положение об электронном кадровом документообороте в организации образец

ЭДО в трудовых отношениях — обзор нового закона

В соответствии с Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ положения гл. 2 ТК РФ дополняются новыми статьями, регламентирующими применение электронных документов в сфере трудовых отношений. Посмотрим, что в связи с этим меняется и как организовать кадровый документооборот.

Закон о кадровом ЭДО — сфера применения

Новая ст. 22.1 ТК РФ «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» определяет, что ЭДО в сфере трудовых отношений — это создание, подписание, использование и хранение работодателем или работником документов, связанных с работой и оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

В других новых статьях ТК РФ — 22.2 и 22.3, прописаны случаи невозможности применения «трудового» ЭДО в силу необходимости составления определенных видов кадровых документов на бумажном носителей. Данные случаи, как следует из рассматриваемой ст. 22.1 ТК РФ, не будут касаться применения:

«Трудовой» ЭДО будет законным при условии применения какой-либо из нижеследующих информационных систем:

При этом создание, подписание и представление работодателю электронных документов (как и получение их от работодателя и ознакомление с ними) должно будет осуществляться работником посредством:

Порядок введения кадрового ЭДО

Если согласие от человека не получено, то в рамках отношений с ним применяется обычный бумажный документооборот. Согласие не потребуется, если работник будет наниматься после 31.12.2021 года, не имея к тому моменту трудового стажа.

Взаимодействие работника и работодателя

Положениями ст. 22.3 ТК РФ также регулируется предоставление работнику по его запросу документов, связанных с работой (на основании ст. 62 ТК РФ) в электронном виде. Предусматривается размещение таких документов на портале Госуслуг (если он интегрирован с корпоративной информационной системы) либо в Личном кабинете работника на платформе «Работа в России», если она используется работодателем при «трудовом» ЭДО.

Когда применять новый закон

Если работодатель участвовал в эксперименте по внедрению «трудового» ЭДО в соответствии с Федеральным законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ (он завершился 15 ноября 2021), он обязан применять положения закона № 377-ФЗ в трудовых отношениях, которые возникли с 16.11.2021 года. Если участник эксперимента решил по его завершении продолжить использование ЭДО, то у него есть время до 01.07.2022 на проведение необходимых подготовительных мероприятий для реализации положений закона № 377-ФЗ.

Источник

Утверждено положение об электронных кадровых документах: что надо знать работодателям

Минтруд разработал положение (утв. приказом от 14.05.20 № 240н), в котором содержатся новые, важные для работодателей детали перевода кадровых документов в электронную форму. Так, положением утверждены формы заявлений об участии в эксперименте и об отказе от участия, названы кадровые документы, которые можно переводить в электронную форму. Кроме того, сообщается, какую информацию и как организации должны будут регулярно передавать чиновникам.

Закон о кадровом ЭДО

Напомним, что основы для перевода кадрового документооборота в электронный формат закреплены Федеральным законом от 24.04.20 № 122-ФЗ (далее — Закон № 122-ФЗ).

Пока для работодателей, сотрудников и кандидатов на работу участие в эксперименте по кадровому электронному документообороту (ЭДО) — строго добровольное. Закончится эксперимент 31 марта 2021 года. С большой долей вероятности после этой даты электронные кадровые документы станут обязательными для всех. Соответствующие поправки будут внесены в Трудовой кодекс (см. « Переход на электронные кадровые документы и сервис «Работа в России»: что надо знать работодателям »).

Минтруд разработал положение о порядке участия в эксперименте (утв. приказом от 14.05.20 № 240н; далее — Положение). Чиновники прояснили некоторые моменты, а также дополнили ряд положений Закона № 122-ФЗ.

Как присоединиться к эксперименту или отказаться от него

Чтобы стать участником, работодатель должен написать заявление и направить его в Минтруд до 1 декабря 2020 года. Рекомендованная форма приведена в приложении № 1 к Положению. В заявлении следует указать:

ВНИМАНИЕ

Закон № 122-ФЗ не уточняет, какие именно работодатели — организации или ИП — могут присоединиться к эксперименту. Но в форме заявления об участии предусмотрено поле для наименования работодателя — организации, а поле для ФИО работодателя — предпринимателя отсутствует. В пункте 5 Положения говорится, что в заявлении необходимо указать «ИНН организации» (тогда как ИНН предпринимателя не упоминается). Отсюда можно сделать вывод: по версии Минтруда переходить на электронные кадровые документы пока могут только юрлица.

