положение о выплате материальной помощи работникам организации
Инструкция: готовим и утверждаем положение о выплате материальной помощи
Когда требуется и чем предусмотрено
Материальная помощь — единовременная выплата денежных средств, которая не связана с выполнением работником должностных обязанностей и не зависит от качества или количества выполняемой им работы. Она не относится к стимулирующим выплатам и не компенсирует работнику сложные условия труда или переработку, ночной труд и тому подобное.
Важно помнить, что выплата материальной помощи — право бюджетной организации, а не ее обязанность. А размер суммы зависит от финансовых возможностей.
Порядок и условия финансовой поддержки можно установить в локально-нормативном акте: регламенте об оплате труда или в положение о материальной помощи работникам.
Так же дополнительно можно прописать положение о материальной помощи профсоюзной организации, если в этом есть необходимость. Требования к нему не отличаются от описанного в статье случая.
Содержание положения об оказании материальной помощи
Требований к содержанию положения о выплате материальной помощи работника (ДОУ, например, или профорганизации) не установлено, так как этот документ не является обязательным. Поэтому организация может составить его в произвольной форме с учетом специфики своей деятельности. Оттолкнуться можно от образца, который мы приводим в конце статьи.
В любом случае, документ должен содержать разделы:
В этой части необходимо отразить такую информацию:
2. Основания и размеры матпомощи.
В этом разделе указывается перечень ситуаций, когда сотрудник может попросить о денежной поддержке, размер такой выплаты, а также необходимые документы, которые подтвердят, что в жизни работника произошло указанное событие. Например, можно включить такие пункты:
3. Порядок оформления матпомощи
Указывается порядок оформления и кем принимается окончательное решение.
4. Заключительная часть.
Прописывается, с какого момента локально-нормативный акт вступает в силу, срок его действия.
Приказ об утверждении положения о материальной помощи
Утверждает локально-нормативный акт директор организации. Это можно сделать двумя способами:
Приказ составляется в произвольной форме на бланке организации. В нем указывают название документа, дату и место его составления, дату, с которой начинает действовать локально-нормативный акт о финансовой поддержке сотрудникам, ответственного за ознакомление всех сотрудников.
При утверждении также следует учесть мнение профсоюза (при его наличии).
Матпомощь в положении об оплате труда на предприятии
Возможно не создавать отдельный документ, а прописать такой раздел в регламенте об оплате труда.
С этим документом нужно знакомить под личную подпись всех сотрудников организации.
Положение об оказании материальной помощи работникам
Положение об оказании материальной помощи работникам, утвержденное на предприятии, — гарантия того, что в непростой жизненной ситуации компания поддержит своего работника и поможет ему материально. О том, в каких обстоятельствах выдается материальная помощь и каков порядок ее начисления, расскажем далее.
Цель утверждения Положения об оказании материальной помощи работникам
Положение о материальной помощи работникам (в дальнейшем — Положение) утверждается приказом директора с целью упорядочения отношений при оказании помощи сотрудникам предприятия, работающим по трудовому договору. Чем подробнее составлен текст документа, тем легче контроль его исполнения и тем более ясны условия получения денежных средств работником предприятия.
Принятие Положения необходимо для того, чтобы повысить уровень социальной защиты сотрудников, создать ощущение заботы предприятия, вызвать доверие, заинтересовать в целях деятельности и продвижения компании, создать условия для добросовестного выполнения обязанностей. Оно вводится в действие с момента подписания приказа об утверждении, а действует до его отмены или принятия нового Положения.
Когда может быть оказана материальная помощь
Материальная помощь может быть однократной и многократной, целевой и нецелевой. Если целевая помощь рассчитана на погашение конкретных расходов, то нецелевая направлена на восстановление положения работника.
Случаи, когда может быть оказана нецелевая материальная помощь:
Случаи, когда может быть оказана целевая материальная помощь:
Кто принимает решение о выплате материальной помощи
Основание принятия решения — заявление работника с указанием причин и объема необходимой помощи. К заявлению прилагаются подтверждающие документы: квитанции об оплате лекарств, справка об инвалидности, договор на лечение, копии свидетельства о браке, рождении и т. д. Решение может приниматься работодателем единолично либо комиссией.
