положение об использовании эцп в организации образец

Как составлять приказы о назначении ответственного и работе с электронной подписью

Приказ о назначении ответственного за ЭЦП — это распорядительный акт о наделении работников правом подписывать документы с помощью электронной цифровой подписи. С 01.07.2021 правила работы с ЭП изменились.

Что сделать перед оформлением приказа

С 01.07.2021 вступила в силу первая часть изменений в 63-ФЗ, вторая — начнет действовать с 01.01.2022. По факту после 01.07.2021 в работе заказчиков и поставщиков ничего не поменяется. Если у организации действительна подпись, выпущенная аккредитованным удостоверяющим центром, то менять ее не требуется. ЭЦП по новому регламенту придется применять только с 01.01.2022. Если же срок действия ЭП закончится до 01.01.2022, то следует ее поменять, но только в удостоверяющем центре, аккредитованном (переаккредитованном) по новым правилам. Если подпись сделали до 01.07.2021 в центре, не прошедшем аккредитацию по новым правилам, то она действительна только до 01.01.2022. Приказ об аккредитации и перечень аккредитованных удостоверяющих центров (АУЦ) выпустят ближе к началу 2022 года.

Руководители и индивидуальные предприниматели с 01.07.2021 получают ЭЦП в ФНС. Подписи выдают территориальные инспекции или их доверенные лица — удостоверяющие центры, прошедшие дополнительный отбор (приказ ФНС № ВД-7-24/982@ от 30.12.2020). Прежде чем оформить приказ о наделении полномочиями лиц, ответственных за размещение в ЕИС для получения ЭП, уточните, прошел ли удостоверяющий центр аккредитацию по новым правилам.

Эксперты КонсультантПлюс сделали обзор нововведений по работе с электронной подписью с 01.07.2021. Используйте эти инструкции бесплатно.

Кто и зачем готовит приказ

Права на первую подпись принадлежат руководителю организации. Для непрерывного функционирования учреждения (если директор отсутствует на работе) он передает полномочия на подписание документов ответственным сотрудникам. Обычно это его заместители и главный бухгалтер.

Иная ситуация с ЭЦП. Она используется для шифрования и защиты информации электронной документации (63-ФЗ от 06.04.2011). Есть сферы, в которых документы подписываются только электронной подписью. Это и платежные системы, и госзаказ, и информационные ресурсы. Вот для чего используют ЭЦП:

И это далеко не все автоматизированные информационные системы, где для подписания документов используется ЭЦП. Руководитель назначает администратора по такой работе и определяет ответственных лиц, наделенных правами ЭП. К примеру, создается ЭЦП для контрактного управляющего — в целях работы в Единой информационной системе и на торговых площадках.

Специалисты Федерального казначейства определили перечень документов, которые необходимо предоставить при оформлении сертификата ЭП. Приказ в списке сопроводительной документации — один из первых. Его обязательно составляют при получении ключа ЭЦП.

Почему заказчики обращаются в ТОФК? Сертификаты ЭП оформляют только удостоверяющие центры, аккредитованные Минцифрой. Большая часть таких центров базируется в отделах ФК и использует казначейский регламент для работы с клиентами. Для подписи документов применяют только усиленную квалифицированную электронную подпись.

Прежде чем оформить ЭЦП, составьте грамотный приказ на ответственное лицо со стороны заказчика на подписание документов и о назначении ответственных лиц. Привлеките сотрудников, непосредственно связанных с передаваемыми полномочиями и пользовательскими ролями:

Приказ готовят и заказчики, и поставщики. Поставщикам электронная подпись необходима для участия в торгах. Организации-заказчики передают в ТОФК распоряжение о назначении ответственного за ЭП и пакет сопроводительной документации. После обработки информации специалисты Казначейства предоставляют организации сертификаты ключа ЭЦП. Поставщики работают по той же схеме, только документы направляют не в ТОФК, а в удостоверяющий центр.

