положение о договорной работе в организации образец 2020
Составляем положение о договорной работе
Положение о договорной работе — документ, которым устанавливается порядок заключения, внесения изменений и расторжения соглашений, правила их учета, хранения и контроля за исполнением.
Зачем нужен регламент взаимодействия при работе с соглашениями
Утверждение положения о ведении договорной работы позволит четко зафиксировать круг участников, их права и обязанности в вопросах заключения и расторжения соглашений, внесения в них изменений, учета и хранения, контроля за их исполнением. Обычно согласование сделок — комплексная работа многих специалистов. Установление общих правил взаимодействия и сроков для каждого этапа минимизирует риски потери документов, долгого рассмотрения в одном из подразделений и способствует согласованности действий между работниками и эффективному решению вопросов.
Кто составляет положение
Как правило, за составление положения о договорной работе в бюджетном учреждении, как и в любой другой организации, ответственным назначается юридическое управление. Причинами служат:
Но разработчиком вправе выступить и иное структурное подразделение, например кадровая служба или отдел продаж.
Что следует включить в положение о договорной работе
Установленной формы положения нет. В общем виде документ состоит из нескольких разделов, каждый из которых посвящен конкретному вопросу:
Приложение № 1 к приказу
от 10.07.2021 № 10-2021
Положение о порядке работы с договорами в ООО «Ppt.ru»
1.1. Настоящее Положение о порядке работы с договорами (далее — Положение) определяет порядок взаимодействия сотрудников ООО «Ppt.ru» (далее — Общество) при:
1.1.1 заключении, изменении и расторжении гражданско-правовых договоров (далее — договоры, соглашения, сделки);
1.1.2 исполнении соглашений Обществом;
1.1.3 учете договоров и их хранении.
1.2. Действие Положения распространяется на всех сотрудников Общества, в трудовые обязанности которых входит работа с соглашениями:
1.2.1. юридическая служба. Обеспечивает правовую экспертизу, осуществляет проверку контрагентов в источниках, определенных разделом 4 настоящего Положения. Является ответственным за заключение и исполнение соглашений, не подотчетных другим подразделениям;
1.2.2. сектор бухгалтерского учета. Обеспечивает финансовый анализ, а именно какие финансовые и налоговые последствия повлечет заключение и исполнение сделки, какие есть особенности бухгалтерского и налогового учета сделки;
1.2.3. отдел продаж. Работает с договорами поставки, отвечает за правильность расчетов и фактических данных, профессиональную корректность и исполнимость обязательств (в том числе их сроки).
1.2.4. отдел маркетинга. Работает с возмездным оказанием услуг, подрядными работами. Отвечает за правильность расчетов и фактических данных, профессиональную корректность и исполнимость обязательств (в том числе их сроки).
2. Порядок заключения договора по инициативе Общества
2.1. Подготовка и согласование проекта:
2.1.1. генеральный директор поручает ответственному подразделению разработать проект и устанавливает сроки работы над соглашением;
2.1.2. ответственное подразделение запрашивает документы у контрагента, подготавливает проект договора и передает его вместе с документами в юридическую службу;
2.1.3. юридическая служба проводит правовую экспертизу проекта и проверку контрагента.
После юридической экспертизы проект при наличии замечаний передается в ответственное подразделение на доработку, при отсутствии замечаний — в сектор бухгалтерского учета. После устранения замечаний проект передается повторно на согласование в юридическую службу;
2.1.4. сектор бухгалтерского учета возвращает согласованный проект или замечания к проекту ответственному подразделению. После устранения замечаний проект передается повторно на согласование в сектор бухгалтерского учета.
Юридическая служба самостоятельно подготавливает проект договора, запрашивает документы у контрагента, осуществляет согласование проекта, если договор не подотчетен другим подразделениям.
Отметка о согласовании ставится на первом листе проекта и содержит формулировку «Согласовано» или «Не согласовано», дату и подпись (с расшифровкой) лица, поставившего отметку. Замечания оформляются на отдельном листе с проставлением даты и подписи лица, которое их подготовило.
2.2. Согласованный проект договора:
2.2.1. передается ответственным подразделением на подпись генеральному директору;
2.2.2. генеральный директор подписывает договор и возвращает ответственному подразделению;
2.2.3. ответственное подразделение передает для подписания договор контрагенту.
2.3. Согласование разногласий по договору:
2.3.1. если контрагент не подписал договор или подписал с протоколом разногласий, генеральный директор организует переговоры с контрагентом (в частности, назначает участников переговоров со стороны Общества, указывает с учетом мнения юридической службы, какие предложения контрагента допускается принять, а какие — нет);
2.3.2. если после переговоров разногласия остались, но стороны желают продолжить сотрудничество, юридическая служба готовит протокол согласования разногласий.
