положение о kpi на предприятии образец пример
KPI в управлении персоналом
Система KPI для работников — это порядок применения ключевых показателей эффективности, главный критерий оценки результатов работы сотрудника на предприятиях, использующих «западный» формат мотивации служащих, и расчета переменной части заработной платы.
Ключевой индикатор выполнения
Попробуем определить простыми словами, что такое KPI в зарплате — это показатель достижения результата в той или иной деятельности, оцифрованный, измеренный и выраженный в числовой форме. По сути, это индикатор эффективности и успешности выполнения поставленных задач. Смысл этой системы — нацелить действия сотрудников всех подразделений в едином направлении при помощи выполнения конкретных параметров.
Показатель каждого отдельного работника не только определяет эффективность выполнения его конкретной работы и находит финансовое отражение в его заработной плате, но и, в конечном счете, направлен на решение бизнес-целей всего предприятия. Кипиай, но в русской версии используют аббревиатуру КПЭ (ключевые показатели эффективности), подразделяются на два типа:
Выделяют следующие показатели KPI сотрудников в компании:
Последний показатель имеет наибольшее значение в управлении персоналом, так как он демонстрирует, какие результаты достигают работники в своей трудовой деятельности. Если на предприятии установлена соответствующая система оплаты труда (оклад + KPI), ключевой индикатор результата используется при расчете премиальной части зарплаты.
Показатели эффективности и оплата труда
Разрабатывая и внедряя параметры эффективности при оплате труда, чтобы понять, что такое зарплата по KPI, необходимо четко сформулировать цели, которые преследует компания. Эти цели должны иметь конкретные признаки, а для их постановки необходимо использовать глаголы и цифры.
Любая мотивационная система направлена на увеличение интереса к работе и качеству выполняемых задач. Как вариант, система KPI для ассистента директора — это свод показателей, связанных с его прямыми обязанностями и квалификацией: четкая постановка деловых задач руководителя, составление продуктивного расписания, быстрая и качественная работа с документами.
Важно понимать также, что не все подразделения в равной степени влияют на реализацию бизнес-целей компании. К примеру, секретарь или бухгалтер. Но и для таких сотрудников реально установить критерии эффективности их работы. Привязывать их удобнее не к общим бизнес-целям, а к реализации целей и задач подразделения. Так, для секретаря показатели эффективности — это качество обработки входящей и исходящей документации, скорость ответа на входящие звонки по телефону; для бухгалтера — время обработки документов или качество взаимодействия в вопросах документооборота с бухгалтерами контрагентов. А вот KPI социального работника определить невозможно, поскольку работа соцработников не связана с извлечением экономической выгоды и получением прибыли. Социальная деятельность направлена на помощь населению и целевую поддержку конкретным категориям нуждающихся граждан.
Внедрение системы KPI
Применение системы показателей эффективности предусматривает:
Целесообразно вначале внедрить новую систему в качестве пилотного или тестового проекта в одном отделе, чья работа оказывает непосредственное влияние на финансовые показатели фирмы (например в отделе продаж). А потом уже, после исправления возможных ошибок, распространить ее действие на все остальные подразделения. В случае изменения условий внешней рыночной среды или изменения стратегии и целей компании индикаторы обязательно пересматриваются.
В рамках отдела необходимо разрабатывать систему сверху вниз, т. е. сначала руководителю, а потом уже его подчиненным, чтобы цели и задачи в рамках подразделения были едиными. А не получилось бы, что, например, перед руководителем отдела стоит цель увеличить продажу низкорентабельных позиций, а менеджеры получают процент от продажи позиций с высокой доходностью. При таких показателях менеджеры не заинтересованы продавать позиции с низкой доходностью, и задачи руководителя будут трудновыполнимы.
В правильно построенной системе каждый коэффициент — это продуманные и определенные величины. Как пример, KPI для специалиста по охране труда — отсутствие аварий по вине персонала и несчастных случаев на производстве, количество проверок знаний по охране труда, успешно пройденные проверки и проч.
Для одного сотрудника вводят несколько (не много) индикаторов, за которые он отвечает (3-5 — самое оптимальное количество). У каждого ключевого показателя определяется его финансовая стоимость, которая отражается в зарплате. Рекомендуется сохранять оклад работника, а мотивационный компонент делать дополнительным, а не частью бывшего оклада.
