положение об учете рабочего времени скуд
СКУД для офиса
Задача СКУД для офиса проста – не пускать посторонних в здание или помещение. При этом она должна легко масштабироваться и иметь демократичный ценник.
Возможности
Удобство идентификации
Работаем с любыми картами, смартфонами, распознаем лица сотрудников
Бесплатный
софт
Полный функционал профессиональной системы без ограничений
Учет рабочего времени
Детальные отчеты по конкретным сотрудникам или целым подразделениям
Быстрое внедрение
Понятная настройка и интеграция с видеонаблюдением, ОПС и т.д.
Система контроля и управления доступом для офиса позволяет организовать контрольно-пропускной режим для работников компании, посетителей и клиентов, обеспечивает безопасность сотрудников и сохранность товарно-материальных ценностей, а также дает возможность организовать учет рабочего времени и контроль за соблюдением трудовой дисциплины.
СКУД для офиса дополняет и облегчает работу службы охраны, исключает возможные злоупотребления с их стороны, снимает часть нагрузки с диспетчеров или охранников. В малых офисах может использоваться и в автономном режиме без контроля со стороны охраны. Это дает возможность значительно сократить расходы на обеспечение безопасности офиса.
Задачи СКУД в офисе
Система контроля доступа с помощью электроники идентифицирует пользователя по магнитной карте или биометрическим данным и на основе прописанных прав доступа разрешает вход в помещение или отдельные кабинеты. Кроме того, СКУД фиксирует приход/уход сотрудника и его вход в зоны с ограниченным доступом.
Контроль доступа в помещение с помощью СКУД позволяет одновременно решить три задачи:
Возможности системы контроля доступа RusGuard
Контроль доступа в офис на малых, средних и крупных объектах может быть успешно организован с использованием СКУД RusGuard. Система имеет следующие преимущества:
Одно из важных преимуществ оборудования RusGuard – низкая цена СКУД в офисе. Для развертывания системы нужны минимальные капитальные вложения.
Для объектов с малым количеством точек доступа (небольших офисов) мы предлагаем автономную СКУД на базе своего оборудования. Она стоит значительно дешевле сетевой, но при этом не позволяет организовать полноценный учет рабочего времени сотрудников.
Учет рабочего времени
Особенность RusGuard Soft состоит в том, что модуль учета рабочего времени уже входит в состав программного обеспечения. Поэтому покупать отдельные модули не нужно. ПО предоставляется бесплатно, но, несмотря на это, встроенный в него модуль УРВ является профессиональным инструментом, позволяющим решать самые сложные задачи в работе администратора или руководителя.
Дополнительно мы предлагаем мобильное приложение RusGuard Report. Им может пользоваться руководитель для контроля режима работы сотрудников без изучения нюансов работы самой СКУД.
Приобретение
Для получения дополнительных консультаций и оформления заказа на приобретение СКУД RusGuard обращайтесь к менеджерам компании.
Электронный пропускной режим: контроль рабочего времени
В современных реалиях пропускной режим представляет собой электронную контрольно-пропускную систему (как правило, СКУД – система контроля и учета рабочего времени). Для работников она обычно означает турникеты на входе/выходе, к которым для прохода нужно каждый раз прикладывать магнитную карточку.
Электронные пропускные системы помогают контролировать время прихода и ухода работника, обеспечивать только санкционированный доступ в офис (здание, помещение) и сохранность имущества работодателя. Данные с турникета по каждой магнитной карточке, как правило, сохраняются на сервер с помощью специального программного обеспечения. И в случае необходимости эту информацию можно распечатать в виде отчета. Также электронные пропуска можно запрограммировать в индивидуальном порядке, разрешая или запрещая доступ на определенные объекты и/или в определенное время.
При введении электронного пропускного режима очень важно позаботиться о корректно работающем оборудовании и безопасном программном обеспечении, сервере. Чтобы система работала бесперебойно и показывала достоверные данные в удобной форме.
Однако наличие электронной контрольно-пропускной системы само по себе не освобождает работодателя от ведения табеля учета рабочего времени в отношении каждого сотрудника.
