положение о проектном офисе образец

Положение о проектном офисе образец

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Project management system. Project management office

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН АНО «Центр оценки и развития проектного управления» совместно с ООО «НИИ экономики связи и информатики «Интерэкомс» (ООО «НИИ «Интерэкомс»), Аналитическим центром при Правительстве Российской Федерации, Ассоциацией специалистов и организаций в области управления проектами «Ассоциация управления проектами «СОВНЕТ», ЗАО «Проектная ПРАКТИКА», привлеченными экспертами

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 100 «Стратегический и инновационный менеджмент»

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает цели, задачи, типы и функции проектных офисов.

Настоящий стандарт применяют при создании и развитии проектных офисов в организациях и используют совместно с ГОСТ Р 58184, ГОСТ Р 54869, ГОСТ Р 54871, ГОСТ Р 54870, ГОСТ Р ИСО 21500, ГОСТ Р ИСО 21504.

Настоящий стандарт может использоваться:

а) руководителями и сотрудниками организаций, которые хотят создать и развивать проектные офисы для повышения эффективности управления проектной деятельностью;

б) руководителями и сотрудниками организаций, которые хотят внедрить, поддерживать и улучшать систему менеджмента проектной деятельности;

в) руководителями компонентов проектной деятельности;

г) лицами, которые заинтересованы в едином понимании концепций и терминологии, используемых при создании и развитии проектных офисов;

д) лицами, которые проводят консультации и обучение по системе менеджмента проектной деятельности, участвуют в ее оценке и развитии;

е) разработчиками систем менеджмента проектной деятельности.

Настоящий стандарт применим для проектных офисов любого масштаба и в любых отраслях.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 54869 Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом

ГОСТ Р 54870 Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов

ГОСТ Р 54871 Проектный менеджмент. Требования к управлению программой

ГОСТ Р 58184 Система менеджмента проектной деятельности. Основные положения

ГОСТ Р ИСО 21500 Руководство по проектному менеджменту

ГОСТ Р ИСО 21504 Управление проектами, программами и портфелем проектов. Руководство по управлению портфелем проектов

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 проектный офис: Временная или постоянная организационная единица, создающая условия для повышения эффективности проектной деятельности, обеспечения целесообразности и результативности компонентов проектной деятельности.

3.2 проектный комитет (высший координационный орган по проектной деятельности): Высший коллегиальный орган по управлению проектной деятельностью организации.

3.3 проектная деятельность; ПД: Деятельность, осуществляемая в организации в виде проектов, которые могут объединяться в программы и портфели проектов, и включающая, в случае необходимости, связанные мероприятия.

3.4 профиль проектного офиса: Комбинация ключевых характеристик проектного офиса.

3.5 компоненты проектной деятельности; компоненты ПД: Проект, программа, портфель проектов, а также связанные мероприятия, которые являются объектами управления в рамках проектной деятельности.

3.6 система менеджмента проектной деятельности; СМПД: Cовокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов для постановки целей и обеспечения эффективности проектной деятельности в организации, являющаяся частью единой системы менеджмента организации.

4 Роль проектного офиса в системе менеджмента проектной деятельности организации

4.1 В российской и международной практике для обозначения проектных офисов используются разные термины в зависимости от выполняемых функций и места в организационной структуре, такие как: корпоративный проектный офис, стратегический проектный офис, управляющий проектный офис, офис управления проектами, проектный офис, офис управления программой, офис управления портфелем, центр управления проектами и т.д.

В настоящем стандарте используется термин «проектный офис», так как он наиболее широко применяется как в частном, так и в государственном секторах экономики РФ. При этом проектные офисы в различных организациях и условиях функционирования могут кардинально различаться.

В настоящем стандарте описаны типы и функции проектных офисов.

4.2 Цель проектного офиса

а) целесообразности компонентов ПД, т.е. для:

— отбора компонентов ПД, приносящих наибольшую выгоду организации и наиболее соответствующих ее стратегии;

— отмены, приостановления и завершения (в том числе досрочного) компонентов ПД, не соответствующих критериям целесообразности;

— сохранения их актуальности и ценности для реализации;

б) эффективности проектной деятельности, т.е. для использования процессов, методик, инструментов, практик, организационных структур, позволяющих реализовывать компоненты ПД быстрее, меньшими финансовыми и человеческими ресурсами, либо при заданных ресурсах реализовывать более сложные компоненты ПД;

в) результативности компонентов ПД, т.е. для их реализации в соответствии с согласованными параметрами, в том числе содержанием, качеством, сроками, стоимостью, установленными требованиями и ограничениями, с удовлетворением либо превышением ожиданий заказчиков.

