форма электронной регистрации на мероприятие

Онлайн-регистрация. Удобный сервис для продвинутых организаторов

Поделиться

Вы часто организовываете деловые мероприятия, встречи и конференции? Вам нужно продать несколько тысяч билетов и провести удобную для Клиентов оплату? В день мероприятия необходимо зарегистрировать несколько сотен человек и у вашей компании просто не хватает руки для осуществления этой процедуры?

Спасибо очень изобретательным, креативным и немного ленивым организаторам, которые не захотели утруждать себя лишней работой, а просто придумали сервис, ставший помощником для множества event-менеджеров, — онлайн-регистрацию.

Онлайн-регистрация — это простой способ помочь аудитории попасть на ваше мероприятие: зарегистрироваться, приобрести билеты через один из множества платежных каналов, обеспечить оперативный вход на мероприятие.

Для организаторов же система онлайн-регистрации — это возможность добавить на свой сайт модули анкетирования, регистрации участников, оформления беджей, осуществить продажу электронных билетов, получить доступ к анализу статистики, не говоря уже о том, что благодаря этой системе можно значительно сократить издержки на бухгалтерское сопровождение и получить реальную помощь от подрядной компании по организации и контролю входа в день события.

TicketForEvent

Описание компании:

TicketForEvent — это онлайн-сервис, который оказывает организаторам выставок, конференций, семинаров и других мероприятий услуги автоматизации процесса продажи билетов и дальнейшей работы с аудиторией. Проект был запущен в 2011 году, в настоящее время успешно работает на территории шести стран — Англии, России, Украины, Турции, Аргентины и Мексики. Центральный офис TicketForEvent находится в Лондоне.

На начало 2014 года сервисом воспользовалось около 7 тыс. организаторов. Количество проданных через сервис билетов — более 475 тыс. Занял 6-е место в списке 50 лучших стартапов, по версии издания «Секрет фирмы» (ИД «Коммерсантъ»).

В последнее время TicketForEvent начал сотрудничество с ведущей партнерской сетью по дистрибуции билетов на бизнес-мероприятия. Таким образом, теперь TicketForEvent предлагает своим Клиентам комплекс услуг: регистрацию посетителей, продажу билетов, контроль входа, а также продвижение событий.

Возникает вопрос: почему бы TicketForEvent не продвигать события самостоятельно, как это и делают другие подобные компании? Свое решение о сотрудничестве TicketForEvent аргументирует тем, что традиционная схема продвижения мероприятий среди подписчиков далека от идеала. Обычно, если организатор запрашивает рассылку анонса о событии по базе посетителей, которой у него нет, сервис заимствует подписчиков из баз других организаторов со смежными тематиками мероприятия. Привлекая партнера, у которого есть большая база подписчиков,TicketForEvent гарантирует Клиентам уверенность в том, что их данные останутся в безопасности и не попадут в руки конкурентов.

Александр Кулебякин, генеральный директор TicketForEvent Russia:

«Мероприятие можно и нужно продавать за долгое время до начала мероприятия, используя предварительные продажи (early bird), что легко реализуется с помощью онлайн-регистрации. Это позволит организатору мероприятия понять спрос на мероприятие и получить часть средств задолго до начала события.

Благодаря онлайн-регистрации можно заранее оценить ситуацию и в случае необходимости провести определенные изменения в организационной части: снять зал побольше, нанять трансфер для гостей и так далее. В случае низкого интереса со стороны потенциальной аудитории можно своевременно усилить рекламу или продвижение, которые станут привлекать внимание и стимулировать интерес.

Еще один несомненный плюс онлайн-регистрации — возможность получить данные об аудитории, которая посещает его мероприятия. С помощью динамичной анкеты можно составить вопросы, которые позволят получить портрет целевой аудитории, а значит, более целенаправленно строить рекламную кампанию и продвижение мероприятия в будущем.