См. статью «Как заполнить табель учета рабочего времени за период “нерабочих дней”» в № 6’ 2020
Как оформить введение пропускного режима?
По своей сути пропускной режим – это не только ограничение доступа в здание (помещение) и вноса/выноса материальных ценностей, но также способ контроля и учета рабочего времени сотрудников. Для его установления в компании необходимо сделать следующее.
О программном обеспечении для контроля рабочего процесса см. статью «Выбираем систему учета рабочего времени» в № 2’ 2015
Шаг 1. Для начала в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) нужно закрепить положение о том, что в организации с определенной даты вводится контрольно-пропускной режим и все работники обязаны его соблюдать. А далее – сослаться на ЛНА, посвященный вопросам действия данной системы. Мы рекомендуем именно принятие отдельного ЛНА, т. к. это гораздо удобнее, в т. ч. в случае если в будущем нужно будет вносить какие-то изменения/дополнения. Ведь в ПВТР обычно закрепляют общие положения о регулировании трудовых отношений в организации, указывать в них подробности по каждому аспекту излишне.
См. статью «Какие условия в ПВТР вам навредят, а какие помогут в спорах» в № 11’ 2018
См. статью «Что включать в Правила внутреннего трудового распорядка» в № 9’ 2018
Вносимые в ПВТР поправки в связи с введением контрольно-пропускного режима, как правило, утверждаются приказом работодателя. Причем можно прописать изменения/дополнения непосредственно в тексте приказа, а можно утвердить приказом новую редакцию ПВТР. Здесь все остается на усмотрение организации (если в Инструкции по делопроизводству или ином документе 1 установлен порядок принятия ЛНА, внесения в них изменений и дополнений, утверждения новых редакций, нужно будет руководствоваться таким порядком). С приказом и вносимыми в ПВТР изменениями/дополнениями (новой редакцией) обязательно нужно ознакомить работников под подпись.
См. статью «Как актуализировать локальные нормативные акты: инструкция для кадровика» в № 1’ 2020
См. статью «Как внести изменения в ЛНА» в № 2’ 2021
Пример 1. Образцы формулировок про пропускной режим в ПВТР
2. Контрольно-пропускной режим
2.1. У Работодателя действует контрольно-пропускной режим в виде системы контроля и управления доступом (далее – СКУД).
2.2. Данные СКУД используются Работодателем в целях контроля и учета рабочего времени работников и являются доказательствами нарушений режима труда и отдыха.
2.3. Порядок применения СКУД, входа/выхода работников в здание Работодателя, вноса/выноса материальных ценностей закреплены в Положении о контрольно-пропускном режиме в ООО «Новый дом».
4. Обязанности работников
4.1. Работники обязаны:
4.1.1. Соблюдать действующий у Работодателя контрольно-пропускной режим.
Кроме того, необходимо:
В приложении к Положению не забудьте закрепить универсальную форму пропуска (той самой магнитной карточки).
С приказом и Положением обязательно нужно ознакомить всех работников под подпись. Во избежание конфликтов с сотрудниками рекомендуем заранее провести с ними встречу и рассказать, зачем вводится контрольно-пропускной режим и как он будет функционировать. По общему правилу, уведомлять работников за 2 месяца, как того требует ст. 74 ТК РФ, например, при введении неполного рабочего времени, не нужно. Введение пропускного режима не относится к организационным или технологическим изменениям условий труда. Однако, если вместе с введением пропускного режима вы меняете режим рабочего времени или иные условия трудовых договоров, заключенных с сотрудниками, то сделать это придется.
Обратите внимание: если в ЛНА не закреплен контрольно-пропускной режим или работников с ЛНА не ознакомили, то они не обязаны его соблюдать, привлечь их к дисциплинарной ответственности на основе данных электронной системы не получится. При этом важно конкретизировать вид используемой системы и желательно ее название.
