положение о делопроизводстве ооо образец
Положение о делопроизводстве ооо образец
1.1. Настоящее Положение о делопроизводстве и документообороте (далее-Положение) разработано в соответствии с действующим Законодательством РФ по документационному обеспечению и архивному хранению документов, Уставом техникума.
1.2. Положение определяет порядок документирования деятельности организации, общие правила работы с документами, порядок организации документооборота и хранения документов в техникуме.
1.4. Документационное обеспечение управленческой деятельности техникума, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, организация документооборота и хранения документов, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на секретаря-делопроизводителя, заместителей директора по направлениям и ответственных исполнителей.
1.5. Должностные обязанности работников, отвечающих за делопроизводство в подразделениях техникума, регламентируются должностными инструкциями.
1.6. Требованиями настоящего Положения руководствуются все должностные лица и подразделения техникума.
2. Делопроизводство и документооборот
2.2. Руководитель техникума назначает ответственных лиц за ведение делопроизводства (ДП) в подразделениях техникума:
Все вышеперечисленные ответственные лица руководствуются инструкцией по делопроизводству и документообороту.
2.3.Документирование деятельно сти.
2.3.1. Документирование включает в себя все виды работ, связанные с составлением и оформлением документов в техникуме, в том числе:
2.3.2. По характеру движения различают следующие группы документов:
Порядок составления, оформления, обработки, регистрации и учета документов регламентируется инструкцией по делопроизводству и документообороту.
2.4. Организация документооборота включает в себя:
3. Организация работ с входящей документацией
3.1. Исполнение включает:
3.2. Входящие документы регистрируются секретарем-делопроизводителем в журнале регистрации входящей документации (Приложение А) в день приема и передаются на рассмотрение директору техникума.
3.3. Рассмотренные директором документы, согласно его визе, направляются исполнителям, о чем в журнале регистрации входящей документации делается соответствующая запись. Исполнитель расписывается в графе по получению документа.
3.4. При необходимости ознакомления нескольких должностных лиц с данным документом, их фамилии указываются в резолюции директора.
3.5. Документы передаются на исполнение исполнителям секретарем-делопроизводителем и подшиваются и хранятся в папке входящей документации. Дата возвращения документа указывается в журнале регистрации входящей документации.
4. Организация работ с исходящей документацией
4.1. Документы, поступившие от исполнителя, завизированные исполнителем (2 экземпляр) и подписанные директором, регистрируются секретарем-делопроизводителем в «Журнале исходящей документации» с присвоением даты регистрации, кода соответствующего подразделения согласно номенклатуры дел, утвержденных директором.
5. Постановка документов на контроль
5.1. Контролю исполнения подлежат входящие, зарегистрированные в установленном порядке документы, поставленные на контроль директором или лицом его замещающим согласно резолюции.
5.2. Контроль исполнения включает:
5.3. Постановка на контроль исполнения документов, поступающих в техникум, осуществляется согласно резолюции директора.
5.4. Поступающая корреспонденция рассматривается директором в установленном порядке, указывает в резолюции фамилию исполнителя.
5.5. В случае если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, их фамилии указываются в резолюции. В этом случае ответственность за исполнение несут все лица, указанные в резолюции.
Фамилия ответственного исполнителя подчеркивается или указывается в резолюции.
5.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с момента даты постановки документа на контроль. Конечная дата исполнения указывается в резолюции или содержится в тексте документа.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
5.7. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
6. Организация контроля исполнения документа
6.1. Исполнители обязаны предоставлять секретарю необходимую информацию по вопросам, касающимся исполнения документов, поставленных на контроль и несут полную ответственность за ее объективность.
7. Учет и обобщение результатов контроля
7.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после документированного подтверждения исполнения данного документа ответственным исполнителем.
Результаты исполнения отмечаются секретарем в журнале входящей документации.
7.2. Изменение срока исполнения производится только по указанию директора или лица его замещающего. Решение о переносе срока исполнения отражается в документе, и в журнале регистрации входящей документации.
О принятом решении директор должен поставить в известность секретаря-делопроизводителя для внесения соответствующих корректировок в журнал входящей документации и доведения решения до ответственных исполнителей.
