: трудового договора, заявления на увольнение, согласия на перевод и ещё ряда документов, прямо названных в будущей ст. 22.1 ТК РФ. Остальные документы, если не будет предусмотрено иное, работник сможет подписывать простой электронной подписью.
Утверждено положение об электронных кадровых документах: что надо знать работодателям
Минтруд разработал положение (утв. приказом от 14.05.20 № 240н), в котором содержатся новые, важные для работодателей детали перевода кадровых документов в электронную форму. Так, положением утверждены формы заявлений об участии в эксперименте и об отказе от участия, названы кадровые документы, которые можно переводить в электронную форму. Кроме того, сообщается, какую информацию и как организации должны будут регулярно передавать чиновникам.
Закон о кадровом ЭДО
Напомним, что основы для перевода кадрового документооборота в электронный формат закреплены Федеральным законом от 24.04.20 № 122-ФЗ (далее — Закон № 122-ФЗ).
Пока для работодателей, сотрудников и кандидатов на работу участие в эксперименте по кадровому электронному документообороту (ЭДО) — строго добровольное. Закончится эксперимент 31 марта 2021 года. С большой долей вероятности после этой даты электронные кадровые документы станут обязательными для всех. Соответствующие поправки будут внесены в Трудовой кодекс (см. « Переход на электронные кадровые документы и сервис «Работа в России»: что надо знать работодателям »).
Минтруд разработал положение о порядке участия в эксперименте (утв. приказом от 14.05.20 № 240н; далее — Положение). Чиновники прояснили некоторые моменты, а также дополнили ряд положений Закона № 122-ФЗ.
Как присоединиться к эксперименту или отказаться от него
Чтобы стать участником, работодатель должен написать заявление и направить его в Минтруд до 1 декабря 2020 года. Рекомендованная форма приведена в приложении № 1 к Положению. В заявлении следует указать:
ВНИМАНИЕ
Закон № 122-ФЗ не уточняет, какие именно работодатели — организации или ИП — могут присоединиться к эксперименту. Но в форме заявления об участии предусмотрено поле для наименования работодателя — организации, а поле для ФИО работодателя — предпринимателя отсутствует. В пункте 5 Положения говорится, что в заявлении необходимо указать «ИНН организации» (тогда как ИНН предпринимателя не упоминается). Отсюда можно сделать вывод: по версии Минтруда переходить на электронные кадровые документы пока могут только юрлица.
Участник эксперимента может в любой момент отказаться от него. Для этого тоже понадобится заявление. Его рекомендованная форма приведена в приложении № 2 к Положению. Работодателю нужно сообщить свое название, ИНН и причину отказа.
Какие кадровые документы можно переводить в электронную форму
Виды документов, подпадающих под эксперимент, перечислены в приложении № 3 к Положению. К ним, в числе прочего, относятся:
ВАЖНО
Список является открытым. Работодатель вправе перевести в электронную форму любые кадровые документов (кроме трудовых книжек). Каждая организация вправе определить свой собственный перечень.
Использование сервиса «Работа в России»
Электронный документооборот можно осуществлять одним из двух способов: при помощи собственной программы работодателя, либо при помощи сервиса «Работа в России». Возможен и смешанный вариант. Он подразумевает, что часть документов создается, используется и хранится в своей информационной системе, а часть — в сервисе «Работа в России».
ВАЖНО
Даже если компания планирует пользоваться только своим софтом, ей все равно придется взаимодействовать с системой «Работа в России». Ведь, согласно Закону № 122-ФЗ, сотрудник вправе подать письменное заявление с просьбой размещать документы, связанные с его работой, в личном кабинете в указанной системе. Поэтому нужно сделать так, чтобы программное обеспечение работодателя и портал «Работа в России» могли обмениваться данными.
В период с 20 июля по 4 сентября 2020 года «Работа в России» будет применяться для целей эксперимента в режиме так называемой «опытной эксплуатации». В это время пользоваться данным сервисом смогут лишь те организации, которые до 1 июля выразили свое согласие. От них потребуется зарегистрироваться в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) и проследить, чтобы там зарегистрировались работники, выразившие согласие участвовать в эксперименте. Плюс к этому работодателям необходимо получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
Начиная с 1 октября 2020 года, пользоваться сервисом «Работа в России» смогут все желающие.