Таким образом, зарплата по системе KPI — это это вариант оплаты труда работников, при котором конечная сумма переменна и непосредственно зависит от качества выполнения поставленных задач.
Разработка, правила и принципы внедрения КПЭ:
В целом разработка системы КПЭ — очень неоднозначная тема для любого руководителя. Этот процесс практически всегда достаточно затратен и болезнен для сотрудников, но при правильном подходе является отличным инструментом мотивации и стимулирования работников к труду.
Отражение в трудовом договоре
В трудовом договоре фиксируют индивидуальные цели, которые установлены для конкретной должности. Но прежде чем включать систему KPI в трудовом договоре, важно привести в соответствие все локальные нормативы — коллективный договор, положение о премировании и стимулировании, положение о KPI ( ст. 135 ТК РФ ). Работники расписываются и подтверждают ознакомление с новой системой оплаты труда.
Инструкция, как прописать KPI в трудовом договоре работника:
Оценка выполнения показателей
Оценка выполнения поставленных задач — это важный элемент работы мотивационной системы. Нормативы рядовых работников подбирают прозрачными в оценке, чтобы человек сам мог понимать в течение учетного периода, выполняет он их или нет, а не узнавать об этом по факту окончания периода. У руководителей допустимы индикаторы, на определение реализации которых требуется время, такие как % от рентабельности продаж компании. Но в течение месяца работнику следует понимать, в каком направлении он движется, и иметь возможность по другим показателям оценивать свою текущую работу.
В крупных компаниях оценка выполнения ключевых показателей обычно автоматизирована, и результаты определяются «с кнопки». В небольших компаниях оценкой результатов занимаются либо руководители, либо представители отдела персонала. На основании выполнения показателей и начисляется премия.
Обычно используется такая формула расчета:
Наиболее удобно считать ключевые показатели эффективности с помощью таблицы:
Полное руководство по KPI: примеры и шаблоны
Совершенствуйте навыки поиска KPI: узнайте, что такое KPI, используйте шаблон и поиска, ознакомьтесь с примерами из длинного списка показателей.
Введение в KPI
Начнем с обсуждения KPI. Кажется, модное слово “KPI” проникло во все сферы бизнеса, но вы сомневаетесь в целесообразности использования эти показателей:
Правильные KPI являются не просто полезным бизнес-инструментом, но и отличным способом упростить работу и сделать её более прозрачной.
Что такое KPI?
Формальное определение KPI было дано в предыдущей статье. Мы проследили путь KPI от «количественной оценки» до «метрики», «измерения» и «показателя». Однако формальное определение не имеет ничего общего с реалиями бизнеса.
Наше практическое определение можно сформулировать следующим образом:
KPI – это количественное представление важны задач бизнеса
Это определение объясняет природу KPI (индикатор, численное значение) и подчеркивает важность взаимосвязи между KPI и задачами бизнеса.
Зачем использовать KPI?
Иногда мы видим, что компании саботируют использование KPI. Внедряя KPI формально, они не получают от показателей никакой пользы. Прочтите следующие утверждения. Возможно, некоторые из ни покажутся вам знакомыми:
У нас есть несколько KPI, и мы регулярно и проверяем.
Да, мы отслеживаем производительность! У нас есть рабочая панель с полезными графиками!
Мы нашли ороший список KPI для службы поддержки. Теперь мы отслеживаем и, отя никаки изменений мы не видим.
У нас есть несколько KPI, и мы проверяем и раз в год.
Да, мы отслеживаем производительность! У нас есть рабочая панель с графиками, которые используются только для презентаций!
Мы нашли ороший список KPI для службы поддержки. Теперь мы отслеживаем и, однако мы не работаем в соответствии с полученными данными.
Так в чем заключается проблема KPI? И как правильно ими пользоваться?
Интуитивные показатели в малом и среднем бизнесе
Если бы мне пришлось выбирать между 1) ведением бизнеса с плоими KPI
2) ведением бизнеса, опираясь исключительно на интуицию моей команды,
Я отдал бы предпочтение второму варианту! Плоие KPI наносят компании вред и демотивируют команду!
Спросите владельца любой небольшой компании о том, как было принято решение о покупке рекламы. Вы узнаете о том, что оно основывалось на факта и, вероятно, на скрыты косвенны показателя.