В состав комиссии, принимающей решение, могут входить руководитель отдела кадров, представитель профсоюза и руководитель департамента, в котором числится сотрудник. Решение оформляется соответствующим приказом, который составляется в произвольной форме и подписывается директором фирмы. Допускается утверждение бланка (формы) приказа, на основании которого принимается решение о выплате.
Образец Положения об оказании материальной помощи сотрудникам
Структура разделов Положения может выглядеть следующим образом:
Вопросы, на которые должен отвечать раздел
Что определяет Положение, цель и механизм его действия.
Источник выплаты материальной помощи
За счет каких средств будет оказана материальная помощь сотруднику предприятия
Размер выплат материальной помощи и основания выплат
Каковы случаи предоставления целевой и нецелевой материальной помощи. Сколько составляет ее размер в каждом конкретном случае. Каким категориям работников может быть оказана материальная помощь
Порядок предоставления материальной помощи
Какие документы следует приложить к заявлению о материальной помощи, бланк заявления на ее предоставление
Порядок рассмотрения и согласования заявления
Кем согласуется и регистрируется заявление работника о материальной помощи. В течение какого времени должно быть рассмотрено это заявление.
Сроки предоставления материальной помощи и основания для отказа в предоставлении
Как долго ждать материальной помощи. На основании чего может быть вынесен отказ в ее предоставлении
Образец положения о материальной помощи работникам можно скачать на нашем сайте.
Итоги
Таким образом, чтобы избежать проблем при толковании условий Положения, порядок принятия решения о предоставлении матпомощи должен быть прописан максимально точно, с указанием конкретных сумм, оснований и сроков предоставления матпомощи. В заключительном разделе может быть указано, кто ответственен за соблюдение требований Положения.
Как оформить материальную помощь сотруднику?
Понятие материальной помощи, ее общая характеристика и порядок оформления
Матпомощь представляет собой денежную выплату работнику организации, которая производится на основании решения, принятого руководством фирмы ввиду наступления события, с которым связывается необходимость выплаты. Исчерпывающего перечня таких событий ни ТК РФ, ни иные нормативные акты, регулирующие трудовые отношения, не содержат. Формально матпомощь может выплачиваться при наступлении у сотрудника любой ситуации, которую руководство организации связывает с необходимостью выплаты.
Как правило, положения о порядке и основаниях выплаты матпомощи закрепляются либо в локальных актах предприятия, либо в коллективном договоре. Однако это не означает, что при отсутствии локального регулирования работодатель не имеет права выплачивать матпомощь, поскольку произведение такого рода выплат — его прерогатива. В то же время обязанности выплачивать денежные суммы работникам, если регулирование порядка осуществления выплат в организации отсутствует, у работодателя нет.
Как оформить материальную помощь?
Порядок оформления и выплаты матпомощи трудящимся не закрепляется на законодательном уровне, однако, исходя из общих положений ТК РФ и иных актов в сфере регулирования трудовых правоотношений, можно прийти к выводу о том, что:
Внимание! Образец от «КонсультантПлюс»
Смотрите образец Положения о выплате материальной помощи работникам организации.
В каких случаях матпомощь может выплачиваться?
Выделяют следующие виды материальной помощи:
К основаниям для выплат можно отнести:
Поскольку порядок выплат может отличаться в различных организациях, а в каких-то фирмах и вовсе не закрепляется, далее рассмотрим наиболее типичные способы оформления матпомощи.
Как выплачивается матпомощь? Закрепление порядка выплаты в локальных актах организации
Ч. 2 ст. 5 ТК РФ закрепляет, что трудовые отношения могут быть урегулированы различными способами, в частности, посредством принятия коллективных договоров, соглашений либо локальных актов. Относительно порядка выплаты материальной помощи возможны следующие варианты:
Порядок принятия локальных актов закреплен в ст. 8 ТК РФ. Право на их принятие работодателем установлено ч. 1 ст. 22 ТК РФ. В них могут закрепляться в том числе права и обязанности работодателя и трудящихся, что следует из положений ст. 20 ТК РФ.