Что включать в приказ по ЭЦП

В 63-ФЗ разъясняется, на каком основании можно подписать ЭЦП начальника — такого основания нет: каждый ответственный сотрудник подписывает документы собственной ЭПОХИ. Для этого и издают распоряжение о наделении полномочий. Приказ составляют в свободной форме. Некоторые ТОФК и удостоверяющие центры предоставляют клиентам бланки, которые необходимо заполнить для получения ключа ЭП в их отделе. Обязательно отразите следующую информацию:

Образцы приказов по работе с электронной подписью

Примерный приказ о наделении правом подписи для получения ЭЦП в бюджетной организации:

ГБУ «Идеальный заказчик»

О наделении правом электронной подписи

Полномочия при работе

Иванов Иван Иванович

Директор ГБУ «Идеальный заказчик»

Петрова Полина Петровна

Денисова Дарья Денисовна

Специалист отдела закупок

Заказчик. Специалист с правом направления проекта контракта участнику размещения заказа.

А это — образец распоряжения для Казначейства:

Источник

Положение о применении Электронной подписи и информационном взаимодействии

Утверждено общим собранием
Союза «Некоммерческое объединение кадастровых инженеров»
Решение № 2 от «19» марта 2016 г.

ПОЛОЖЕНИЕ
О ПРИМЕНЕНИИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ
И ИНФОРМАЦИОННОМ ВЗАИМОДЕЙСТВИИ
ПОСРЕДСТВОМ ЭЛЕКТРОННЫХ КАНАЛОВ
СВЯЗИ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СОЮЗА
«НЕКОММЕРЧЕСКОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ КАДАСТРОВЫХ ИНЖЕНЕРОВ»

Настоящее Положение о применении электронной подписи и организации информационного взаимодействия посредством электронных каналов связи в деятельности Союза «Некоммерческое объединение кадастровых инженеров» (далее Союз) разработано в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Федеральным законом от 01.12.2007 № 315-ФЗ «О саморегулируемых организациях» постановлением Правительства Российской Федерации, от 18 февраля 2016 г. N 113 «Об утверждении Правил определения саморегулируемой организацией видов электронной подписи, используемых при направлении решения о применении мер дисциплинарного воздействия в отношении члена саморегулируемой организации в форме электронных документов (пакета электронных документов) члену саморегулируемой организации, а также лицу, направившему жалобу, по которой принято такое решение» и Уставом Союза.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение регулирует:

1.1.1. Порядок применения усиленной квалифицированной электронной подписи (далее – Электронная подпись) в деятельности должностных лиц органов управления, специализированных органов, структурных подразделений Союза, а также членов Союза (далее – Участники информационного взаимодействия) в отношениях между собой и с третьими лицами.

1.1.2. Порядок информационного взаимодействия посредством электронных каналов связи.

1.2. Электронная подпись подлежит применению в деятельности Участников информационного взаимодействия в случаях, установленных действующим законодательством, внутренними положениями и Уставом Союза.

1.3. Настоящее Положение не распространяется на случаи применения электронной подписи при осуществлении информационного документооборота в рамках договоров Союза и его членов с финансово-кредитными учреждениями (банками), а также при передаче информации в рамках предоставления электронной отчетности (налоговой, бухгалтерской, статистической и иной) в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

2. УСЛОВИЯ ПРИМЕНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ

2.1. Применение Участниками информационного взаимодействия Электронной подписи допускается при соблюдении следующих условий:

2.1.1. Используются квалифицированные сертификаты ключа проверки Электронной подписи, созданные и выданные аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи такого сертификата.

2.1.2. Используются квалифицированные сертификаты ключа проверки Электронной подписи, действительные на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен.

2.1.3. Электронная подпись применяется с учетом ограничений, содержащихся в квалифицированном сертификате ключа проверки Электронной подписи Участника информационного взаимодействия, подписывающего электронный документ (если такие ограничения установлены).

3. ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ

3.1. Электронный документ должен быть подписан ключом Электронной подписи, принадлежащим тому Участнику информационного взаимодействия, который указан в электронном документе как лицо, уполномоченное его подписать.

3.2. В случае если электронный документ уполномочены подписать несколько Участников информационного взаимодействия, электронный документ должен быть подписан Электронными подписями всех Участников информационного взаимодействия, уполномоченных на подписание электронного документа.

3.3. Подписание документа электронной подписью Участника информационного взаимодействия, не указанного в электронном документе как лицо, уполномоченное на подписание информационного документа, не допускается.

4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ПРИ ИНФОРМАЦИОННОМ ВЗАИМОДЕЙСТВИИ ПОСРЕДСТВОМ ЭЛЕКТРОННЫХ КАНАЛОВ СВЯЗИ

4.1. Участники информационного взаимодействия при применении Электронной подписи обязаны:

4.1.1. Обеспечивать конфиденциальность ключей Электронных подписей, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей Электронных подписей третьими лицами.

4.1.2. Уведомлять удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки Электронной подписи, и иных Участников информационного взаимодействия о нарушении конфиденциальности ключа Электронной подписи в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении.

4.1.3. Не использовать ключ Электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена.

4.1.4. Использовать для создания и проверки Электронных подписей средства Электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

5. СИСТЕМА ИНФОРМАЦИОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ПОСРЕДСТВОМ ЭЛЕКТРОННЫХ КАНАЛОВ СВЯЗИ

5.1. Под системой информационного взаимодействия посредством электронных каналов связи понимается взаимодействие информационных систем Союза, работников и членов Союза, обмен электронными документами, в том числе направление и получение в электронной форме документов на вступление в Союз, направление и получение в электронной форме решений, поручений Общего собрания Союза, Правления Союза, Исполнительного органа Союза, других специализированных органов Союза, внесение в Союз предложений, запросов, получение счетов на оплату членских и иных взносов, уведомлений о проверках и иных документов.

5.2. Информация, зафиксированная в электронной форме, признается электронным документом, если она:

5.2.1. Создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью электронных технических средств;

5.2.2. Подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством;

5.2.3. Может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками;

5.2.4. Если при ее составлении, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа.

5.3. Электронный документ должен быть доступным для его последующего использования.

5.4. При необходимости предъявления электронного документа, этот документ должен быть продемонстрирован лицу, имеющему полномочия требовать его предъявления.

5.5. Электронный документ, составленный, передаваемый либо хранимый с соблюдением предусмотренных настоящим Положением требований, обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом.

5.6. Электронный документ признается подписанным, если при его подписании использована Электронная подпись, и если использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ для идентификации подписавшего лица и указание на то, что это лицо согласно с информацией, содержащейся в электронном документе, и добровольно подписывает электронный документ.

5.7. Электронный документ должен создаваться, обрабатываться, храниться и передаваться с помощью электронных технических средств с соблюдением необходимой степени защиты, позволяющей гарантировать предотвращение несанкционированных воздействия, разглашения и доступа к защищаемой информации с целью ее уничтожения, модификации, искажения, копирования, блокирования.

5.9. При хранении электронного документа должна сохраняться информация, которая позволяет установить происхождение и назначение электронного документа, а также дата и время его отправления или получения.

5.10. Электронный документ признается подлинным, если в документ не вносились изменения с момента подготовки документа в окончательной форме в виде электронного документа, за исключением обычных изменений, происходящих в процессе демонстрации, хранения и использования документа.

5.11. В подлинном виде электронный документ существует только в виде записи информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами.

5.12. Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном носителе либо отделимом от машинного носителя объекте в понятной для визуального обозрения и пригодной для восприятия человеком форме. Бумажной копией электронного документа является надлежащим образом удостоверенная внешняя форма представления электронного документа на бумажном носителе. Бумажные копии должны содержать указание на то, что они являются копиями электронного документа. Удостоверение внешней формы электронного документа, зафиксированной на бумажном носителе, может осуществляться нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия.