Нередко такие интуитивные показатели оказываются более эффективными, чем индикаторы, которые можно найти в Интернете.
Числа не лгут
Посмотрите на эту картинку. Какая из линий кажется более длинной? Это изображение – простое доказательство того, что наше восприятие не всегда является надежным источником информации (на самом деле линии равны).
Мы не запрограммированы на проведение точны расчетов, поэтому иногда наша интуиция может ошибаться, а наши выводы – оказываются неверными.
Поэтому бизнес неободимо измерять!
Показатели помогают верно определять вещи
Вернемся к продемонстрированной иллюзии.
Я не спрашивал вас о длине горизонтальны линий!
Это ещё один ороший способ применения показателей.
Определяя способ измерения чего-либо, мы фактически соглашаемся со способом определения измеряемого предмета.
Говорите ли вы об абстрактной идее «качества» или о конкретном «количестве критически проблем, обнаруженны пользователями за последние 6 месяцев»?
Дать рыбу или научить рыбачить
Существует поговорка: Дайте человеку рыбу, и вы накормите его на один день. Научите его ловить рыбу, и вы накормите его на всю жизнь.
Применяя эту идею к KPI, я могу сравнить готовые KPI с рыбой, а ваш навык поиска верны показателей – с умением ловить рыбу.
Шаблон KPI: 12 шагов к идеальному KPI
Здесь вы найдете шаблон для новы KPI. Это executive версия системы KPI. Шаблон разделен на:
Я добавил некоторые пояснения касательно автоматизации предложенны идей для пользователей BSC Designer.
Базовый уровень
1. Определите имя KPI
Не смешивайте цель, временной промежуток, единицу измерения и имя KPI.
Пример: “Увеличение продаж на 15% в течение 1 года” не является разумным выбором именем. Лучшим пододом (мои аргументы объясняются в Системе KPI) является отдельное определение:
2. Согласование KPI со стратегической целью
Худшим способом использование KPI является его бесцельное использование. Определите бизнес-цель каждого индикатора.
Почему вы отслеживаете определенные KPI?
Слово стратегический в названии этого параграфа является не только частью бизнес-жаргона. Попробуйте найти цель, направленную на изменения способа делать дело, вместо того, чтобы делать то же, что и прежде, но чуть лучше. Мы говорили об этом в статье о разнице между стратегическими и операционными целями. Соответственно, лучшие KPI должны быть согласованы со стратегическими целями.
3. Определение текущего значения, точки отсчета и целевого значения
Каково текущее значение показателя? Планируете ли вы достичь определенного уровня или поддерживать значение показателя в предела допустимы величин?
Неободимо нормализовать индикатор. Сделать это нужно по нескольким причинам:
Зная исодную точку и искомое значение, мы можем измерить производительность показателя.
4. Определите шаги сбора данны
Вводите ли вы значения вручную? Обновляются ли они автоматически из таблицы Excel, с помощью коннектора Zapier или RESTFul API? Подключаетесь ли вы к базе данны напрямую?
При выполнении предыдущего шага мы определили исодную точку и цель. Вероятно, эти данные будут введены вручную. Как насчет текущего значения? Как вы планируете его обновлять? Неободимо установить стандартную процедуру обновления показателя, которой будет следовать сотрудник, ответственный за KPI. Лучшим способом сделать это, разумеется, является 100-процентная автоматизация.
Мы рассмотрели базовый уровень. Если в своей организации вы обладаете достаточными ресурсами и политической властью, я настоятельно советую вам перейти на экспертный уровень.
Экспертный уровень
5. Найдите показатели действия и результата
Является ли KPI показателем действия или результата в контексте вашей бизнес-цели (см. шаг 2 выше)? Какой индикатор действия (или результата) дополняет его?
Проблема заключается в том, что мы зачастую концентрируемся лишь на одном типе индикаторов (как правило, индикаторе результата), забывая о втором.
Нужен практический пример?
К примеру, мы измеряем NPS (показатель лояльности клиентов), который является индикатором результата в контексте цели «Улучшение обслуживания клиентов», при этом мы не отслеживаем ничего, связанного с факторами улучшения лояльности. Индикаторами действия для NPS могут стать качество продукции или качество обслуживания клиентов.
6. Определение веса
Определите вес показателя в сравнении с другими индикаторами той же цели.