2.4. В случае необходимости проведения государственной регистрации и/или нотариального удостоверения ответственным назначается юридическая служба.
3. Порядок заключения сделки на основе проекта контрагента
Согласование проекта в Обществе и подписание:
При отсутствии разногласий стороны подписывают договор. В случае наличия разногласий следует руководствоваться п. 2.3 настоящего Положения.
4. Документы, которые запрашиваются у контрагентов. Проверка контрагентов
4.1. Перед заключением сделки ответственное подразделение запрашивает у контрагента:
4.2. Документы должны запрашиваться в оригиналах или в копиях, удостоверенных нотариально либо заверенных руководителем контрагента или иным уполномоченным лицом. Каждая копия документа прошивается или каждая его страница заверяется. Если документы заверил представитель контрагента, требуется запросить у него оригинал доверенности.
4.3. Если контрагент не предоставил какие-либо документы, юридическая служба сообщает об этом генеральному директору, который с учетом ее мнения решает вопросы относительно целесообразности заключения сделки.
4.4. Выписки из ЕГРЮЛ в отношении контрагентов и выписки из ЕГРН в отношении их недвижимого имущества (при необходимости) Общество получает самостоятельно. Получение таких документов организует юридическая служба.
4.5. Перед заключением сделки юридическая служба проверяет контрагентов, используя:
5. Порядок изменения и расторжения договора
5.1. Генеральный директор дает задание юридической службе начать работу по изменению или расторжению договора и устанавливает ее сроки.
5.2. Юридическая служба составляет документ об изменении или расторжении либо готовит предложения по аналогичному документу, который предоставил контрагент. Таким документом является дополнительное соглашение к договору, претензия или иск о его расторжении, письмо (уведомление) об одностороннем отказе от договора.
5.3. Другие отделы оказывают содействие в подготовке указанных документов, а именно предоставляют по письменному запросу юристов необходимые документы и фактические данные.
6. Контроль за исполнением соглашений
Ответственные подразделения обязаны отслеживать исполнение подотчетных им договоров со стороны Общества и со стороны контрагента. За каждым назначается ответственный сотрудник от подразделения, который осуществляет текущий контроль, в том числе проверяет своевременность и правильность оформления документов, связанных с его исполнением (накладных, актов выполненных работ и т. п.).
В случае выявления ответственным подразделением нарушения условий со стороны Общества или со стороны контрагента, он немедленно письменно уведомляет генерального директора и юридическую службу.
7. Учет и хранение документов
7.1. Сектор бухгалтерского учета ведет реестр договоров. После заключения, изменения, расторжения договора ответственное подразделение в течение 2 рабочих дней направляет соответствующие сведения в сектор бухгалтерского учета.
7.2. В реестре указываются:
7.3. Экземпляры соглашений и документы от контрагентов хранятся в секторе бухгалтерского учета.
Отдельно следует выделить еще ряд требований:
Если в организации часто встречаются однотипные договоры, то в положении допускается утвердить их типовые формы для сокращения времени на согласование.
Как утвердить и ознакомить сотрудников с положением
Чтобы регламент взаимодействия по вопросам сделок начал действовать, требуется его утвердить. Сделать это допускается через издание приказа руководителя организации или путем проставления его подписи и надписи «Утверждаю» на титульном листе документа с указанием Ф.И.О., должности и даты утверждения.
Обязательно ознакомьте под подпись с регламентом всех сотрудников, которые участвуют в процедурах (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ ).
Положение о договорной работе в организации образец 2020
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
от 14 февраля 2020 года N 18
О договорной и претензионной работе в ОАО «РЖД»
В целях совершенствования и оптимизации договорной и претензионной работы в ОАО «РЖД»
2. Руководителям подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД» обеспечить изучение и соблюдение работниками ОАО «РЖД» Положения, утвержденного настоящим приказом.
УТВЕРЖДЕНО
приказом ОАО «РЖД»
от 14 февраля 2020 года N 18
Положение о договорной и претензионной работе в ОАО «РЖД»
I. Общие положения
1. Настоящее Положение устанавливает единый порядок ведения договорной и претензионной работы в ОАО «РЖД» и распространяется на:
договоры, заключаемые ОАО «РЖД», кроме публичных, в том числе договоров перевозки пассажиров, грузов, багажа и грузобагажа, договоров энергоснабжения, договоров об оказании услуг по использованию инфраструктуры железнодорожного транспорта общего пользования и услуг связи, порядок ведения работы по которым регулируется законодательством Российской Федерации и принятыми в соответствии с ним нормативными документами ОАО «РЖД», и договоров в сфере трудового права;
претензии, вытекающие из договоров, заключаемых ОАО «РЖД» в соответствии с настоящим Положением, а также претензии в связи с причинением внедоговорного вреда.
