статьи по финансовому учету
Финансовый учет для малого бизнеса
Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии
Чтобы считать деньги в бизнесе, недостаточно выписки с расчетного счета и ощущения, что все идет по плану. Для этого нужен финансовый, или управленческий учет. Расскажем, как и с помощью каких инструментов его вести.
Зачем нужен финансовый учет
Финансовый учет — это комплекс отчетов о результатах деятельности и текущем состоянии бизнеса. В эти отчеты собрана информация о продажах, затратах, себестоимости товаров или услуг, долгах, состоянии счета сейчас или даже в будущем.
Руководитель анализирует эти отчеты и понимает, в каком состоянии его финансы, как снизить издержки и увеличить доходы, какие направления бизнеса приносят доход и требуют расширения, а какие убыточные, и их можно закрыть. Также финансовые отчеты показывают, не грозит ли компании кассовый разрыв: возможно, пора платить налоги, а на счетах пусто, и тогда придется искать краткосрочный займ. С другой стороны, отчеты рассказывают, когда из бизнеса можно вывести деньги или выплатить сотрудникам премии.
Бухгалтерский учет тоже базируется на нескольких отчетах, но эти документы не подходят для управления и финансового контроля. И если в вашем штате есть бухгалтер, он не всегда умеет строить финансовые отчеты, его задача — подготовка бухгалтерских документов для контролирующих органов.
Как вести финансовый учет
Многое зависит от масштабов бизнеса. Если у вас одно направление и десяток ассортиментных позиций, поначалу хватит и Гугл-таблиц. Если бизнес крупнее — стоит задуматься о специальном сервисе для управленческого учета. У предпринимателей редко есть время, чтобы ежедневно переносить в таблицы итоги делового дня: они полагаются на чутье и объем поступлений на расчетный счет. Но этот подход часто доводит до проблем, когда становится ясно, что сумма на счете не равна чистой прибыли.
Поэтому стоит завести ценную привычку следить за деньгами компании с самого начала работы, тем более что для этого есть инструменты.
Три главных документа для финансового учета
В финансовом учете используют несколько документов, из них выделяют три главных:
Отчет о прибылях и убытках (или отчет о финансовых результатах) показывает доходы и расходы бизнеса за конкретный период — неделю, месяц, квартал. Вы видите полученную прибыль и совершенные траты, закупки и объем продаж, поэтому можете понимать, получила компания прибыль или несет убыток. На расчетном счете могут быть деньги, но они не всегда ваши, и ОПУ как раз помогает это понять.
Отчет о прибылях и убытках показывает, как можно снизить расходы. Например, книжный магазин продает все больше книг, тетрадей и открыток, но чистая прибыль почему-то не растет. Директор магазина смотрит в ОПУ и видит, что большие суммы идут на закупку скетчбуков. Он ищет более дешевый аналог и закупает сразу крупную партию, чтобы в следующем периоде прибыль была больше.
ОПУ можно строить на будущее, чтобы понимать прибыли и убытки в ближайшее время. С его помощью можно рассчитывать потенциальную прибыль, расходы, точку безубыточности. Такой опрокинутый в будущее отчет — это финансовая модель, она показывает, стоит ли запускать бизнес.
Положительный финансовый результат еще не гарантирует, что на расчетном счете будут деньги для выполнения обязательств: например, у вас могут быть покупатели-должники. Поэтому ОПУ всегда рассматривают в связке с отчетом о движении денежных средств.
Отчет о движении денежных средств отражает денежные потоки в бизнесе за период. В начале периода на счете и в кассе была сумма А, затем в течение периода были такие-то поступления и платежи, после чего на конец периода мы видим в бизнесе сумму Б. Этот отчет показывает только операции и объемы денег, которыми вы можете распоряжаться, а ваши ли это деньги или их предстоит отдать по обязательствам — покажет ОПУ.
ДДС помогает избежать кассовых разрывов. Это неприятная ситуация, когда пора платить зарплату или налоги, а у вас на расчетном счете нет денег даже на оплату мобильной связи. Тогда приходится срочно брать кредит или займ у самого себя, искать деньги и вводить их в бизнес. Такая ситуация не всегда сигнализирует об отчаянном положении, потому что в ближайшие дни на счет может поступить крупная сумма от покупателя, — и ДДС помогает все это просчитать и понимать реальную ситуацию. Поэтому стоит строить отчет ДДС с небольшим заходом в будущее: он покажет, сколько нужно денег, чтобы исключить кассовые разрывы.
