Систематизация первичных учетных документов что это
Что относится к первичной документации
Первичная документация служит основанием для внесения бухгалтерских записей в учетные регистры. Эти бланки призваны зафиксировать на бумаге достоверность факта совершения хозяйственной операции, повлекшей изменение экономического положения предприятия. Оформление первички регламентировано законодательством. Каждый шаблон должен соответствовать требованиям Закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ.
Формы и виды первичной документации
Бланки первичных документов, которыми пользуются субъекты предпринимательства, могут быть унифицированными и разработанными участниками сделки самостоятельно. Список типовых форм, которые обязательны к использованию в конкретных ситуациях, утвержден законодательно. В таких образцах организации не вправе самостоятельно изменять структуру или содержание. Неунифицированные документы могут создаваться компанией с учетом специфики ее деятельности. Они подлежат утверждению локальными актами фирмы.
Классификация первичной документации предполагает разделение на бланки внутреннего и внешнего пользования. Внутренние документы описывают операции, затрагивающие деятельность одного учреждения – компанию, которая составила эту справку. Внешние предназначены для фиксации сделок и их результатов между двумя и более участниками.
Для внутренних бланков характерно деление на такие группы:
К бухгалтерским регистрам относят книги и журналы, карточки учета. Этот тип документации может быть разделен на подвиды, различающиеся способом заполнения и ведения:
Первичная документация может иметь форму договора между контрагентами, счета на оплату, товарной накладной, актов по приемке и сдаче выполненных заданий. К первичным документам относится комплекс бланков по расчетам с персоналом. В эту категорию входят табель, расчетные ведомости.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Оприходование и выбытие активов предприятия оформляется при помощи первички. Для этой категории документов характерно наличие типовых форм. Ранее они были обязательными к применению для всех хозяйствующих субъектов. Теперь каждая организация сама решает, использовать рекомендованные бланки или разработать свои шаблоны.
Особое внимание в бухгалтерской практике уделяется кассовой первичке. Она является унифицированной. Изменение набора реквизитов или структуры шаблона может привести к лишению даже подписанного бланка юридической силы. В эту группу входят все виды документов, которыми показывается поступление денег в кассу, их выбытие. К ним причисляют и кассовую книгу, которая обобщает весь комплекс действий с наличностью.
Вопрос: Как оформлять первичные учетные документы в целях налога на прибыль?
Посмотреть ответ
Классификация первички по стадиям предпринимательства
В зависимости от того, на каком этапе в данный момент находится бизнес, используются те или иные формы первичной бухгалтерской документации. Обычно сделки, с точки зрения обеспечения документами, можно разделить на три стадии.
Эти документы обязательны для предоставления налоговой, поскольку они подтверждают понесенные первой стороной расходы, что непосредственно влияет на налоговую базу.
Контроль, хранение и организация учета первичных документов
Учет первичной документации должен быть организован так, чтобы каждый бланк проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери справок и других форм. Делопроизводитель или другое ответственное лицо заводит журналы регистрации документации. Все поступающие бланки оформляются как входящие. Исходящими являются формы, которые создаются внутри предприятия (независимо от того, будут они выданы сторонним организациям или останутся на предприятии).
Поступающая документация должна проходить несколько этапов учета и регистрации:
Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности бланков необходимо разработать и утвердить график документооборота с номенклатурой дел. В графике надо раскрыть этапы оформления, регистрации документов, процедуру их передачи на хранение с указанием временных рамок, перечислить ответственных за каждый шаг сотрудников.
Хранить исполненную и отраженную в учете первичную документацию надо не менее 5 лет. В Приказе Минкультуры от 25.08.2010 г. №558 приведена классификация бланков с привязкой к срокам ее сдачи в архив:
СПРАВОЧНО! Законом №402-ФЗ в ст. 29 срок хранения ограничивается 5 годами. Налоговое законодательство предписывает обеспечивать сохранность и доступность к бухгалтерской документации не менее чем в течение 4 лет.
Особые условия и периоды хранения предусмотрены для таких бланков:
Для электронных форм сроки хранения идентичны бумажным документам. Процедура списания первички должна осуществляться с участием специально созданной комиссии.
Утверждение форм первичной документации
Неунифицированная первичная документация может разрабатываться субъектами хозяйствования самостоятельно. Для таких бланков главным критерием соответствия нормам законодательства является соблюдение стандартов Закона №402-ФЗ в части обязательных реквизитов:
ЗАПОМНИТЕ! Чтобы пользоваться самостоятельно разработанными шаблонами в качестве первичной документации, необходимо утвердить их локальным актом предприятия.