Не исключается, что такие права и обязанности могут закрепляться и относительно необходимости выплаты работодателем и возможности получения работниками сумм матпомощи. При этом соблюдение принятого на предприятии локального акта обязательно для обеих сторон трудовых отношений.
Локальный акт — это распорядительный документ, оформляемый работодателем, поэтому при его принятии руководство фирмы, как правило, делает акцент на своих правах, но не обязанностях. Это и понятно, поскольку загонять себя в рамки, прописывая обязательства по выплате сумм матпомощи работодателям невыгодно. Гораздо выгоднее с точки зрения управленца оставить этот вопрос размытым, не закрепляя конкретных обязательств, но тем не менее оставляя возможность выплат на свое усмотрение.
В этом плане работники, желающие закрепить порядок выплаты матпомощи, добьются более эффективных результатов, если инициируют процедуру переговоров с целью принятия коллективного договора.
Закрепление порядка выплаты материальной помощи в коллективном договоре
В силу ст. 40 ТК РФ коллективный договор — это правовой акт, который регулирует различные отношения внутри фирмы. Он заключается между работниками и работодателем, через представителей, путем проведения коллективных переговоров (гл. 6 ТК РФ).
Ч. 1 ст. 41 ТК РФ, определяющая содержание и структуру коллективного договора, не исключает, что в таком документе могут закрепляться и обязанности работодателя по выплате матпомощи, порядок таких выплат.
Если, принимая локальный акт, работодатель действует самостоятельно (в некоторых случаях учитывается мнение профсоюза, в силу ч. 2 ст. 8 ТК РФ), то коллективный договор принимается путем активного обсуждения его содержания представителями обеих сторон трудовых отношений, что подразумевает, что в таком документе права работников на получение матпомощи будут отражены более детально. Кроме того, сотрудники могут самостоятельно инициировать процедуру проведения коллективных переговоров, а работодатель не вправе отказаться от участия в них.
В договоре целесообразно отразить детальный порядок и случаи выплаты матпомощи, что позволит урегулировать данные правоотношения.
Перечень документов, которые могут быть необходимы для оформления матпомощи работнику
Поскольку вопрос о выплате матпомощи не урегулирован на законодательном уровне, не закрепляется и обязательного пакета документов, которые требуется представить работнику с целью получения выплаты. В то же время коллективные договоры и локальные акты могут устанавливать такой перечень.
Поскольку матпомощь выплачивается ввиду наступления в жизни сотрудника различных событий, документы должны подтверждать факт их наступления. Основным документом является заявление либо служебная записка. На их основании инициируется процедура выдачи матпомощи.
Какие документы требуется предоставить дополнительно, зависит от ситуации:
Заявление о предоставлении матпомощи и его образец, служебная записка (служебка)
Для того чтобы работодатель узнал о том, что в жизни служащего произошло событие, которое может послужить основанием для выплаты матпомощи, сотруднику нужно уведомить его об этом. Уведомление производится на основании заявления.
Форма заявления законом не закреплена, однако может быть приведена в локальном акте или коллективном договоре. Требований к заявлению законодательство также не содержит.
Образец такого документа может выглядеть следующим образом:
Директору ООО «Ирис»
От старшего менеджера
Прошу предоставить мне материальную помощь в размере 5000 руб. в связи с необходимостью покупки лекарств для лечения обнаруженного заболевания почек.
Приложение: копия заключения врачебной комиссии БУЗ «Московская городская поликлиника» от 12.07.2020 № 127-ЗК, копия рецепта от 12.07.2020 № 129571, выданного врачом Анисимовой Р. В.
12.07.2020 Карпов Т. Г. /Карпов/
Заявление подается в 2 экземплярах. На одной копии ставится отметка о дате вручения и подпись лица, которому заявление передано, а вторая копия передается работодателю.
Второй способ уведомления работодателя о наступлении определенного события, связанного с необходимостью выплаты матпомощи, — служебная записка, составленная, например, непосредственным начальником сотрудника.
