формат электронной счет фактуры xml
Счета-фактуры в ЭДО
Счет-фактура — документ налогового учета, который предназначен для принятия к вычету покупателем суммы НДС. Регулируется п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации.
Электронный счет-фактура равнозначен бумажному, когда передан через оператора ЭДО и подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Передавайте счета-фактуры через Диадок. Экономьте свое время и место в бумажном архиве
Форматы счета-фактуры для ЭДО
Статья 169 Налогового кодекса Российской Федерации регулирует выставление счета-фактуры через ЭДО. Указано, что передавать подобные документы можно исключительно через оператора электронного документооборота в установленных форматах.
До начала 2020 года электронные счета-фактуры можно было передавать в двух форматах:
В 2020 году приказ от 2016 года утратил силу. Это значит, что счета-фактуры действительны лишь в одном виде в соответствии с новым приказом. Документы в старом формате, которые были выставлены до 1 января 2020 года, принимаются ФНС до конца 2022 года.
Новый формат счета-фактуры для ЭДО
Изменения затронули несколько аспектов, в том числе:
Также новый формат позволяет контрагентам заранее договориться, какие поля нужны в документе.
Как выставлять счет-фактуру через ЭДО
По закону выставить счет-фактуру через средства электронного документооборота можно только с помощью оператора, подтвержденного ФНС. Список таких операторов есть на сайте налоговой.
Как происходит обмен:
Датой выставления электронного счета-фактуры считается дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО о том, что документ поступил к нему на сервер.
Требования к счету-фактуре, выставленному по ЭДО
Отправляйте счета-фактуры и другие документы в электронном виде через оператора, подтвержденного ФНС
Вопрос-ответ
Какой формат предусмотрен для исправленных счетов-фактур?
Формат электронных счетов-фактур описан в Приказе ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
Форматы корректировочных счетов-фактур определены Приказом от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ (действует до 01.10.2021) и Приказом от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
Как отправить счет-фактуру в налоговую?
Порядок подачи отчетных документов в налоговые органы такой: ФНС присылает уведомление, в ответ на которое необходимо подготовить и отправить пакет документов. Далее налоговая подтверждает или отказывает в приеме в зависимости от корректности заполнения.
Каким числом выставить счет-фактуру через ЭДО, если не уложились в положенные пять дней?
Закон утверждает, что счет-фактуру полагается выставить в течение пяти календарных дней с момента покупки. Зачастую, если продавец не успел выставить документ, он указывает необходимую дату. Это возможно как в бумажном документообороте, так и в ЭДО. Продавцу достаточно выбрать необходимую дату документа.
Что будет, если продавец не успел выставить счет-фактуру? В текущем законодательстве штрафных санкций не предусмотрено. Если документ заполнен правильно, ФНС не откажет в вычете НДС, несмотря на опоздание.
Можно ли отправить счет-фактуру в формате PDF по ЭДО?
Для счета-фактуры формат утвержден Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Единственно возможный формат для передачи счета-фактуры по ЭДО — XML. Выставление счетов-фактур в PDF или других произвольных форматах — нарушение требований НК РФ.
Формат электронной счет фактуры xml
Дата публикации 25.08.2020
Использован релиз 3.0.81
Для выставления электронного счета-фактуры продавец должен выполнить следующие действия:
Формирование, подписание и отправка ЭСФ
Выставление электронного счета-фактуры производится с помощью документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме (утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, действует с 02.02.2019), с функцией только счета-фактуры.
Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного счета-фактуры необходимо:
До момента формирования электронного счета-фактуры при наличии действующего соглашения с покупателем об обмене счетами-фактурами в электронной форме в документе «Счет-фактура выданный»:
Перейти в список документов «Текущие дела ЭДО» можно из документа «Счет-фактура выданный», выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 2).
Перед созданием, подписание и отправкой электронного счета-фактуры можно предварительно перейти в форму просмотра документа (рис. 4), выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, или по гиперссылке состояния электронного обмена документа «Счет-фактура выданный» (рис. 2).
В форме просмотра в строке «Состояние» будет отражена информация о том, что обмен электронным счетом-фактурой не начат.
Из формы просмотра также можно выполнить подписание и отправку электронного счета-фактуры с помощью кнопки Подписать и отправить.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документа «Счет-фактура выданный» (рис. 2) или Создать, подписать и отправить из списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 3), или Подписать и отправить из формы просмотра (рис. 4) программа подготовит подписанный электронный счет-фактуру для отправки.
Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный счет-фактуру на подпись лицу, имеющему такое право.
Подписать сформированный электронный счет-фактуру можно по кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее) из списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 5).
Также подписать сформированные электронный счет-фактуру можно будет из формы просмотра по кнопке Подписать.
Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов «Документы на подпись по сертификату». В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 6).
В случае, если необходимо только сформировать электронный счет-фактуру, а далее направить его уполномоченному лицу на утверждение, а уже потом на подписание, то нужно использовать кнопку Создать электронный документ из списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 3). Тогда сформированный электронный документ также будет помещен в папку «Подписать» списка «Текущие дела ЭДО».
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:
После отправки электронного счета-фактуры на соответствующих закладках формы просмотра можно получить информацию о подписях и статусах электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии (рис. 8).
