Смарт свод что это такое

Руководство пользователя пк «свод-смарт»

Главная > Руководство пользователя

Подсистема «Свод-Смарт» 33

пользователя ПК «СВОД-СМАРТ»

Работа с программным комплексом «Свод–СМАРТ»…………..………….3

Работа с отчетными формами………………………………………………….4

Проверка контрольных соотношений………………………………. ………18

Автозаполнение отчетных форм……………………………………………….21

Копирование отчетных форм…………………………………….……………..22

Подписание отчетных форм…………………………………………………….29

Работа с программным комплексом «Свод–СМАРТ»

Запуск программы происходит по ярлыку .

Рис. 1. Окно ввода логина и пароля «Свода-СМАРТ»

Появляется окно навигатора:

Рис. 2. Окно «Навигатор»

В окне Навигатор  СВОД-СМАРТ  Новости можно ознакомиться с информацией, выложенной для пользователей программы.

Работа с отчетными формами

Режим предназначен для просмотра и формирования отчетов, получения сводных форм за отчетный период (месяц, квартал, год). Доступ к режиму осуществляется

Навигатор  СВОД-СМАРТ  Работа с отчетностью

Рис. 3. Режим «Работа с отчетностью»

2.1. Период (настройка в левой верхней части) служит для выбора периода, за который отображаются отчеты. Сначала выбирается год, затем в выпадающем списке можно выбрать период указанного года: весь год, 1-4 квартал, 1-12 месяц. Отчеты отбираются по последнему дню выбранного периода.

Рис. 4. Установка фильтра по периоду

2.2. Панель управления левой части окна режима «Работа с отчетами».

Рис. 5. Панель инструментов

Свернуть дерево организаций.

Полностью развернуть дерево организаций.

Поиск организации. После нажатии данной кнопки появляется дополнительная панель инструментов:

Здесь можно набрать с клавиатуры часть или полное название организации и стрелками переходить по найденным результатам, либо по кнопке вывести список найденных организаций и перейти на нужную:

Рис. 6. Поиск организации в дереве

Скрыть/Отобразить дерево организаций. Для отображения отчетов по всем нижестоящим организациям за выбранный период необходимо нажать на кнопку .

Рис.7. Окно «Работа с отчетностью» со скрытым деревом

Возврат к первоначальному виду (с деревом) происходит по нажатию на кнопку .

Для удобства работы, можно менять колонки местами, перетаскивая их мышью.

Рис. 8. Окно «Работа с отчетностью»

Восстановление удаленного отчета в режиме «Корзина» осуществляется по нажатию на кнопку . Предварительно необходимо отметить отчет, который необходимо восстановить.

2.4. Панель управления правой части окна режима «Работа с отчетами».

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Создание новой формы или Свод для уже существующих.

Открытие формы на редактирование (многопользовательский режим, монопольно).

Копирование формы. Печать.

Сделать активной одну из версий отчета.

Проверка КС (внутридокументных КС, междокументных КС).

Расчет итогов; Автозаполнение; Консолидация.

Подпись форму; Информация о подписи; Снять подпись.

Дополнительно.

В дереве организаций необходимо выбрать организацию или бюджет, на уровне которого будет создаваться отчет.

Рис. 10. Выбор создаваемой формы

Создание формы отчетности в режиме «Работа с отчетностью» производиться по нажатию на кнопку . Если выбран фильтр по определенной группе форм, то в результате к выбору для создания формы будут предоставлены типы отчетов из выбранной группы.

Рис. 11. Выбор группы формы

Если фильтр «Группа форм» не используется, т.е. нет отмеченных форм, то при создании новой формы в справочнике типов форм выйдет полный перечень форм, к которым пользователь имеет доступ. Для быстрого поиска необходимо в окне быстрого поиска форм (пустом окне) набрать с клавиатуры код нужной формы. Найденные формы появятся в списке.

Галками отмечаем одну или несколько выбранных для создания форм и нажимаем на кнопку «Создать».

Рис. 12. Выбор создаваемой формы

Создается форма с определенными реквизитами. Для редактирования формы необходимо ее сохранить. По умолчанию период формы принимает значение, указанное в поле «Период» в левой части окна.