См. статью «Опоздания: баланс закона и желаний работодателя» в № 3’ 2012
На предприятии работодателя установлен пропускной режим – СКУД. Но в локальных нормативных актах (ПВТР и иных) это не закреплено. Работница неоднократно опаздывала на работу, и работодатель привлек ее к дисциплинарной ответственности на основании распечатки из СКУД. Суд посчитал дисциплинарное взыскание незаконным, в т. ч. и вследствие того, что локальные акты работодателя не содержат положения об учете рабочего времени работников с помощью турникетной зоны СКУД. Хотя у работодателя и действовала инструкция под названием «Пропускной и внутриобъектовый режим», одного этого оказалось мало (определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 23.07.2020 № 88-10644/2020).
Пример 2. Образец приказа о введении контрольно-пропускного режима
Пример 3. Образец основного текста Положения о контрольно-пропускном режиме
Общество с ограниченной ответственностью «Новый дом»
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
приказом от 01.03.2021 № 16-од
ПОЛОЖЕНИЕ О КОНТРОЛЬНО-ПРОПУСКНОМ РЕЖИМЕ В ООО «НОВЫЙ ДОМ»
1.1. Настоящее Положение о контрольно-пропускном режиме в ООО «Новый дом» (далее – Положение) определяет порядок осуществления контрольно-пропускного режима в здании по адресу: г. Москва, проспект Ленинградский, д. 31А, стр. 5 (далее – здание), которое используется в качестве офиса ООО «Новый дом» (далее – Организация).
1.2. Требования Положения обязательны для всех работников Организации и иных граждан, посещающих здание (далее – посетители).
1.3. Контрольно-пропускной режим устанавливается в целях:
1.4. Контрольно-пропускной режим как часть общей системы безопасности и трудового распорядка Организации позволяет решить следующие задачи:
1.5. Контрольно-пропускной режим включает в себя порядок входа/выхода в (из) здание(я) работников Организации и посетителей, порядок вноса/выноса материальных ценностей.
1.6. Непосредственная охрана здания осуществляется привлеченной охранной организацией по договору оказания услуг с Организацией. Дежурный сотрудник охраны, назначаемый привлеченной охранной организацией, находится в специальной комнате, расположенной в непосредственной близости от входных дверей и турникетной зоны, обеспечивает соблюдение контрольно-пропускного режима.
1.7. Требования дежурного сотрудника охраны, начальника охраны Организации, направленные на обеспечение контрольно-пропускного режима, обязательны для всех лиц, находящихся в здании либо проходящих/выходящих в (из) него. Работники Организации и посетители обязаны выполнять требования дежурного сотрудника охраны, начальника охраны Организации в вопросах обеспечения контрольно-пропускного режима.
1.8. Пропуск работников Организации и посетителей в здание и из здания осуществляется через входные двери и турникетную зону, оборудованные системой контроля и управления доступом (СКУД) – ParsecNET 3.
1.10. Начальник охраны Организации передает привлеченной охранной организации (дежурному сотруднику охраны) список работников Организации, который актуализируется по мере необходимости.
2. Порядок входа/выхода работников Организации и посетителей, вноса/выноса материальных ценностей в (из) здание(я)
2.1. Вход в здание работников Организации в рабочие дни осуществляется через входные двери и турникетную зону по магнитным карточкам.
2.2. Для входа в здание магнитная карточка прикладывается к считывателю СКУД. Вход осуществляется после появления зеленого светового сигнала на считывателе СКУД.
2.3. Изготовление и выдача магнитных карточек организуется начальником охраны Организации по заявкам начальников структурных подразделений работников Организации (по форме согласно приложению 2 к Положению).
2.4. В случае временного отсутствия магнитной карточки у работника Организации разовый вход/выход в (из) здание(я) осуществляется по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
2.5. При увольнении работник Организации до получения на руки трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) сдает магнитную карточку начальнику охраны Организации и покидает здание через турникетную зону и входные двери с предъявлением паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
2.6. В нерабочее время, выходные и нерабочие праздничные дни дежурный сотрудник охраны осуществляет пропуск в (из) здание(я) генерального директора Организации, иных работников Организации по магнитным карточкам в соответствии с приказом о допуске в Организацию (по форме согласно приложению 3 к Положению).