8. Рассмотрение результатов контроля
8.1. На совещании руководителей рассматриваются результаты исполнения и причины невыполнения заданий.
8.2. По каждому невыполненному заданию директором принимается одно из решений:
8.3 Решения, принятые по каждому невыполненному заданию, фиксируются ведущим в протоколе совещания руководителей, имеющего силу приказа.
9. Организация приема телефонограмм
9.1. Прием телефонограмм осуществляется секретарём-делопроизводителем.
9.2. Учет входящих телефонограмм осуществляется в журнале учета входящих телефонограмм.
9.3. Секретарь знакомит под роспись с текстом телефонограммы исполнителя согласно резолюции директора.
10. Регистрация служебных и докладных записок сотрудников техникума
10.1. Служебные и докладные записки сотрудников оформленные на имя директора, визируются руководителем подразделения, регистрируются секретарем-делопроизводителем в журнале учета служебных и докладных записок в день приема, после чего рассматриваются директором.
10.2. Рассмотренные документы, согласно его визе, направляются исполнителям, о чем в журнале учета служебных записок делается соответствующая запись. Исполнитель расписывается в графе по получению документа.
11. Отправка документов с помощью факсимильной и электронной связи
11.1. Организация отправки факсимильного и электронного сообщения включает:
11.2. Подготовка документов к отправке осуществляется в подразделениях ответственными исполнителями.
11.3. Документ должен быть оформлен на светлой бумаге формата А4 и содержать четкий и разборчивый текст или графическое изображение. При
невыполнении этих требований исполнителем документа, секретарь не принимает документ на отправку.
11.4. Секретарь при передаче служебных документов по каналам факсимильной и электронной связи руководствуется следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов;
11.5. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
11.6. Отправка факсимильного сообщения при затруднительной передаче осуществляется многократно в течение дня, а по необходимости, переносится на следующий день.
11.7. Если по техническим причинам факсимильное сообщение не может быть отправлено в течение 2-х рабочих дней со дня подготовки, секретарь должен уведомить об этом исполнителя. В этом случае документ может быть отправлен по почте.
11.8. Оформление результатов отправки факсимильных и электронных сообщений.
11.9. Подлежащий передаче документ учитывается в журнале регистрации исходящих факсимильных и электронных сообщений, подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о дате и времени отправки.
12. Прием факсимильных и электронных сообщений
12.1. Организация приема факсимильных и электронных сообщений включает:
12.2. Прием факсимильных и электронных сообщений осуществляется секретарем в рабочем порядке с помощью факсимильного аппарата и компьютера.
12.3. Все распечатанные входящие факсимильные и электронные сообщения регистрируются в журнале регистрации входящих факсимильных и электронных сообщений.
12.4. Секретарь по договоренности с руководителями подразделений может удалять накопленные сообщения не чаще одного раза в месяц.
12.5. После регистрации факсимильные и электронные документы направляются директору или лицу, его замещающему для рассмотрения.
12.6. Доведение документа до исполнителя осуществляется секретарем-делопроизводителем согласно резолюции директора.
12.7. Дальнейшая работа с документом осуществляется согласно п. 3-8 настоящего Положения.
13. Организация телефонных междугородних переговоров
13.1. Телефонные междугородние переговоры осуществляются сотрудниками с разрешения руководителя с аппарата, имеющий доступ к междугородному выходу. Все результативные звонки фиксируются в журнале регистрации междугородных телефонных переговоров, который хранится у секретаря.
13.2. Длительность телефонных переговоров не должна превышать 6-7 мин.
13.3. Ответственность за учет междугородных переговоров несет секретарь.
14. Организация и хранение документов
14.1. В соответствии с Номенклатурой дел и Положением о делопроизводстве и документообороте в подразделениях формируют, оформляют дела, осуществляют оперативное хранение дел до истечения срока надобности, и затем передают их на архивное хранение в архив облпотребсоюза.
14.2. Организация хранения документов включает в себя:
14.3. При уничтожении дел составляются акт и перечень документов, подлежащих уничтожению. Акт и перечень документов передаются архивариусу.
