трудовая книжка на какой счет приходуется
Учет трудовых книжек
Порядок ведения и оформления:
Надо ли начислять НДС при выдаче работникам трудовых книжек или вкладышей в них, ведь они переданы работникам по той же стоимости, что и приобретены?
Да, надо начислять НДС. Объектом налогообложения НДС являются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ. Операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек (вкладышей) относятся к такой реализации (переход права собственности произошел).
Особенностей применения НДС при реализации товаров (работ, услуг) по стоимости их приобретения глава 21 НК РФ не содержит (Письмо Минфина РФ от 28.08.2019 N 03-07-11/66111).
Нужно ли составлять СФ и регистрировать его в книге продаж при выдаче работникам трудовых книжек или вкладышей в них, если они переданы работникам по той же стоимости, что и приобретены?
При выдаче работнику трудовой книжки (вкладыша) организации-работодателю возможно выписать в 1-м экземпляре СФ и зарегистрировать его в книге продаж (Письмо Минфина РФ от 16.07.2019 N 03-07-09/52577).
А кассовый чек при реализации трудовых книжек пробивать не надо – возмещение работниками расходов работодателя на приобретение бланка трудовой книжки не относится к расчетам для целей Федерального закона N 54-ФЗ (Письмо Минфина РФ от 04.12.2018 N 03-01-15/87763, Письмо Минфина РФ от 25.01.2019 N 03-01-15/4355).
Нужно ли начислять НДС при выдаче работникам трудовых книжек (вкладышей), если они переданы работникам безвозмездно?
Можно ли принять к вычету входящий НДС по приобретению трудовых книжек (вкладышей)?
Да, можно принять к вычету входящий НДС по трудовым книжкам (вкладышам) т. к. операция по их выдаче (оформлению) облагается НДС (п. 2 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ)
Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:
Учетная политика БУ
Учетная политика НУ
01 августа Организация приобрела 25 бланков трудовых книжек на сумму 7 500 руб. (в т.ч. НДС 20%)
01 августа трудовая книжка, 1 шт., оформлена на работника, который впервые устроился на работу.
02 августа произведена 100% постоплата за трудовые книжки.
31 августа стоимость трудовой книжки удержана из зарплаты работника по его заявлению.
По учетной политике бланки трудовых книжек учитываются в составе МПЗ.
НДС начисляется на дату передачи трудовых книжек, и на эту же дату нужно отразить эту операцию в Книге продаж:
Поступление трудовых книжек.
Учет трудовых книжек на забалансовом счете.
Счет 006 Бланки строгой отчетности.
Оформление трудовой книжки работнику.
Списание трудовой книжки с забалансового счета.
Перенос задолженности работника за оформление трудовой книжки.
Оплата за трудовые книжки.
Начисление заработной платы на вкладке Удержание добавить созданное удержание.
Ведомость на выплату.
Удержание стоимости трудовой книжки из зарплаты сотрудника.
Контроль задолженности по ОСВ (карточке) по счету 70, 73.03.
См. также:
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Карточка публикации
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме «Задать вопрос» возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку «Задать вопрос», я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>
Добрый день, уважаемые коллеги.
Хочу выразить благодарность ресурсу Бухэксперт8. Благодаря данному ресурсу, его использованию, мне удалось сдать сертификационный экзамен «1С: Специалист-консультант» по внедрению «1С: ЗУП 8». Ресурс существенно упрощает работу, особенно актуально при ведении проектов в существенно короткие сроки.
Огромное спасибо команде Бухэксперт8 и Елене Гряниной лично.
Нужен ли бухгалтерский учет трудовых книжек?
Обязателен ли бухгалтерский учет трудовых книжек на предприятии?
С 01.09.2021 действуют новые правила ведения и хранения бумажных трудовых книжек. В том числе по новому порядку более не требуется применять установленные унифицированные формы книг и журналов учета книжек, а нужно утвердить собственные.
Что касается самих трудовых книжке нового образца, то их нужно будет применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Как вести трудовые книжки по новым правилам, подробно разъясняется в готовом решении от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.
Напомним! С 2021 года заводить бумажную трудовую книжку для работника, который впервые устаивается на работу, не нужно. На такого работника оформляйте только электронную версию документа. Подробности см. здесь.