Рис. 13. Сохранение формы

Все формы отчетности состоят из многостраничного окна, перемещение по окнам производиться с помощью закладок, которые размещены в верхней части окна с формой. При открытии формы отображается вкладка, на которой располагаются реквизиты формы. На ней указывается период данной формы, статус, организация, которой принадлежит форма, тип бюджета и комментарий.

. Важно заметить, что отчетных форм с атрибутами за определенный период будет столько, сколько будет наборов атрибутов. Т.е. если форма 0503125 составляется по нескольким счетам бюджета (атрибутам), то будет несколько 0503125 форм с разными счетами бюджета (атрибутами) за одинаковый период.

Содержимое остальных окон, как правило, представлено в табличном виде. Количество окон, содержание записей таблиц зависит от вида выбранного отчета.

Рис. 14. Окно формы отчета (закладка «Реквизиты»)

Данный режим разработан для того, что бы несколько пользователей одновременно смогли редактировать данные в одном отчете. Для того что бы у одного пользователя отразились изменения введенные параллельно другим пользователем, требуется, предварительно сохранив форму, обновить табличную часть отчета . Если несколькими пользователями одновременно редактируется одна и та же ячейка, то при сохранении пользователь будет изменять данные сохраненные ранее другим пользователем. То есть при редактировании одной и той же ячейки итогом редактирования будут данные того пользователя, который последним сохранил форму.

Рис. 15. Окно формы «Отчеты»

Редактирование  Открыть монопольно.

В верхней части окна отчета расположена панель инструментов, состоящая из элементов управления для работы с формой.

1. Сохранение данных всего отчета.

2. Обновление данных всего отчета.

4. Проверка внутридокументных и междокументальных контрольных соотношений.

5. Расчет итогов в таблице.

6. Автозаполнение отчетной формы.

7. Анализ строки и анализ ячейки.

Рис. 16. Окно таблицы отчета

Внутри каждого листа табличной части отчета располагается панель инструментов для работы с таблицей формы.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Построение скелета отчета (боковик)

При выборе опции «Все строки» таблица заполнится всеми возможными строками в данном отчете. Для отображения на экране только заполненных строк нужно выбрать опцию «Скрыть пустые строки».

Добавление строки в таблицу.

Рис. 17. Окно таблицы отчета

Оранжевым цветом подкрашены ячейки, в которые данные добавляются из справочников.

Рис. 18. Поиск в справочнике

Для оперативной работы в справочнике можно пользоваться поиском, забив в строке поиска часть или полное название данных. Зеленым цветом помечены строки в справочнике, которые подходят условиям заданного фильтра. Выбрав нужный показатель, нажмите «ОК».

Рис. 19. Заполнение таблицы

Данные из справочника заполнились в таблицу, далее заполняются цифры. Зеленые ячейки таблицы рассчитываются автоматически по кнопке . Белые ячейки предназначены для ввода данных, серые ячейки – недоступные для ввода.

В таблице можно закрепить часть колонок, нажав на кнопку . Колонки слева будут закреплены:

Рис. 20. Заполнение таблицы

Удаление выделенных строк; Очищение данных.

Обновление данных таблицы.

Копирование выделенных строк.

Вставка данных из буфера, либо специальная вставка данных:

Возможность совершить ряд действий:

— округлить до целых

— округлить до одного знака после запятой

Отметить/разметить данные таблицы.

Выгрузка таблицы в формате Excel.

Производит анализ строки и анализ ячейки.

12.

Рис. 21. Окно настройки доступа к колонкам

Шапка выбранной колонки в отчете подкрашивается красным.

Рис. 22. Окно настройки доступа к колонкам

Расчет итогов.

После каждого редактирования отчета необходимо произвести расчет итогов. (автоматический подсчет итоговых сумм в документе). При этом происходит сохранение формы.

Производить расчет итогов возможно на вкладке «Работа с отчетностью», а так же непосредственно в форме.

Рис. 23. Расчет итогов в окне «Работа с отчетностью»

Непосредственно в форме в определенной таблице можно поставить галочку в настройке « Автодосчет», тогда форма будет автоматически производить подсчет итоговых сумм в документе.

Рис. 24.Работа с формой отчетности

Проверка контрольных соотношений.

После заполнения таблицы для проверки контрольных соотношений необходимо нажать кнопку . Эта кнопка есть и на вкладке «Работа с отчетностью» и непосредственно в форме. В случае если данные внесены не верно, то в протоколе отобразятся ошибки и место их положения.