Электронные подписи и обмен документами
Способ передачи сведений работнику (или кандидату в работники), а также вид электронной подписи (ЭП) зависит от информационной системы и типа кадрового документа (см. таблицу).
Способ подписания электронных кадровых документов и передачи их сотрудникам (соискателям)
Сервис, который использует организация
Какая подпись используется при создании и изменении:
Как предоставить документ работнику (соискателю)
договоров: трудовых; ученических; о материальной ответственности; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
прочих кадровых документов
Усиленная квалифицированная ЭП работодателя;
простая ЭП сотрудника (ее ключ можно получить на портале «Работа в России»)
Усиленная квалифицированная ЭП работодателя;
вид ЭП работника определяется в локальном нормативном акте
Через личный кабинет работодателя. Работник (соискатель) может ознакомиться с документом через свой личный кабинет после аутентификации в системе
Две усиленные квалифицированные ЭП: работодателя и сотрудника. Работник вправе использовать усиленную неквалифицированную ЭП
Способ устанавливается в локальных нормативных актах и трудовых договорах
Обратите внимание
Комментируемое Положение крайне невнятно описывает процесс выдачи неквалифицированной электронной подписи работнику. Вот все, что сказано об этом в Положении: «УНЭП работнику выдается работодателем только с письменного заявления работника с подтверждением получения сертификата такой подписи работником». Соответственно, тем, кто хочет присоединиться к эксперименту, следует направить в Митруд запрос о том, как именно и с помощью каких программных средств работодатель может выдать работнику неквалифицированную электронную подпись.
О чем сообщать в Минтруд
В пункте 12 Положения говорится, что работодатели — участники эксперимента будут регулярно представлять в Минтруд информацию. Делать это нужно в сроки:
Для сообщения информации о ходе эксперимента следует использовать бланк, приведенный в приложении № 4 к Положению. Там, в числе прочего, есть поля для отображения данных об общей численности персонала; о количестве сотрудников, участвующих в эксперименте, и о тех, кто от него отказался. Есть поле, где нужно описать процедуру получения ЭП работника: через собственный или через внешний удостоверяющий центр. Есть строка для перечисления технических проблем, возникших при хранении электронных кадровых документов и проч.
ВНИМАНИЕ
Авторы Положения не назвали указанную информацию отчетностью, а ее представление — обязанностью. Штрафов за непредставление нет. Логично предположить, что регулярная передача данных в Минтруд является, по сути, делом добровольным.
Как подписывать кадровые документы с удаленными работниками
Практически в каждой компании есть удаленщики, которые «недосягаемы» физически для работодателя — как эксперты советуют подписывать с ними договора и акты, особенно должностные инструкции?
При оформлении прима на работу дистанционного работника возникает немало вопросов, связанных со сложностью документооборота. Поэтому до начала оформления кадровых документов компании необходимо решить, какой из двух вариантов кадрового документооборота будет применяться: традиционный или обмен электронными документами.
Вариант 1. Традиционный
Вариант 2. Обмен электронными документами (312.1 ТК РФ)
Однако для того чтобы обмен электронными документами между дистанционным работником и работодателем был законным, сторонам необходимо использовать электронную подпись.
Обратите внимание, трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи работника, поэтому, полагаем, что данный вопрос решается по соглашению сторон трудового договора.
До приема дистанционных работников рекомендую компании отразить в ПВТР применение дистанционной работы и особенности применения электронной подписи. Например,
Возникает вопрос, как быть, если стороны договорятся об использовании электронной подписи именно в трудовом договоре. Ведь до подписания трудового договора кандидат не будет знать том, что ему нужно получить электронную подпись. Налицо некоторая несостыковка правовых норм в этом вопросе. Полагаем, что когда принято решение о приеме кандидата на работу, дополнительном этапом до ознакомления его с локальными актами и подписания трудового договора должен быть этап согласования сторонами вопроса об использования цифровой подписи и получения работником электронной подписи.