2.7. Дежурный сотрудник охраны выдает ключи от помещений в здании работникам Организации с обязательной регистрацией в журнале выдачи ключей (по форме согласно приложению 4 к Положению) под подпись.
2.8. Допуск посетителей в здание осуществляется в рабочие дни при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, с 09:00 до 17:00. Перед пропуском посетителя дежурный сотрудник охраны запрашивает по телефону согласие на пропуск данного посетителя у работника Организации, к которому направляется посетитель. При получении согласия дежурный сотрудник охраны пропускает посетителя с обязательной записью в журнале учета посетителей (по форме согласно приложению 5 к Положению).
2.9. Планируя прием посетителей, работники Организации обязаны заблаговременно информировать их о правилах контрольно-пропускного режима, установленных в Организации.
2.10. Посетители перемещаются в здании только в сопровождении работника Организации, к которому направляются посетители и который встречает их у входных дверей и провожает их к выходу.
2.11. По окончании работы все помещения осматриваются находящимися в них работниками Организации. Электроосветительная и электронагревательная аппаратура, компьютерная и оргтехника, за исключением техники и приборов, которые работают круглосуточно, обесточиваются, окна, включая форточки, закрываются, двери запираются на замок.
2.12. Работники сдают ключи от помещений дежурному сотруднику охраны под подпись с отметкой в журнале выдачи ключей (по форме согласно приложению 4 к Положению).
2.13. Выход из здания работников Организации осуществляется через турникетную зону и входные двери по магнитным карточкам.
2.14. Выход посетителей осуществляется через турникетную зону и входные двери, при этом посетители сопровождаются работником Организации, к которому направлялись посетители, до дверей. Отметка о выходе в журнале учета посетителей (по форме согласно приложению 5 к Положению) обязательна.
2.15. На основании действующего законодательства Российской Федерации и Положения отдельные категории лиц пользуются правом прохода в (из) здание(я) при предъявлении служебного удостоверения. К ним относятся:
О прибытии указанных лиц дежурный сотрудник охраны незамедлительно сообщает в приемную генерального директора Организации и начальнику охраны Организации по телефону.
2.16. Проход представителей правоохранительных и иных уполномоченных органов в здание регистрируется дежурным сотрудником охраны в журнале учета посетителей (по форме согласно приложению 5 к Положению).
2.18. Лицам, указанным в п. 2.17 Положения, при попытке прохода дежурный сотрудник охраны препятствует в проходе, о чем сообщается в приемную генерального директора Организации и начальнику охраны Организации. Начальник охраны Организации составляет акт о нарушении пропускного режима (по форме согласно приложению 6 к Положению). Акт подписывается дежурным сотрудником охраны, начальником охраны Организации и другими лицами, назначенными генеральным директором Организации, а также нарушителем контрольно-пропускного режима. При отказе нарушителя подписать акт в него вносится соответствующая запись.
2.19. В целях недопущения вноса запрещенных предметов и несанкционированного выноса материальных ценностей дежурный сотрудник охраны может производить досмотр сумок, портфелей, иной ручной клади работников Организации и посетителей при наличии достаточных оснований полагать, что в них находятся предметы, запрещенные к вносу, либо похищенные материальные ценности. Досмотр может производиться только с согласия данного работника Организации или посетителя.
2.20. При несогласии работника Организации, посетителя предъявить ручную кладь для досмотра, а также при наличии достаточных оснований полагать, что запрещенные к вносу предметы, либо похищенные в здании материальные ценности спрятаны непосредственно на его теле, либо в одежде, вещах, такое лицо не допускается в здание Организации, а при попытке выхода задерживается 5 дежурным сотрудником охраны и передается сотрудникам органов внутренних дел.