Рис. 25. Проверка контрольных соотношений в окне «Работа с отчетностью»

Рис. 26. Протокол проверки КС

Протокол разделен на несколько частей, в зависимости от количества таблиц в форме. Синим цветом подсвечены данные, щелкнув на которые, можно перейти ( как по ссылке) в определенную строку в форме или перейти на определенную цифру, и сразу поправить ее, если позволяет статус, проставленный на данный отчет, и полномочия пользователя.

Результат проверки контрольных соотношений (КС)

Кнопка «Проверка КС» используется для проверки условий контрольных соотношений: междокументных и внутридокументных. В результате пользователю будет представлен протокол проверки КС. В режиме «Работа с отчетностью» существует возможность проверки контрольных соотношений отчетов как по одной из организации (бюджетов) так и по нижестоящим организациям и бюджетам.

В списке отчетов для каждого отчета отображается результат проверки его внутридокументных контрольных соотношений. Результат может иметь одно из трех возможных значений:

— проверка КС выполнена успешно

— проверка КС выполнена неуспешно

— проверка КС после последнего изменения формы не проводилась

После редактирования формы результат проверки автоматически сбрасывается в неопределенное состояние .

Рис. 27. Выбор групп контрольных соотношений

Печать отчетных форм

Распечатать полученный документ можно по кнопке , при наличии вспомогательных отчетов, они выводятся на печать вместе с основными отчетами. Перед печатью документ обязательно сохранить, нажав соответствующую кнопку. При запуске печати отчета появляется окно с параметрами печати.

Рис. 28. Выбор параметров печати

Необходимо отметить нужное.

Каждый отчет имеет один из 8 возможных статусов:

У
твержден».

Рис. 29. Статусы отчетов

Статусы являются лишь информативным элементом форм отчетности и никак не влияют на собираемый свод. Сводный отчет будет собран из всех отчетов входящих в него независимо от их статуса и результата проверки контрольных соотношений.

Автозаполнение отчетных форм

Для некоторых форм производится автоматическое заполнение данными, на основании существующих связанных форм этой же организации или бюджета.

Выйдет окно со списком групп для автозаполнения:

Рис. 30. Автозаполнение

При отсутствии формы, из которой должно быть произведено автозаполнение, программа выдаст соответствующее сообщение.

Копирование отчетных форм.

Для копирования формы отчетности с предыдущего отчетного периода, необходимо отметить галкой нужную форму, нажать кнопку «Копировать» :

Рис. 31. Копирование отчета

Выбранная форма открывается на редактирование. Во вкладке «Реквизиты» необходимо исправить соответствующие данные (период отчетности, если нужно атрибуты) и сохранить форму. Далее сохраненную форму можно открыть на редактирование и продолжить в ней работать в том периоде, который был указан при копировании.

Кнопка позволяет загрузить данные с формами отчетности для сохранения в текущей базе и дальнейшей работы с ними. В появившемся окне необходимо указать путь и имя импортируемого файла.

Рис. 32. Окно импорта отчетов

Для выбора файла, который будет импортирован в базу, необходимо нажать на кнопку . После чего выйдет описание загружаемой формы и возможные ошибки. Чаще всего выходит ошибка: «Организация не найдена» и «Бюджет не найден». В этом случае, необходимо нажать кнопку «Импорт» и в предлагаемом окне «Дерево организаций и бюджетов» указать ту организацию, куда необходимо загрузить отчетную форму и нажать кнопку «Ок».

Рис. 33. Окно импорта отчетов с выбором организации

В результате ошибки исчезают. Для дальнейшей загрузки отчета необходимо нажать кнопку «Импорт». Выходит протокол импорта файла.

Рис. 34. Протокол импорта

Для того что бы просмотреть импортированную форму необходимо перейти в окне «Работа с отчетностью».

Для экспорта необходимо отметить в списке отчетов формы, которые необходимо выгрузить. Нажать кнопку для выгрузки формы отчетности.

Рис. 35. Выбор отчетов для экспорта

В появившемся окне необходимо выбрать формат выгрузки, путь выгрузки файлов и нажать кнопку «Ок».