На заметку организаторам: такие инструменты, как скидки на ранние продажи и промо-коды, стимулируют эмоциональные покупки».

А5000 Event Solutions

Описание компании:

А5000 Event Solutions — крупнейшая в России компания по электронной регистрации посетителей и участников мероприятий: выставок, форумов, конгрессов, конференций, культурных и спортивных мероприятий.

Источник

Форма электронной регистрации на мероприятие

Мы в TimePad помогаем нашим клиентам проводить регистрацию участников на мероприятии и готовы поделиться своим опытом. Уверены, вы справитесь, если последуете нашим советам.

Процесс регистрации участников мероприятия

Итак, день мероприятия. Вы ожидаете основной поток участников к началу. Есть два основных способа регистрации участников: отмечать участников в распечатанных списках или пропускать по электронным билетам.

Если пропускаете гостей по спискам

Списки гостей — распространённый способ регистрации, но он имеет массу недостатков. Во-первых, много времени уходит на то, чтобы найти фамилию гостя. Во-вторых, порой участников регистрируют секретари компании, к тому же на свою фамилию. На стойке регистрации участник называет собственное имя и обнаруживает, что его нет в списках. На выяснение вопроса тратится время. В-третьих, списки будут слишком неэффективны, если у вас крупное мероприятие на 1000 человек.

Что делать

Во-первых, не поленитесь заранее указать фамилии участников в алфавитном порядке. В Excel это делается легко:

Эти действия займут секунды, но сэкономят десятки минут, а то и час-другой на регистрации.

Учтите, что данные участника — имя и фамилию — лучше хранить в разных столбцах — так проще проводить с ними различные операции.

Во-вторых, упорядочьте регистрацию — например, пусть один стол регистрирует участников с фамилиями на А — Д, другой — Е — К, третий — Л — Р и т.д., так вы распределите потоки. Можно группировать участников по компаниям, по типу участия — как угодно, лишь бы участник быстро сориентировался.

Если пропускаете гостей по электронным билетам

Электронная регистрация значительно облегчает работу! Есть несколько вариантов, как с ней работать.

Приложение TimePad

Если ваши участники покупали билеты на TimePad, то наше приложение вам поможет. На билетах есть QR-код и штрих-код, которые можно просканировать с помощью приложения.

Веб-интерфейс TimePad

Если ваши участники регистрировались через TimePad, то можно отмечать их через веб-интерфейс.

Любое приложение для считывания QR-кода

Можно также использовать любое приложение для считывания QR-кодов. Но с ним могут возникнуть сложности:

— приложение по считыванию QR-кодов требует постоянного доступа в интернет;

— хуже работает в темноте — считывание замедляется, как результат — толпа на входе;

— если участников много, приложение начинает тормозить.

Сканеры для считывания

Cканеры для считывания мы арендуем для наших клиентов, когда проводим регистрацию на их мероприятиях. В работе со сканерами есть свои особенности, но наш опыт нивелирует возможные шероховатости.

Печать бейджей

Бейджи печатают либо непосредственно на площадке, либо заранее. Если ваши бейджи напечатаны до мероприятия, разложите их в алфавитном порядке и подготовьте пустые бейджи на случай, если кого-то упустили или участник послал вместо себя друга. Если печатаете бейджи на месте, заранее проверьте работу оборудования.

В обоих случаях учтите, чтоб бейджи снижают пропускную способность персонала на регистрации.

Проверка площадки

По своему опыту можем сказать, что до мероприятия надо обязательно выехать на площадку и посмотреть, как там всё устроено. На что обратить внимание на площадке:

— разобраться, как пойдут потоки;

— посмотреть, где розетки;

— оценить, сколько времени будет на вход: приходят ли участники к началу мероприятия или подтягиваются по мере отдельных сессий в течение дня — от этого зависит загрузка на стойках регистрации;

— разобраться, будет ли один вход или несколько.