2.21. Внос/вынос в (из) здание(я) компьютерной, оргтехники, приборов или иных материальных ценностей Организации производится работниками Организации строго по заявкам (по форме согласно приложению 7 к Положению) и с представлением дежурному сотруднику охраны на обозрение вносимых/выносимых материальных ценностей Организации. При необходимости вноса/выноса в (из) здание(я) компьютерной, оргтехники, приборов или иных материальных ценностей Организации начальник структурного подразделения работника Организации, который будет производить внос/вынос, не менее чем за один час до времени вноса/выноса оформляет заявку на внос/вынос материальных ценностей Организации и передает ее дежурному сотруднику охраны.
3.1. Во избежание порчи магнитной карточки каждый работник Организации обязан хранить ее вдали от нагревательных приборов, магнитов, иных магнитных карточек.
3.2. В случае утраты или повреждения магнитной карточки работник Организации должен немедленно сообщить об этом дежурному сотруднику охраны и/или начальнику охраны Организации для проведения служебного расследования.
3.3. В случае выхода из действия магнитной карточки (размагничивание, окончание срока действия, повреждение) работник Организации должен сообщить об этом дежурному сотруднику охраны и/или начальнику охраны Организации и сдать недействующую магнитную карточку с составлением акта (по форме согласно приложению 8 к Положению).
3.4. Работники Организации, утратившие магнитную карточку или допустившие ее повреждение, обязаны возместить Организации стоимость ее изготовления.
3.5. Нарушение Положения влечет проведение служебного расследования, привлечение к дисциплинарной ответственности и/или иной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
3.6. Генеральный директор Организации, начальник охраны Организации, начальник отдела кадров Организации при необходимости запрашивают у дежурного сотрудника охраны сведения из СКУД относительно работника(ов) Организации, посетителя(ей) Организации в бумажном и/или электронном виде (форма запроса – в приложении 9 к Положению, формы предоставления сведений – в Приложениях 10 и 11 к Положению), а дежурный сотрудник охраны их предоставляет в срок не позднее одного рабочего дня с даты получения запроса.
3.7. Положение в обязательном порядке доводится до сведения каждого работника Организации, работающего в здании Организации, под подпись.
3.8. Копия Положения является обязательным приложением к договору оказания услуг, заключаемому Организацией с привлеченной охранной организацией.
Электронные пропуска: контроль рабочего времени сотрудников
На что только не приходится идти работодателям, чтобы дисциплинировать своих сотрудников! Как учитывают опоздания и затянувшиеся обеды и как эти новшества сказываются на работе бухгалтера?
Статистика неумолимо свидетельствует о том, что 30–50 процентов рабочего времени персонал тратит не на прямые обязанности, а на посторонние дела. Сюда входят опоздания по утрам, уход с работы раньше времени, затянувшиеся обеды, чаепития и перекуры. Что же делать? Можно установить электронную пропускную систему на входе. Как только сотрудник прикладывает пропуск, сразу же фиксируется время его прихода или ухода. Как все это происходит на практике? Необходимо выбрать ту систему электронного учета, которая подходит непосредственно компании. Как правило, описания даны на сайте производителя. Некоторые готовы прислать своего специалиста непосредственно в офис потенциального заказчика и подробно рассказать о своей продукции. Системы фиксирования рабочего времени бывают разные. Например, существует контроль персонала, который работает с отпечатками пальцев сотрудников. Он включает в себя сканер, к которому работник (приходя в офис и уходя из него) прикладывает палец. Сканер, в свою очередь, соединен с компьютером, куда тут же заносятся данные – кто пришел и во сколько. Данный вариант подходит для небольших компаний, численностью до 50 человек. Он прост и удобен, потому что к нему не требуется устанавливать специальное оборудование или постоянно обновлять программное обеспечение. Учет времени в такой системе формируется в отчеты и табели, данные экспортируются непосредственно в программу, с которой работает бухгалтер. Стоит такая система от 18 000 до 25 000 рублей.
