трудовой договор с удаленным сотрудником 2021 образец
Образец трудового договора с дистанционным работником
Трудовой договор с дистанционным работником — это вид юридической документации, которая устанавливает особенности и условия взаимоотношений между нанимателем и специалистом, работающим удаленно.
Разберемся в ситуации
В период пандемии коронавируса и объявленного правительством режима самоизоляции всех сотрудников, не выполняющих работы, связанные с обязательным присутствием на рабочем месте, рекомендовано перевести на удаленную работу. С развитием интернет-технологий множеству компаний сделать это несложно и даже выгодно: можно сэкономить на аренде офисных помещений, оплате труда работников, поддерживающих функционирование офиса (уборщиц, сантехников), уменьшить размер коммунальных платежей. Не придется и оценивать рабочее место по принципам СОУТ.
Список удаленных профессий увеличивается ежедневно. В настоящее время работают дистанционно не только писатели или композиторы, но и операторы, помощники руководителя, менеджеры и рекрутеры. Но для того чтобы взаимоотношения с работодателем не вызвали нареканий у инспекторов ГИТ, дистанционный характер работы оформите в соответствии с требованиями главы 49.1 ТК РФ.
Особенности трудовых взаимоотношений закрепите документально — заключите дистанционный договор с работником, в котором предусмотрите особые условия труда.
Характер дистанционной работы
Удаленная работа имеет существенное отличие от иных видов трудоустройства. Такой наемный специалист трудится вне места нахождения работодателя: никаких посещений офиса, никаких условий и требований к рабочему месту в договор включить нельзя.
Однако у работодателя отсутствует возможность визуального контроля работника. Иными словами, наниматель не сможет проконтролировать, работает специалист в данный момент или нет. Следовательно, если в деятельности предприятия предусмотрена дистанционная работа, в трудовой договор о дистанционной работе включите условия оценки выполнения заданий. Например, сотрудник обязан направлять отчет о проделанной работе за день или за неделю на электронную почту или в мессенджер работодателя.
Обмен документацией
Порядок формирования документов и их обмен между сторонами предусмотрите в соглашении. Допустимы два варианта обмена документацией:
Документы для приема на работу
Сотрудник обязан предоставить своему работодателю все необходимые сведения для заключения трудового соглашения. Паспортные данные, страховое свидетельство — все эти сведения допустимо направить в адрес нанимателя в виде электронных документов.
Стоит отметить, что работодатель вправе запросить документальное подтверждение. В таком случае придется подготовить копии документов, заверить их нотариально и отправить заказным письмом.
Оригинал трудовой книжки отправьте почтовым отправлением. Стороны могут договориться, что записи в трудовую вноситься не будут. В таком случае подтвердит страховой стаж подписанный дистанционный трудовой договор. Но если дистанционная работа для наемного специалиста является первым официальным трудоустройством, то обязанность по оформлению страхового свидетельства (СНИЛС) ложится на самого работника.
Знакомим с локальными нормативами
Напомним, что работодатель обязан ознакомить любого работника с локальными нормативами трудового права, действующими в организации, и получить от него подпись, удостоверяющую факт ознакомления с ЛНА. При удаленке направьте в адрес работника электронные копии положения об оплате труда, коллективный договор, правила внутреннего распорядка, положение о премировании и прочие локальные нормативные акты. Второй способ — отправить их по почте, заверив документы в установленном порядке.
Иные условия
Не забудьте оговорить следующие важные условия рабочих взаимоотношений:
Трудовое законодательство об удаленном труде
Удаленный труд предполагает, что выполняемая сотрудником работа осуществляется им не на том месте, которое создается и контролируется работодателем. Действующая редакция ТК РФ описывает 2 варианта такого труда:
У обоих вариантов много общего:
Надо ли оформлять табель на работающих удаленно сотрудников, читайте в статье «Нужно ли вести табель на сотрудника надомника?».
Внимание! С 2021 года вступили в действие изменения в правилах оформления и организации дистанционной работы. Эксперты КонсультантПлюс подготовили подробный обзор закона, внесшего изменения в ТК РФ. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в обзорный материал, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Различия во взаимоотношениях с дистанционным работником и с надомником
Кроме общего, между надомной и дистанционной работой есть ряд существенных различий:
Работа по совместительству с возможностью удаленного труда
ТК РФ не содержит запрета на удаленную работу для совместителей. Заключая договор о такой работе с совместителем, следует помнить о правилах, установленных гл. 44 ТК РФ, в силу которых для совместителя:
Подробнее об особенностях оформления на работу совместителя читайте в материале «Как правильно оформить работу по совместительству по ТК РФ?».