Если стороны используют обмен электронными документами и электронную подпись возникает ряд практических вопросов:
• Должен ли работодатель отправить работнику договор для подписания в формате WORD или PDF?
• Должен ли работник отправлять документ работодателю в формате WORD (заполнив в электронном виде раздел «подписи сторон»)? Или должен направить документ в формате PDF? В этом случае он должен распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и только тогда отправить работодателю по электронной почте?
• Только ли электронной почтой могут пользоваться стороны или и другими каналами связи WhatsApp, Skype и т. д.?
• После получения документа от работника, как должно осуществляться хранение электронного документа, подписанного электронной подписью?
• Как на документе будет видно, что он подписан электронной подписью?
Пока разъяснений государственных органов или судебной практики по данным вопросам нет. Но прокомментировать эти вопросы можно исходя из определений электронного документа, данных в нормативных актах.
п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ:
Электронный документ — это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:
Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
То есть электронным считается как бумажный документ, получаемый (отправляемый) с помощью любого современного канала связи, по e-mail, WhatsApp или Skype и т.д., так и документ, изначально созданный и отправляемый в электронном виде и хранящийся на электронных носителях.
О том, что документ подписан электронной подписью будет видно на ярлыке файла. Кроме этого, можно в качестве дополнительного сервиса при получении электронной подписи заказать специальные отметки на самом тексте документа.
Рекомендации здесь могут быть такими:
Похожие проблемы возникают не только при оформлении трудового договора или ознакомлении с локальными актами, но и при оформлении кадровых документов. Кадровику, как обычно, следует попросить работника подписать согласие на обработку персональных данных (если планируется получать сведения у третьих лиц или передавать третьим лицам), обязательство о неразглашении коммерческой тайны (если в компании действует режим коммерческой тайны), заполонить анкету (если в компании используются анкеты), оформить приказ о приеме на работу, личную карточку работника.
Итоги
Вариант 1.Направить все указанные выше документы почтой и в сопроводительном письме попросить работника подписать в нужных местах и вернуть по почте. Работник соответственно подписывает документы и направляет их почтой в адрес работодателя.
Вариант 2. Направить документы в виде электронных документов, применив УКЭП. На наш взгляд, удобнее, если документы будут направлены в формате PDF, работник распечатает документы, подпишет собственноручно, сделает скан-копии и пришлет работодателю формате PDF, используя при этом УКЭП. Кадровый работник распечатает полученные документы, будет хранить бумажные варианты в личном деле, а электронные документы в специальной папке в электронном виде. Ведь именно электронные документы в данном случае будут являться оригиналами документов, а бумажные носители — лишь копиями.
Кроме того, обратите внимание, в силу ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. То есть, получив, документы для подписания, работник должен, например, ответить электронным письмом, о том, что документы получены. В свою очередь работодатель, при получении подписанных документов от работника, должен также в ответ направить письмо о получении документов. Детали этих подтверждений (не только срок, но, например, текст подтверждения, действия при проблемах, сбоях в получении и т.д.) следует предусмотреть в трудовых договорах и локальных нормативных актах.
Еще один возможный вариант при оформлении работника на дистанционную работу.
Вариант 3 — это явка в место нахождения работодателя для оформления. Если стороны согласны и транспортные расходы невелики — это приемлемый вариант. В таком случае можно и проверить документы работника, и ознакомить работника с локальными актами, и подписать договор, а также приказ, личную карточку и т.д.
Электронный кадровый документооборот: обзор популярных систем
15 ноября 2021 года закончился эксперимент с внедрением КЭДО. Теперь бухгалтера и кадровики ждут принятия поправок в Трудовой кодекс, которые позволят в полной мере использовать электронный документооборот в кадрах, не только с удаленными, но и с любыми другими сотрудниками. Мы подготовили обзор популярных систем для ведения КЭДО. Идеальная должна обладать несколькими качествами: быть простой, понятной и в то же время гибкой, интегрироваться с 1С, работать со всеми кадровыми документами.