Положение о делопроизводстве ооо образец
Зарегистрировано
в Министерстве юстиции
Российской Федерации
17 августа 2015 года,
регистрационный N 51922
УТВЕРЖДЕНА
приказом Федерального
архивного агентства
от 11 апреля 2018 года N 44
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях
I. Общие положения
1.2. Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.
1.4. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.
1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.
В организациях с небольшим объемом документооборота функции Службы делопроизводства могут выполняться работником (делопроизводителем, секретарем).
Служба делопроизводства организации действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего задачи и функции подразделения, его права и ответственность.
1.8. Должностные обязанности, права и ответственность работников Службы делопроизводства, делопроизводителей подразделений и иных работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.
1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.
При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.
1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.
Статьи 192, 193 Трудового кодекса Российской Федерации; пункты 2; 15.11 статьи 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях; статья 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 50, ст.7344; 2013, N 26, ст.3207; 2013, N 27, ст.3477; 2013, N 30 (Часть I), ст.4084; 2013, N 44, ст.5631; 2013, N 51, ст.6677; 2013, N 52 (Часть I), ст.6990; 2014, N 45, ст.6154; 2016, N 22, ст.3097; 2017, N 30, ст.4440; 2018, N 1 (Часть I), ст.65).
1.11. При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации, после чего организуется розыск документов.
Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.
1.12. На основе Примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководителем организации.
1.13. В целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.
II. Документирование управленческой деятельности
2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в организации издаются организационно-распорядительные документы.
2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности организации, должны быть оформлены по правилам, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.
2.3. Особенности оформления документов, создаваемых в структурных подразделениях организации и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами организации.
2.4. Создание документов в организации, использующей СЭД, в целях повышения эффективности использования СЭД, осуществляется с использованием шаблонов бланков документов и шаблонов документов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.
2.5. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений организации, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.
2.6. Документы организации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4.
2.7. Для изготовления документов в организации используются:
бланк письма для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации;
бланк письма с реквизитами на русском и одном из иностранных языков для ведения переписки с зарубежными корреспондентами.
По решению руководителя в организации могут использоваться другие бланки: бланк письма руководителя организации или иного уполномоченного им лица, бланк протокола, бланк письма структурного подразделения.
Для оформления резолюций на документе в организации могут использоваться бланки резолюций.
2.8. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности.
2.9. На бланках документов воспроизводится товарный знак и/или (эмблема) организации (при их наличии).
2.11. Бланки документов организации изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники.
2.12. Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.
2.13. Документы организации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее:
2.14. Документы, издаваемые совместно одной или несколькими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвующих в издании документа.
2.15. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
2.16. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
Размер шрифта (кегль) измеряется в пунктах (point); один пункт равен 1/72 дюйма, или 0,376 мм (сокращение: «pt»).
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
2.19. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
2.20. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста.
2.21. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист.
2.22. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом (разновидностью) организационно-распорядительного документа.
2.23. При подготовке документов организации используются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 :
Положение о документообороте и делопроизводстве
Из статьи вы узнаете:
Документооборот в компании
Под документооборотом подразумевают организацию движения документов от момента их создания или поступления до момента завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив.
В зависимости от сферы применения документооборот в компании разделяют на следующие категории:
Документооборот и делопроизводство – это тесно связанные понятия. Ведь документооборот включает в себя все стадии движения документации, а под делопроизводством подразумеваются все процессы работы с документами.
Без налаженной схемы документооборота невозможно организовать эффективную систему бухгалтерского, кадрового, налогового и управленческого учета. Более того, отсутствие единых правил работы с документами значительно усложнит взаимодействие между структурными подразделениями, управление персоналом и управление компанией в целом.
Вам также будет интересно:
Принципы организации документооборота в компании устанавливаются в положении о документообороте (далее – Положение).
Нормативное регулирование
При разработке Положения необходимо руководствоваться действующим законодательством, в частности:
Кроме этого, в процессе составления документа необходимо учесть нормы Указа Президента «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера», а также требования нового Госстандарта по делопроизводству ГОСТ Р 7.0.97-2016.