Стол вопросов

Как правило, участники задают стандартные вопросы: можно ли получить запись выступлений, где найти фотографии с мероприятия, как подключиться к вай-фаю. Иногда участники просто хотят, чтобы их выслушали — пожаловаться на кондиционер, нестабильный интернет, кофе-брейки. На выслушивание мелкого вопроса и ответ уходит около одной-двух минут, но вопросов бывает много, и они снижают пропускную способность одного человека.

Чтобы этого избежать, мы рекомендуем организовать стол вопросов — посадить туда специального человека, который всё знает о мероприятии, заранее распечатать стопку инструкций по подключению к сети и положить её на стол.

Подготовка персонала

До мероприятия нужно обязательно провести встречу с персоналом. Это можно сделать за день или за час до начала, главное — сделать. На встрече объясните, как пользоваться сканерами / приложением, дайте ответы на возможные стандартные вопросы участников: как получить штамп для оформления командировочных, где туалеты, будут ли записи и презентации выступлений и где их найти, будут ли фотографии с мероприятия.

Такая встреча потребует десять минут, но эти десять минут избавят от многих проблем на регистрации.

Важные мелочи

Дресс-код — заранее обговорите с персоналом дресс-код или приготовьте специальную форму. Тогда участники легко поймут, к кому обратиться с вопросом.

Настройте персонал на вежливость и дружелюбие — они создают первое впечатление о мероприятии.

Навигация — позаботьтесь о том, чтобы участники легко ориентировались на площадке, иначе посыпятся вопросы и регистрация замедлится. Указатели с несколькими стрелочками работают плохо — на каждом мероприятии их кто-нибудь обязательно повернёт.

Сколько людей должно быть на стойках регистрации

При электронной регистрации:

— 200-250 участников в час может пропустить один человек со сканером / приложением для считывания QR-кода, если есть стол вопросов и если вокруг светло;

— 150 участников в час может пропустить один человек, если вокруг темно и нет стола вопросов;

— 100 участников в час может пропустить один человек, если нужно печатать бейджи.

Что предусмотреть заранее

Регистрация участников мероприятия замедляется, если какой-нибудь из партнёров передал свою сувенирку для пакетов в последний день. Получается, что персонал вынужден отдельно выдавать пакет участника и запоздалый подарок. Поэтому договаривайтесь с партнёрами о сроках.

Учтите возможные «бутылочные горлышки». Регистрация может работать гладко и быстро, но после окажется что-то с меньшей пропускной способностью: гардероб, охрана с металлоискателями. Если знаете, что такое возможно, можете выделить меньше человек на регистрацию, потому что скорость вашего персонала мало что решит.

Набирайтесь опыта

Вряд ли возможно провести мероприятие идеально с первого раза, но вооружитесь нашими советами и старайтесь. Нашу слаженность мы приобрели с опытом и верим, что это главное в гладкой организации.

Источник

Как использовать Google Формы для регистрации на ивент: пошаговая инструкция для организатора

Google Форма – палочка-выручалочка для организаторов мероприятий. С помощью этого мощного бесплатного инструмента можно с легкостью зарегистрировать участников на ивент онлайн. А также создать бриф, организовать онлайн-исследование, провести голосование или викторину и собрать обратную связь после мероприятия.

Вы запланировали ивент, для которого необходима регистрация? Воспользуйтесь Google Формой. Это пара минут вашего времени и решенная на ура задача. Тем более что Kyivmaps подготовил пошаговую инструкцию, чтобы вы справились с созданием Google Формы без особого труда.

1. Для начала необходимо зайти на свой аккаунт в Google и выбрать опцию «Создать форму»

2. Далее переходите непосредственно к созданию и настройкам. Для этого обратите внимание на горизонтальную панель с тремя иконками: «Настроить тему», «Просмотр» и «Настройки».