СберКорус
Преимущества
Интеграция с 1С ЗУП
Электронная подпись для сотрудника
Выпуск происходит прямо внутри сервиса в настройках личного профиля. Сотрудник нажимает кнопку «Выпустить УНЭП», сервис формирует заявление, которое подписывает сотрудник с помощью СМС и УНЭП успешно подгружается в систему. Выпуск УНЭП занимает не более 1 минуты.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Компании могут вместе с экспертами СберКорус на онлайн-встрече посмотреть, как выглядит сервис в действии.
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Кадровый специалист и сотрудники работают в Веб-версии сервиса КЭДО:
Кадровик также может использовать привычный интерфейс учетной системы (пример 1С ЗУП):
А обычный сотрудник мобильную версию сервиса:
Какие документы поддерживаются
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Поддерживается. Можно обмениваться, например, документами с сотрудниками по договорам ГПХ, другими физлицами.
Скидки и акции
При переходе на КЭДО от СберКорус вы получите:
КЭДО от СберКорус подключила компания — ведущий производитель товаров личной гигиены и продукции медицинского назначения.
Срок внедрения: 1 месяц, с учетом постепенного перевода типов документов, которые участвуют в кадровом делопроизводстве компании
Такском
Преимущества сервиса
Решение Такском комплексное, это не только кадровый ЭДО, но и обмен электронными документами с контрагентами и контролирующими органами.
В рамках решения можно наладить управление сертификатами ЭП сотрудников (быстрая выдача, замена отзыв).
Интеграция с учётными системами
Возможность самостоятельного администрирования, регистрация сотрудников, управление интерфейсом, брендирование портала.
Интеграция по API
При возникновении споров – привлечение независимой третьей стороны (нас, как оператора).
Интеграция с 1С ЗУП
Электронная подпись для сотрудника
Для обеспечения сотрудников электронными подписями можно подключить дополнительный сервис Такском, который позволяет управлять получением, заменой и отзывом сертификатов внутри компании.
Какие документы поддерживаются
Всего более 200 типов документов, в т.ч. трудовые договоры и допсоглашения, журналы техники безопасности, заявления и акты.
Скидки и акции
Тариф формируется индивидуально и зависит от количества опций, которые потребуются клиенту.
Контур.Диадок
Преимущества сервиса
Количество подписываемых документов – не ограничено. Бесплатное и безлимитное хранение оригиналов документов на серверах Контура. Бесплатная техподдержка 24/7
Настройка
Выдача подписей
Подписание документов
Пожалуй, это самый важный пункт из всего списка. Контур — одна из немногих компаний, которая является оператором ЭДО и УЦ. В момент подписания документа система проверяет валидность и актуальность подписей, чтобы документ не потерял юридическую силу и был законно подписанным.
Маршруты согласования
В КЭДО от Контура реализованы гибкие маршруты согласования. Например, если в документ нужно добавить много согласующих или нужно заменить согласующих уже после запуска процесса.
Интеграция с 1С ЗУП
Есть. Сервис интегрируется с 1С ЗУП и помогает работать с кадровым ЭДО из одного окна: можно загружать, формировать и отправлять документы по КЭДО прямо из 1С.
Электронная подпись для сотрудника
ПЭП (простая электронная подпись) выпускается в веб сервисе КЭДО. НЭП и КЭП можно выпускать при помощи самого кадровика, чтобы по-минимуму озадачивать обычных сотрудников и они никуда не ходили за сертами.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Да, клиент может поработать на тестовой версии https://kedo.testkontur.ru/, а после оплаты перейти на рабочую программу.
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Какие документы поддерживаются
Заявления, график отпусков, приказы, расписание и др. По трудовому, ученическому договору и договору о материальной ответственности компании может сама принять решение — передавать их электронно или на бумаге.
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
Пользователи «Клерка» могут оставить заявку вот по этой ссылке и получить 25% скидки, если сообщат, что они узнали об акции из этого обзора.
Клиенты «Контура сами охотно рассказывают об опыте внедрения КЭДО. Вот вебинар с участием компаний Сима-ленд, Банки.ру, CS.Money, Bercut.