5.13. Организатором электронного документооборота является Союз. Участниками электронного документооборота являются члены Союза.

6. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОДПИСАННЫХ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

6.1. Электронные документы, созданные Участниками информационного взаимодействия во исполнение служебных (должностных) обязанностей в органах управления, специализированных органах, структурных подразделениях Союза хранятся в соответствии с требованиями действующих нормативно-правовых актов и настоящего Положения.

6.2. После направления информационного документа адресату его электронная копия размещается на хранение в информационной системе Союза и (или) оператора электронного документооборота.

6.3. Хранение электронных документов организуется способами, не допускающими свободного доступа неограниченного круга Участников информационного взаимодействия и иных лиц ко всем документам информационной системы Союза. Возможность и порядок доступа должностных лиц органов управления, специализированных органов, структурных подразделений Союза к тем или иным разделам Информационной системы устанавливается внутренними документами Союза.

7. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

7.1. Настоящее Положение, а так же все изменения и дополнения к нему вступают в силу с момента утверждения Общим собранием членов Союза.

7.2. В случае противоречия настоящего Положения правилам, установленным законами и иными нормативными актами Российской Федерации, а также Уставом Союза, применяются правила, установленные законами и иными нормативными актами Российской Федерации, а также Уставом Союза.

Источник

Положение об использовании эцп в организации образец

от 27 февраля 2013 года N 122

(с изменениями на 16 июня 2014 года)

Документ с изменениями, внесенными:

2. Депуправделами (В.В.Тимофееву):

утвердить Инструкцию пользователя по работе с электронной подписью в системе электронного документооборота Минсельхоза России;

обеспечить подготовку рабочих мест работников Минсельхоза России и эксплуатацию средств электронной подписи;

организовать проведение методических занятий с работниками Минсельхоза России по использованию электронной подписи в Системе электронного документооборота Минсельхоза России.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя Министра Семенова П.В.

Регламент использования электронной подписи при работе с электронными документами в системе электронного документооборота Минсельхоза России

I. Общие положения

1.2. Действие настоящего Регламента не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне.

1.3. В Регламенте используются следующие термины и определения:

1.4. Информация в электронной форме, подписанная ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

1.5. ЭП обеспечивает целостность электронного документа и его защиту от подделки. При этом ЭП соответствует состоянию документа на момент подписи и при любом последующем изменении документа становится недействительной.

Используемые средства ЭП должны быть сертифицированы в установленном порядке.

1.7. Правом подписи внутренних электронных документов и согласования (визирования) документа в СЭДО с использованием ЭП наделяются заместители Министра, директора и заместители директоров департаментов Министерства.

1.8. Право согласования (визирования) электронных документов ЭП имеют все сотрудники Министерства, которым установлен соответствующий признак в СЭДО.

1.9. Подписание (согласование, визирование) документа может выполняться с любого рабочего места СЭДО, на котором установлены программные средства ЭП, после выполнения необходимых настроек СЭДО.

1.11. Для выполнения действий, устанавливаемых настоящим Регламентом, пользователям производится установка программных средств ЭП, соответствующая настройка АРМ СЭДО и выдача ключей ЭП.

1.12. Пользователь, подписавший документ ЭП, несет ответственность за его содержание.

II. Порядок работы с документами в СЭДО с использованием ЭП

2.1. Работа пользователя в СЭДО с использованием ЭП осуществляется в соответствии с Инструкцией пользователя по работе с электронной подписью в системе электронного документооборота Минсельхоза России (Действующая версия инструкции размещена в СЭДО в «личной папке» в подпапке «мои документы» пункт «Документация по системе»).

2.2. Регистрация документов, подлежащих обработке по безбумажной технологии.

Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения и распределения.