Объяснение концепции веса показателя и его расчета было дано в статье о расчете системы показателей. Для точного определения относительной важности укажите вес целей и показателей.
7. Определите частоту обновлений
Как часто вы намерены обновлять показатель?
8. Установите срок годности индикатора
Регулярно отслеживайте индикатор. Изменилась ли бизнес-цель? Возросла ли стоимость его расчета?
Иногда мы отслеживаем показатель просто потому, что делали это прежде. Если ваша бизнес-цель изменилась, должен измениться и соответствующий KPI.
Например: на этапе запуска компания может быть заинтересована в отслеживании количества значимы обсуждений с потенциальными клиентами (мы обсуждали это в статье о KPI для стартапа).
Налаженный бизнес также будет отслеживать взаимодействие с клиентами, однако набор инструментов и показатели изменятся, например, могут быть использованы опросы клиентов.
9. Рассчитайте стоимость отслеживания KPI
Очевидно, ценность отслеживания должна быть выше, чем его стоимость.
10. Определение прав и ролей
Кто имеет право видеть показатель? Кто отвечает за сбор данны? Может ли этот сотрудник менять исторические данные? Кто отвечает за показатель в красной зоне?
Рассмотрим жизненный цикл KPI:
В работу с показателем вовлечены различные сотрудники. Заранее определите и роли и права доступа.
Не допускайте создания ненужны информационны барьеров.
В BSC Designer: администратор аккаунта может определить права доступа на уровне системы показателей или конкретного индикатора. Пользовательские настройки позволяют ограничить доступ пользователей к вводу исторически данны.
11. Определите сценарии использования KPI
Как вы собираетесь использовать индикатор? Для ежегодного отчета по производительности? Для расчета бонусов? Для самоконтроля?
Сценарий использования KPI должен быть определен по двум причинам:
Наибольшая опасность кроется в использовании KPI для расчета бонусов. Ранее мы обсуждали, к каким негативным последствиям это может привести.
Если вы не собираетесь выплачивать бонусы в соответствии с KPI, обязательно объясните команде, как именно будет использоваться показатель. Познакомьтесь с пододом самооценки в рамка системы OKR.
12. Анализ ожидаемого и реального поведения
Сравните изначальные ожидания касательно влияния KPI и реальны изменений в поведении команды.
Такой результат вполне вероятен, поэтому рекомендуется отслеживать реальные изменения в поведении команды под влиянием введения KPI по сравнению с ожиданиями.
Обнаружили что-то неожиданное? Подумайте об обновлении KPI!
Почему стандартные KPI не работают?
В интернете можно легко найти длинный список KPI. Однако я приведу несколько причин того, почему для вас стандартные показатели не сработают.
KPI – это модель реальности, но не реальность
Приведем в качестве примера “удельный вес на рынке”. В статье Сэма Гробарта “Тим Кук: полное интервью” исполнительный директор компании Apple поделился своими мыслями об успее отслеживания KPI:
«Я не измеряю наш успе при помощи доли на рынке” “…Мы ведь не баралом занимаемся”.
Вместо этого Тим Кук советует сфокусироваться на том, чтобы заниматься правильными делами.
Большинство стандартны KPI являются показателями результата
Иными словами, они способны рассказать о том, что уже произошло, но не о том, как повысить производительность.
Полезно знать выручку на одного сотрудника вашего бизнеса. Вы можете сравнить её с другими компаниями и понять, что она слишком высока, однако это не приведёт к автоматическому улучшению ситуации. Неободимо:
Используя стандартные показатели, вы пропустите три первы шага, что может стать причиной неудачи плана действий на основе стандартны KPI.
Сначала должны быть определены цели
Чтобы завершить введение в KPI, я отел бы сделать одно простое заявление:
Бизнес-цели должны определяться в первую очередь!
KPI, отображаемые в системе показателей/на информационной панели, должны появиться там только в том случае, если у вас есть четкое представление о текущи целя компании и о том, как с ними связаны показатели. Рекомендуется в первую очередь создать стратегическую карту, отобразить на ней цели и только после этого приступать к поиску способов и измерения. Об этом мы говорили в статье ”Четыре перспективы ССП”.
Библиотека KPI
В библиотеке вы найдёте:
6 базовы KPI
Если бы ваши время и ресурсы были ограничены, какие показатели вы стали бы отслеживать?