4.3 Задачи проектного офиса

Задачами проектного офиса могут являться:

1) создание, поддержка и развитие работающей системы правил проектной деятельности;

2) создание и поддержка работающей системы принятия решений и координации участников проектной деятельности;

3) организация управления знаниями и содействие формированию необходимых компетенций участников проектной деятельности;

4) управление выделенными компонентами ПД и (или) принятие отдельных решений по ним;

5) централизованное выполнение проектных функций;

6) создание комфортной среды для участников проектной деятельности;

7) оптимизация выполнения процессов проектной деятельности.

4.3.1 Создание, поддержка и развитие работающей системы правил проектной деятельности

Решение данной задачи предполагает разработку, внедрение в практику (в том числе посредством оказания методической поддержки), контроль исполнения и корректировку правил проектной деятельности, включающих также описание ключевых терминов, процессов, проектных ролей, функций, полномочий и ответственности органов управления проектной деятельностью.

Работающая система правил позволит упростить коммуникации между участниками, создать единый понятийный аппарат, избежать необходимости повторных переговоров относительно установленных правил и принципов, снизить транзакционные издержки, зависимость от человеческого фактора и упростить и ускорить принятие решений за счет их типизации, обеспечить фиксацию и распространение успешных практик.

Работающая система правил подразумевает:

— ее применение на практике;

— постоянную адаптацию к меняющимся условиям и культуре организации;

— непрерывное улучшение, в том числе на основе имеющихся успешных практик, обратной связи участников проектной деятельности;

— снижение количества правил, которые не могут быть внедрены по объективным причинам;

— согласованность с иными правилами организации, интеграцию в общую систему.

Правила могут быть зафиксированы в нормативных и методических документах организации (положения, регламенты, инструкции, требования, шаблоны и т.п.).

Для упрощения восприятия и применения правил необходимо дополнять обязательные требования рекомендациями, разъяснениями, наглядными материалами.

Проектный офис должен обеспечивать методическую поддержку участников проектной деятельности, что предполагает их консультирование, организацию методических семинаров и использование иных способов распространения и разъяснения установленных правил.

4.3.2 Создание и поддержка работающей системы принятия решений и координации участников проектной деятельности

Решение данной задачи предполагает в том числе:

— определение требований (в зависимости от уровня управления) к составу, качеству и порядку предоставления информации, к принимаемым решениям. Информация должна быть полной, объективной, актуальной, непротиворечивой, достоверной, детализированной до необходимой степени. Требования к оформлению и способы передачи информации определяются в соответствии с потребностями лиц, принимающих решения, и поставленными задачами;

— организацию предоставления участникам проектной деятельности, принимающим решения, необходимой и достаточной информации. К такой информации в том числе относятся: раннее предупреждение об отклонениях, проблемах и рисках, сведения о неразрешенных проблемах и конфликтах (их эскалация), а также предлагаемые варианты решений;

— координацию взаимодействия участников проектной деятельности, связанную с принятием необходимых решений на соответствующем уровне управления;

— организацию работы органов управления проектной деятельностью, включая подготовку, согласование, представление необходимых материалов к заседаниям;

— организацию контроля исполнения принятых решений, а также принятия мер при их неисполнении.

Для решения данной задачи проектный офис может осуществлять ряд действий с информацией по компонентам ПД, в том числе: собирать, распространять, анализировать, проверять и (или) подтверждать соответствие требованиям, контролировать ее предоставление заинтересованным сторонам и в установленных случаях проводить моделирование предлагаемых решений, формулировать рекомендации на основе информации, архивировать информацию для последующего использования.

Организация и поддержка информационного обмена между участниками проектной деятельности предполагают создание условий для оперативного, удобного и качественного обмена (без потерь, искажений, дублирования) информацией между участниками. Должны быть определены заинтересованные стороны, виды, средства, каналы и частота коммуникаций. Проектный офис регулярно осуществляет анализ существующих коммуникаций, в том числе на основе обратной связи от участников, собирает и готовит предложения по улучшению процесса, организует мероприятия, направленные на решение коммуникационных проблем.

Источник

Положение о проектном офисе образец

от 31 октября 2019 года N 1540

О муниципальном проектном офисе

(с изменениями на 3 сентября 2020 года)

В целях организации проектной деятельности в Администрации города Вологды, на основании статей 27, 42, 44 Устава муниципального образования «Город Вологда» постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о муниципальном проектном офисе.