Приобретение работодателем бланков трудовых книжек, как и любая другая хозяйственная операция, подлежит отражению в бухгалтерском учете. Списание трудовых книжек также подлежит учету. Таким образом, ведение бухгалтерского учета трудовых книжек— обязательная процедура для организаций. Если же работодатель — ИП, он будет вести учет трудкнижек только в части соблюдения требований по их заполнению и хранению.
Узнать больше о специфике ведения и хранения трудкнижек вы можете в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
В качестве какого объекта учитывать трудовую книжку?
Вопрос этот законодательно не урегулирован и остается до сих пор спорным. На наш взгляд, верен следующий подход:
Вместе с тем финансовое ведомство (письмо Минфина от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818) этот вопрос рассматривает так:
Иначе говоря, в рамках предложенной Минфином схемы предполагается ведение учета трудкнижек с применением счета 41.
В то же время в более ранних разъяснениях, например в письме от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305, Минфин приводит совершенно иные тезисы — о том, что:
С учетом противоречивых позиций чиновников предприятию необходимо оценить самостоятельно все возможные риски и выбрать оптимальную схему учета, которую необходимо закрепить в учетной политике. Однако наше мнение: трудовая книжка не является товаром, и сейчас мы расскажем почему.
Доводы в пользу того, что трудовая книжка не товар
Трудкнижку не следует считать товаром, поскольку:
Есть и еще один нюанс: взимание компенсации предусмотрено только Правилами, в то время как ТК РФ — более высокий по правовой иерархии законодательный акт — о ней не упоминает и не ставит перед работодателем такой обязанности.
Какие проводки применять при покупке-списании трудкнижки в «1С» и других программах?
Факт приобретения трудкнижки в рамках схемы, которую мы предлагаем, отражается в бухрегистрах проводкой Дт 76 Кт 51 (в сумме, соответствующей закупочной цене бланков).
Далее книжки до внесения в них первой записи ставятся на забалансовый учет как БСО — проводкой Дт 006.
При оформлении экземпляра трудовой книжки на работника в регистрах отражается факт списания бланка — Кт 006. Одновременно отражается задолженность работника перед работодателем: Дт 73 Кт 76 (в сумме, которая соответствует закупочной цене бланка).
При компенсировании стоимости книжки работником фиксируется удержание суммы из его зарплаты: Дт 70 Кт 73 (или Дт 50 Кт 73, если компенсация прошла через кассу).
Если сотрудник отказался компенсировать стоимость трудкнижки (а у него, как мы уже знаем, есть на это право), в регистрах отражается возникновение прочего расхода: Дт 91 Кт 73.
Узнать больше об особенностях учета БСО в «1С» вы можете в статье «Порядок ведения учета БСО в “1С:Бухгалтерия” (нюансы)».
Какие журналы учета трудкнижек должны использоваться?
В соответствии с п. 40 Правил, утвержденных приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, работодатель должен самостоятельно разработать и вести журналы по учету:
Формы журналов, действующие до 31.08.2021, утвержденные постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, утратили силу. Но их можно взять за основу при разработке собственных книг (журналов). Скачать формы можно бесплатно по ссылкам ниже.
Срок хранения журналов (приказ Росархива России от 20.12.2019 № 236):
Технические нюансы: как прошить журнал учета трудовых книжек
Технология прошивки журналов учета трудкнижек нигде законодательно не закреплена. Для решения этого вопроса предлагаем вам воспользоваться рекомендациями Минфина, отраженными в письме от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 и касающимися правил подготовки копий документов, истребуемых ФНС при налоговых проверках.
Итак, Минфин советует:
РАЗЪЯСНЕНИЯ от КонсультантПлюс:
С 1 сентября 2021 г. опломбировать книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей не нужно, поскольку Порядком ведения и хранения трудовых книжек такое требование не предусмотрено. Исключение. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение, чтобы узнать в каких случаях книга должна быть опломбиирована.
Применение пломбы и сургучной печати
Если для работодателя предпочтительнее пломба, то она должна быть изготовлена с помощью специального устройства, порядок применения которого регламентируется ГОСТ 31282-2004.