Настоящее Положение разработано в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, в том числе регулирующего сферы заключения и исполнения договоров, осуществления закупок товаров, работ, услуг, рассмотрения споров, связанных с осуществлением предпринимательской и иной экономической деятельности, и разработанных в соответствии с ним нормативных документов ОАО «РЖЦ».
3. В настоящем Положении используются следующие понятия:
4. Работа по договорам, содержащим сведения, составляющие государственную и (или) коммерческую тайну, осуществляется в соответствии с настоящим Положением с учетом особенностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации и нормативными документами ОАО «РЖД».
5. Договорную работу в ОАО «РЖД» в части подготовки основания, подготовки договора к заключению, заключения и исполнения договора осуществляет подразделение-исполнитель.
6. Подразделение-исполнитель при осуществлении договорной работы отвечает за:
определение целесообразности заключения договора;
составление проекта договора и приложений к нему, подготовку материалов и информации, касающихся положений договора, а также качество подготовленных документов и материалов;
выбор контрагента (в случае заключения договора по результатам неконкурентной процедуры размещения заказа, за исключением закупок в электронном магазине);
соответствие проекта договора, включаемого в документацию процедуры размещения заказа, условиям проекта такой документации;
определение признаков сделки, для совершения которой требуется проведение специальных процедур, и при необходимости организацию и сопровождение таких процедур (включая своевременную подготовку материалов), уведомление подразделений и лица, подписывающего договор, о необходимости проведения специальных процедур;
определение и обоснование цены договора (в том числе начальной (максимальной) цены договора (цены лота) и цены договора, заключаемого с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком), а также за подготовку материалов, необходимых для ее формирования;
представление информации, пояснений и дополнительных документов подразделениям и должностным лицам ОАО «РЖД»;
организацию переговоров с контрагентом и формирование договорной позиции;
соблюдение сроков рассмотрения, визирования и заключения договоров;
оперативный и сводный учет исполнения договорных обязательств, контроль за их исполнением, ведение претензионной работы по договору, а также своевременное представление отчетности о договорной работе (в том числе сведений о заключенных договорах, их изменении, исполнении и расторжении).
II. Основания ведения договорной работы
7. Договорная работа в ОАО «РЖД» осуществляется:
1) по договорам (за исключением дополнительных соглашений) на основании:
а) итогов конкурентных процедур размещения заказа (доходных и расходных), подведенных конкурсными комиссиями или зафиксированных на электронной площадке;
б) итогов закупок, зафиксированных в электронном магазине;
заключения расходных договоров с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) на основании подпункта 1 пункта 90 Положения о закупке;
заключения расходных договоров с ВЗЛ (за исключением случаев, когда решение о заключении таких договоров принимается соответствующей комиссией, и случаев, не требующих оформления оснований);
д) решений, принимаемых Конкурсной комиссией ОАО «РЖД» в отношении закупок у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), предусмотренных подпунктом 2 пункта 90 Положения о закупке (в случаях, когда поставщик (подрядчик, исполнитель) обладает исключительными правами в отношении закупаемых товаров, работ, услуг);
е) решений, принимаемых комиссиями ОАО «РЖД» по благотворительности, а также иными комиссиями ОАО «РЖД», обладающими полномочиями на принятие соответствующих решений;
ж) решений, принимаемых экспертными группами (если порядок проведения закупки, указанный в документации о закупке, предусматривает право признать закупку несостоявшейся на этапе рассмотрения заявок);
з) протоколов рассмотрения документов, представленных в обоснование демпинговой цены договора, если аукционной документацией были установлены антидемпинговые меры;
2) по следующим договорам (за исключением дополнительных соглашений) без оформления оснований:
а) расходные договоры, заключаемые с единственным поставщиком (за исключением договоров, заключаемых на основании подпунктов 1 и 2 пункта 90 Положения о закупке (в случаях, когда поставщик (подрядчик, исполнитель) обладает исключительными правами в отношении закупаемых товаров, работ, услуг) и подпункта 3 пункта 90 Положения о закупке);
б) доходные и безденежные договоры (за исключением договоров, связанных с распоряжением недвижимым имуществом, и договоров, заключаемых по результатам конкурентных процедур размещения заказа);
Положение о договорной работе в организации образец 2020
Главные задачи и цели деятельности Юридической Компании ЮСАКТУМ (JUSACTUM) – надежная правовая защита бизнеса (организаций, предприятий, иных юридических лиц), уменьшение (предотвращение/пресечение) правовых и финансовых рисков, содействие в становлении и дальнейшем развитии бизнеса, эффективное сопровождение проектов бизнеса в различных сферах экономики и отраслях права.