Как бы вы нашли и? Я советую следовать двум принципам:
Именно эти принципы мы рассмотрели в статье «6 базовы KPI для выживания бизнеса».
Каки результатов вы добились?
В статье, посвященной этой теме вы найдёте дополнительные детали и обоснования.
Стандартные KPI
Далее вы найдете KPI из различны областей. Этот список был составлен на основе различны статей, опубликованны на нашем сайте. Если вы отите узнать больше, перейдите по ссылке.
KPI работы с клиентами
Узнать больше в примере системы показателей работы с клиентами.
Маркетинговые KPI
KPI для HR
KPI продаж
KPI для ИТ
KPI инноваций
Вовлеченность сотрудников
Внедрение KPI
Узнать больше о лучши практика по внедрению KPI.
Владение KPI или отслеживания KPI
Ключевым компонентом успешного внедрения системы измерения является соответствующая культура измерения производительности в компании.
На что поожа орошая культура измерения?
Как этого добиться? Я рекомендую ознакомиться с этим 5-шаговым гидом к культуре измерений, где описываются типичные проблемы и способы и решения.
Расчет KPI
После составления списка KPI вам придется подумать о том, как и отслеживать. Вычисления могут состоять в базовы расчета производительности или более продвинуты расчета системы показателей. Задачи KPI и расчет системы показателей мы обсуждали в этой статье. Здесь вы найдёте её краткое резюме:
1. Правильное определения KPI
Правильное определения KPI: исодная точка, искомое значение, текущее значение.
Не путайте понятия искомого значения и цели (“повышение производительности службы поддержки” – это цель… на10% — искомое значение).
Определите, нужно ли вам увеличить значение (повышение прибыли) или уменьшить его (сокращение времени ответа).
2. Нормализация KPI
Чтобы различные KPI можно было сравнивать, они должны быть нормализованы.
Возьмём для примера посетителей сайта, измеряемы в «посетителей/месяц» и времени, проведенном на сайте, измеряемом в «минута». Чтобы сравнить показатели, мы должны поместить и на определённую шкалу. Узнайте больше о нормализации показателей.
3. Отслеживание производительности и прогресса
Имеет смысл отслеживать производительность и прогресс по отдельности. Разница между ними была описана здесь.
4. Задайте вес KPI
Вес KPI указывает на и относительную важность в системе показателей. KPI с большим весом влияют на производительность в большей степени.
5. По для автоматизации обязательно
Хотя начать вести ССП вы можете в электронной таблице, проект будет сложно масштабировать без профессиональны инструментов вроде BSC Designer.
Примеры использования
Узнайте, как используют BSC Designer другие профессионалы бизнеса.
Мы используем BSC Designer для непрерывной отчетности по KPI безопасности. В будущем мы собираемся использовать программу для все управленчески процессов компании. >
Нам был нужен мощный инструмент для установления целей и KPI, и мониторинга, оценки, анализа и управления ими. >
BSC Designer — это удобный в использовании инструмент, который упрощает и ускоряет процесс создания и управления KPI и стратегическими картами. >
Часто задаваемые вопросы
Ниже вы найдёте часто задаваемые вопросы о KPI и ответы на ни. В комментария к этой статье вы можете задать любые другие вопросы.
Мы отлично работаем без KPI. Нужны ли они нам?
KPI подобны GPS-навигатору в машине. Если вы едете по орошо знакомой дороге, вероятно, вы не станете включать GPS. Значит ли это, что он не нужен вам в незнакомой местности? То же можно сказать и о KPI. Чем сложнее бизнес-среда вашей компании, тем большую неободимость в правильны KPI вы испытываете. Выше мы обсуждали другие причины использования KPI.
Нужен ли KPI цели “Внедрение новой программы обучения персонала в течение года”?
Сначала давайте разберёмся с целью. Она поожа на этап в достижении другой цели. В конце года вы сможете ответить «да/нет» на вопрос о том, была ли осуществлена программа. Сама формулировка цели не подразумевает достижение каки-либо результатов производительности, поэтому использование показателей эффективности лишено смысла.
В случае сосредоточения на повышении эффективности программ обучения персонала или снижении эксплуатационны расодов цель может стать орошим показателем прогресса, соответственно, имеет здесь смысл использовать индикаторы.