Кассовые и платежные документы относятся к группе строго регламентированных форм. Предприятия своим приказом или любым другим распоряжением не уполномочены убирать из них строки, ячейки, изменять структуру. В неунифицированные шаблоны предприятия могут вносить свои корректировки, добавлять и убирать информационные блоки. При самостоятельной разработке новых форм за основу можно брать типовые образцы.
Для утверждения первички можно вынести ее примеры в отдельное приложение к учетной политике. Второй вариант – для каждого бланка руководитель издает приказ по предприятию. В тексте приказа указывается информация о внедрении в учет новых форм документации, которые должны оформляться по единому шаблону. Сами бланки включаются в приказ в виде самостоятельных приложений.
Если организация собирается пользоваться для отражения отдельных операций типовыми формами, которые рекомендованы соответствующими ведомствами, то эти бланки утверждать внутренними актами не надо. Для фиксации такого решения достаточно сделать запись в учетной политике о применении стандартизированных шаблонов.
При введении в систему документооборота новых форм документов целесообразно утверждать их приказом.
О чем нужно всегда помнить бухгалтеру
Идеальное состояние первичной документации – необходимое условие отсутствия проблем при налоговых проверках и ревизиях, доказательства своей правоты в споре с контрагентом и пр. Приведем ряд важных нюансов, о которых следует всегда помнить бухгалтеру при работе с первичкой.
ВАЖНО! Без «первички» в редких случаях можно доказать факт оказания услуг: суд может принять во внимание дополнительные экспертные заключения и побочную документацию. Если факт выполнения работ оказан, отсутствие подписанного заказчиком акта не освободит его от уплаты.
Новый ФСБУ 27/2021 про документы в бухучете: что изменилось
Приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н утвержден новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». И хотя ранее аналогичного стандарта не было, он по сути не принес серьезных новелл. Расскажем об основных изменениях.
Терминология
ФСБУ 27/2021 ввел нормативные определения базовых терминов в рассматриваемой сфере:
Требования к реквизитам документов
Стандарт впервые определил, что такое дата составления ПУД. Она определена как дата подписания документа лицом, совершившим сделку, операцию и ответственным за ее оформление, либо лицом, ответственным за оформление совершившегося события.
Напомним, что первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). В этой связи Стандарт устанавливает новое правило: если дата составления ПУД отличается от даты совершения факта хозяйственной жизни, который оформляется этим документом, то наряду с первой (согласно п. 2 ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете) указывается и вторая (пп. «б» п. 8 ФСБУ 27/2021).
Также введено понятие «Оправдательный документ». Под ним понимается документ, содержащий информацию о факте хозяйственной жизни. На основании оправдательного документа в первичный документ включаются обязательные реквизиты. В качестве примеров оправдательных документов названы кассовый чек, судебный акт и др.
Оправдательный документ может не содержать всех реквизитов первичного (и в этом случае не является таковым), однако его реквизиты должны быть включены в ПУД. Однако если в оправдательном документе содержатся все реквизиты первичного учетного документа, он может использоваться в этом качестве, и тогда оформлять отдельный ПУД не нужно.
Отдельно в Стандарте отмечено, что в ПУД можно включать дополнительные (по отношению к обязательным) реквизиты.
Требования к оформлению документов
Стандартом установлены требования к оформлению документов:
Как вносить исправления
Порядок исправления документов бухучета (для случаев, когда вообще можно их исправлять) организация должна определить самостоятельно, но с учетом требований стандарта.
Правила для исправления бумажного документа:
Если документ электронный, можно либо использовать такой же порядок, как и для бумажных документов, либо составить новый документ. Однако в новом документе:
При этом новый документ должно быть невозможно использовать отдельно от первоначального.
Для регистров бухучета предусмотрен дополнительный способ исправления: внесение исправительной записи. Она бывает:
Хранение документов и доступ к ним
Стандартом установлены отдельные правила хранения документов бухучета:
О формальностях
С 2022 года официально утрачивает силу Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105 (Приказ Минфина России от 30.04.2020 N 184). Но очевидно, что при досрочном применении ФСБУ 27/2021 руководствоваться Положением о документах и документообороте уже нельзя.
Читайте также
Александр Лавров, аттестованный аудитор
Обработка первичных документов
Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии
Обработка первичных документов не требует особых навыков и умений. Обычно эту работу поручают рядовому бухгалтеру, который получает первичку, проверяет ее и делает бухгалтерскую проводку. Но даже в этом деле бывают ошибки. Расскажем, как происходит обработка первичных документов и как ее автоматизировать.