С другой стороны ДДС в связке с ОПУ может показывать, что крупную сумму, которая скопилась на вашем счете, можно пустить на развитие бизнеса или выплатить дивиденды учредителям.
Платежи в ДДС разделяют по категориям: продажи, аренда, зарплата, поставки кофе и так далее. Также в этом отчете выделяют три части, которые анализируют по-отдельности:
Управленческий баланс
Баланс напоминает “фотографию бизнеса”: он отражает состояние дел на конкретную дату.
Когда вы разберетесь с азами главных управленческих отчетов, вам легче будет анализировать и перестраивать их для своего удобства. После этого вы найдете пользу в других финансовых отчетах. Веб-сервис для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия строит семь управленческих отчетов для руководителя и помогает оценивать себестоимость и прибыльность продуктов и услуг, вести финансовый учет по отдельным проектам в бизнесе, следить за долгами и так далее. В сервисе есть бухучет, зарплата, отчетность и другие инструменты для директора и бухгалтера. Первые две недели бесплатны для всех новичков.
Как вести личный бюджет: траты, инвестиции, накопления
Каждая компания и каждое государство имеют свой бюджет. Также и любой человек должен знать, как управлять своими деньгами и вести учет доходов и расходов на месяц, год или длительный срок.
Кроме того, структурирование личного бюджета помогает сократить расходы и привить финансовую дисциплину. Например, меньше совершать эмоциональных покупок, снизить кредитную нагрузку. По словам замдиректора Национального центра финансовой грамотности (НЦФГ) и финансового советника Сергея Макарова, те, кто записывает расходы и доходы, тратят на 5–30% меньше.
Ставим перед собой цель
Доктор экономических наук, профессор Николай Берзон считает, что при управлении личными средствами перед собой нужно ставить цели на короткий, средний и долгий сроки и формулировать эти цели конкретно.
«Краткосрочные цели направлены на решение текущих финансовых задач. И они решаются в основном путем составления семейного бюджета или личного бюджета, когда нет семьи. Важно сбалансировать доходы и расходы», — сказал он в курсе лекций для Высшей школы экономики.
В личном бюджете нужно учитывать не только ежемесячные потребности, но и цели, на которые вы хотите накопить. С этим согласен и Макаров. По его словам, четко сформулированная цель поможет разобраться в том, как ее достичь. Так что если вы хотите купить, например, машину, определите марку автомобиля, к какому сроку планируете ее приобрести и за какую цену.
Составляем таблички
Следующим шагом будет заполнение таблицы с ежемесячными доходами и расходами. Для этого можно воспользоваться специальными приложениями. Ведение такого учета позволит вам контролировать финансовую ситуацию, менять суммы, полученные по разным статьям, прогнозировать будущие траты и планировать личный бюджет, отметил Макаров. Для этого необходимо понять структуру расходов.
Финансовый советник отметил, что каждый день нужно записывать все, на что вы тратите деньги. Кроме того, полезно ввести три категории расходов — постоянные, эпизодические и экстренные. По его словам, со временем вы придете к удобному для вас уровню детализации трат. Злоупотреблять детализацией не стоит, считает Макаров. С бюджетом нужно работать длительное время, а отдельный учет всех мелких трат может отбить желание этим заниматься.
Финансовый консультант Наталья Смирнова предлагает разбить доходы и расходы по-другому. В первом случае — на доходы от текущей деятельности, от активов и от государства. Нужно указать, какая у вас зарплата, премии, сколько вы получаете от бизнеса, какие у вас пособия, льготы, налоговые вычеты, а также доходы от активов. Во втором случае вы записываете расходы на жизнь, содержание активов и траты в пользу государства — то есть штрафы или налоги.
Найдите, на чем можно сэкономить
После того как вы все записали и распределили по группам, составьте бюджет необходимых расходов и в конце месяца сравните его с реальными тратами. Проанализируйте полученный результат и внесите изменения в бюджет следующего месяца, посоветовал Макаров.
Таким образом, у вас появится возможность сэкономить. В качестве способов уменьшить свои траты консультант предложил покупать одежду на сезонных распродажах, планировать приобретение билетов и подарков заранее, не ходить в продуктовый магазин голодным и без списка покупок.
Кроме того, пересмотреть краткосрочный и долгосрочный бюджеты необходимо из-за нестабильной экономической ситуации, полагает эксперт НЦФГ, консультант проекта Минфина России по финансовой грамотности Оксана Сидоренко. По ее словам, измененного бюджета стоит придерживаться от трех месяцев до полугода.