Такое устройство должно:
В числе самых удобных пломб, которые предусмотрены указанным ГОСТ, — пленочные. В их структуре есть участки, на которых можно фиксировать дату опломбирования документа.
Работодателю также следует издать локальный НПА, регламентирующий:
Что же касается применения сургучной печати, то оно может выглядеть менее предпочтительным в сравнении с пломбами, поскольку:
Но если опечатывание сургучом все же выбрано, на уровне локального же НПА следует закрепить:
Нарушения в учете трудовых книжек: ответственность
Нарушения в учете трудовых книжек, которые приводят к несвоевременному снабжению сотрудников трудкнижками, могут быть поводом для применения к работодателю следующих санкций, предусмотренных п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:
Нарушение порядка бухучета трудкнижек может привести к штрафу в размере 5000–10 000 рублей, налагаемому на должностное лицо (п. 1 ст. 15.11 КоАП РФ).
В обоих случаях повторные нарушения приводят к существенному ужесточению санкций.
В случае если трудкнижки будут утеряны из архива предприятия при личном попустительстве работодателя, то к руководителю фирмы могут быть применены санкции, предусмотренные ст. 325 УК РФ: штраф в размере до 200 000 рублей, исправительные работы, лишение свободы.
Узнать больше о порядке несения предприятием ответственности за нарушения в порядке учета и хранения трудкнижек вы можете в статье «Какова ответственность за неприменение или утерю БСО?».
Итоги
Бухгалтерский учет трудовых книжек— обязательная процедура для организаций. Выбор счетов для его ведения — вопрос очень спорный и неоднозначно трактуемый чиновниками. Мы предлагаем применять схему, при которой трудкнижки принимаются к учету в качестве БСО.
Узнать больше об особенностях учета трудовых книжек вы можете в статьях:
Бухгалтерский учет трудовых книжек
Хозяйственные операции по приобретению и списанию формуляров трудовых книжек и вкладышей в них подлежат отражению в бухгалтерском учете организации.
Порядок бухгалтерского учета этих бланков в настоящее время законодательно не установлен. В разные годы Минфин многократно выпускал разъяснения по данному вопросу, которые противоречили действующим нормативным актам, друг другу и больше дезориентировали налогоплательщиков, чем реально помогали правильно вести учет.
В результате на сегодняшний день применяется 2 варианта учета бланков трудовых книжек:
Способ учета формуляров организация определяет самостоятельно и закрепляет в учетной политике.
Трудовая книжка – актив организации
1) Как товар для перепродажи с использованием счета 41
Такой порядок учета Минфин рассматривает в письме от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818.
Следует отметить, что большинство специалистов с данной точкой зрения чиновников категорически не согласны, поскольку:
2) Как материалы с использованием счета 10
В данном случае бланки приходуются как материалы, используемые для управленческих нужд предприятия. Такой порядок учета считается более корректным.
Поскольку затраты на приобретение формуляров являются экономически оправданными, они признаются в качестве расходов при исчислении налога на прибыль (письмо ФНС от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@).
Денежные средства, полученные от работников в оплату бланков, считаются доходами организации (письмо ФНС от 26.09.2007 № 07-05-06/242) и также учитываются в составе налоговой базы по налогу на прибыль.
Обратите внимание: компании, применяющие УСН, не смогут включить стоимость приобретенных формуляров в состав расходов при исчислении единого налога, поскольку такие затраты не поименованы в закрытом перечне, приведенном в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
При этом денежные средства, полученные за бланки от работников, рекомендуется включить в состав внереализационных доходов, чтобы избежать претензий со стороны налоговиков.
Передача работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее облагается НДС (если работодатель является плательщиком данного налога), а сумма НДС, ранее предъявленная продавцом формуляров, подлежит вычету при наличии правильно оформленной первичной документации.
Примечание:
В настоящее время имеются постановления ВАС с положительными решениями в пользу налогоплательщиков (ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2003 № А26-5317/02-28, 02.03.2007 № А56-44214/2006), подтверждающие следующую позицию: выдавая работникам бланки труд. книжек, работодатель не ставит целью получение прибыли, а выполняет обязательства, наложенные законодательными актами. Следовательно, такие операции не являются предпринимательской деятельностью и не подлежат обложению НДС.