Участник эксперимента может в любой момент отказаться от него. Для этого тоже понадобится заявление. Его рекомендованная форма приведена в приложении № 2 к Положению. Работодателю нужно сообщить свое название, ИНН и причину отказа.

Какие кадровые документы можно переводить в электронную форму

Виды документов, подпадающих под эксперимент, перечислены в приложении № 3 к Положению. К ним, в числе прочего, относятся:

ВАЖНО

Список является открытым. Работодатель вправе перевести в электронную форму любые кадровые документов (кроме трудовых книжек). Каждая организация вправе определить свой собственный перечень.

Использование сервиса «Работа в России»

Электронный документооборот можно осуществлять одним из двух способов: при помощи собственной программы работодателя, либо при помощи сервиса «Работа в России». Возможен и смешанный вариант. Он подразумевает, что часть документов создается, используется и хранится в своей информационной системе, а часть — в сервисе «Работа в России».

ВАЖНО

Даже если компания планирует пользоваться только своим софтом, ей все равно придется взаимодействовать с системой «Работа в России». Ведь, согласно Закону № 122-ФЗ, сотрудник вправе подать письменное заявление с просьбой размещать документы, связанные с его работой, в личном кабинете в указанной системе. Поэтому нужно сделать так, чтобы программное обеспечение работодателя и портал «Работа в России» могли обмениваться данными.

В период с 20 июля по 4 сентября 2020 года «Работа в России» будет применяться для целей эксперимента в режиме так называемой «опытной эксплуатации». В это время пользоваться данным сервисом смогут лишь те организации, которые до 1 июля выразили свое согласие. От них потребуется зарегистрироваться в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) и проследить, чтобы там зарегистрировались работники, выразившие согласие участвовать в эксперименте. Плюс к этому работодателям необходимо получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Начиная с 1 октября 2020 года, пользоваться сервисом «Работа в России» смогут все желающие.

Электронные подписи и обмен документами

Способ передачи сведений работнику (или кандидату в работники), а также вид электронной подписи (ЭП) зависит от информационной системы и типа кадрового документа (см. таблицу).

Способ подписания электронных кадровых документов и передачи их сотрудникам (соискателям)

Сервис, который использует организация

Какая подпись используется при создании и изменении:

Как предоставить документ работнику (соискателю)

договоров: трудовых; ученических; о материальной ответственности; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы

прочих кадровых документов

Усиленная квалифицированная ЭП работодателя;

простая ЭП сотрудника (ее ключ можно получить на портале «Работа в России»)

Усиленная квалифицированная ЭП работодателя;

вид ЭП работника определяется в локальном нормативном акте

Через личный кабинет работодателя. Работник (соискатель) может ознакомиться с документом через свой личный кабинет после аутентификации в системе

Две усиленные квалифицированные ЭП: работодателя и сотрудника. Работник вправе использовать усиленную неквалифицированную ЭП

Способ устанавливается в локальных нормативных актах и трудовых договорах

Обратите внимание

Комментируемое Положение крайне невнятно описывает процесс выдачи неквалифицированной электронной подписи работнику. Вот все, что сказано об этом в Положении: «УНЭП работнику выдается работодателем только с письменного заявления работника с подтверждением получения сертификата такой подписи работником». Соответственно, тем, кто хочет присоединиться к эксперименту, следует направить в Митруд запрос о том, как именно и с помощью каких программных средств работодатель может выдать работнику неквалифицированную электронную подпись.

О чем сообщать в Минтруд

В пункте 12 Положения говорится, что работодатели — участники эксперимента будут регулярно представлять в Минтруд информацию. Делать это нужно в сроки:

Для сообщения информации о ходе эксперимента следует использовать бланк, приведенный в приложении № 4 к Положению. Там, в числе прочего, есть поля для отображения данных об общей численности персонала; о количестве сотрудников, участвующих в эксперименте, и о тех, кто от него отказался. Есть поле, где нужно описать процедуру получения ЭП работника: через собственный или через внешний удостоверяющий центр. Есть строка для перечисления технических проблем, возникших при хранении электронных кадровых документов и проч.