При регистрации документов в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», в СЭДО вносятся сведения, включенные в Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти:

адресат (указывается наименование организации или фамилия, имя, отчество должностного лица, на чье имя поступил документ);

дата поступления документа;

входящий номер документа;

наименование либо аннотация документа;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

общее количество листов приложений;

указания по исполнению документа (резолюция);

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности (гриф ограничения доступа к документу).

2.3. Подписание (визирование) электронных документов с использованием ЭП может дублироваться подлинными подписями согласующих лиц на бумажных носителях.

2.4. Подписанный ЭП электронный документ направляется в папку «Для регистрации» для дальнейшей регистрации в установленном порядке.

2.5. Работниками отдела обеспечения деятельности руководства Депуправделами при поступлении на подпись проектов исходящих документов осуществляется проверка наличия и корректности ЭП ответственного исполнителя (департамента), а также наличия и корректности согласующих ЭП соисполнителей (департаментов) в СЭДО.

При наличии замечаний проекты исходящих документов возвращаются на доработку исполнителям.

2.6. Пользователи осуществляющие регистрацию и отправку исходящего документа, завизированного с применением ЭП, проверяют наличие виз согласования на электронном документе.

III. Подготовка и согласование документов в СЭДО с использованием электронной подписи

3.1. При подготовке проекта документа исполнитель выполняет следующие действия и осуществляет:

создание регистрационной карточки внутреннего или исходящего документа;

заполнение обязательных полей на вкладке «Данные»;

прикрепление файлов документа на вкладке «Версии файлов»;

создание маршрута согласования на вкладке «Согласование»;

перечисление сотрудников в карточке маршрута согласования, которым документ должен быть направлен на согласование (визирование), с указанием последовательности согласования (визирования) и, при необходимости, сроков согласования (визирования). Для лица, подписывающего документ, должен формироваться отдельный маршрут согласования с указанием вида согласования «Утверждение». Маршрут согласования для лица, подписывающего документ, должен создаваться для итоговой версии файлов, согласованной без замечаний;

Источник

Что нужно знать об электронной подписи, прежде чем её внедрять

Рано или поздно организация начинает задумываться о переходе на электронный документооборот и внедрении электронной подписи (ЭП). Некоторые внедряют ЭП как дань моде, другие – потому что так требует законодательство, а третьи потому что проанализировали бизнес-процессы, взвесили риски и затраты и определили, для чего это необходимо.

О том, что такое ЭП и где её использовать, можно и нужно прочитать в Федеральном законе N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Но на практике на этапе внедрения ЭП в бизнес-процессы организации возникает множество вопросов. Например, когда речь заходит о кадровой документации, нужно учесть, что многие акты, регулирующие нормы трудового права, требуют использовать только бумажные носители. Если законом или подзаконными актами не предусмотрена обязанность использовать для каких-либо документов именно собственноручную подпись, то возникает вопрос какую ЭП внедрять.

Эта статья поможет тем, кто только задумался о внедрении ЭП в своей организации или уже решает, с какой стороны подойти к этому вопросу, и тем, у кого уже внедрена ЭП в организации, но ее использование не приносит желаемого эффекта. Рассказываем, с чего начать, на что стоит обратить внимание, как выполнить все требования – технические и законодательные – и добиться желаемого результата, а также сколько это может стоить.

Постановка целей

Зачастую внутри организации отсутствует четкая формулировка цели внедрения ЭП, поэтому на первом этапе важно правильно определить, для чего и для кого она нужна, и заранее проанализировать затраты на реализацию проекта. Существует несколько типов ЭП – простая, усиленная квалифицированная и неквалифицированная.

Чаще всего под ЭП понимается именно усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП), которая включает в себя полный «боекомплект» – она требует приобретения сертификата у аккредитованного Минкомсвязью России удостоверяющего центра, установки средств криптографической защиты информации (СКЗИ) и ежегодную плату за перевыпуск сертификатов. Конечно, она имеет самые широкие возможности использования, но такая ЭП нужна далеко не для всех задач и тем более не для всех сотрудников.