2. Департаменту экономического развития Администрации города Вологды в срок до 22 мая 2020 года обеспечить утверждение Положения об организации проектной деятельности в Администрации города Вологды.

(в ред. постановлений Администрации г. Вологды от 26.12.2019 N 1812, от 30.01.2020 N 84, от 27.03.2020 N 402, от 30.04.2020 N 560)

3. Настоящее постановление подлежит опубликованию в газете «Вологодские новости», размещению на официальном сайте Администрации города Вологды в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Исполняющий обязанности Мэра г. Вологды
заместитель Мэра г. Вологды
по социальным вопросам
В.Г.ЦЕПА

Утверждено
Постановлением
Администрации г. Вологды
от 31 октября 2019 г. N 1540

ПОЛОЖЕНИЕ О МУНИЦИПАЛЬНОМ ПРОЕКТНОМ ОФИСЕ

(в ред. постановлений Администрации г. Вологды от 21.05.2020 N 650, от 03.09.2020 N 1288)

1.2. Проектный офис является постоянным координационным органом по организации проектной деятельности в Администрации города Вологды.

1.3. Основной целью деятельности Проектного офиса является обеспечение организации и методического сопровождения проектной деятельности в Администрации города Вологды.

1.4. Функции Проектного офиса осуществляет Департамент экономического развития Администрации города Вологды.

1.5. Проектный офис в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательством Вологодской области, муниципальными правовыми актами муниципального образования «Город Вологда», настоящим Положением.

2. Задачи и функции Проектного офиса

2.1. Основными задачами Проектного офиса являются:

разработка и внедрение нормативной методической документации по проектной деятельности в Администрации города Вологды;

(в ред. постановления Администрации г. Вологды от 21.05.2020 N 650)

координация и методологическое сопровождение проектной деятельности в Администрации города Вологды;

(в ред. постановления Администрации г. Вологды от 21.05.2020 N 650)

координация обучения проектной деятельности в Администрации города Вологды.

(в ред. постановления Администрации г. Вологды от 21.05.2020 N 650)

2.2. Функции Проектного офиса:

(в ред. постановлений Администрации г. Вологды от 21.05.2020 N 650, от 03.09.2020 N 1288)

обеспечение общей координации реализации муниципальных проектов в соответствии с Положением об организации проектной деятельности в Администрации города Вологды, утвержденным муниципальным правовым актом;

(в ред. постановления Администрации г. Вологды от 21.05.2020 N 650)

регистрация и обеспечение согласования предложений по муниципальным проектам;

(абзац введен постановлением Администрации г. Вологды от 21.05.2020 N 650)

согласование проектов паспортов муниципальных проектов;

(абзац введен постановлением Администрации г. Вологды от 21.05.2020 N 650)

регистрация проектов паспортов муниципальных проектов и обеспечение их рассмотрения проектным комитетом и Советом;

(абзац введен постановлением Администрации г. Вологды от 21.05.2020 N 650)

согласование запросов на изменение паспортов муниципальных проектов и обеспечение их рассмотрения проектным комитетом;

(абзац введен постановлением Администрации г. Вологды от 21.05.2020 N 650)

анализ информации, содержащейся в ежеквартальных и ежегодных отчетах о ходе реализации муниципальных проектов, и подготовка заключений о ходе реализации муниципальных проектов;

(абзац введен постановлением Администрации г. Вологды от 21.05.2020 N 650)

обеспечение рассмотрения проектным комитетом ежеквартальных и ежегодных отчетов о ходе реализации муниципальных проектов;

(абзац введен постановлением Администрации г. Вологды от 21.05.2020 N 650)

согласование итоговых отчетов о реализации муниципальных проектов и обеспечение их рассмотрения Советом;

(абзац введен постановлением Администрации г. Вологды от 21.05.2020 N 650)

организация взаимодействия с региональным проектным офисом Вологодской области по вопросам организации проектной деятельности и реализации муниципальных, региональных, региональных стратегических, федеральных приоритетных проектов на территории муниципального образования «Город Вологда»;

3. Права Проектного офиса

Проектный офис имеет право:

запрашивать от органов Администрации города Вологды и подведомственных муниципальных учреждений сведения и материалы, необходимые для выполнения возложенных на него задач;

разрабатывать проекты муниципальных правовых актов по организации проектной деятельности в Администрации города Вологды;

давать разъяснения по вопросам, входящим в компетенцию Проектного офиса;

участвовать в совещаниях и иных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к компетенции Проектного офиса.