Ключевая специализация нашей компании – представительство в арбитражных судах и ведение дел по арбитражным спорам, в том числе ведение дел по:
✔ строительным спорам и спорам, возникающим из ненадлежащего исполнения договоров строительного подряда, государственных контрактов, инвестиционных соглашений;
✔ спорам о защите интеллектуальных прав, спорам о защите исключительных прав на товарные знаки (иные средства индивидуализации), спорам о защите патентных прав, спорам о защите авторских прав;
✔ земельным спорам и спорам о правах на недвижимое имущество;
✔ договорным спорам, возникающим из неисполнения или ненадлежащего исполнения договоров различных видов;
✔ корпоративным и иным экономическим спорам.
Успешный опыт ведения арбитражных дел и представительства в арбитражных (третейских) судах, суде по интеллектуальным правам подтверждается вынесенными в пользу наших Клиентов судебными актами арбитражных судов, суда по интеллектуальным правам, а также процессуальными документами и иными правовыми документами, разработанными арбитражными юристами и адвокатами нашей компании.
Со стоимостью юридических услуг по ведению дел в арбитражных судах, суде по интеллектуальным правам, юридическому сопровождению бизнеса, защите личных активов частных клиентов можно ознакомиться, перейдя по указанным ссылкам.
Подробная информация о нашей компании, ее конкурентных преимуществах и принципах работы, порядке работы наших юристов, об успешном опыте предоставления юридических услуг бизнесу и ведения арбитражных дел по различным категориям споров, содержится в вышеперечисленных рубриках, посетить которые вы можете, перейдя по указанным ссылкам.
Приложение к приказу ______________
от ___ ____________ ____ г.
№ _____
ПОЛОЖЕНИЕ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ
в _______________________
(наименование компании)
Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.1. Положение о договорной работе (далее – Положение) в ________________________________ (наименование компании) разработан в целях определения порядка организации и осуществления Договорной работы в Компании.
1.1.2. Задачи Положения в сфере Договорной работы:
1.1.3. Действие Положения распространяется на любые договоры, за исключениями, установленными Положением и иными внутренним документами Компании.
Действие Положения не распространяется на трудовые договоры и другие соглашения, подпадающие под действие трудового законодательства.
На договоры, заключаемые в рамках проектов, действие Положения распространяется, если иное не установлено решением об открытии проекта.
1.1.4. Положение является локальным нормативным актом и содержит нормы трудового права, обязательные для исполнения всеми сотрудниками Компании.
1.1.5. На основании Положения или в соответствии с ним могут быть разработаны и утверждены иные локальные нормативные акты, в том числе субположения, инструкции и др.
1.1.6. Право толкования положений Положения, в том числе используемых в нем терминов и определений, право разъяснения порядка применения Положения принадлежит исключительно правовому подразделению.
1.2. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ
1.2.1. Для целей Положения термины и определения имеют значения, изложенные в настоящем разделе или далее по тексту Положения.
1.2.2. База данных договоров – база данных Договоров Компании в электронной форме.
1.2.3. Бухгалтерия – структурное подразделение Компании, осуществляющее ведение бухгалтерского учета.
1.2.4. Виза – надпись «СОГЛАСОВАНО», проставляемая в Результате согласования договора.
1.2.6. Виды договоров – группы договоров в соответствии с частью второй Гражданского кодекса РФ (купля-продажа, поставка, розничная купля-продажа, аренда, аренда недвижимости, возмездное оказание услуг и т. п.).
1.2.7. Договор – аналогично действующему законодательству.
1.2.8. Договорная работа – комплекс мероприятий по заключению Договоров, в том числе по их изменению и дополнению, а также по исполнению, прекращению Договоров, их учету, хранению и т. д.
1.2.9. Документы по исполнению договора – документы, подтверждающие исполнение обязательств из договора, первичные учетные документы, иные документы, связанные с исполнение обязательств из договора: товарные, товарно-транспортные накладные, акты сдачи-приемки, акты о выполнении работ, оказании услуг, акты экспертизы или проверки товара по количеству, качеству, комплектности, таможенные декларации, платежные поручения, чеки, акты сверки расчетов, акты зачета и другие подобные документы.