Преимущества сервиса
Интуитивно понятный интерфейс является одной из ключевых особенностей решения. Принципы просты и напоминают работу в самых распространенных интерфейсах и программах. Например, поиск документов в АТАЧ.КАДРЫ реализован, как в Google, а просмотр и сама «лента документов» – как в MS Outlook.
АТАЧ.КАДРЫ поставляется как коробочное решение с 10-ю стандартными типами документов и процессов. Для компаний с нетиповыми бизнес-процессами предусмотрены индивидуальные проекты внедрения с привлечением бизнес-консультантов в сфере кадровой цифровизации
Интеграция с 1С ЗУП
АТАЧ имеет возможность обмена данными с 1С ЗУП и любыми другими системами.
При оформлении отпуска заявление может передаваться из 1С:ЗУП в АТАЧ.КАДРЫ только для подписания. Либо весь процесс может быть реализован в системе: от создания заявления с использованием автоматической подстановки фамилии, исполнителя и других данных из 1С – до подписания руководителями, создания уведомления о начале отпуске и хранении в цифровом архиве.
Электронная подпись для сотрудника
Согласно 122-ФЗ, 63-ФЗ подписывать кадровые документы сотрудник может УНЭП, а кадровый специалист и руководитель – УНЭП/УКЭП в зависимости от вида документа.
АТАЧ.КАДРЫ позволяет подписывать документы УНЭП/УКЭП и обычной подписью ПЭП благодаря сервису подписания, входящему в решение.
Система позволяет подключить подпись, выпущенную любым удостоверяющим центром. Пользователь получит подпись в настройках личного кабинета сотрудника за минуту. Выпуск подписей вида УНЭП можно организовать внутри компании за счет собственных средств, а АТАЧ КАДРЫ легко обеспечит интеграцию.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Для любой компании команда АТАЧ.КАДРЫ реализует мини-проект на 10-15 пользователей и 2-3 кадровых процесса.
В отличие от тестового/демонстрационного периода, что является обычной практикой на рынке, команда АТАЧ.КАДРЫ не оставляет пользователя один на один с системой. Бизнес-аналитики и разработчики выявляют потребности клиента, вникают в особенности автоматизации кадровых процессов в компании и корпоративные правила. Команда предлагает решения по интеграциям систем и процессам, которые лучше всего первыми переводить в электронный вид.
Пилотный проект АТАЧ.КАДРЫ популярен благодаря легкому вхождению в цифровизацию. В среднем, 4 компании из 5 принимают решение перейти на КЭДО после пилотного старта.
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
АТАЧ.КАДРЫ это веб-приложение с доступом к полному функционалу решения с любого устройства. Интерфейс кадровика представляет собой удобный single-page кабинет с возможностями создать, подписать любой документ, найти и перевести в архив.
Какие документы поддерживаются
50+ типовых кадровых документов.
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
АТАЧ.КАДРЫ переведет в цифру 2 самых популярных бизнес-процесса: оформление отпуска и массовое ознакомление с локально-нормативными актами. Десять сотрудников смогут подписывать документы ПЭП/УНЭП в соответствии с действующим законодательством. Работодателю потребуется УКЭП.
Доступ к решению предоставляется на 2 месяца. Предложение действует до 31 декабря по промокоду KLERK.
Компания “ММК-Информсервис” перевела электронный вид 40+ кадровых процессов 1 сентября 2020 года в рамках 122-ФЗ. Кадровый документооборот компания ускорила в 8 раз.
Более 600 работников и руководителей подписывают кадровые документы с помощью обоих видов УКЭП: облачной и через USB-токен. Подписи выданы удостоверяющим центром Контур.Диадок в момент внедрения, когда правила электронного документооборота не регламентировали подписание неквалифицированными или простыми подписями.
В электронном виде персонал оформляет:
Пути документа по очередности согласования и подписания настроены под специфику кадровых процессов компании.
Внедрение системы пришлось на начало пандемии, когда впервые в истории работников пришлось переводить на удаленный режим. Поддерживать работоспособность организации удавалось в том числе благодаря дистанционному оформлению кадровых документов. Экономия времени на работе с документами составила от 15 минут до 1 часа в зависимости от процесса. Так, оформление отпуска с 2 дней сократилось до 2 часов.