4. Состав и организация работы Проектного офиса

4.1. В состав Проектного офиса включаются:

руководитель Проектного офиса;

заместитель руководителя Проектного офиса;

секретарь Проектного офиса;

специалисты Проектного офиса.

4.2. Руководитель Проектного офиса:

организует и контролирует работу Проектного офиса;

докладывает Мэру города Вологды о достигнутых результатах деятельности Проектного офиса;

подписывает в пределах своей компетенции документы, касающиеся деятельности Проектного офиса.

4.3. Заместитель руководителя Проектного офиса осуществляет функции руководителя Проектного офиса в период временного отсутствия последнего.

4.4. Должностные лица, входящие в состав Проектного офиса, выполняют задачи и функции Проектного офиса в соответствии с поручениями руководителя Проектного офиса в рамках должностных обязанностей, предусмотренных их должностными инструкциями.

Источник

Приложение N 5. Положение о Проектном офисе

Положение
о Проектном офисе
(утв. постановлением администрации Тамбовской области
от 18 апреля 2016 г. N 404)

1.1. Проектный офис является координационно-контрольным органом в сфере управления проектной деятельностью, организующим планирование и контроль проектной деятельности, внедрение, поддержку и развитие проектно-ориентированной системы управления в органах исполнительной власти области, а также рассмотрение вопросов, связанных с внедрением в Тамбовской области лучших практик Национального рейтинга состояния инвестиционного климата в субъектах Российской Федерации.

1.2. Проектный офис в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Тамбовской области и настоящим Положением.

2. Задачи Проектного офиса

Основными задачами Проектного офиса являются:

разработка и внедрение нормативной методической документации по проектному управлению в органах исполнительной власти области;

планирование деятельности органов исполнительной власти области, в части целей, направлений, контрольных событий, показателей и управление изменениями в плановых и проектных документах;

изучение лучших практик Национального рейтинга состояния инвестиционного климата в субъектах Российской Федерации;

выработка согласованных подходов по внедрению в Тамбовской области лучших практик Национального рейтинга состояния инвестиционного климата в субъектах Российской Федерации;

сбор, анализ и обобщение информации о внедрении в Тамбовской области лучших практик Национального рейтинга состояния инвестиционного климата в субъектах Российской Федерации;

обеспечение взаимодействия между территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти Тамбовской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Тамбовской области, Уполномоченным по защите прав предпринимателей в Тамбовской области, открытым акционерным обществом «Корпорация развития Тамбовской области», областным государственным унитарным предприятием «Фонд содействия кредитованию малого и среднего предпринимательства Тамбовской области» и другими организациями по вопросам, связанным с внедрением в Тамбовской области лучших практик Национального рейтинга состояния инвестиционного климата в субъектах Российской Федерации;

3. Права и полномочия Проектного офиса

3.1. Полномочия Проектного офиса:

контроль исполнения планов деятельности и формирование отчетности по исполнению планов;

разработка, экспертиза и согласование Паспортов проектов, Планов-графиков проектов, Отчетов по проектам;

контроль реализации проектов, согласование регулярной отчетности по проектам;

экспертиза итоговой отчетности и архивов по завершенным проектам;

внедрение, поддержка и развитие системы мотивации участников проектов;

внедрение, поддержка и развитие информационной системы управления проектами органов исполнительной власти области;

разрешение конфликтов в проектах в той части, в которой они не могут быть разрешены руководителем проекта до момента их вынесения на уровень руководителя проекта;

подготовка предложений по внедрению в Тамбовской области лучших практик Национального рейтинга состояния инвестиционного климата в субъектах Российской Федерации;

3.2. Проектный офис имеет право:

запрашивать и получать в пределах своей компетенции от территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти области, органов местного самоуправления муниципальных образований области и организаций, расположенных на территории Тамбовской области, материалы и информацию, необходимые для осуществления своей деятельности;

в установленном порядке инициировать изменения в плановой и проектной деятельности органов исполнительной власти области;

разрабатывать нормативные методические документы, обязательные для исполнения участниками проектов;

принимать в пределах своей компетенции коллегиальные решения, а также осуществляет контроль исполнения этих решений;

заслушивать на обсуждениях представителей исполнительных органов государственной власти области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов муниципальных образований области, предпринимательской, общественной и экспертной сообществ по вопросам, отнесенным к его компетенции.

участвовать в совещаниях и иных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы, находящиеся в компетенции Проектного офиса.