1.2.10. Досье договора – совокупность документов и материалов, относящихся к договору.
1.2.11. Запрос согласования договора – электронное сообщение, содержащее уведомление о необходимости согласования договора, с вложением в него Визового экземпляра (Приложение № 1).
1.2.12. Компания – _______________________________________ (наименование компании).
1.2.14. Ответственный руководитель – руководитель Ответственного подразделения.
1.2.17. Парафирование – подписание Уполномоченным лицом каждой страницы договора, подтверждающее соответствие текста Чистового экземпляра выработанному в результате согласования Визовому экземпляру или стандартной форме договора.
1.2.18. Приложения – любые приложения к договору (приложения, спецификации, графики, протоколы разногласий, протоколы согласований, любые иные документы к договору об изменении (дополнении) его условий, а также любые иные возможные приложения). Все Приложения являются неотъемлемой частью договора.
1.2.19. Результат согласования договора – электронное сообщение, содержащее результат процедуры согласования договора, в том числе:
1.2.20. Уполномоченное лицо – сотрудник Компании, уполномоченный в установленном внутренними документами порядке рассматривать и согласовывать проекты договоров и фиксировать установленные Положением факты.
1.2.21. Чистовой экземпляр – предназначенный для подписания экземпляр проекта договора в бумажном виде.
1.2.22. Электронная карточка договора – элемент Базы данных договоров, обобщающий информацию о конкретном договоре.
1.2.23. Все термины и определения, предусмотренные настоящим разделом, могут использоваться как в единственном, так и во множественном числе без ущерба для их значения.
1.2.24. Термины и определения, значение которых прямо не определено для целей Положения, используются в его тексте в значении, закрепленном в законодательстве и иных внутренних документах Компании.
1.3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ
1.3.1. Заключение договора может быть инициировано:
1.3.2. Предварительно контрагент по Договору определяется Ответственным руководителем до момента направления договора на согласование.
Окончательно контрагент по договору определяется лицом, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании, до момента подписания договора.
Ответственный руководитель может согласовать контрагента по Договору с лицом, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании, в любое время до момента подписания Договора.
1.3.3. Перед направлением проекта договора на согласование должна быть осуществлена проверка контрагента по Параметрам безопасности, для чего Ответственным исполнителем в Блок безопасности представляется следующая информация о контрагенте:
При наличии, Ответственным исполнителем по электронной почте или в бумажном виде представляются документы, перечисленные в абзацах 3-10 пункта 4.1.3 Положения.
1.3.4. Проверка контрагента по Параметрам безопасности должна быть проведена Блоком безопасности в следующие сроки:
1.3.5. С контрагентом, в отношении которого выявлены безусловные Параметры безопасности, договор не может быть заключен.
1.3.6. С контрагентом, в отношении которого выявлены условные Параметры безопасности, договор может быть заключен под личную ответственность лица, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании.
1.3.8. Если договор необходимо заключить при наличии условного Параметра безопасности, Ответственный руководитель должен в Результате согласования договора проставить следующую надпись: «РЕКОМЕНДУЮ ПОДПИСАТЬ ДОГОВОР ПРИ НАЛИЧИИ УСЛОВНОГО ПАРАМЕТРА БЕЗОПАСНОСТИ».
Наличие указанной в настоящем пункте надписи в Результате согласования договора означает наличие рекомендации Ответственного руководителя заключить договор при наличии условного Параметра безопасности.
Ответственный руководитель и лицо, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании, обязано проявить разумность и добросовестность при определении необходимости заключения договора при наличии условного Параметра безопасности.
1.3.9. Запрещается направление на согласование проекта договора:
— органами государственной власти и местного самоуправления;
— контрагентов, с которыми у Компании на момент заключения Договора существуют заключенные и не исполненные полностью Договоры, если со стороны данного контрагента отсутствуют случаи неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору (проверка таких контрагентов должна быть осуществлена в течение 7 рабочих дней с момента направления на согласование проекта Договора).
1.3.10. Любой обмен информацией (документами) внутри Компании при осуществлении Договорной работы, в том числе при: проверке контрагента по Параметрам безопасности; согласовании проектов договоров; рекомендации к подписанию при наличии замечаний или условных Параметров безопасности и т. д., осуществляется при помощи электронной почты, если иное не предусмотрено Положением или не вытекает из существа информации (документа).
1.3.12. Ответственные подразделения обязаны планировать и осуществлять Договорную работу с учетом обстоятельств, предусмотренных Положением, и других объективных обстоятельств.