LANDOCS
Преимущества сервиса
Интеграция с 1С ЗУП
Электронная подпись для сотрудника
КЭП через любой удостоверяющий центр, НЭП через технологию корпоративного удостоверяющего центра на базе решений КриптоПро, ПЭП с помощью встроенных в решение инструментов.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Внедрение и первые три месяца пользования — бесплатно при локальном внедрении КЭДО при подключении 30 и более пользователей.
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Отображение списка заявлений на отпуск, отправленных на согласование. Информация о сотрудниках подразделения, находящихся в отпуске.
Список заявлений на отпуск.
Создание заявления на отпуск.
Определение согласующих заявление на отпуск. Есть обязательные, которые автоматически заполняются системой, а есть те, которые пользователь заполняет вручную (например, указывает заместителя).
Процесс согласования заявления на отпуск.
Какие документы поддерживаются
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
Пользователи LANDOCS — это компании с различным штатом сотрудников — от нескольких десятков до десятков тысяч человек.
Lexema
Преимущества сервиса
Интеграция с 1С ЗУП
Электронная подпись для сотрудника
Выпустить собственные ОНЭП можно нажатием одной кнопки в Lexema-ECM с помощью встроенного сервиса. Кроме того, Lexema-ECM работает с Удостоверяющим центром Контур. В рамках партнерской программы электронная подпись поставляется в комплекте с Lexema-ECM, не требуется заключение дополнительных договоров с УЦ.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Вот, например, как выглядит заявление на дополнительный день отдыха от сотурдника:
А вот маршрут согласования заявления:
Какие документы поддерживаются
В системе уже есть готовые шаблоны, например, заявления сотрудника. Кроме того, можно самостоятельно настроить нужную форму, создав документ в конструкторе. К примеру, можно создать какой-то нестандартный документ вроде акта на передачу сим-карты.
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
Компания проводит бесплатное экспресс-обследование состояния документооборота по кадрам в компании. Определяется перечень документов, подлежащих подключению к системе КЭДО, количество рабочих мест. Составляется техническое задание и план внедрения.
Подробнее о проектах по внедрению ЭДО можно почитать здесь.
Также предлагаем посмотреть вебинар «Как просто стартануть КЭДО»:
1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С ЗУП)
Преимущества сервиса
1С остается популярной программой не только у бухгалтеров, но и у кадровиков. В ней можно не просто вести прием и увольнение сотрудников, но и считать зарплату, вести документы воинского учета, создавать трудовые договоры и приказы, штатное расписание, больничные листы, кадровые отчеты.
Кроме того, при использовании сервиса «1С:Кабинет сотрудника» можно настроить взаимодействие бухгалтерии или кадровой службы и сотрудников. С телефона работник может отправить заявление, посмотреть свои расчетные листки и т.д.
Интеграция с 1С ЗУП
Есть и легко подключается, в т.ч. в версии 1С:ФРЕШ.
Электронная подпись для сотрудника
Можно использовать ПЭП, сформированную системой (т.е. обычные логин и пароль идентифицируют пользователя). Также можно применять КЭП, полученную сотрудником в любом удостоверяющем центре.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Попробовать 1С: ЗУП в онлайн-версии можно бесплатно. Тестовый доступ предоставят официальные франчайзи. Вы можете найти список таких организаций на сайте 1С или посмотреть рейтинг “Клерка” компаний, которые являются партнерами 1С.
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
В 1С:ЗУП тот же привычный интерфейс, что и, например, в 1С:Бухгалтерии. Вот как выглядит оформление записи в электронной книжке:
Какие документы поддерживаются
В программе есть все необходимые документы по кадрам, дополнительно можно подключить обработки и формы, разработанные специально для организации.
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Расчеты с физлицами можно вести в 1С:ЗУП, а вот для самозанятых будет удобнее использовать обычную бухгалтерию, т.к. расчеты с ними равнозначны расчетам с различными поставщиками (ИП или организациями). Но при желании можно завести карточку на самозанятого, как физлицо и в 1С:ЗУП.