С 31.08.2018 года в РФ действует Примерная инструкция по делопроизводству в госорганизациях (приказ Росархива №44 от 11.04.2018 года). В государственных учреждениях этот документ является обязательным к применению. Что касается частных предприятий, то они могут использовать Инструкцию как пример при разработке собственного положения.
Структура Положения
Вам также будет интересно:
Утвержденной структуры Положения нет, однако обычно документ состоит из следующих разделов:
Содержание Положения
Основная цель, с которой утверждается Положение, — это нормативная регламентация делопроизводства и документооборота в компании. Структура и содержание документа должны отвечать поставленным задачам, которые поставлены работодателем.
Далее рассмотрим, что необходимо прописать в каждом из перечисленных выше разделов Положения.
Основные определения и термины
Фактически, в этом блоке нужно перечислить и дать определение всем специфическим терминам, которые используются по тексту. Это облегчит практическое применение локального акта и позволит минимизировать риск неоднозначных трактовок.
Вам также будет интересно:
Общие положения
В этом разделе укажите, что настоящий документ разработан и утвержден для применения в конкретном предприятии, учреждении или ООО. Пропишите, что каждое структурное подразделение обязано в своей работе учитывать нормы Положения.
В следующем пункте можно указать, что за организацию документооборота и контроль исполнения Положения отвечает отдел делопроизводства или единственный делопроизводитель, если в компании не создана отдельная служба.
Далее нужно определить категорию документации, на работу с которой нормы Положения не распространяются (например, документы, которые содержат информацию, отнесенную к гостайне).
Принципы организации документооборота
В этом блоке нужно перечислить основные принципы, в соответствии с которыми организовывается документопоток в ООО, ПАО или других формах юрлиц. Вот примерный перечень этих принципов:
Потоки документов в организации
В этом разделе Положения пропишите, что в документообороте компании в соответствии со спецификой обработки выделяют разные виды документопотоков, например:
Укажите, каким образом следует осуществлять отправку документов, например, почтовой связью, курьерской доставкой и электронной связью.
Порядок организации документооборота
Обычно данный раздел является наиболее объемным. Здесь необходимо перечислить и описать основные процедуры делопроизводства и документооборота. Порядок выполнения каждой из процедур нужно конкретизировать максимально подробно.
Для удобства раздел можно разбить на несколько подразделов, например:
Процедуры документооборота и этапы обработки информации
Здесь следует расписать, какие основные процедуры документооборота существуют в организации. Обычно сюда включают прием и первичную обработку, предварительное рассмотрение документов, регистрацию входящей корреспонденции, обработку и подготовку ответов, регистрацию исходящей корреспонденции, оформление и регистрацию внутренних документов и другое.
Прием и обработка документации
Укажите, что прием и обработка поступающих документов осуществляется службой делопроизводства.
При этом ответственные сотрудники обязаны:
Предварительное рассмотрение
Отдел делопроизводства также должен предварительно рассмотреть поступившую документацию. Это необходимо для того, чтобы выделить из массива входящей корреспонденции бумаги, которые необходимо рассмотреть безотлагательно.
Документы, не требующие немедленного рассмотрения руководством, могут направляться непосредственно в соответствующие структурные подразделения.
Регистрация поступающих документов
Вам также будет интересно:
В этом подразделе пропишите, что поступающие в организацию документы следует регистрировать только после того, как служба делопроизводства выполнит предварительное рассмотрение.
Укажите, что все поступающие документы следует зарегистрировать в день их поступления. На полученной документации проставляется регистрационный штамп и дата поступления.
Рассмотрение и исполнение документов
Зафиксируйте, что зарегистрированный документ следует передать руководителю или исполнителю, в адрес которого он поступил.
Руководитель рассматривает документ, после чего осуществляется наложение резолюции, содержащей конкретное поручение исполнителю.
Пропишите, что ответственность за обработку и исполнение документов возлагается на исполнителя, указанного в резолюции.