Также из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронный счет-фактуру вместе с электронной подписью (рис. 8).
После отправки электронного счета-фактуры продавец ожидает:
Отправленный счет-фактура, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО, перекладывается в папку документов «На контроле» формы списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 9).
Согласно п. 1.10 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н (действовал до 01.07.2021) или п. 8 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н (действует с 01.07.2021), счет-фактура в электронной форме считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение оператора ЭДО.
Поэтому до получения подтверждения оператора ЭДО в документе учетной системы «Счет-фактура выданный» будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке «Выставлен (передан контрагенту)», а в информационной строке будет указано Требуются действия со стороны других участников (рис. 10).
Обработка подтверждения оператора о получении ЭСФ
Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:
Дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н (действовал до 01.07.2021) или п. 8 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н (действует с 01.07.2021).
Полученное подтверждение оператора ЭДО, как и все служебные электронные документы, отображается в форме просмотра отправленного электронного счета-фактуры (рис. 11).
Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец в соответствии с п. 2.7 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н (действовал до 01.07.2021) должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
ВНИМАНИЕ! С 01.07.2021 в связи с началом применения Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, у продавца отсутствует обязанность формировать извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
Формирование извещения происходит в программе автоматически.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.
После получения подтверждения оператора ЭДО в документе «Счет-фактура выданный» в поле «Выставлен» проставляется флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО (рис. 13).
После получения подтверждения оператора ЭДО выставленный электронный счет-фактура снимается с контроля, т.е. удаляется из папки «На контроле» списка документов «Текущие дела ЭДО».
После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в информационной строке документа «Счет-фактура выданный» будет отражена информация: «Требуются действия со стороны других участников» (рис. 13).
Получение извещения покупателя о получении ЭСФ
Пунктом 2.9 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н (действовал до 01.07.2021) и п. 19 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н (действует с 01.07.2021), предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры.
Получение продавцом такого извещения покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО (рис. 15).
В форме просмотра поступившего электронного счета-фактуры содержится информация о том, что обмен завершен, а также о том, что все документы, сопровождающие обмен электронным счетом-фактурой получены и отправлены.
В документе учетной системы «Счет-фактура выданный» в информационной строке состояния электронного обмена отразится статус ЭДО завершен (рис. 16).
Формат электронной счет фактуры xml
Немного теории и пояснений.
Формат документов по Приказу ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ является расширяемым за счет включения новых дополнительных данных, передача и приём которых отдельно согласовываются между контрагентами. В этих случаях передача необходимой информации может быть реализована включением дополнительных блоков, которые предусмотрены в электронном формате как на уровне «шапки» документа, так и на уровне детальных строк или «подвала» документа с данными о приеме-передаче и транспортировке.
Нормативная база
Приказ ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@
Примеры XML-файлов Счетов-фактур для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@
Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки Счетов-фактур через оператора ЭДО (информация продавца) с различными вариациями данных (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в «Информационном поле факта хозяйственной жизни 1»):
Примеры XML-файлов УПД (Универсальных передаточных документов) для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@
Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки УПД через оператора ЭДО (информация продавца) с различными вариациями данных (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в «Информационном поле факта хозяйственной жизни 1»):
Примеры XML-файлов Товарных накладных (ТОРГ-12) для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@
Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки Товарных накладных через оператора ЭДО (информация продавца) с различными вариациями данных (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в «Информационном поле факта хозяйственной жизни 1»):
Примеры XML-файлов Актов выполненных работ (оказанных услуг) для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@
Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки Актов выполненных работ (оказанных услуг) через оператора ЭДО (информация продавца) (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в «Информационном поле факта хозяйственной жизни 1»):
Примеры XML-файлов Актов о приёме-передаче ТМЦ на хранение МХ-1 для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@
Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки Актов о приёме-передаче ТМЦ на хранение МХ-1 через оператора ЭДО (информация продавца) (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в «Информационном поле факта хозяйственной жизни 1»):
Примеры XML-файлов Актов о возврате ТМЦ сданных на хранение МХ-3 для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@
Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки Актов о возврате ТМЦ сданных на хранение МХ-3 через оператора ЭДО (информация продавца) (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в «Информационном поле факта хозяйственной жизни 1»):
Примеры XML-файлов Актов о приёмке выполненных работ КС-2 для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@
Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки Актов о приёмке выполненных работ КС-2 через оператора ЭДО (информация продавца) (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в «Информационном поле факта хозяйственной жизни 1»):
Примеры XML-файлов Справок о стоимости выполненных работ и затрат КС-3 для ЭДО в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@
Примеры XML-файлов в zip-архивах для электронной отправки Справок о стоимости выполненных работ и затрат КС-3 через оператора ЭДО (информация продавца) (описание вариации передаваемых данных в самом файле приведено на уровне заголовка документа в «Информационном поле факта хозяйственной жизни 1»):
XSD-схемы данных для Счета-фактуры, УПД, Накладной, Акта в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@
Далее вы можете скачать в zip-архивах файлы схем данных XSD для электронной отправки и приёма документов через оператора ЭДО:
Проверяйте ваши XML-файлы в нашем
Это проверка всех актуальных XML-форматов для налоговой и ЭДО с автоопределением типа документа
Это быстро, наглядно и конфиденциально