Образец служебной записки может выглядеть следующим образом:
Директору ООО «Ирис»
От начальника отдела продаж
Довожу до Вашего сведения, что у старшего менеджера Карпова Т. Г. 12.07.2020 родился ребенок — дочь, Карпова В. Т. Прошу рассмотреть возможность о выдаче Карпову Т. Г. материальной помощи в размере 5000 руб.
Игнатьев Т.В. /Игнатьев/ 12.07.2020
Возможно ли получение матпомощи без документов?
Получение матпомощи без документов возможно только в том случае, если решение принимается работодателем по его собственной инициативе. Если же инициатором прошения о перечислении сумм матпомощи является служащий, обязательным документом является заявление. В случае когда о выплате матпомощи сотруднику просит его непосредственный начальник, обязательным документом является служебная записка.
Решение о выдаче матпомощи может быть принято работодателем и без документов, доказывающих факт наступления того или иного события в жизни сотрудника. Их наличие по общему правилу необязательно (если иное не закреплено в локальном акте либо коллективном договоре). В то же время работодатель может отказать в выплате ввиду недоказанности наступления в жизни служащего события, которое приводится в качестве основания для выплаты матпомощи.
Образец приказа о предоставлении матпомощи
Выплата матпомощи производится на основании приказа работодателя. Его форма законодательно не закреплена. В то же время она может быть определена положениями локального акта или коллективного договора.
Приказ может быть оформлен по следующему образцу:
О выплате материальной помощи
В связи с заболеванием главного менеджера операционного отдела ООО «Ирис» Иракова Р. В., подтвержденным представленными им документами (копия заключения врачебной комиссии БУЗ «Московская городская поликлиника» от 12.07.2020 № 127-ЗК, копия рецепта от 12.07.2020 № 129571),
Выплатить Иракову Р. В. материальную помощь в размере 5 000 руб.
Выплату матпомощи произвести вместе с выплатой очередной заработной платы за август 2020 года.
Основание: заявление Иракова Р. В. от 12.07.2020, копия заключения врачебной комиссии БУЗ «Московская городская поликлиника» от 12.07.2020 № 127-ЗК, копия рецепта от 12.07.2020 № 129571
Директор ООО «Ирис» Васильев О. В. /Васильев/
Назначение платежа при выплате матпомощи
При перечислении сумм материальной помощи необходимо указать в платежном поручении назначение платежа. Кроме того, следует сослаться на сведения о приказе, на основании которого сумма выплачивается.
Например, графа «Назначение платежа» может быть заполнена следующим образом: материальная помощь Иванову А. А. в связи с рождением ребенка, выплаченная на основании приказа директора ООО «Ирис» от 12.07.2020 № 1.
Необходимость указания правильного назначения платежа связана в том числе с налогообложением. Некоторые виды матпомощи, в силу ст. 217 НК РФ, не облагаются налогом. Назначение платежа будет служить доказательством, что деньги потрачены именно на выплату матпомощи.
Важно! Подсказка от «КонсультантПлюс»
Виды материальной помощи, которые частично (в сумме вычета) или полностью освобождены от обложения НДФЛ, и основания такого освобождения приведены в ст. 217 НК РФ.
Полный перечень таких выплат, а также случаи и порядок уплаты НДФЛ с матпомощи см. в К+.
Итоги
Таким образом, ответ на вопрос, как оформить материальную помощь сотрудникам, может быть различным. Это связано с тем, что в зависимости от локальной документации, принятой в организации, порядок оформления выплат может варьироваться. В то же время во всех случаях выплата производится на основании приказа работодателя.
Положение о выплате материальной помощи работникам организации
Работодатель в лице руководителя или членов специально созданной комиссии в каждом конкретном случае принимает решение о выплате работнику материальной помощи.
Что такое материальная помощь и в каких случаях она может быть выдана, читайте в статье «Материальная помощь».
В связи с тем, что законодательно не установлена обязанность по выплате матпомощи работникам, то и обязательного наполнения Положения о материальной помощи (далее – Положение) нет. Каждый работодатель самостоятельно разрабатывает структуру и содержание Положения.