Что такое первичный документ
Первичка — это документ, на основании которого факт хозяйственной жизни компании отражается в бухгалтерском учете (закон «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Покупка сырья, продажа товаров, получение кредита и так далее — каждая из этих операций подтверждается первичкой.
Первичный документ должен включать следующие реквизиты:
Примеры первичных документов
Закон не закрепляет единого списка документов, которые должны применять ИП и компании. Каждое предприятие может разработать свои формы учетных документов на основе унифицированных форм или в виде собственных разработок. Важно лишь закрепить в учетной политике эти формы (п. 4 ПБУ 21/2008, утв. приказом Минфина от 06.10.2008 №106н). В самостоятельно составленную первичку тоже должны входить все необходимые реквизиты.
Вот самые часто применяемые формы первички:
Требования к первичной документации
Первичка должна в полном объеме раскрывать смысл операции, то есть содержать необходимые сведения: сумму, количество, наименование юрлиц, ФИО ответственных и так далее. Поэтому первичка должна соответствовать требованиям:
Что такое обработка первичных документов
При совершении операции оформляют первичный документ. После этого он попадает к бухгалтеру. С этого момента задача специалиста — обработать первичку. Для этого выполняют три шага:
Проверить правильность оформления — бухгалтер проверяет наличие реквизитов, подписи ответственных лиц, своевременность составления и правильность заполнения. Также сотрудник проверяет первичку на арифметические ошибки.
Сделать бухгалтерскую проводку — бухгалтер на основании проверенной первички фиксирует информацию на счетах бухучета.
Собрать документы по группам — хранить всю первичку «скопом» нельзя. Так вы не найдете нужный документ, поэтому нужна четкая система группировки: по датам, по смыслу операции, по наименованию, по контрагенту и так далее.
В чем главная боль бухгалтера при обработке первички
Учетные программы самостоятельно формируют бухгалтерские проводки. Сотруднику достаточно перенести информацию с бумаги в программу и нажать «Провести».
Но с ростом количества документов, растет время на обработку и число ошибок. Добавили лишний ноль, неправильно вписали номер входящего документа и так далее.
Чем больше компания, тем больше документооборот. Поэтому со временем одного бухгалтера уже не хватает, штат начинает расти. Но большую часть времени сотрудники заняты именно первичкой. Есть способ это исправить — автоматическая обработка документов.
Автоматическая обработка первичных документов
В обработке первички бухгалтера может заменить программа. Проще всего перейти на электронный документооборот, получать входящую первичку в электронном виде, чтобы легко и без ошибок проводить ее. Но обычно избежать хотя бы частичного бумажного документооборота все равно не удается. Тогда помогают системы распознавания сканов документов.
Алгоритм распознавания первички выглядит так:
Время на обработку одного документа — в зависимости от размера, до нескольких минут.
Рекомендуем веб-сервис Контур.Бухгалтерия: в нем есть встроенный электронный документооборот и система распознавания сканов первички. А еще — простой учет, расчет налогов и зарплаты, отчетность, нормативно-правовая база и другие полезные инструменты. Все новички могут бесплатно тестировать сервис 14 дней.
Автоматическая обработка документов: как минимизировать рутину в работе бухгалтера
«Работа с первичкой» — магическое словосочетание, от которого у любого бухгалтера начинается мигрень.
Первичные документы имеют свойство не составляться вовремя, теряться по дороге, накапливаться в огромные груды, утрачивать читабельность, дублироваться и перепутываться. Непростительно много времени уходит на то, чтобы завести их в учет, из-за чего страдает остальная работа бухгалтера. А некоторые компании и вовсе вынуждены выделять отдельную штатную единицу под первичку.
Есть ли варианты упростить работу с документацией? Об этом сегодняшняя статья.
Автоматический ввод бухгалтерских и кадровых документов: что это
Обработка бумажных документов вручную — одна из самых рутинных и неинтересных задач бухгалтера. При этом она требует повышенной внимательности, сосредоточенности, а еще — отменного зрения. Кто работал на «первичке», не даст обмануть: к вечеру глаза устают, а мозг перестает четко воспринимать информацию.
Но даже старые проблемы требуют современных решений! Оптимизировать работу бухгалтера могут сервисы, которые распознают, оцифровывают и автоматически передают документы в 1С или другие системы.