Скидки и акции
Их предоставляю партнеры 1С — официальные франчайзи. Информацию об активных акциях можно найти в блогах “Клерка”, например:
Миотех
Преимущества сервиса
Решение КЭДО от «Миотех» объединяет все ресурсы и системы компании: личный кабинет, ЗУП, внутренние базы данных и другие и донастраивает их, объединяя в эффективный бизнес-инструмент.
50% основных кадровых операций можно перевести на удаленное управление с применением ПЭП.
Благодаря внедрению КЭДО «Миотех»:
У системы понятный интерфейс, а работать в ней можно из любой точки мира, где есть интернет.
Интеграция с 1С ЗУП
Электронная подпись для сотрудника
Используется ПЭП и любая электронная подпись от аккредитованных УЦ.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Какие документы поддерживаются
Все типы кадровых документов:
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Возможно включение в систему любых электронных документов.
Скидки и акции
ГК «КСК» в течение года выдает сотрудникам примерно 24 000 справок. На обработку одного документа уходило 1,5 часа, а срок получения в среднем занимал 3 дня.
Специалисты «Миотех» установили роботизированного голосового помощника. Теперь сотрудник может позвонить на горячую линию и подать заявку в отдел кадров, IT или бухгалтерию. Теперь на оформление документов уходит всего несколько минут.
До 80% обращений на линию обрабатывает помощник, для работы с документами достаточно всего 1 сотрудника. Ежемесячные затраты на ФОТ снизились на 360 тыс. руб.
Клиентами «Миотех» стали Мегафон, Альфа Страхование, Спортмастер, Роснефть и другие крупные компании.
Directum HR Pro
Преимущества сервиса
Интеграция с 1С ЗУП
Электронная подпись для сотрудника
Можно пользоваться любой электронной подписью: квалифицированной, неквалифицированной и простой, включая облачную подпись.
Безопасность облачной подписи обеспечивается дополнительной аутентификацией по СМС.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
По заявке, оставленной на сайте, можно получить демодоступ. Также за один рабочий день специалисты свяжутся с вами, рассчитают стоимость решения, учитывая штат сотрудников и ответят на ваши вопросы, а также проведут индивидуальную демонстрацию.
Больше о сервисе вы можете узнать из этого видео:
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Интерфейс сервиса простой и понятный, никаких сложностей с работой у кадровика не возникнет:
Какие документы поддерживаются
Все кадровые документы. Есть готовые шаблоны организационных документов и регламенты.
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
ООО «Мон’дэлис Русь» выпускает известные продукты на российском рынке, например, шоколад Alpen Gold, Milka, печенье «Юбилейное» и др.
1000 сотрудников компании используют систему цифровых кадров. Командировки, отпуска, ознакомление с приказами и другими ЛНА ведется в электронном виде.
Благодаря переходу на кадровый ЭДО:
Кадровые документы со стороны работодателя подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Со стороны работника — простой электронной подписью.
Дистанционные сотрудники используют УКЭП.
HR-Link
Преимущества сервиса
Электронный кадровый документооборот сокращает рутинные операции и затраты на доставку документов. HRlink — это центр управления всеми документами сотрудников. Отправлять уведомления работникам можно по sms, email, Whatsapp, Telegram, Viber и API других сервисов.
Простота сервиса позволяет быстро внедрить его и начать использование.
В HRlink есть преднастроенная интеграция с 1С:ЗУП.
Сервис гарантирует, что документы клиента будут надежно сохранены в облаке. Для этого используется тройная репликация данных.
Интеграция с 1С ЗУП
Электронная подпись для сотрудника
Облачная УНЭП генерируется внутри сервиса. Можно сразу подписывать документы через sms, мессенджеры или почту. Кроме того, авторизацию и подписание документов, подготовленных в HR-Link, можно проводить через сайт Работа в России с использованием ЕСИА (аутентификации на Госуслугах).
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Можно подключить сервис бесплатно через банк ВТБ. Банк берет на себя расходы по подключению и использованию КЭДО.
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Интерфейс понятен как для сотрудника кадровой службы, так и для рядового работника, что позволяет начать работу в нем без продолжительного обучения:
Какие документы поддерживаются
Все виды кадровых документов.