ВНИМАНИЕ

Авторы Положения не назвали указанную информацию отчетностью, а ее представление — обязанностью. Штрафов за непредставление нет. Логично предположить, что регулярная передача данных в Минтруд является, по сути, делом добровольным.

Источник

Электронный кадровый документооборот — уже можно!

Ксения Корчагина, юрист

Закон разрешает 99% кадровых документов вести в электронном виде. Изменения в ТК РФ внесли в ноябре 2021. Трудовые договоры, заявления на увольнения, графики отпусков, приказы, расчетные листки, табели. В бумажной форме сохранили только 5 видов документов: приказ об увольнении, акт н-1 о несчастном случае, журналы инструктажей, бумажные трудовые и сведения о трудовой деятельности.

Подробный разбор нововведений читайте в нашей срочной статье «Ноябрьский закон о кадровом ЭДО. Суть изменений за 4 минуты».

Рассказываем, как перевести кадры в цифру

Что происходит сейчас

Мы получаем от поставщиков электронные счета-фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда-то нас подтолкнули к электронному документообороту и стало удобнее.

Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки. В 2020 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО), участники эксперимента подписывают электронно любые кадровые документы. С января 2021 изменили Трудовой кодекс и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для «удаленщиков». Читайте об этом в статье Новый закон об удаленной работе.

Весной 2021 в Госдуму внесли законопроект о дополнении Трудового кодекса статьей «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений».

Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя закон «Об электронной подписи». И при правильной его трактовке электронно можно подписывать большинство кадровых документов.

Если кратко, то для перехода на «цифру» нужно:

ЭП для работников. Какую выбрать

Электронные подписи бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Вид ЭП зависит от того, какую задачу вы решаете:

Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

Для каких документов использовать ЭП

ПЭП и НЭП может выпустить Работодатель в своей информационной системе. Только для НЭП нужно еще докупить специальную программу.

КЭП выпускает Тензор или другой аккредитованный Минэкономсвязью удостоверяющий центр.

КЭП и НЭП выпускают каждый год, ПЭП действует бессрочно.

Внутренние документы для легализации ЭДО

Работник «на удаленке» говорит, что не видел в «электронке» задачу и документы. Не знал, что в личном кабинете есть расчетный листок и график отпусков. А его флешку с ЭП забрал ребенок. Как доказать сотруднику, а потом и госорганам, что работодатель выполняет свои обязательства?

Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.

Электронная система. Зачем нужна

Кадровыми документами можно обмениваться и в электронной почте. Но контролировать ответы от 100 сотрудников уже не удобно. Плюс работник может сказать, что «электронку» взломали или письмо он не прочитал.

Время получения документа, момент его подписания умеет подтверждать электронная система СБИС Управление персоналом.

В системе СБИС работники без участия кадровика заполнят табель, узнают число неотгулянных дней отпуска, подадут заявления. Кадровик без ручного ввода, по сканам оформляет документы на прием, увольнение, командировки. Программа напомнит кадровику, что нужно подписать у работника приказ или взять объяснение. Все действия кадровика регламентированы. Поэтому 1 офис-менеджер или неквалифицированный кадровик сможет без ошибок вести 1000 работников.

График отпусков, новую редакцию должностной инструкции программа разошлет сотрудникам, соберет с них подписи об ознакомлении и в 1 окне покажет кадровику результат: Листок ознакомления с подписями работников.

Как переводить в ЭДО конкретные процессы

Прием, ознакомление с ЛНА

Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический пока безопаснее дублировать на бумаге или подписывать КЭП. При этом их прямо разрешено подписывать НЭП или КЭП для дистанционных работников, «удаленщиков» и участников кадрового эксперимента Минтруда по 122-ФЗ.

ПВТР, иные локально-нормативные акты, инструкции по охране труда, журналы инструктажей, положение о командировании нужно вручать «под роспись» работников, а значит при ЭДО допустимо применять НЭП/КЭП.

Чтобы заполнять все эти документы без ручного ввода, по сканам паспорта, просто используйте СБИС.

Как переводить в ЭДО документы по приему

Перевод в ЭДО не запрещен с любой ЭП.