Если в данный момент у вас нет ещё такого документа и вы только думаете, с чего начать, то давайте разбираться вместе. Если же у вас уже разработано Положение о матпомощи, то не лишним будет проверить, все ли нюансы учли.
Итак, в Положении следует указать перечень случаев, в которых работник сможет получить материальную поддержку:
Так сложилось, что многие компании выдают материальную помощь на похороны близкого родственника или работника, на погашение ущерба в связи со стихийным бедствием или иной чрезвычайной ситуацией. Также есть и положительные моменты, в которых работодатель старается поддержать своего работника в радостный для него период. Это рождение ребенка, вступление в брак, юбилей. Также материальная помощь может быть выдана на лечение, в связи с выходом на пенсию, на улучшение жилищных условий. Здесь всё зависит от:
Некоторые работодатели выдают матпомощь к отпуску, на оздоровление в санатории, родителям первоклассников и выпускников школ, на детские подарки к Новому году и прочее. Все допустимые у вас варианты надо продумать и указать в Положении.
Также в Положении рекомендуем указать перечень документов, который нужен для получения помощи. Этот перечень позволит сэкономить время на разъяснения работникам, какие документы им надо приложить к заявлению на матпомощь. Это могут быть копии следующих документов:
Основные положения
Кроме перечисленных выше разделов, в Положение следует включить пункт об ограничении выплаты. Это необходимо, если работодатель желает ограничить периодичность выплат. Например, можно указать, что материальная помощь положена не чаще 1 раза в год по каждому основанию.
Также работодателю никто не запрещает указать в Положении, что материальная поддержка положена только работникам, которые отработали более 1 года в компании. То есть, можно предусмотреть минимальный стаж для возникновения права на получение помощи.
Также считаем важным указать в Положении размер материальной помощи по каждому основанию или по всем в целом. Это может быть конкретный размер выплаты или так называемая «вилка» – например, «от 5000 до 10 000 рублей».
Фактический размер материальной помощи конкретному работнику в конкретной жизненной ситуации указывают в приказе руководителя.
Для прозрачности выплат материальной помощи рекомендуем в Положении указать фиксированную сумму материальной помощи. Или сделать это хотя бы по основным видам помощи. Например, при рождении ребенка – 5000 рублей, на свадьбу – 8000 рублей, на похороны – 10 000 рублей и т. д. Это позволит снизить влияние человеческого фактора при принятии решения о выплате материальной поддержки.
Положение утверждают приказом руководителя. Также руководитель может поставить визу в правом верхнем углу Положения в графе «Утверждаю».
Образец положения о материальной помощи
Наши специалисты подготовили для вас пример Положения о выплате материальной помощи (образец), с которым вы можете ознакомиться по ссылке.
Данное Положение приведено для примера. Его можно легко доработать и использовать в своей ситуации. Мы постарались учесть в нем все основные моменты.
Не забывайте, что материальная помощь может быть выдана не только деньгами, но и имуществом.
Некоторые компании вводят отдельный раздел под описание условий получения материальной помощи в Положении об оплате труда. Это не запрещено. Самое главное, чтобы в документе были отражены основные моменты и условия получения помощи, а также размер или предельные выплаты.
Материальная помощь к отпуску
Установленного законом такого вида выплаты для частного бизнеса нет. Однако работодатель таким образом может стимулировать своего сотрудника, который берет отпуск сроком 14 дней и более. Делают это 1 раз в году.
Если компания выдает дополнительную материальную помощь к отпуску, обязательно пропишите условия ее получения в Положении. Например, условие получения – подписанный приказ на очередной ежегодный отпуск сроком на 14 календарных дней или более. Данный вид выплат считают элементом оплаты труда с начислением соответствующих налогов.
О том, какими налогами облагается матпомощь, вы можете узнать в статье «Как и чем облагается материальная помощь».
Материальная помощь в натуральной форме
Когда у человека случается несчастье, он будет рад любой помощи – в том числе выданной одеждой, предметами первой необходимости.