«А там уже выработается привычка жить экономно, а на сэкономленные средства можно начать формировать финансовую подушку безопасности и даже инвестировать», — отметила она.
Финансовый консультант Игорь Файнман тоже предлагает пересмотреть основные статьи расходов в кризис, но не экономить на здоровье, образовании и расширении кругозора. Такие инвестиции в себя входят в формулу полноценной жизни, считает он.
Если вы тратите на какую-то категорию расходов слишком много средств, то можете выделять на нее наличные. Например, если превышаете бюджет на одежду или другие товары, снимайте с банковской карты определенную сумму на неделю или месяц, которую можете себе позволить на эту статью расходов. Как только вы потратите все наличные, выделенные для подобных покупок, остановитесь и не поддавайтесь соблазну растранжирить все, что у вас осталось.
Или попытайтесь увеличить свои доходы
Смирнова также предлагает проанализировать доходы и оценить свою рентабельность. Если расходы близки или равны доходам, то эту ситуацию нужно исправлять. Вы можете получить прибавку к зарплате, найти подработку, рефинансировать кредиты под более низкую процентную ставку, завести банковскую карту с кешбэком, процентом на остаток и бонусами, заменить финансовые инструменты на более доходные и с меньшей комиссией, воспользоваться налоговыми вычетами.
Файнман полагает, что главное — это следить за ростом собственного капитала. По его словам, каждый месяц нужно откладывать часть своих доходов. И тут важна не сумма, а регулярность.
По словам Макарова, увеличение доходов поможет безболезненно достичь своих финансовых целей. Например, можно заняться фрилансом, преобразовать хобби в дополнительный источник прибыли и продать ненужные вещи. Консультант полагает, что защита доходов также может стать источником прибыли. «Застраховав свою жизнь, вы можете обеспечить себя деньгами в случае непредвиденных ситуаций», — отметил он.
Эксперт полагает, что всегда нужно иметь альтернативный план на случай, если рынок вырастет или упадет. Сидоренко посоветовала не пытаться ловить «дно», а покупать бумаги «лесенкой». Этот способ предполагает, что вы будете приобретать акции постепенно. Вы выделили на них определенную сумму, но тратите ее не сразу, а покупаете бумаги небольшими порциями. Так можно проследить, как движется их цена.
Если при следующей сделке стоимость акций снизится, то можно будет приобрести бумаги дешевле, средняя цена покупки всех акций тоже будет меньше. Помимо этого, такой способ позволяет вовремя остановиться и не потерять все деньги.
В сервисе «РБК Инвестиции» можно купить или продать акции, облигации или валюту. Сделки проходят онлайн, вы не потеряете деньги на больших комиссиях, а в качестве партнера-брокера выступает банк ВТБ. Начните с открытия счета. Это займет не более пяти минут.
Учет финансов организации. Обзор инструментов
Накладные от руки под копирку, записи доходов и расходов в тетрадке, подсчеты и аналитика в уме – казалось бы, это «привет из 90-х». Как ни странно, такие методы учета финансов организации все еще популярны. Согласно отчету Национального агентства финансовых исследований (НАФИ), каждое четвертое предприятие ведет учет доходов и расходов без использования электронных средств: 18% письменно и 6% «в уме».
Содержание статьи
Значительная часть предпринимателей и организаций (39%) отслеживают финансовые потоки в программах широкого предназначения, например, электронных таблицах и даже текстовых документах. К сожалению, такие программы не предназначены для ведения учета финансов, а устаревшие методы и вовсе могут ввести в заблуждение и привести к серьезным ошибкам. Почему же бизнесмены продолжают пользоваться такими инструментами? Объяснение логично.
Во-первых, предпринимателям некогда отслеживать ключевые финансовые показатели. У бизнесмена много других важных задач: разработка стратегии, увеличение прибыли, бесконечный поиск хороших сотрудников и «подстегивание» нерадивых, работа с ФНС и т.д. Кроме того, качественному учету финансов часто мешает недостаток знаний в области экономики, бухгалтерии и т.п., а также низкая цифровая грамотность. Увы ☹
Действительно, а зачем заниматься финансовым учетом? Да хотя бы, чтоб не попадать в кассовые разрывы – ситуацию, когда для выплаты зарплат или расчетов с поставщиками на счетах нет денег.
Простой пример. Предприниматель из Смоленска Владимир Горецкий в начале своего бизнес-пути решил потратить первые доходы на крутой компьютер и офисное кресло. Он же босс! Результат не заставил себя ждать. Образовалась «дыра» – кассовый разрыв в 500 тысяч рублей. Это сейчас успешный франчайзи «Додо Пиццы» пользуется для учета финансов сервисом ПланФакт. Но тогда пришлось брать кредит, чтобы выплатить зарплату сотрудникам.