Особенности оформления кадровых документов при дистанционном труде
Прием работника на удаленную работу не освобождает работодателя от обязанности обмена документами с ним с целью:
ВНИМАНИЕ! С 01.04.2019 страховое свидетельство не выдается. Взамен введен документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета и содержащий сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета. Если работник заключает трудовой договор впервые, то он должен самостоятельно получить документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
Но если с надомником такой обмен можно совершить при непосредственном контакте в момент получения материалов для работы или передачи готовой продукции, то для дистанционного работника такой способ не всегда доступен. Поэтому взаимодействие с ним и в отношении кадровых документов разрешено осуществлять с применением электронных средств связи. При этом документы, которые работник должен представить работодателю в оригинале, подлежат пересылке обычной почтой заказным письмом с уведомлением.
В отношении прочих документов возможны такие варианты электронного обмена:
Посредством электронных документов допускается осуществлять:
Перевести на удаленку можно не только нового, но и уже работающего сотрудника. Для того, чтобы это сделать, с работником нужно заключить допсоглашение к трудовому договору. Что и как прописать в таком допсоглашении, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
Возможности электронного взаимодействия при заключении трудового соглашения
Согласование условий трудового соглашения, заключаемого с дистанционным работником, осуществляется в процессе электронной переписки. Но окончательный вариант этого документа должна иметь в бумажном варианте каждая из сторон. Поэтому ст. 312.2 ТК РФ обязывает работодателя не позже 3 календарных дней с момента заключения договора путем обмена электронными документами направить работнику согласованный текст договора (или дополнительного соглашения к нему) обычной почтой заказным письмом с уведомлением.
Документы, необходимые для трудоустройства (паспорт, трудовую книжку, документы о регистрации в системе персучета ПФР, воинском учете и об образовании, справки), можно подать работодателю в электронном виде. Если он сочтет такое представление недостаточным, то ему почтой заказным письмом направляются нотариально заверенные копии этих бумаг.
В отношении двух видов документов, нужных для трудоустройства, для дистанционных работников установлен особый порядок оформления:
ВАЖНО! С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Если сотрудник впрервые устраивается на работу, бумажная трудовая книжка ему не заводится.
Если запись о дистанционной работе не вносится в трудовую книжку, то основанием для подтверждения трудового стажа за период такой работы будет являться трудовой договор. И в этом случае факт наличия его оригинала на руках у работника приобретает особое значение.
О том, для чего нужно подтверждение трудового стажа, читайте в статье «Общий трудовой стаж — что входит и как подсчитать?».
Важные особенности имеет не только прием на дистанционную работу, но увольнение с нее. И о них подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Отличия договора с работающим дистанционно сотрудником от обычного трудового соглашения
Трудовой договор с дистанционным работником заключается в обязательном порядке (ст. 312.1 ТК РФ). Однако особые условия осуществления дистанционного труда и возможности, предоставляемые действующим законодательством, обусловливают существование ряда отличий такого договора от договора с обычным работником. В договоре с работающим дистанционно:
Трудовое соглашение, заключаемое с дистанционным работником, как и договор с обычным работником, имеет произвольную форму, но должно содержать обязательные сведения, предусмотренные ст. 57 ТК РФ, с учетом особенностей, отличающих дистанционный труд от обычного.
О том, какие сведения составляют содержание трудового соглашения, читайте в статье «Порядок заключения трудового договора (нюансы)».
Образец трудового договора о дистанционной работе 2021 года можно посмотреть на нашем сайте.
Итоги
Трудовое законодательство РФ допускает возможность осуществления работы вне места нахождения работодателя. Такой труд имеет две разновидности (надомный и дистанционный), которым присущи как общие черты, отличающие этот труд от обычного, так и свои особенности. Дистанционный труд отличает преобладание электронных форм взаимодействия и возможность не оформлять трудовую книжку. Трудовой договор с дистанционным работником оформляется в обычном порядке, но с включением в его текст положений, требующих согласования между работником и работодателем в силу особого характера работы.
Как начать работать с сотрудником дистанционно. Пошаговая инструкция
С 1 января 2021 года действует новый порядок взаимодействия с дистанционными сотрудниками. Разберем по шагам, как правильно трудоустроить удаленного работника и какие нюансы важно учесть.
Шаг 1. Изменяем локальные акты
Внесите изменения в правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор или иные локальные акты предприятия.
Что нужно предусмотреть:
Важно: в 2020 году в России стартовал эксперимент по электронному кадровому документообороту. Его цель – протестировать механизм обмена электронными документами без их дублирования на бумажном носителе. Работодатель, который с согласия работника привлекает его к участию в эксперименте, должен оплатить работнику электронно-цифровую подпись.
Микропредприятия, которые вправе не составлять локальные нормативные акты, могут этот шаг пропустить. Они включают вышеперечисленные условия в трудовой договор с дистанционным сотрудником.
Шаг 2. Составляем шаблон трудового договора
Желательно заранее продумать и разработать шаблон трудового договора.