В этом блоке необходимо также конкретизировать обязанности исполнителя, указав, что последний обязан:
Работа с отправляемыми документами
В этом блоке нужно зафиксировать порядок работы с документами, подлежащими регистрации и отправке.
Здесь пропишите, что отдел делопроизводства и канцелярии перед регистрацией и отправкой документа обязан проверить правильность его оформления.
Отправка документов
В этой части нужно прописать порядок отправки документов. За отправку документации, как правило, отвечает отдел делопроизводства или канцелярия.
Укажите сроки отправки документов. Обычно письма рассылаются в день регистрации документов или не позже следующего рабочего дня. В первую очередь отправляется срочная корреспонденция.
Разработка, оформление и регистрация внутренних документов
В этом блоке можно прописать, какие существуют в компании основные группы внутренних документов. Например, выделяют документацию, которая касается:
Укажите, что внутренние документы компании разрабатываются по поручению руководителя. Также нужно предусмотреть, какие субъекты будут брать участие в процедуре разработки проекта. Обычно основными инстанциями визирования документации выступают:
Особенности работы с иностранной документацией
Если компания сотрудничает с иностранными партнерами либо ведет деятельность в других странах, в содержание Положения можно включить раздел об особенностях работы с иностранной документацией.
Укажите, кто будет отвечать за работу с поступающей иностранной корреспонденцией. Обычно эти обязанности также возлагаются на службу делопроизводства.
Далее необходимо расписать порядок работы с иностранной документацией. Можно установить, что документы от иностранных контрагентов подлежат обработке по стандартным правилам. Однако если документ выполнен на иностранном языке, ответственное лицо обязано подготовить аннотацию на русском языке.
Правила хранения документов
В этом разделе необходимо указать, что служба делопроизводства формирует документальный фонд организации. Для этого ответственные специалисты осуществляют следующие манипуляции:
После того, как срок хранения документа истек, последний подлежит уничтожению.
Кроме перечисленных выше разделов в содержание Положения иногда включают раздел «Порядок изготовления, использования, учета и хранения штампов, бланков и печатей» и раздел «Приложения». В «Приложениях» можно зафиксировать примерную форму практически любого документа, который используется в документообороте организации.
Электронный документооборот
На сегодняшний день большинство предприятий и учреждений уже перешли на электронный документооборот, который в отличие от бумажного гарантирует:
В компании может быть утверждено отдельное положение об электронном документообороте в организации либо соответствующий раздел можно выделить в общем положении о документообороте.
Работа с электронными документами имеет ряд особенностей. Электронный документооборот предполагает наличие и функционирование специальной системы, где создаются, обрабатываются и хранятся электронные документы.
Информация, которая поступает в организацию на бумажных носителях, должна быть отсканирована и включена в систему. Электронные сообщения, которые поступают в компанию от третьих лиц, подлежат регистрации.
Особенности разработки и утверждения Положения
Разработка Положения обычно поручается руководителю службы делопроизводства, делопроизводителю, юристу или секретарю.
Готовый проект обязательно проходит стадию согласования с различными структурными подразделениями компании, например, с юридической службой, отделом кадров и финансовым отделом.
Как и остальные локальные акты Положение утверждается руководителем организации. При этом в документе может быть предусмотрен срок его действия, однако это необязательное условие.
На что обратить внимание при составлении Положения?
Вам также будет интересно:
Содержание норм, прописанных в Положении, должны отвечать потребностям, целям и задачам компании. Правила работы с документацией должны быть четкими, логичными и адекватными, иначе на практике попросту возникнет ситуация, когда исполнители будут игнорировать утвержденный регламент.
Не стоит слишком детализировать все манипуляции, связанные с делопроизводством. Лучше оставить в Положении только те процессы, которые соответствуют минимальному набору функций, выполняемых службой.
Если в компании создано специальное подразделение, которое занимается работой с иностранными контрагентами, то правила работы с иностранной документацией можно объединить в отдельный внутренний акт, а не включать в содержание Положения о делопроизводстве. То же самое касается случая, когда в большой организации есть отдельный архив. При таких обстоятельствах порядок хранения документов целесообразно прописать в специальном положении или инструкции.