24 часа в сутки
24 часа в суткиЕсть и более сложные системы контроля, они нужны для предприятий численностью от 60 человек и более, а также там, где работа не затихает 24 часа в сутки. В этом случае при входе устанавливается турникет, считыватели магнитных карт и «контролер турникета». В компьютер загружают ПО – обычно это несколько программ, такие как «Персонал», «Учет рабочего времени» и бухгалтерская программа, чтобы данные тут же передавались специалисту учета. Сама система проста: работник подносит карточку к считывателю и только после этого может пройти через пропускник, при этом сохраняется время прихода и ухода. Программное обеспечение поддерживает сменные графики, скользящие и даже индивидуальные, учитываются часы сверхурочной работы. В программу можно вводить данные о больничных, оправдательные документы, причем делать это на месте, непосредственно на посту охраны, если таковой имеется. При этом табель учета рабочего времени формируется автоматически, а сведения из него вносятся в бухгалтерскую программу.
Стоит такая система дороже – от 56 000 до 140 000 рублей. Цена зависит от того, сколько человек в компании придется обслуживать, нужны ли видеокамеры; некоторые помимо устройства для считывания карточек имеют еще и сканер для того, чтобы пропускать людей по отпечаткам пальцев, ведь пропуск можно оставить по неосмотрительности дома. Система контроля бывает необходима для одного-единственного входа в помещение, а может – для нескольких входных дверей. В этом случае все турникеты соединяются с одним компьютером. Это очень удобно – обобщенные данные можно включить в одну таблицу.
Установка турникетов, сканеров и всего, что с ними связано, в большинстве случаев предлагается бесплатно. Подобные системы не требуют особого обслуживания, но время от времени необходимо обновление программ, когда производитель выпускает новые версии софта. Часть компаний предлагает страховку к своим «контролерам». Страховка обходится обычно в 10 процентов от стоимости системы, зато можно вызывать техническую поддержку в любое время и по любому вопросу. При этом на «контролеры» дается гарантия от 1 года до 2 лет.
Быстро и удобно
А что же бухгалтер? Ведь с вводом «контролеров учета времени» работы у него прибавляется. Как сказано выше, практически все терминалы передают данные в бухгалтерскую систему предприятия. Причем некоторые могут фиксировать не просто время прихода и ухода, а количество отработанных часов, недостачу их за день, неделю и месяц. Остается только рассчитать зарплату, исходя из уже имеющихся данных. На компьютер бухгалтера также можно установить специальную программу учета рабочего времени, которая стоит от 2000 до 3000 рублей, и тогда работать «с часами» и пропусками будет еще проще.
Установка турникетов, сканеров и всего, что с ним связано, в большинстве случаев предлагается бесплатно, обучение так же входит в стоимость.
Рассказывает Елена Ушакова, главный бухгалтер туроператорской компании: «Когда в нашей далеко не маленькой организации установили еще и «контроль учета рабочего времени», я испугалась, что теперь у всех у нас прибавится работы. А мне, главному бухгалтеру, необходимо будет присматривать за этим процессом, а то и вовсе брать его на себя. Но все оказалось гораздо проще. Один из компьютеров в бухгалтерии соединен с терминалом охраны, так что у нас четко фиксируется время прихода и ухода всех сотрудников, а также время обеда и перекуров – курящим людям приходится проходить через терминал, так как в здании курить запрещено. Все данные заносятся в специальную программу, в отведенную для этой цели таблицу. В нашей компании работает около 90 человек, и на обработку данных о количестве часов, отработанных одним сотрудником, уходит где-то час в месяц, и для этой цели нам пришлось взять нового человека в бухгалтерию. Но никакие специальные знания и навыки для работы с этими программами не нужны, и это большой плюс».
Как видим, работы у бухгалтера прибавляется, но благодаря современным программам выполнять ее можно и быстро, и с минимальными затратами времени.
Для тех, кто не доверяет магнитным картам и программам, придуман более простой способ фиксировать рабочее время сотрудников, а именно: по факту включения сотрудниками своих компьютеров вносится запись в соответствующую программу. Но этот способ таит в себе небольшую проблему – сотрудники могут сговориться друг с другом, чтобы кто-то один включал по утрам их «машины».
Светлана Ивашенцева
Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.