«Мы сейчас живем в такой реальности, что сегодня у вас есть сотрудник, который выполняет какие-то операции, например, работает с документами, а завтра его не будет на рабочем месте. Если раньше тот же бухгалтер мог прийти на работу с насморком и температурой и это никого не напрягало, то сейчас с этим строго — нужно вызывать врача, нужно сдавать тесты, такого сотрудника уже не допустят к работе. В этом смысле автоматизированная система безотказна, она не болеет, не уходит в отпуск, не просит внеочередной выходной. Если на каком-то бизнес-процессе у вас задействованы 2-3 человека внедрение такой системы уже оправдано», — Александр Коробов, директору по развитию компании Биорг.
Некоторые исследования показали, что программы для автоматического ввода бухгалтерской и кадровой документации позволяют ускорить рабочий процесс в 2-3 раза. При этом, чем больше на предприятии обрабатывается документов, тем выгоднее сотрудничество с подобными сервисами.
А как же быть с проверкой комплектности?
Еще один важный момент при обработке и заведении в учет первичной документации — это проверка ее комплектности. Часто бывает что, то страница товарной накладной затерялась в пути от поставщика, то не все чеки к авансовому отчету приложил сотрудник. Невнимательность бухгалтера может дорого обойтись. Самое главное — это снова время, которое будет потрачено на поиск ошибки и ее исправление, когда расхождения все-таки обнаружатся.
Платформа Beorg Smart Vision не только в состоянии обработать любой файл или бумажный документ для загрузки в 1С, SAP но может и автоматически проверить комплектность документов. Все дело в «волшебной» нейронной сети, которая ищет в документе нужные атрибуты и распознает их.
Абсолютная магия: вам больше не придется вглядываться в каждую строку накладных, разглядывать, сверять цифры и буквы. Современные сервисы берут всю обработку — от сортировки сканов до проверки комплектности пакета — на себя.
Насколько безопасно доверить автоматическую обработку сервису?
«А если коммерческая информация утечет, куда ей не следует?» — справедливо спросят патологически подозрительные и скептически настроенные профессионалы-бухгалтеры. Но и на это у нас есть ответ.
Дело в том, что при автоматической обработке документации, данные, как правило, обезличиваются, деперсонализируются. Вероятность, что они попадут в руки конкурентам или мошенникам, исключена.
Если хотите быть уверены в безопасности сотрудничества, перед заключением договора на оказание услуг по автоматизации бизнес-процессов, проверьте:
Хранение и систематизация первичных документов
Пропажа электронного архива — еще один страшный сон бухгалтерского работника. Согласно закону, первичные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность, аудиторские заключения должны храниться не менее 5 лет после отчетного года, в котором они были оформлены (см. ст. 29 закона № 402-ФЗ о бухучете). При этом обязанность (и ответственность, соответственно) по обеспечению безопасных условий хранения документации лежит на компании.
Платформа Beorg Smart Vision даёт возможность электронной архивации. При этом используется облачный сервис — все документы обрабатываются по защищенному каналу, клиенту не нужно дополнительно покупать ПО и оборудование. Действует умный поиск по базе.
Почему автоматическая обработка первичных документов — это не только удобно, но и выгодно
Про удобство сервисов оцифровки и автоматической обработки документации мы поговорили, а что насчет оптимизации затрат компании?
На тарифе Bestart от Биорг вы получаете возможность обработать 7142 страницы самых распространенных и массовых бухгалтерских документов: счет, счет-фактура, акт, товарная накладная. Такой объем за месяц обработают где-то 3 оператора. Если их зарплата составит даже 20 000 рублей, то за месяц вы потратите на них 60 000, это не говоря о страховых взносах. Стоимость тарифа Bastart — 50 000 в месяц, т.е. 1 страница стоит 7 рублей. И система будет работать круглосуточно если нужно, без обеда и перекура. При этом вы даже можете оставить какого-то оператора для контроля — сверять итоговые цифры, выборочно проверять документы. Все равно это будет выгодно.
Есть и еще несколько причин, почему сотрудничество со специализированным сервисом будет выгодней, чем наем дополнительных сотрудников.
«Отсканируй и забудь» — краткая характеристика платформы Биорг для автоматической оцифровки документов любой сложности. Звучит, как мечта любого бухгалтера!
Новый ФСБУ 27/2021 о документах и документообороте в бухгалтерском учете
Приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н утвержден Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Документ вступил в силу с 19.06.2021. В обязательном порядке компании должны применять ФСБУ 27/2021 с 01.01.2022, но можно принять решение о применении стандарта до указанного срока.
В соответствии с ФСБУ 27/2021 под документами бухгалтерского учета понимаются:
первичные учетные документы;
регистры бухгалтерского учета.
Под документооборотом понимается движение документов бухгалтерского учета в организации с момента их составления до завершения исполнения (в частности, использования для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, помещения в архив).