Приобретенные формуляры трудовых и вкладышей к ним, хранящиеся в организации, учитываются на забалансовом счете 006 в качестве бланков строгой отчетности.
Обратите внимание: списать бланк трудовой книжки (вкладыша) можно в день его выдачи сотруднику. При этом датой выдачи нужно считать не день увольнения, а день, когда бланк был оформлен на имя работника.
Учет трудовых книжек: практические рекомендации
Основным документом, который свидетельствует о трудовой деятельности и стаже сотрудника, является трудовая книжка. Как правило, принимая на работу новичка, еще не имеющего опыта работы, покупку для него трудового бланка организация берет на себя. Попробуем разобраться, какие трудности могут встать на пути бухгалтера при отражении на счетах бухучета столь ценного приобретения.
Порядок хранения и учета трудовых книжек прописан в постановлении Правительства от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила). Стоит отметить, что есть два вида их учета: бухгалтерский и кадровый. В первом случае речь идет об отражении покупки бланков документов и их списании, которое происходит в случае выдачи книжек сотрудникам или их порчи. Как раз на этом виде учета мы и остановимся поподробнее.
Разберемся со счетами
Продажа трудовых книжек для фирмы не является основным видом деятельности. Согласно пункту 46 Правил и пункту 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее (утвержден приказом Минфина от 22 декабря 2003 г. № 117н), работодатели «запасаются» ими на договорной основе за плату. Поставщиком подобных бланков может выступать как само объединение ГОЗНАК, так и иные распространители, отвечающие требованиям, установленным вышеуказанным объединением. В связи с этим купленные бланки следует учитывать не на счете 41 «Товары», а на счете 10 «Материалы», субсчет 6 «Прочие материалы». По той же причине их выдача работникам учитывается не с участием счета 90 «Продажи», а проводится как реализация через счет 91 «Прочие доходы и расходы».
В пункте 42 Правил содержится указание на то, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны храниться в организации как документы строгой отчетности. Поэтому помимо учета по счету 10 «Материалы» целесообразно поступление и выдачу указанных бланков отражать на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (как правило, 1 руб.).
За плату или даром?
Пунктом 47 Правил предусмотрено, что сотрудник должен оплатить предоставленную ему трудовую книжку, причем в размере, равном расходам работодателя на ее приобретение. Кстати, применять ККТ в этом случае не нужно. Объясняется это тем, что организация, по сути, не продает бланк, а возмещает собственные траты. Подобное утверждение содержится в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006.
Следует иметь в виду, что если фирма захочет заняться благотворительностью и подарить книжку, то она не сможет уменьшить «прибыльную» базу на затраты по ее приобретению. Ведь согласно пункту 16 статьи 270 Налогового кодекса расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества с этой целью не учитываются. Также стоит отметить, что, выдавая трудовую книжку, компания обязана начислить налог на добавленную стоимость (п. 1 ст. 168 НК). В противном случае ревизоры откажут в вычете (ст. 171 и 172 НК).
Однако существуют и такие ситуации, при которых работодатель просто не имеет права взимать плату за выдачу бланков, а именно:
Пример
ООО «Привилегия» 1 августа 2007 г. приобрело у ООО «ГОЗНАКсбыт» 50 бланков трудовых книжек по цене 118 руб. за штуку (в том числе НДС — 18 руб.). Условная оценка установлена в размере 1 руб. за бланк. 6 августа 2007 г. на работу была принята Ю.В. Мельниченко, которая ранее нигде не работала. Кадровый работник испортил один бланк, неправильно заполнив трудовую книжку, и израсходовал второй бланк. В бухучете операции будут отражены следующим образом:
Дебет 10-6 Кредит 60
— 5000 руб. (100 руб. × 50 шт.) — получено 50 бланков трудовой книжки по цене 100 руб.;
Дебет 19 Кредит 60
— 900 руб. (18 руб. × 50) — учтен НДС, предъявленный продавцом;
Дебет 006
— 50 руб. (50 шт. × 1 руб.) — оприходовано 50 бланков трудовой книжки;
Дебет 60 Кредит 51
— 5900 руб. — оплачены полученные бланки;
Дебет 68 Кредит 19
— 900 руб. — предъявлен к вычету НДС.