Рис. 36. Окно экспорта отчетов

Далее выходит протокол выгрузки отчетности:

Рис. 37. Протокол экспорта

Создание сводного отчета доступно в дереве на узле, имеющим подчиненные узлы. Встав на такой узел на панели инструментов появится кнопка работы со сводами. По нажатию на кнопку пользователю будет представлен выбор типа собираемого свода.

Рис. 38. Настройки свода отчетов

Здесь можно использовать фильтр, чтобы быстро найти нужную форму для свода. Необходимо отметить галкой ту форму, которую нужно свести, и нажать «Далее».

Рис. 39. Настройки свода отчетов

Если форма с атрибутами, то будет выведен список, в котором необходимо отметить галками соответствующие атрибуты для свода (один или сразу несколько). Сколько атрибутов, столько сводов и получится.

Рис. 40. Настройки свода отчетов

Нажать кнопку «Свод».

После сведения отчетов выходит протокол, в котором отражена информация об организациях, которые попали в свод, а какие нет и по какой причине.

Рис. 41. Протокол свода отчетов

Результирующий свод будет рассчитан как сумма показателей форм подчиненных узлов в иерархии дерева. В свод попадут данные из форм выбранного типа всех организаций, находящихся на одну ступень ниже в дереве иерархии. Своды этих организаций и нижестоящих в иерархии пересчитаны не будут. Таким образом, при создании свода обрабатываются отчеты только одного уровня иерархии. Если после получения сводного отчета данные форм, входящих в свод, были изменены и необходимо, чтобы эти изменения были отражены в своде, процедуру создания свода необходимо повторить.

Анализ сводного отчета.

Для удобства проверки сводных отчетов реализована возможность анализа полученных сводных показателей текущей таблицы в разрезе показателей подведомственных организаций. Для выполнения данной операции необходимо зайти на просмотр сводного отчета в реестре отчетов и нажать на кнопку «Анализ».

Рис. 42. Анализ сводного отчета

Пункты «Контроль сводного отчета», «Контроль текущей таблицы сводного отчета» выявят отклонения показателей сводного отчета от соответствующих показателей первичных документов.

Если форма состоит из нескольких таблиц, то можно провести контроль сводного отчета целиком, так и по каждой отдельной таблице. Внутри каждой таблицы можно провести анализ строки или ячейки. Например, встав на нужную строку, нажать кнопку «Анализ строки»

Рис. 43. Анализ сводного отчета

Рис. 44. Анализ строки в сводном отчете

В случае необходимости, корректировка данных может быть выполнена в соответствующих документах. Синим цветом подсвечены данные, щелкнув на которые, можно перейти (как по ссылке) в определенную строку в форме или перейти на определенную цифру, и сразу поправить ее, если позволяет статус, проставленный на данный отчет, и полномочия пользователя.

Так же существует возможность анализа ячейки. Для этого в консольном меню таблицы отчета (вызывается нажатием правой кнопки мыши) выберите пункты анализ ячейки.

Рис. 45. Анализ ячейки в сводном отчете

14.Подписание отчетных форм.

Для подписания необходимо выделить в списке отчетов галкой один или несколько отчетов для подписания и нажать кнопку «Подписать»

Рис. 46. Подписание отчетных форм

Для снятия ЭП с отчетной формы, делаются аналогичные процедуры, только в обратном порядке. Сначала снимается ЭП второго уровня, потом ЭП первого уровня.

15.Фильтры

Среди отчетов всех организаций можно выделить группу форм с помощью кнопки , нажав «+». Отметить нужные формы:

Рис.48. Окно «Работа с отчетностью» со скрытым деревом

Чтобы снять фильтр по формам, нужно нажать .

Фильтр в дереве организаций. Появляются дополнительные кнопки разметки, с помощью которых можно отобразить формы только нужных организаций:

Рис. 49. Фильтр организаций в дереве

В окне «работа с отчетами» можно установить ФИЛЬТР на необходимую колонку таблицы, например, код формы:

Рис. 50.. Окно «Работа с отчетностью»

Для этого нужно встать курсором на нужную колонку в ячейку для фильтра и набрать с клавиатуры данные, либо выбрать из предлагаемого списка.

Рис. 51. Выбор фильтра из списка

Убрать фильтр можно путем стирания данных из ячейки для фильтра, либо нажать на кнопку в ячейке, либо убрать все фильтры :

Рис. 52. Очистка фильтра

Источник