3. Выбирайте «Настроить тему». Здесь вам предстоит определиться с шапкой формы и фоном. Мы советуем выбрать свой, особенный дизайн документа: загрузить фотографии, иллюстрации, логотипы или видео. Для тех, кому это не нужно, есть однотонная заливка формы и каталог тем от Google.

4. Напишите лаконичное вступление/шапку формы. Пусть это будет текст не больше 300 знаков.

5. Создайте оптимальное количество полей, которое вам нужно. Здесь важно одновременно и не переборщить с вопросами, и внести только необходимое.

6. Чтобы вставить вопрос, нажмите на «плюс» наверху панели. Введите название вопроса и выберите тип вопроса из раскрывающегося меню, которое появится справа.

Источник

Порядок регистрации посетителей

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок регламентирует правила регистрации посетителей на выставочно-конгрессных мероприятиях, организуемых АО «Экспоцентр» (далее Мероприятие), в том числе правила пользования сервисом онлайн-регистрации и системой назначения деловых встреч MatchMaking (далее Сервисы).
1.2. При регистрации на Мероприятие необходимо предоставить достоверные сведения о себе.
1.3. После прохождения онлайн-регистрации на сайте Мероприятия и получения электронного билета посетителю предоставляется возможность использования системы назначения деловых встреч MatchMaking, размещенной на сайте Мероприятия. Для входа в систему MatchMaking могут быть использованы те же данные, которые были использованы при работе с сервисом онлайн-регистрации.
1.4. Не рекомендуется передавать свои учетные данные (логин и пароль, полученные при онлайн-регистрации) третьим лицам.
1.5. Регистрация на Мероприятие является подтверждением принятия условий Порядка.
1.6. АО «Экспоцентр» (далее Организатор) оставляет за собой право в любой момент изменять Порядок.
1.7. В случае несоблюдения условий данного Порядка Организатор имеет право блокировать доступ пользователя к Сервисам без предварительного уведомления и без указания причины блокировки.
1.8. Ни при каких обстоятельствах Организатор не несет ответственности за любые виды убытков, произошедшие вследствие использования Сервисов АО «Экспоцентр», а также прохождения регистрации на входах в ЦВК «Экспоцентр».

2. Регистрация на Мероприятие

Для посещения Мероприятия необходимо:

2.2. Обменять распечатанный электронный билет, либо входной билет и заполненную анкету посетителя, либо пригласительный билет и заполненную анкету посетителя на бейдж посетителя установленного образца во время работы Мероприятия на одной из стоек регистрации на входах в ЦВК «Экспоцентр».
2.3. Выдача бейджа посетителю является подтверждением факта его регистрации на Мероприятие.

3. Система назначения деловых встреч MatchMaking

3.1. Система назначения деловых встреч MatchMaking (далее Система) предназначена для предварительного целевого отбора бизнес-партнеров и назначения с ними деловых встреч на Мероприятиях в режиме онлайн.
3.2. Все посетители Мероприятий могут использовать Систему.
3.3. Все сообщения в системе назначения деловых встреч MatchMaking отражают личное мнение их отправителей. Организатор не несет ответственности за содержание сообщений, а также за скорость ответа адресата на назначенную ему встречу.
3.4. Ответственность за любые действия в Системе несет владелец учетной записи, независимо от того, кто совершал действия под данной учетной записью.
3.5. Организатор не несет ответственности за информацию, внесенную пользователем в Систему.
3.6. Пользователи Системы должны проявлять взаимное уважение.
3.7. Запрещаются проявления нетерпимости и/или дискриминации.
3.8. Запрещается использование нецензурных слов и выражений на любом языке, а также изображений, оскорбляющих честь и достоинство пользователей Системы в любой части сообщения – заголовке, тексте, подписи и пр.
3.9. Запрещается публикация в описании компании дискредитирующих сообщений.
3.10. Запрещается размещение информации, противоречащей законодательству Российской Федерации.
3.11. Запрещается массовое использование коммерческой рекламы в электронных сообщениях – спам-рассылка.
3.12. В случае если пользователю поступило сообщение, содержащее неприемлемую или некорректную, по его мнению, информацию, он может сообщить об этом администратору Системы. Это поможет исключить недобросовестных пользователей из системы назначения деловых встреч MatchMaking и создать благоприятную атмосферу делового общения.
3.13. В случае если пользователь долгое время не пользовался Системой, администратор может напоминать пользователю Системы о назначенных ему встречах посредством электронных сообщений.