Дебет 91-2 Кредит 10-6
— 200 руб. — списаны испорченный работником кадровой службы и выданный сотруднику бланки;
Кредит 006
— 2 руб. — списаны испорченный кадровиком и выданный сотруднику бланки;
Дебет 73 Кредит 91-1
— 118 руб. — возмещение стоимости выданного сотруднику бланка трудовой книжки;
Дебет 73 Кредит 91-1
— 118 руб. — начислено возмещение стоимости испорченного бланка;
Дебет 91-2 Кредит 68
— 36 руб. (200 руб. × 18%) — начислен НДС с возмещения стоимости;
Дебет 70 Кредит 73
— 118 руб. — удержана стоимость бланка из зарплаты нового сотрудника;
Дебет 70 Кредит 73
— 118 руб. — удержана стоимость испорченного бланка из зарплаты кадровика.
Бланки любят счет
Еще одна непосредственная обязанность бухгалтера, связанная с трудовыми книжками, — ведение приходно-расходной книги по учету бланков (п. 41 Правил), форма которой приведена в Приложении 2 к постановлению Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В данную книгу следует вносить информацию обо всех операциях, связанных с получением и расходованием трудовых книжек и вкладышей к ним. При этом необходимо в обязательном порядке указывать серию и номер каждого бланка. Страницы приходно-расходной книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, после чего регистр заверяется подписью руководителя компании, скрепляется сургучной печатью или опломбируется.
Л. Тюрина, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации»
электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ
Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.
Учет расходов на бланки трудовых книжек
Организация должна вести трудовые книжки всех работников, для которых она является основным местом работы. Тем сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, трудовую книжку оформляют не позднее недельного срока с момента приема на работу. Если у работника уже заполнены все страницы трудовой книжки, в нее вшивается вкладыш. Поэтому, организация всегда должна иметь в наличии бланки трудовой книжки и вкладыши в нее.
НДС при покупке бланков трудовых книжек и их выдаче работникам
Организация вправе принять к вычету НДС, предъявленный продавцом бланков трудовых книжек и вкладышей.
Вычет производится на основании надлежаще оформленного счета-фактуры после принятия трудовых книжек и вкладышей на учет и при наличии первичных документов.
Передача работникам бланков трудовой книжки и вкладыша в нее признается реализацией и облагается НДС (п. 1 ст. 39 Налогового кодекса).
К такому выводу пришел Минфин в письме от 16.07.2019 № 03-07-09/52577.
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладышей к ней организации надо выписать в одном экземпляре счет-фактуру и зарегистрировать его в книге продаж.
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется исходя из затрат на их покупку (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Эта плата определяется за вычетом НДС, предъявленного организации (п. 1 ст. 170 Налогового кодекса РФ).
НДС при этом предъявляется работникам дополнительно к цене этих бланков (п. 1 ст. 168 Налогового кодекса РФ).
Налог на прибыль при покупке бланков трудовых книжек и их выдаче работникам
Организация может учесть расходы на приобретение бланков трудовых книжке и вкладышей в них при расчете налога на прибыль.
На это обратила внимание ФНС в письме от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@.
Расходы на приобретение бланков трудовых книжке и вкладышей в них могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).
Они признаются в периоде приобретения бланков (абз. 5 пп. 3 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса).
Когда организация взимает с работника плату за бланк трудовой книжки или вкладыша в нее, у нее возникает доход по налогу на прибыль.
Доходы, возникающие при выдаче бланков, учитываются в составе внереализационных в соответствии со ст. 250 Налогового кодекса (письма Минфина России от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818, от 26.09.2007 № 07-05-06/242).
Бухучет затрат на приобретение бланков трудовой книжки
На это указал Минфин в письме от 29.01.2008 № 07-05-06/18 «Рекомендации аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2007 год».
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности.
Поэтому их стоимость до момента оформления работнику отражается на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».
При приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также при их выдаче работникам, бухгалтер сделает проводки:
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование