положение о документообороте в ооо образец 2020
Положение о документообороте в ооо образец 2020
УТВЕРЖДЕНО
____________________
«__» ____________ ____ г.
Протокол N ____ от
«__» ____________ ____ г.
Положение
о документообороте организации
«____________________»
1. Общие положения
1.2. Положение обязательно к применению всеми подразделениями Организации.
1.4. Положение не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную или служебную тайну.
1.5. Применение Положения будет способствовать созданию единой методической основы организации и ведения документооборота как части делопроизводства Организации и ее структурных подразделениях.
2. Порядок организации документооборота
2.1. Основные процедуры документооборота:
2.1.1. Прием и первичная обработка поступающих документов;
2.1.2. Предварительное рассмотрение документов Службой делопроизводства;
2.1.3. Регистрация поступающих документов;
2.1.4. Рассмотрение документов руководством Организации и доведение документов до исполнителей;
2.1.5. Обработка, исполнение документов, подготовка ответов;
2.1.6. Сокращение количества документов и копий на бумаге, по возможности замена их электронными;
2.1.7. Регистрация отправляемых документов;
2.1.8. Отправка документов;
2.1.9. Разработка, оформление и регистрация внутренних документов;
2.1.10. Обработка и учет иностранной корреспонденции;
2.1.11. Учет и анализ объемов документооборота.
2.2. Прием и первичная обработка поступающих документов.
Прием и обработку поступающей в Организацию корреспонденции осуществляет Служба делопроизводства. При этом Служба делопроизводства:
— проверяет правильность адресов поступающих документов, правильность доставки и комплектности документов. Ошибочно доставленную корреспонденцию Служба пересылает по принадлежности;
— вскрывает принятую корреспонденцию (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте «Лично»), сортирует документы на подлежащие и не подлежащие регистрации;
— конверты от поступившей корреспонденции сохраняет и прилагает к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте. Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан;
— выделяет документы, адресованные в структурные подразделения Организации для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;
— документы, поступившие в Организацию в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления в течение ___________ часов. В случае поступления документов в нерабочее время сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения начинаются с первого рабочего часа следующего рабочего дня;
— в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки) Служба делопроизводства устанавливает их причины, при необходимости связывается с производителем (отправителем) документа, принимает необходимые меры для устранения выявленных недостатков. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним, порчи всего или части документа Служба делопроизводства составляет акт в трех экземплярах. Один остается в Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа;
— при наличии на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также пометок «Лично», «Срочно», «Оперативно» и т.п. Служба делопроизводства передает такие документы на регистрацию незамедлительно. Корреспонденция с отметкой «Лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.
2.3. Предварительное рассмотрение документов.
Служба делопроизводства предварительно рассматривает все поступившие документы в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Организации.
Документы, поступившие в Организацию по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не только адресование документа соответствующему должностному лицу.
Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю Организации или заместителям руководителя в соответствии с установленным в Организации распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.
2.4. Регистрация поступающих документов.
Поступающие в Организацию документы регистрируются Службой делопроизводства только после их предварительного рассмотрения.
2.4.1. Все документы, адресованные руководству Организации, подлежат регистрации в день поступления (кроме документов, включенных в примерный перечень нерегистрируемых документов).
2.4.2. На полученных документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, порядковый входящий номер. Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу.
Порядковые номера фиксируются в журнале входящей корреспонденции. Листы журнала учета входящей корреспонденции нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью Организации.
2.4.3. На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа.
2.4.4. Поступившие электронные документы и документы, включаемые в систему электронного документооборота Организации, регистрируются в электронной карточке следующим образом: (указать порядок регистрации и перечень сведений о документе в зависимости от используемых программ).
2.4.5. Сканированию подлежат следующие поступившие в Организацию на бумажном носителе документы: ____________________. Электронные образы сканированных и зарегистрированных документов подлежат включению в систему электронного документооборота в качестве копий документов.
2.5. Рассмотрение документов руководством Организации и доведение документов до исполнителей.
Документы, не требующие рассмотрения руководства, передаются начальникам структурных подразделений Организации в соответствии с содержанием документов.
2.5.2. После рассмотрения и наложения руководителем резолюции (резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату) документы возвращаются в Службу делопроизводства для перенесения указаний по исполнению документа в регистрационно-контрольную форму (РКФ), которая берет документ на контроль и передает исполнителю под расписку в журнале регистрации входящей корреспонденции с проставлением исполнителем даты получения. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются (сканируются) дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей. Подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым.
2.5.3. При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки.
Ответ должен быть завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции.
2.5.4. Документы, поступившие из Службы делопроизводства в структурные подразделения, там вторично не регистрируются.