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
Можно воспользоваться предложением о внедрении КЭДО от банка ВТБ.
Компания Авиаслейс подключилась к КЭДО от HRlink. С помощью сервиса организован удаленный наём сотрудников, ускорены процессы оформления документов, снижена нагрузка на HR, уменьшены затраты на курьеров.
Благодаря внедрению цифровых кадров удалось сократить сроки выхода новых сотрудников на работу, а также привлечь кандидатов из разных частей мира.
В планах перевод оставшихся кадровых процессов в электронный формат.
Преимущества сервиса
Работа с компанией — опытном игроком на рынке ЭДО. В СБИС уже сейчас множество бухгалтеров составляет и отправляет отчетность, формирует больничные листы, записи электронных трудовых книжек, ведет учет сотрудников.
Специальное решение “Управление персоналом и расчет зарплаты” позволяет:
Интеграция с 1С ЗУП
СБИС можно интегрировать с 1С двумя способами: через браузер или с помощью модуля внешней обработки. Кадровый электронный документооборот СБИС имеет готовый коннектор для 1С, позволяющий отправлять и получать кадровые документы, видеть их актуальное состояние.
Электронная подпись для сотрудника
По умолчанию в системе применяется КЭП, но можно использовать и другой вид ЭП.
Заказать УКЭП можно через удостоверяющий центр Тензор.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Интерфейс для тех, кто уже работал в СБИС, будет знакомым, а те, кто еще не работали в сервисе, быстро освоятся:
Сотрудник может заходить в личный кабинет как с телефона, так и из браузера. Например, может отправить заявление на согласование периода отпуска:
Какие документы поддерживаются
Все документы по кадрам. Можно использовать нестандартные документы — инструкции, служебные записки, другие. Кроме того, в базе есть готовые шаблоны документов.
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
О действующих акциях можно узнать на сайте оператора.
Один из последних проектов — внедрение КЭДО от СБИС у дистрибьютора алкогольных напитков Moët Hennessy.
150 сотрудников компании согласуют документы в СБИС.
За две недели организация получила готовый процесс оформления и согласования командировок в СБИС и инструкцию по использованию сервиса.
Приказ в бумажном виде из бухгалтерии передавался руководителю и сотруднику на подпись в виде оригинала, а потом опять возвращался обратно.
В итоге рутина отнимала больше времени, чем сама поездка.
После внедрения КЭДО вот как выглядит согласование:
Кроме того в системе настроена отмена командировок и согласование представительских расходов, а работа с авансовыми отчетами и отпусками.
В итоге вместо 3-5 дней на оформление документов стал уходить один рабочий день. Отправка заявки на командировку или отпуска сотрудником стала занимать пару минут.
Подробнее о кейсе читайте здесь.
Docsvision
Преимущества сервиса
Интеграция с 1С ЗУП
Есть. Docsvision можно интегрировать с кадровой и учётной системами: 1С, SAP и другими кадровыми сервисами компании.
Электронная подпись для сотрудника
Поддерживаются все виды электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Можно заказать доступ к демоверсии продукта.
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Какие документы поддерживаются
Можно оформлять широкий список документов:
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
Можно уточнить на сайте компании Docsvision.
Больше о переходе на КЭДО в этом ролике:
В ПАО АК «АЛРОСА» система объединяет 18000 сотрудников на нескольких территориях. Сегодня проект поддерживают 7 сотрудников – архитектор-разработчик, инженер-администратор, 3 функциональных инженера и 2 сотрудника первой линии поддержки.
«АЛРОСА» — это 32 структурных подразделений, 17 дочерних и зависимых общества по всей России.
Ежедневно в системе создается 3000 документов, проводится 2600 согласований и выставляется более 9000 поручений исполнителям.
При внедрении были достигнуты две основные цели: сократить сроки согласования документов и повысить контролируемость процессов прохождения документов со стороны руководства.
Также было достигнуто существенное сокращение объема бумажных документов.
Уникальными в данным проекте были территориальная распределенность (компания разделена на 2 площадки – Москва и Мирный) и масштаб (за месяц осуществляется порядка 6,5 тысяч уникальных подключений к СЭД).