В соответствии с письмом Минфина России от 24 августа 2012 г. № 03-03-06/4/87 передача предметов первой необходимости (одежды и т. п.) работникам и членам их семей в связи с чрезвычайной ситуацией или стихийным бедствием признается материальной помощью, выданной в натуральной форме.
Также материальная помощь может быть выдана дорогостоящими лекарствами, которые работник сам не может купить. Это тоже натуральная форма помощи.
В некоторых компаниях принято выдавать материальную помощь именно в натуральной форме. Приведем примеры.
Для подшефных ветеранов войн и боевых действий компания может выдавать адресную материальную помощь в форме продуктовых наборов. Данный вид поддержки снимает необходимость ветерана или членов его семьи приобретать продукты.
Также некоторые компании оказывают материальную помощь в виде выдачи сертификатов и карт для покупки товаров или услуг в магазинах. Например, молодоженам дают сертификат на покупку фотосессии или заказ другой услуги.
При создании Положения в нем можно прописать и такие варианты помощи.
Итоги
Мы рассмотрели Положение о выплате материальной помощи работникам. Образец Положения поможет вам подготовить свое индивидуальное положение, которое будете использовать в работе.
Положение регламентирует порядок, условия и размер выплаты материальной помощи. Также оно нормализует документооборот при подаче заявления на получение выплаты.
Положение об оказании материальной помощи работникам
Положение об оказании материальной помощи работникам при отсутствии четкого законодательного регулирования является единственным документом, регламентирующим основания выплаты сотрудникам организации материальной помощи, а также ее размеры и порядок предоставления. При этом важно помнить, что данный акт не может противоречить действующим правовым актам и должен утверждаться соответствующим образом. Подробно обо всем этом и поговорим в статье далее.
Порядок утверждения положения о выплате материальной помощи, необходимость самостоятельного акта
Положение о матпомощи обретает юридическую силу и порождает права и обязанности у работников и работодателей лишь после его надлежащего утверждения. Особой процедуры для принятия таких актов не предусмотрено, потому они принимаются по общим правилам издания локальных правовых актов в конкретной организации. Обычно положение утверждается приказом и является его составной частью.
Положение по выплате матпомощи не регулируется нормами трудового законодательства исходя из того, что указанная помощь не является заработной платой работника и выплачивается не регулярно, а в зависимости от наступления определенных обстоятельств (рождения ребенка, вступления в брак, смерти близкого человека и т. п.). Таким образом, ссылок на Трудовой кодекс в данном документе следует избегать. Данная позиция разделяется и судами. Например, к такому выводу пришел Арбитражный суд Западно-Сибирского округа в постановлении от 24.07.2017 № Ф04-2629/2017 по делу № А27-23509/2016, отнеся материальную помощь к социальной выплате.
Если же подобным образом поименованная выплата носит характер стимулирующей (например, выплачивается регулярно в качестве надбавки), то она является составной частью заработной платы. Данное мнение закреплено в постановлении Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 10.07.2017 № Ф01-2598/2017 по делу № А38-5424/2016. В таких случаях принятия самостоятельного акта не требуется, положения о выплате можно включить в общий правовой акт об оплате труда работников.
Содержание положения о выплате материальной помощи сотрудникам, образец
Законодатель не установил четких требований к содержанию положения о материальной помощи работникам, но в целях соблюдения налогового и социально-трудового законодательства в него необходимо включить следующие разделы:
Для бюджетных учреждений часто модельные акты издаются регулирующими их деятельность органами (департаментами образования, культуры, спорта, здравоохранения и пр.). Существуют и ведомственные/отраслевые акты, которыми также можно воспользоваться при разработке положения.
Итоги
Несмотря на то что содержание положения о выплате материальной помощи не регламентируется законом, в него необходимо включать разделы, позволяющие установить основания осуществления данной выплаты, процедуру принятия и оформления решения, а также порядок ее предоставления. При наличии затруднений в формировании документа целесообразно воспользоваться готовым образцом. Образец положения о материальной помощи работникам вы можете скачать на нашем сайте. Он составлен с учетом наиболее распространенных практических ошибок и позволит получить на выходе юридически грамотный документ.