Правила оформления документов бухгалтерского учета
По ФСБУ 27/2021 документы должны соответствовать требованиям Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и собственно ФСБУ 27/2021. Таким образом, ФСБУ 27/2021 уточняет и дополняет нормы Закона № 402-ФЗ.
ФСБУ 27/2021 определено следующее.
Документы бухгалтерского учета (первичные документы и регистры) должны быть составлены на русском языке. Первичный учетный документ, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык.
Исключение составляют случаи, когда законодательство или правила страны (места ведения деятельности организации за пределами Российской Федерации) требуют составления документов бухгалтерского учета на языке этой страны. Такие документы составляются на соответствующем иностранном языке. Однако регистр бухгалтерского учета, составленный на иностранном языке (в котором отражены иностранные документы), должен содержать построчный перевод на русский язык.
Денежные величины в регистрах бухгалтерского учета должны указываться в рублях. Денежные величины по объектам бухгалтерского учета, стоимость которых выражена в иностранной валюте, записываются в регистрах одновременно в такой валюте и в рублях (за исключением случаев, когда иное установлено ФСБУ, принимаемыми в соответствии с Законом № 402-ФЗ).
Первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, которые установлены Законом № 402-ФЗ. Одним из обязательных реквизитов является дата составления документа.
Стандарт уточняет, что датой составления документа в общем случае признается дата его подписания. Наряду с обязательными реквизитами организация вправе включать в первичный учетный документ дополнительные реквизиты.
ФСБУ 27/2021 вводит понятие оправдательного документа. Это документ, который содержит информацию о факте хозяйственной жизни, но не всегда отвечает критериям первичного учетного документа в соответствии с Законом № 402-ФЗ.
Примерами оправдательных документов могут служить договор, кассовый чек, квитанция об оплате, авансовый отчет, судебный акт, торговый товарный счет и др.
В первичный учетный документ, обязательные реквизиты которого указаны на основании оправдательного документа, необходимо включить информацию, позволяющую идентифицировать указанный оправдательный документ.
ФСБУ 27/2021 разрешает использовать в качестве первичных учетных документов оправдательные документы, только если они содержат все обязательные реквизиты первичного документа.
Первичный учетный документ можно оформлять на несколько связанных фактов хозяйственной жизни. По длящимся и повторяющимся фактам хозяйственной жизни (например, начисление амортизации, процентов, поставка товаров, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и др.) первичный документ можно оформлять с периодичностью раз в сутки, в неделю, месяц, квартал. Периодичность организация определяет самостоятельно.
Перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливает руководитель организации.
Организация может составлять документы на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Требований к электронной подписи Закон № 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021 не содержат. Поэтому виды электронной подписи документов бухгалтерского учета организация определяет самостоятельно соглашением с другими участниками (контрагентами) электронного взаимодействия. ФСБУ 27/2021 уточняет, что при составлении документов бухгалтерского учета в виде электронных документов должна быть обеспечена возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе.
Исправление документов бухгалтерского учета
Ошибки, допущенные при оформлении документов бухгалтерского учета, подлежат исправлению.
Исправление в документе, составленном на бумажном носителе, производится путем зачеркивания ошибочного текста, или суммы и указания исправленного текста, или суммы над зачеркнутым. Исправление должно сопровождаться надписью «Исправлено» и содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении такого документа) или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра). Вместе с подписями соответствующих лиц должны быть указаны их должности, фамилии и инициалы либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц.
Исправление первичного учетного документа и регистра, составленного в виде электронного документа, допускается путем составления нового (исправленного) электронного документа.
При этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении такого документа) или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра).
Также должны быть указаны должности, фамилии и инициалы либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц. При этом средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.
Ошибки по счетам бухгалтерского учета, допущенные в регистрах, могут исправляться путем внесения исправительных записей по соответствующим счетам.
Если при исправлении ошибки необходимо исключить сумму (часть суммы) из регистра, то ошибка исправляется сторнировочной записью по соответствующим счетам. Если в регистре отражена сумма меньше, чем нужно, то сумма до правильной величины доводится дополнительной записью по соответствующим счетам.
Хранение документов бухгалтерского учета
Организация должна хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа.
Стандартом установлено, что документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены.
Перевод документов, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.
Если законодательство или правила страны (места ведения деятельности организации за пределами Российской Федерации) требуют хранения документов бухгалтерского учета на территории этой страны, то такое хранение должно быть обеспечено.
В случае утраты документов бухгалтерского учета (в частности, гибели, пропажи), а также их порчи, приводящей к невозможности использования, организация должна принять все возможные меры по их восстановлению.