Ситуация, в которую попал Горецкий, действительно часто случается с российскими предпринимателями. То же исследование НАФИ показало, что 37% собственников регулярно попадают в кассовые разрывы. Причем с 10% бизнесменов это происходит с завидной регулярностью – 3-5 раз в год.
Кассовый разрыв – одна из самых распространенных и заметных ошибок в учете финансов организации. Чтобы ее избежать, нужно грамотно отслеживать доходы с выделением важнейших клиентов, расходы с разбивкой по основным статьям, оценивать прибыль по организации в целом и по каждому заказу в отдельности, рентабельность и многие другие показатели. Кроме того, каждый предприниматель хочет знать, сколько денег он может взять себе и в какой момент. Все это требует системного подхода к финансовому учету. И помогут в этом современные программы и сервисы.
В этой статье мы рассмотрим основные инструменты учета финансов организации со всеми их плюсами и минусами для малого бизнеса. Разумеется, «пещерные» орудия труда финансового учета в виде копирки и тетради разбирать не будем. Оставим их любителям старины. ☺
Учет финансов организации. 4 основных инструмента, плюсы и минусы
1. Таблицы
Excel и Google Sheets – популярные у предпринимателей решения для ведения учета финансов. Их основной плюс – это доступность (Excel есть даже в самом базовом пакете MS Office, а Google таблицы можно использовать бесплатно онлайн). Такая система учета финансов удобна, когда бизнес только на начальной стадии развития, а структура еще не усложнена, например, несколькими точками продаж, юридическими лицами и т.д.
Excel действительно обладает весьма широким функционалом и предоставляет массу возможностей. Так, в программу заложен ряд автоматических финансовых функций. Например, «АМОРУВ» возвращает величину амортизации для каждого учетного периода, «СРЗНАЧ» (среднее значение) поможет посчитать средний чек и т.д.
Базовыми приемами работы с таблицами умеют пользоваться многие. Но чтобы работать со сложными формулами и решать комплексные задачи, нужно стать почти программистом. Согласитесь, что далеко не каждый предприниматель знает или хочет вникать, что такое SUMIFS или VLOOKUP в Excel. Сложность – это первый минус.
Второй бесспорный недостаток это – трата времени. На кропотливую работу с Excel уходят дополнительные часы и дни, которых у предпринимателя или его небольшой команды просто нет. Например, выписку из банка по безналичным операциям можно получить в одном формате, движение денежных средств по наличному расчету ведется в другом. На выходе получаются две совершенно разных excel-таблицы. Чтобы совместить их, нужно потратить время и произвести некоторую ручную работу.
Кроме того, недостаточное знание программы вместе с вечной нехваткой времени влекут ошибки в формулах. Следствие – искаженная информация об учете финансов бизнеса. Чтобы помочь предпринимателям избежать ошибок, когда бизнес еще на начальной стадии развития, ПланФакт разработал простую финансовую модель в Excel. Вы можете получить ее бесплатно, пройдя по этой ссылке. Убедитесь, что ваш бизнес работает в плюс!
2. Специализированные программы
Самым известным и популярным производителем в этом секторе является 1С. Его программные продукты серии «1С:Предприятие» для управления и учета, а также «1С:Бухгалтерия» для бухгалтерского учета используют большинство средних и крупных российских фирм. Плюсы таких программ очевидны: комплексное решение с множеством функций, гарантии качества от известного производителя и т.д. Казалось бы, использование специализированных программ для учета финансов организации – самый простой и грамотный выход. Но плюсы такого подхода могут стать минусами для малого бизнеса.
Специализированные программы созданы для автоматизации среднего и крупного бизнеса. Работа с ними рассчитана на специалиста в области финансов, бухгалтерии и т.д., то есть предпринимателю нужно выделить отдельного сотрудника-профессионала или даже создать целый отдел. Для малого бизнеса это часто неприемлемо. Стоимость специализированных программ также может оказаться слишком высокой для микробизнеса или стартапа, которые еще не могут позволить себе непрофильные расходы.
Кроме того, большинство таких программ «заточены» под конкретную отрасль или вид деятельности, а значит далеко не всем организациям подходят. Так, например, весьма популярна программа «МойСклад», но она предназначена для управленческого учета торговых организаций (оптовая фирма, небольшая розничная сеть, интернет-магазин).