Если документ составлен наспех и не учитывает специфику дистанционной работы, у работодателя и сотрудника могут возникнуть разногласия.
Укажите в договоре место работы дистанционного сотрудника. Например: ООО «Эврика», город Москва.
Обратите внимание: рабочее место и место работы – это разные понятия! Стационарного рабочего места у удаленного работника быть не может, так как это противоречит самому принципу дистанционной работы.
Если для выполнения трудовой функции сотрудник будет использовать личное имущество, укажите в договоре его перечень. Это поможет предупредить спорные моменты по расчету сумм компенсации, возмещению сотруднику расходов за сопутствующие материалы, и снять возможные претензии со стороны контролирующих органов.
Шаг 3. Получаем от сотрудника документы
Дистанционный сотрудник должен представить тот же комплект документов, что и обычный работник. Документы он может передать как лично, так и переслать их электронным способом. Во втором случае работодатель вправе запросить у работника нотариально заверенные копии на бумажном носителе.
Важно: если будущий дистанционный работник не зарегистрирован в системе индивидуального (персонифицированного) учета, то СНИЛС он получает самостоятельно.
Сведения о дистанционной трудовой деятельности работодатель вносит в трудовую книжку только по желанию работника. Трудовую книжку работник может переслать по почте заказным письмом с уведомлением.
Шаг 4. Рассчитываем сумму компенсации
Законодательство не устанавливает правил расчета компенсации.
Поэтому можно рассчитывать сумму компенсации ежемесячно на основе определенных показателей или установить ее в фиксированном размер е.
Рекомендуем установить размер компенсации, исходя из амортизации и срока полезного использования имущества. Такой подход подтвердит экономическую обоснованность расходов и убережет компанию от претензий контролеров.
Пример: сотрудник использует в работе персональный компьютер, купленный за 37 000 рублей. По коду ОКОФ компьютер относится к подгруппе 330.28.23.23 (срок полезного использования – от двух до трех лет). Установим срок полезного использования – 36 месяцев, тогда амортизация составит 1 028 рублей в месяц (37 000 руб. / 36 мес.).
Сотрудник использует компьютер не только для выполнения трудовой функции, но и для личных целей, поэтому в сумму компенсации включаем только рабочее время.
В декабре 2020 года сотрудник отработал 183 часа. Это 25 % от общего времени: (183 раб. ч. / (31 дн. * 24 ч.) * 100 %).
Посчитаем компенсацию за декабрь: 1 028 руб. * 25 % / 100 % = 257 рублей.
Аналогично рассчитываем компенсацию других затрат.
Пример: работник платит за интернет 950 рублей в месяц. За декабрь 2020 ему положена компенсация в размере 238 рублей (950 руб. * 25 % / 100 %).
Важно: суммы компенсаций не облагаются страховыми взносами и НДФЛ.
Шаг 5. Знакомим работника с локальными актами
До заключения трудового договора нужно ознакомить сотрудника с локальными актами организации. Например: положением о премировании, правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором.
Сделать это можно как лично, так и путем обмена электронными документами между сторонами.
Шаг 6. Заключаем трудовой договор
Трудовой договор может быть подписан сторонами электронным способом. Но по письменному заявлению работника, работодатель обязан отправить ему в трехдневный срок экземпляр трудового договора на бумажном носителе.
Передачу оборудования и иных средств, если их предоставляет работодатель, стороны оформляют актом приема-передачи.
Ознакомление работника с приказом о приеме на работу, иными распоряжениями, уведомлениями от лица работодателя также может осуществляться через ЭДО.
Особые основания для расторжения трудового договора
Кроме обычных оснований, предусмотренных ТК, работодатель может уволить дистанционного работника в следующих случаях:
В случае, когда ознакомление с приказом об увольнении осуществляется электронно, работодатель обязан в трехдневный срок со дня издания приказа направить работнику его копию на бумажном носителе.
Внимание: вебинар открыт для бесплатного просмотра, прохождения теста и получения сертификата ТОЛЬКО до 4 февраля 2021 года.
Дистанционные формы работы в трудовом законодательстве
С 01.01.2021 благодаря Федеральному закону от 08.12.2020 № 407-ФЗ у дистанционной работы появилось несколько разновидностей — постоянная, временная двух видов, а также экстренная дистанционная (удаленная) работа. Об этих формах расскажем в материале.
Постоянная дистанционная работа
Постоянная дистанционная работа — это выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя (стационарного места, филиала, представительства и т. д.) при условии взаимодействия с работодателем через интернет или сети связи общего пользования, оформленное трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.
При постоянной удаленке работник выполняет свою трудовую функцию дистанционно в течение всего срока действия трудового договора, и на него распространяется действие трудового законодательства с учетом особенностей, предусмотренных гл. 49.1 ТК РФ.