В законе прописано, что участники имеют право «использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия».

Чтобы понять, какая ЭП нужна компании, необходимо сперва проанализировать объем внутреннего и внешнего электронного документооборота компании (как существующего на данный момент, так и планируемого после завершения проекта по внедрению ЭП). Если обмен электронными документами происходит только внутри компании, то возможно достаточно будет использовать простую электронную подпись. Её основная функция – подтверждение авторства, идентификация личности.

Простая электронная подпись

Технически она реализуется путем авторизации в СЭД с помощью логина и пароля (они выступают в роли «ключа»), так что любое действие пользователя – согласование документа или подтверждение, что с документом ознакомлен, – фиксируется в системе. Этот на первый взгляд весьма простой трюк позволяет наладить внутри компании быстрый обмен документами, ускорить согласование, подписание, ознакомление с документами без бумажной волокиты и лишней беготни с листочками из кабинета в кабинет.

Рассказывает эксперт компании Digital Design , руководитель проектов Дмитрий Сердюченко:

Не каждый будет заморачиваться точными расчётами – сколько времени уходит на «возню» с бумагами, потому что кажется, что это сопровождает основную деятельность и не отнимает много времени. Но вот ИТ-директор одной топливно-энергетической компании попросил нас посчитать время, которое он тратит на работу с бумагами, и обосновать, зачем внедрять электронную подпись. Досконально изучив его распорядок дня, мы рассчитали время, которое он тратит на передвижение, согласование и прочие действия, связанные с согласованием бумаг. По нашим расчётам, в среднем в год только ИТ-директору компания платила за время «хождения по мукам» около 100 000 рублей. Увидев такие показатели, ИТ-директор незамедлительно приступил к проекту по внедрению СЭД с использованием простой ЭП. Он лично контролировал каждый этап проекта, разработал подробный регламент, и буквально не оставил коллегам шансов работать с бумагой, отказавшись принимать бумажные документы, поступающие в его департамент. Это, стоит отметить, очень действенная мера —постепенно пользу от ЭП стали отмечать и коллеги.

Обязательное условие для внедрения такой подписи — подготовка регламентных документов. Это самый важный и сложный этап, поскольку необходимо продумать и прописать все действия: какие документы, в соответствии с Административным регламентом или другим нормативно-правовым актом, можно «подписывать», «согласовывать», с какими можно «ознакомиться» с помощью ЭП. Также возможность использования ЭП в качестве замены собственноручной подписи на электронных документах должна быть прописана в трудовом договоре с сотрудником. То есть после того, как сотрудник авторизовался в системе, все его действия регистрируются, и более того, факт ознакомления с документами, содержащимися в СЭД, или выполнения определенных действий в системе может быть доказан в ходе судебного разбирательства. Но правовые последствия таких действий для работника и работодателя будут иметь место только в случае если в компании принят в установленном порядке локальный акт, регламентирующий использование СЭД и вытекающие из этого права и обязанности сотрудников и работодателя.

На сегодняшний день мало примеров судебной практики по спорам компании, внедрившей СЭД и ЭП, c сотрудниками. Но всё же один пример, чем может обернуться несоблюдение регламента об использовании ЭП, удалось найти. На сайте «Судебные и нормативные акты РФ» опубликовано решение суда по делу, в котором сотрудник пытался оспорить привлечение к дисциплинарной ответственности из-за ненадлежащего исполнения должностных обязанностей. «Невыполнение» обязанностей выражалось в не ознакомлении с приказами Инспекции, рассылаемыми посредством системы электронного документооборота. Суд признал претензию сотрудника о том, что на почту не поступал приказ, необоснованной, поскольку благодаря карточке документа в СЭД удалось восстановить историю событий и доказать, что данный документ был направлен посредством СЭД всем сотрудникам инспекции.

Источник