3. Приложения для личных финансов
Среди практичных людей такие программы как CoinKeeper, Money Manager, EasyFinance, Money Lover и другие подобные приложения набирают все большую популярность. Их неоспоримое преимущество – возможность работать на ходу. Кроме того, они дешевые, а во многих случаях и бесплатные. Не редко и предприниматели на начальном этапе деятельности используют именно их для ведения учета финансов бизнеса.
Приложения для личных финансов позволяют контролировать доходы и расходы, формировать бюджет по отдельным категориям, а также напоминают о долговых обязательствах и постоянных выплатах. Такие приложения удобны за счет интеграции с банковскими картами хозяина, а также с различными платежными сервисами – «Яндекс.Деньги», Webmoney, QIWI и т.д. Таким образом можно не только автоматизировать учет своих финансов, но также регулярно и оперативно получать исчерпывающую статистику за любой период времени.
Основной минус таких программ – они не предназначены для бизнеса и ведения финансов организации, а значит в них нет понятия «юридическое лицо», нет анализа прибыли или учета материальных ценностей и т.д. Таким образом, функционал приложений для учета личных финансов намного уже, чем необходимый набор опций даже для микробизнеса.
4. Онлайн-сервисы для бизнеса
Чтобы автоматизировать учет финансов, предпринимателю необходимы простые решения. Для этого разрабатываются специальные сервисы для ИП и малого бизнеса. К онлайн-сервисам для учета финансов малого бизнеса относится и ПланФакт.
Такие программы не отнимают много времени у бизнесменов и не заставляют заниматься рутинной работой с цифрами, при этом дают четкое и оперативное представление о состоянии финансов. Интерфейс и все функции таких сервисов просты и понятны даже человеку без финансового или экономического образования. Мобильная версия дает возможность работать в режиме 24/7. В отличие от приложений для личных финансов онлайн-сервисы для бизнеса – платные. Но их цена значительно ниже по сравнению со стоимостью специализированных программ для среднего и крупного бизнеса, а значит доступна даже микроорганизациям и стартапам.
ПланФакт включает в себя все три основных финансовых отчета, которые просто необходимы владельцу бизнеса:
● отчет о движении денежных средств (ДДС или CashFlow) позволяет видеть остатки на счетах в любой момент времени и предотвращать кассовые разрывы. В идеале такой отчет нужно вести каждый день;
● отчет о прибылях и убытках (ОПУ или P&L) дает представление о прибыли и убытках по всей компании, а также по отдельным сегментам. Этот отчет также помогает учитывать долги. Особенно пригодится компаниям, которые работают по предоплате или отложенной постоплате. Такой отчет стоит вести каждый месяц.
● балансовый отчет помогает понять, как распределены деньги в компании, учитывает активы и пассивы.
Почему ПланФакт?
ПланФакт – это комплексное решение не только для финансового, но и управленческого учета, что позволяет принимать стратегические решения и двигать бизнес в правильном направлении, искать новые ниши. Кроме того, сервис «заточен» под малый бизнес.
Основные возможности сервиса:
● отслеживать, какие части бизнеса прибыльные, а какие убыточные;
● информировать о нехватке денег заранее, чтобы предотвращать кассовые разрывы;
● контролировать дебиторку и кредиторку, чтобы выбивать оплату из должников и не тратить чужие деньги;
● автоматизировать учет финансов благодаря интеграции с банками и открытому API;
● делегировать рутину сотрудникам и ограничить им доступ к важным показателям.
Таблица ПБУ 2021 года в последней редакции
Положения по бухгалтерскому учёту (ПБУ) — это стандарты национального российского бухгалтерского учёта. ПБУ регламентируют организацию бухгалтерского учета и порядок ведения учёта активов, обязательств или событий хозяйственной деятельности. Соблюдение требований и методологических рекомендаций, изложенных в ПБУ, является обязательным.
Положения по бухгалтерскому учету разрабатываются и утверждаются Министерством Финансов РФ. В представленной таблице собраны все действующие на данный момент ПБУ (всего их 24) с изменениями, актуальными на 2021 год. ПБУ уже опубликованы с изменениями, вступающими в силу с 2021 года. В таблице указаны номер ПБУ, его наименование (по ссылке можно перейти на полный текст Положения), а также дата начала действия ПБУ и дата его последнего изменения.
В ближайшие годы предстоит очередное масштабное обновление федеральных бухгалтерских стандартов. По ссылке можно скачать Приказ Минфина РФ, в котором указаны все ПБУ и даты планируемых обновлений.
Таблица действующих в 2021 году ПБУ