2.5.5. Документы, зарегистрированные в Канцелярии, передаются из одного структурного подразделения Организации в другое только через Канцелярию.
2.6. Обработка, исполнение документов, подготовка ответов.
2.6.2. Исполнители, в том числе сотрудники структурных подразделений Организации, в процессе исполнения документа осуществляют:
— сбор и обработку необходимой информации;
— подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Организации;
— согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
— подготовку сводки отзывов (с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением);
— доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
— представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;
— определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
2.6.3. Порядок работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам:
— функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа распределяются руководителем, дающим поручение. Если функции не распределены, то функции распределяет первый (ответственный) исполнитель;
— ответственный исполнитель созывает соисполнителей для выработки совместного решения;
— порядок и срок представления проектов ответственному исполнителю определяет руководитель или сам ответственный исполнитель.
2.6.4. Проекты документов Организации готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
2.6.7. Работа с документами в структурных подразделениях Организации осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя Организации, его заместителей, руководителя структурного подразделения.
2.6.8. Подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
2.6.9. Документы, поступившие в структурное подразделение с указаниями по исполнению документов руководства Организации, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.
2.6.10. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документы и материалы передаются другому исполнителю по решению руководителя их структурного подразделения.
2.6.11. В случае увольнения работника или перехода на другой участок работы документы и материалы передаются по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.
2.6.12. После соответствующего обоснования срок исполнения документа может быть продлен руководителем, отдавшим поручение, если отсутствуют реальные условия выполнения задания в срок.
2.6.13. Не допускается делать пометки и рабочие записи на документе. Такие пометки о времени поступления документа и материалов, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения делаются на отдельном листке.
2.6.14. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
2.7. Организация работы с отправляемыми документами.
2.7.1. Подписанные руководством Организации документы в тот же день передаются руководителем (исполнителем) в Службу делопроизводства для регистрации и отправки.
2.7.2. Служба делопроизводства перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяет правильность его оформления:
— наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;
— наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;
Положение о документообороте и делопроизводстве
Из статьи вы узнаете:
Документооборот в компании
Под документооборотом подразумевают организацию движения документов от момента их создания или поступления до момента завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив.
В зависимости от сферы применения документооборот в компании разделяют на следующие категории:
Документооборот и делопроизводство – это тесно связанные понятия. Ведь документооборот включает в себя все стадии движения документации, а под делопроизводством подразумеваются все процессы работы с документами.
Без налаженной схемы документооборота невозможно организовать эффективную систему бухгалтерского, кадрового, налогового и управленческого учета. Более того, отсутствие единых правил работы с документами значительно усложнит взаимодействие между структурными подразделениями, управление персоналом и управление компанией в целом.
Вам также будет интересно:
Принципы организации документооборота в компании устанавливаются в положении о документообороте (далее – Положение).
Нормативное регулирование
При разработке Положения необходимо руководствоваться действующим законодательством, в частности:
Кроме этого, в процессе составления документа необходимо учесть нормы Указа Президента «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера», а также требования нового Госстандарта по делопроизводству ГОСТ Р 7.0.97-2016.
С 31.08.2018 года в РФ действует Примерная инструкция по делопроизводству в госорганизациях (приказ Росархива №44 от 11.04.2018 года). В государственных учреждениях этот документ является обязательным к применению. Что касается частных предприятий, то они могут использовать Инструкцию как пример при разработке собственного положения.
Структура Положения
Вам также будет интересно:
Утвержденной структуры Положения нет, однако обычно документ состоит из следующих разделов:
Содержание Положения
Основная цель, с которой утверждается Положение, — это нормативная регламентация делопроизводства и документооборота в компании. Структура и содержание документа должны отвечать поставленным задачам, которые поставлены работодателем.
Далее рассмотрим, что необходимо прописать в каждом из перечисленных выше разделов Положения.
Основные определения и термины
Фактически, в этом блоке нужно перечислить и дать определение всем специфическим терминам, которые используются по тексту. Это облегчит практическое применение локального акта и позволит минимизировать риск неоднозначных трактовок.
Вам также будет интересно:
Общие положения
В этом разделе укажите, что настоящий документ разработан и утвержден для применения в конкретном предприятии, учреждении или ООО. Пропишите, что каждое структурное подразделение обязано в своей работе учитывать нормы Положения.
В следующем пункте можно указать, что за организацию документооборота и контроль исполнения Положения отвечает отдел делопроизводства или единственный делопроизводитель, если в компании не создана отдельная служба.
Далее нужно определить категорию документации, на работу с которой нормы Положения не распространяются (например, документы, которые содержат информацию, отнесенную к гостайне).