4. Состав и организация работы Проектного офиса

4.1. Проектный офис формируется в составе председателя Проектного офиса, заместителя Проектного офиса и иных членов Проектного офиса. К работе Проектного офиса могут привлекаться представители органов исполнительной власти области, а также по согласованию представители территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований области и организаций, расположенных на территории Тамбовской области.

4.2. Основной формой деятельности Проектного офиса являются заседания. Заседания Проектного офиса проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

4.3. На заседаниях Проектного офиса председательствует руководитель Проектного офиса, в случае его отсутствия на заседании Проектного офиса председательствует заместитель председателя.

4.4. Руководитель Проектного офиса:

организует работу Проектного офиса;

дает поручения о подготовке материалов для рассмотрения вопросов повестки дня заседания;

осуществляет общее руководство работой Проектного офиса;

ведет заседание Проектного офиса;

совершает иные действия по организации и обеспечению деятельности Проектного офиса.

организует подготовку заседания Проектного офиса;

ведет протокол заседания Проектного офиса;

информирует членов Проектного офиса дате, месте и времени проведения заседаний, а также обеспечивает членов Проектного офиса необходимыми материалами;

выполняет иные обязанности по поручению председателя Проектного офиса.

4.6. Проектный офис в соответствии с возложенными на него задачами может создавать из числа своих членов, а также из числа привлеченных специалистов, не входящих в состав Проектного офиса, постоянные и временные рабочие группы, руководство деятельностью которых осуществляют члены Проектного офиса.

4.7. Решения Проектного офиса по каждому рассматриваемому вопросу принимаются большинством голосов присутствующих на заседании членов Проектного офиса. В случае равенства голосов при голосовании голос председательствующего Проектного офиса является решающим.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

О проектном офисе

ПОЛОЖЕНИЕ О ПРОЕКТНОМ ОФИСЕ

ГБОУ Школа № 2025

3. ФУНКЦИИ

3.1. Процесс анализа проблем и постановка целей для их решения.

3.2. Инициирование создания проектных мобильных групп для решения поставленных целей.

3.3. Рассмотрение проектных заявок на предмет актуальности. Назначение Руководителей проектных групп.

3.4. Создание инструментов для вовлечения в проектную деятельность участников образовательного процесса (обучающиеся, педагоги, родители, жители города). Создание и размещение на сайте Школы Информационной карты проекта.

3.5. Финансовая поддержка в решении вопросов. Управление общими ресурсами портфелей проектов.

3.6. Рассмотрение промежуточных итогов.

3.7. Предоставление возможности подключения к проектной мобильной группе на любом этапе реализации проекта, распространения опыта в рамках комплекса.

3.8. Подготовка проектов к завершению. Рекомендации для участия в Конференции, Педагогическом и Управляющем советах.

3.9. Поощрение участников мобильных проектных групп.

4. СОСТАВ И РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ ПРОЕКТНОГО ОФИСА

4.1. Администраторы Проектного офиса ГБОУ Школа № 2025 – пять сотрудников, назначенных приказом директора Школы.

4.2. Руководители проектных мобильных групп после утверждения проектов Администраторами Проектного офиса.

4.3. Заседания Проектного офиса – 1 раз в месяц.

4.4. Заседание с Руководителями проектных мобильных групп – 1 раз в четверть.

4.4. Расширенное заседание Проектного офиса (старт и результаты (промежуточные)) – 2 раза в год.

5. СОСТАВ И РАБОТА ПРОЕКТНЫХ МОБИЛЬНЫХ ГРУПП

5.1. Регистрация участников проектных групп на сайте школы.

5.2. Рабочая встреча проектной группы, постановка SMART-задач, определение этапности и ответственных за их реализацию.

5.3. Создание мини-групп.

5.4. Использование мобильных приложений для системного управления и соблюдения сроков исполнения задач.

5.5. Представление результатов (промежуточных) работы Проектному офису.

5.6. Подготовка материалов к Конференции и публикации на сайте Школы.

5.7. Время, место проведения Рабочих встреч определяется Руководителем проектной мобильной группы.

6. СРОКИ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТОВ

6.1. Проекты могут быть: краткосрочными, долгосрочными.

6.2. Жизненный цикл проектов: от 1 месяца до 9 месяцев.

6.3. Стадии жизненного цикла проектов:

7. ДОКУМЕНТЫ ПРОЕКТА

8. ОФОРМЛЕНИЕ ЗАВЕРШЕННЫХ ПРОЕКТОВ

Источник