Постоянная дистанционная работа существовала и до 2021 года, поэтому для работодателей не является новинкой. Но прежние правила дистанционки обновились и это необходим учесть.
Что работодателю пересмотреть в прежних договорах с дистанционными работниками, коллективных договорах, положениях и иных локальных актах в связи с нововведениями, узнайте из материала «Удаленная работа в 2021 году — что исправить, дополнить в локальных документах компании».
Временная дистанционка — два новых вида
С 01.01.2021 в гл. 49.1 ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников» появилась новая форма дистанционной работы — временная.
Временная дистанционка бывает двух видов (ст. 312.1 ТК РФ):
Для таких работников следует расписать следующие особенности: продолжительность дистанционной работы, периодичность дистанционной и стационарной работы, порядок вызова работника на стационарное рабочее место или выхода работника по собственной инициативе, а также другие необходимые условия.
Работа сотрудников на условиях временной дистанционки не лишает их законных трудовых прав и гарантий, предусмотренных трудовым законодательством.
Экстренная удаленка
В особых (исключительных) случаях работодателям разрешено временно переводить сотрудников на удаленную работу без их согласия (ст. 312.9 ТК РФ). К ним относятся эпидемии, пожары, наводнения, землетрясения, катастрофы, производственные аварии и т. п. — любые исключительные случаи, ставящие под угрозу жизнь и/или нормальные жизненные условия всего населения или его части.
На экстренную удаленку работодатели также вправе перевести работников, если было принято соответствующее решение органом власти.
За сотрудниками, переведенными в экстренном порядке на удаленный режим работы, сохраняются все гарантии, предусмотренные гл. 49.1 ТК РФ.
Вы не смогли обеспечить переводимых на экстренную удаленку сотрудников ресурсами для дистанционного труда или специфика работы компании не позволяет работать удаленно? Периоды бездействия работников будут считаться временем простоя по причинам, не зависящим от сторон, и должны оплачиваться в размере не менее 2/3 тарифной ставки (оклада), если больший размер оплаты не предусмотрен локальным актом работодателя (ст. 312.9, 157 ТК РФ).
Полезная информация от КонсультантПлюс
В материалах справочно-правовой системы найдете образец приказа о временном переводе работников на дистанционную работу в связи с коронавирусом.
Правила оформления дистанционной работы в 2021 году
эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства
Законодатели утвердили термин «дистанционная работа». С 1 января 2021 года начинает действовать обновленный порядок взаимодействия с работниками на «удаленке»
В статье расскажем:
Что такое дистанционная работа
8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.
Определения «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами.
Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.
Варианты оформления дистанционной работы
3 варианта, как оформить сотрудников на «удаленке»
Электронная подпись при оформлении дистанционной работы
Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).
При электронном заключении документов необходимо использовать электронные подписи:
То же правило действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.
Иные документы можно подписать иными видами электронных подписей в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя.
Подробнее об использовании работодателями электронных подписей смотрите в видеосюжете:
Подробные рекомендации по оформлению дистанционных работников вы услышите на семинаре «Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах».
Что учесть при оформлении дистанционной работы
Рекомендуем придерживаться алгоритма:
Что делать, если работника невозможно перевести на «удаленку»
В силу специфики некоторых профессий не каждый может работать вне стационарного рабочего места. Или же бывает, что работодатель не в силах обеспечить работника необходимыми для «удаленки» оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации.
Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника
Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Если работник переведен на «удаленку» временно, вы можете предусмотреть эпизодическую возможность вызова его на стационарное рабочее место, в том числе по его инициативе. Не забывайте, что для этой ситуации есть исключения, которые поименованы в ст. 312.9
ТК РФ.
Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.
Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).
Вопросы охраны труда при дистанционном формате работы
Работодатель обязан обеспечить работнику на «удаленке»:
По желанию вы можете установить дополнительные обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда.
Расторжение трудового договора с дистанционным работником
Помимо классических оснований, указанных в Трудовом кодексе РФ для расторжения трудового договора, для дистанционных работников законодатели предусмотрели дополнительные условия.
Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут:
Советы и рекомендации по оформлению дистанционной работы
От работодателя требуется ознакомить работника с таким ЛНА. Подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Срок перевода на временную дистанционную работу в этом случае не может быть больше срока самого обстоятельства, причины, в связи с которой работники переводятся на дистанционный труд.
Законодатели не урегулировали вопрос, кто из сторон трудовых отношений — работник или работодатель — должен нести расходы на приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи дистанционного работника в ситуации, когда работник переводится на дистанционную работу через дополнительное соглашение к трудовому договору или с ним изначально заключается трудовой договор о дистанционной работе.
Видимо, этот вопрос стороны будут решать по договоренности — самим трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.
Важно: при переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись со стороны работника не требуется.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Правила оформления дистанционной работы 1.2 МБ