Принципы организации документооборота
В этом блоке нужно перечислить основные принципы, в соответствии с которыми организовывается документопоток в ООО, ПАО или других формах юрлиц. Вот примерный перечень этих принципов:
Потоки документов в организации
В этом разделе Положения пропишите, что в документообороте компании в соответствии со спецификой обработки выделяют разные виды документопотоков, например:
Укажите, каким образом следует осуществлять отправку документов, например, почтовой связью, курьерской доставкой и электронной связью.
Порядок организации документооборота
Обычно данный раздел является наиболее объемным. Здесь необходимо перечислить и описать основные процедуры делопроизводства и документооборота. Порядок выполнения каждой из процедур нужно конкретизировать максимально подробно.
Для удобства раздел можно разбить на несколько подразделов, например:
Процедуры документооборота и этапы обработки информации
Здесь следует расписать, какие основные процедуры документооборота существуют в организации. Обычно сюда включают прием и первичную обработку, предварительное рассмотрение документов, регистрацию входящей корреспонденции, обработку и подготовку ответов, регистрацию исходящей корреспонденции, оформление и регистрацию внутренних документов и другое.
Прием и обработка документации
Укажите, что прием и обработка поступающих документов осуществляется службой делопроизводства.
При этом ответственные сотрудники обязаны:
Предварительное рассмотрение
Отдел делопроизводства также должен предварительно рассмотреть поступившую документацию. Это необходимо для того, чтобы выделить из массива входящей корреспонденции бумаги, которые необходимо рассмотреть безотлагательно.
Документы, не требующие немедленного рассмотрения руководством, могут направляться непосредственно в соответствующие структурные подразделения.
Регистрация поступающих документов
Вам также будет интересно:
В этом подразделе пропишите, что поступающие в организацию документы следует регистрировать только после того, как служба делопроизводства выполнит предварительное рассмотрение.
Укажите, что все поступающие документы следует зарегистрировать в день их поступления. На полученной документации проставляется регистрационный штамп и дата поступления.
Рассмотрение и исполнение документов
Зафиксируйте, что зарегистрированный документ следует передать руководителю или исполнителю, в адрес которого он поступил.
Руководитель рассматривает документ, после чего осуществляется наложение резолюции, содержащей конкретное поручение исполнителю.
Пропишите, что ответственность за обработку и исполнение документов возлагается на исполнителя, указанного в резолюции.
В этом блоке необходимо также конкретизировать обязанности исполнителя, указав, что последний обязан:
Работа с отправляемыми документами
В этом блоке нужно зафиксировать порядок работы с документами, подлежащими регистрации и отправке.
Здесь пропишите, что отдел делопроизводства и канцелярии перед регистрацией и отправкой документа обязан проверить правильность его оформления.
Отправка документов
В этой части нужно прописать порядок отправки документов. За отправку документации, как правило, отвечает отдел делопроизводства или канцелярия.
Укажите сроки отправки документов. Обычно письма рассылаются в день регистрации документов или не позже следующего рабочего дня. В первую очередь отправляется срочная корреспонденция.
Разработка, оформление и регистрация внутренних документов
В этом блоке можно прописать, какие существуют в компании основные группы внутренних документов. Например, выделяют документацию, которая касается:
Укажите, что внутренние документы компании разрабатываются по поручению руководителя. Также нужно предусмотреть, какие субъекты будут брать участие в процедуре разработки проекта. Обычно основными инстанциями визирования документации выступают:
Особенности работы с иностранной документацией
Если компания сотрудничает с иностранными партнерами либо ведет деятельность в других странах, в содержание Положения можно включить раздел об особенностях работы с иностранной документацией.
Укажите, кто будет отвечать за работу с поступающей иностранной корреспонденцией. Обычно эти обязанности также возлагаются на службу делопроизводства.
Далее необходимо расписать порядок работы с иностранной документацией. Можно установить, что документы от иностранных контрагентов подлежат обработке по стандартным правилам. Однако если документ выполнен на иностранном языке, ответственное лицо обязано подготовить аннотацию на русском языке.
Правила хранения документов
В этом разделе необходимо указать, что служба делопроизводства формирует документальный фонд организации. Для этого ответственные специалисты осуществляют следующие манипуляции:
После того, как срок хранения документа истек, последний подлежит уничтожению.
Кроме перечисленных выше разделов в содержание Положения иногда включают раздел «Порядок изготовления, использования, учета и хранения штампов, бланков и печатей» и раздел «Приложения». В «Приложениях» можно зафиксировать примерную форму практически любого документа, который используется в документообороте организации.
Электронный документооборот
На сегодняшний день большинство предприятий и учреждений уже перешли на электронный документооборот, который в отличие от бумажного гарантирует:
В компании может быть утверждено отдельное положение об электронном документообороте в организации либо соответствующий раздел можно выделить в общем положении о документообороте.
Работа с электронными документами имеет ряд особенностей. Электронный документооборот предполагает наличие и функционирование специальной системы, где создаются, обрабатываются и хранятся электронные документы.
Информация, которая поступает в организацию на бумажных носителях, должна быть отсканирована и включена в систему. Электронные сообщения, которые поступают в компанию от третьих лиц, подлежат регистрации.
Особенности разработки и утверждения Положения
Разработка Положения обычно поручается руководителю службы делопроизводства, делопроизводителю, юристу или секретарю.
Готовый проект обязательно проходит стадию согласования с различными структурными подразделениями компании, например, с юридической службой, отделом кадров и финансовым отделом.
Как и остальные локальные акты Положение утверждается руководителем организации. При этом в документе может быть предусмотрен срок его действия, однако это необязательное условие.
На что обратить внимание при составлении Положения?
Вам также будет интересно:
Содержание норм, прописанных в Положении, должны отвечать потребностям, целям и задачам компании. Правила работы с документацией должны быть четкими, логичными и адекватными, иначе на практике попросту возникнет ситуация, когда исполнители будут игнорировать утвержденный регламент.
Не стоит слишком детализировать все манипуляции, связанные с делопроизводством. Лучше оставить в Положении только те процессы, которые соответствуют минимальному набору функций, выполняемых службой.
Если в компании создано специальное подразделение, которое занимается работой с иностранными контрагентами, то правила работы с иностранной документацией можно объединить в отдельный внутренний акт, а не включать в содержание Положения о делопроизводстве. То же самое касается случая, когда в большой организации есть отдельный архив. При таких обстоятельствах порядок хранения документов целесообразно прописать в специальном положении или инструкции.
Инструкция: как подготовить график документооборота в бухгалтерии
График документооборота — это документ, который регламентирует процесс движения документов с момента их составления или получения до полного завершения исполнения. Например, до отражения в отчетности, отправки контрагенту или до передачи в архив на хранение.
Что такое ГДО
Любая хозяйственная операция экономического субъекта должна быть подтверждена первичным документом. Порядок составления первички, ее обработки, передачи в бухгалтерию для отражения в учете устанавливается в отдельном порядке. Для этого составляется специальный норматив — график или регламент документооборота бухгалтерских документов в компании — по сути, это задокументированный порядок движения первичной и учетной документации внутри экономического субъекта.
Обязанность составления ГДО регламентирована следующими нормативами:
Ответственные лица: кто составляет, утверждает и осуществляет контроль
Лицом, ответственным за составление и подготовку ГДО в организации для целей бухгалтерского учета, является главный бухгалтер. Это штатный работник учреждения либо иное лицо, на которое возложены ключевые обязанности по организации и ведению бухучета.
Иной вопрос, кто утверждает график документооборота: утвердить ГДО вправе только руководитель компании (иное уполномоченное лицо). Норматив допускается оформить как приложение к учетной политике. Но допускается и утверждение отдельным приказом или распоряжением.
После утверждения ГДО под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте. При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации. Отсюда следует вывод, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота, — это главный бухгалтер либо иное лицо, ответственное за ведение бухучета в компании.
Структура и содержание
Законодательство не предусматривает единый образец графика документооборота первичных учетных документов для юридических лиц. Организация самостоятельно готовит норматив, с учетом специфики деятельности и организационной структуры.
Специализированный регламент составляют в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения и всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Включите в график документооборота в учетной политике обязательные разделы в отношении каждого формуляра.
Алгоритм создания конкретного формуляра
Регламент проверки по каждой конкретной форме
Порядок обработки документации
Пропишите, кто является исполнителем и каков срок исполнения первички или учетного регистра.
Алгоритм передачи формуляра в архив
Закрепите, кто является исполнителем, в какой срок необходимо завершить передачу форм.
Образцы
Примерный образец графика документооборота к учетной политике некоммерческой организации:
Как утвердить
Оформите готовый ГДО как приложение к учетной политике для целей бухгалтерского учета. Либо составьте отдельный приказ по организации.
Специальной формы распоряжения для утверждения ГДО не предусмотрено. Рекомендуем использовать наш шаблон.
Образец приказа об утверждении:
ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР»
«Об утверждении и введении в действие графика документооборота»
В целях организации надлежащего документооборота, ПРИКАЗЫВАЮ:
1. График документооборота.
Руководитель: ИВАНОВ И. И. Иванов
С приказом ознакомлены:
Главный бухгалтер ВИКТОРОВА В. В. Викторова
Секретарь КАРПОВА И. И. Карпов
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.