Как может выглядеть ороший KPI для цели «Повысить моральный ду сотрудников на 15%»?
Начнем с формулировки цели. В данном случае цель состоит в том, чтобы «улучшить моральный ду сотрудников», а «15%» — это искомое значение. Я рекомендую разделять цель и её искомое значение. Здесь цель состоит в том, чтобы улучшить моральный ду сотрудников. В качестве показателя может использоваться индекс морального состояния.
Какой KPI должен использоваться для «Повышения продуктивности сотрудников в два раза»?
Цели, призванные мотивировать сотрудников, есть в ССП многи компаний. На мой взгляд, они обладают двумя серьёзными недостатками:
Учитывая это, неободимо трансформировать цель во что-то вроде «Повышение продуктивность сотрудников», затем вернуться к основам и найти правильные KPI.
Нужна ли нам программа для автоматизации ССП?
Вы спрашиваете об этом продавца подобны программ, однако я постараюсь быть объективным… Всё зависит от того, насколько серьёзен ваш подод к KPI. Если вам неободимо отслеживать KPI нескольки перспектив, рассчитывать и эффективность, учитывать и значение, визуализировать и на стратегически карта, я посоветовал бы использовать профессиональное ПО, например, BSC Designer.
Я знаю специалистов по Excel, способны создать там настоящую систему показателей, однако насколько просто ее потом поддерживать? Мы проанализировали плюсы и минусы этого подода в отдельной статье.
Не забывайте о бюджете: если вы начнете с использования бесплатной версии BSC Designer, в будущем вам будет проще перейти на профессиональный инструмент автоматизации.
Является ли мой KPI показателем действия или результата?
Эти термины зависят от контекста. KPI относится к действию или результату только в контексте конкретной бизнес-цели. Чтобы понять, в чем заключается разница, ознакомьтесь с этой статьей.
Можно ли использовать KPI для творчески заданий?
Да, это возможно. К примеру, мы рассмотрели KPI графического дизайнера. Статья начинается с описания способа измерения таланта, который был придуман Сальвадором Дали. Однако показатели, имеющие отношение к вашему бизнесу, — это другой вопрос.
Какой термин правильный: KPI, метрика или показатель?
С точки зрения терминологии, между ними существует разница. Полезно понять эту разницу и использовать правильные термины. Однако практический опыт показывает, что термин «KPI» используется синонимически. Я советую использовать более нейтральные термины «метрика» или «показатель».
Какие шаблоны KPI вы рекомендуете?
Никакие. Существуют популярные KPI по отраслям. Они выглядят профессионально и могут стать орошей отправной точкой, особенно если ваш начальник просто очет, чтобы вы «нашли какие-нибудь KPI». Однако несколько KPI, разработанны именно вами и для ваши целей, могут повлиять на и достижение в гораздо большей степени, чем 50 KPI, найденны в интернете.
Кажется, команда не принимает новые KPI… В чем может быть причина?
Обратите внимание на культурный аспект измерения производительности в компании.
Сотрудник допустил возникновение ситуации, в которой KPI оказался в красной зоне. Как должен реагировать менеджер?
На мой взгляд, вам представился шанс начать обсуждение того, как можно улучшить ситуацию в будущем. Мы используем KPI именно для того, чтобы лучше понять бизнес и предотвратить возникновение проблем на ранни этапа.
Как каскадировать KPI по всей компании?
Каскадирование проводится по бизнес-целям. Детально мы разобрали этот вопрос в соответствующей статье.
Рекомендуете ли вы использование KPI для вычисления бонусов?
Если вы контролируете команду по методу кнута и пряника, не удивляйтесь тому, что сотрудники найдут способы обойти систему. Мы обсуждали возможные пододы к выплате бонусов в предыдущей статье.
Какое число KPI должно быть в моей системе показателей?
В процессе обстоятельного обсуждения выживут всего несколько KPI. Другие показатели будут удалены или перемещены в системы показателей команд или сотрудников, работающи над выполнением конкретной задачи. Стоит ориентироваться на формулу: 1 задача = 2 показателя (1 индикатор действия и 1 индикатор результата).
Если бы вы могли дать всего один совет о KPI, каким бы он был?
Создайте и прилагайте усилия к поддержанию культуры измерений в своей компании!