4. Персональные данные

Согласие действует в течение 5 (пяти) лет и может быть отозвано посетителем в любое время на основании письменного заявления.

4.2. Действия с персональными данными посетителя могут включать в себя: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.
4.3. Обработка персональных данных посетителя может осуществляться как с применением средств автоматизации, так и без применения таких средств.

Источник

Офлайн-регистрация участников на мероприятие

Закажите комплексное решение по регистрации

Интерактивная платформа (онлайн голосование, вопросы спикеру, живая лента вопросов)

Офлайн регистрация (работа сотрудников стойки регистрации и самостоятельная регистрация через терминалы, контроль доступа, фотосъёмка на месте и печать фотографий, аренда плазменных панелей и стоек)

Онлайн регистрация (разработка сайта и формы регистрации, настройка модерации участников, рассылка приглашений)

Продажа билетов на мероприятие Печать бейждей и лент

Полная статистика в Личном кабинете онлайн

Вы видите в реальном времени число посетителей, прошедших через систему контроля и учета доступа

Почему мы?

Сбербанк, Ростелеком, Росатом, Билайн и сотни других компаний заказывают организацию регистрации своих мероприятий именно у нас. Почему?

1. Благодаря большому опыту и отлаженным процессам подготовки мы легко настраиваем и изменяем разработанные нами стандартные решения под ваши потребности и специфику мероприятия, которое вы организуете.

2. Сервис онлайн регистрации участников (разработка формы, модерация участников, рассылка приглашений) — один из лучших на рынке: мы максимально автоматизировали работу, вариант ошибки сведён к нулю.

3. Благодаря отличной работе онлайн регистрации на самом мероприятии (во время офлайн регистрации), не бывает ошибок, типа «я зарегистрировался, но меня нет в базе и меня не пускают».

Кроме того, наши сотрудники наизусть знают текст приветствия гостей, ответы на типичные вопросы, чётко ориентируются на площадке, помнят расписание, прекрасно выглядят и заметны благодаря форме и бейджам. Для регистрации участников мероприятия мы готовим нужное количество бейджей с отдельно напечатанными запасными бланками, программы, а также достаточное количество ручек, блокнотов и других материалов. Зона регистрации чётко выделена и хорошо заметна. Кроме того, мы заботимся о том, чтобы навигация по площадке была максимально удобной, и повсюду были расставлены подсказки, указатели и схемы.

Ещё несколько важных моментов:

1. Мы настроили сервис онлайн платежей — теперь билеты можно заказать и оплатить через нас. Что это даёт организаторам мероприятия? Всё просто: мы создаём единую базу гостей события, поэтому процент ошибки при модерации участников сводится к минимуму.

2. На площадке присутствует исполнительный менеджер, который умеет находить выход из любых непредвиденных ситуаций. А также мы организуем отдельный стол для решения проблем и нестандартных ситуаций, куда можно обратиться, не создавая очереди.

3. Если ожидается большое число посетителей (например, при регистрации на спортивные мероприятия), мы выделяем отдельную зону выхода. Также отдельные зоны входа часто делаются для VIP-гостей.

Если регистрация гостей мероприятия подготовлена со знанием дела, не будет никаких очередей на входе, неразберихи с подарочными пакетами и раздаточным материалом, нервного персонала и недоумевающих посетителей. Иными словами, ничего, что может испортить впечатление.

Источник