Для фирм и предпринимателей ТК не требует документ. Не оформляйте его вообще или подписывайте любой ЭП. Это подтверждает и Роструд на официальном портале Онлайнинспекция.рф. Ответ на вопрос № 109055 от 17.04.2019: «Законодательство не предусматривает обязанности писать заявление о приеме на работу. В трудовой книжке указывается приказ в качестве основания».

Но заявление обязательно для государственных и муниципальных служащих (ст. 26 закона 79-ФЗ от 27.07.04 «О государственной гражданской службе РФ», ст. 16 закона 25-ФЗ от 02.03.07 «О муниципальной службе в РФ»).

Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку

Отпуска и графики отпусков

Приказы и заявления на отпуск допустимо подписывать ПЭП, потому что по ТК эти документы письменные или необязательные.

Для уведомлений о начале отпуска нужна НЭП/КЭП, потому что ТК требует уведомлять «под роспись». Но оно потребуется только при трудовом конфликте об отпуске. За несвоевременное уведомление работник имеет право не ходить в отпуск в эти даты, а инспектор труда оштрафовать на 5 тыс. рублей директора или 50 тыс. рублей организацию.

Как переводить в ЭДО документы по отпуску

Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку

Служебные командировки

Приказ на командировку, авансовый отчет и сообщение о праве отказаться от командировки допустимо подписывать ПЭП, потому что по ТК эти документы письменные и требуются только при трудовом конфликте. Ответственность за отсутствие согласия на направление в командировку женщины с детьми до 3 лет штраф 5 тыс. рублей для директора или 50 тыс. рублей для организации.

Как переводить в ЭДО документы по командированию

Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку

Переводы и изменение условий труда

Согласие на перевод, соглашение к трудовому договору прямо разрешено подписывать НЭП или КЭП для работников «на удаленке» и участников кадрового эксперимента. В остальных случаях их пока безопаснее дублировать на бумаге или подписывать КЭП.

Как переводить документы в ЭДО

Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку

Учет рабочего времени

Табели учета в электронном виде признает даже Роструд. ТК требует оформления документа, но не обязывает знакомить с ним работника. Поэтому можно использовать любую ЭП.

Графики сменности доводятся до сведения работников. Способ ознакомления ТК не установлен. Следовательно можно информировать работников электронно. Но так, чтобы было подтверждение факта получения документа работником на случай проверки ГИТ, спора по увольнению за прогул. В СБИС все виды ЭП визуализированы, позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Поэтому можно использовать любую подпись.

Как переводить документы в ЭДО

Больничные и соц. выплаты

Налоговая признает электронные заявления на предоставление ряда вычетов: «Работодатель вправе самостоятельно установить любой порядок предоставления своими работниками соответствующих заявлений».

Как переводить документы в ЭДО

Зарплата и премии

Минтруд давно признает электронные расчетные листки (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ответы на официальном портале Роструда № 120279 от 28.02.20, 107235 от 01.03.19). Только предусмотрите такой порядок извещения в ЛНА, ТД или колдоговоре.

На приказе о премировании ставят любую ЭП работника или не подписывают у него вообще, если это не приказ о поощрении по унифицированной форме Т-11, Т-11а. О размере премии работник узнает из расчетных листков, что соответствует ст.136 ТК РФ.

Как переводить документы в ЭДО

Увольнение

Заявление об увольнении, Приказ о прекращении ТД прямо разрешено подписывать НЭП и КЭП для работников «на удаленке» и для участников кадрового эксперимента Минтруда.

Для всех остальных пока безопаснее оформлять с КЭП или на бумаге. Документы требуют при любой проверке ГИТ. Их электронный формат не признает Роструд (письмо 14-2/ООГ-1773 от 06.03.20). По ним много негативной судебной практики.

Как переводить документы в ЭДО

Нужно обоснование и больше документов? Оставить заявку

Если решили перейти на кадровый ЭДО

Многие кадровые документы можно перевести в цифру уже сегодня. Главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить СБИС.

В СБИС Управление персоналом ведите графики отпусков, табели, электронные кадровые книжки и больничные. Без ручного ввода, по сканам паспорта заполняйте трудовые договоры. Выдавайте электронные подписи работникам прямо в своем отделе кадров через СБИС Корпоративный удостоверяющий центр.

Источник