формы снабжения материальными ресурсами предприятия
Формы снабжения материальными ресурсами предприятия
6 МИН
Как выстроить закупочную логистику
Разбираемся, кто отвечает за снабжение предприятия, почему не надо запасаться на все случаи жизни и что поможет найти поставщиков с выгодными условиями
Закупочная логистика — это снабжение предприятия материалами, товарами и сырьём, которые используются для производства или торговли. Обычно за процесс отвечает отдельный сотрудник: специалист по закупкам или снабженец. Он выбирает поставщиков, договаривается об условиях сотрудничества, делает заказы, синхронизирует закупки с планами компании.
Цель закупочной логистики — создать такую систему поставок, которая обеспечит предприятие всем необходимым в максимально короткие сроки с минимальными затратами.
Какие задачи решает закупочная логистика
Этапы закупочной логистики
Определение потребностей
Поручите отделу снабжения совместно с другими подразделениями выяснить, что и в каком количестве нужно компании.
Исследование рынка
Проведите глубокий анализ рынка интересующих вас ресурсов и потенциальных поставщиков, их доступность и производственные возможности. Не забудьте о внешних факторах: задержках на границах, перебоях в работе предприятий.
Выбор поставщиков
Для этого можно использовать разные методы. Например, метод рейтинговых оценок: определите основные критерии выбора (цена, срок поставки, условия платежа и пр.), установите значимость каждого из них и оцените потенциальных контрагентов по этим критериям, а потом сравните.
Закупка
Согласуйте условия (цену, сроки, способы доставки, оплаты и т. д.) с поставщиками и заключите договор. После отгрузки примите товары и сразу выборочно проверьте качество. Доставку может осуществить как поставщик, так и вы своими силами, но чаще процесс организуют сторонние компании, перевозчики и экспедиторы.
Учёт претензий и брака
Проверьте, не были ли нарушены сроки поставки, зафиксируйте случаи опоздания или опережения сроков, вычислите процент бракованной продукции. Это поможет наладить процесс или принять решение о смене поставщика.
Распределение ресурсов
Отгрузите материалы на производство, а запасы на склады. Контролируйте количество.
Управление закупочной логистикой
Есть два способа координировать весь процесс закупок и работу участников цепочки.
При децентрализации отделы самостоятельно закупают то, что нужно. Чем хорош такой способ:
Централизованный подход используют в большинстве крупных компаний: назначается ответственный сотрудник или создаётся специальный отдел.
Основные методы закупок
Закупка конкретных товаров одной партией
Плюс метода в том, что можно получить скидки, минус — нужно много места для хранения.
Регулярные закупки мелкими партиями
При такой системе склады большой площади не нужны. Если товары оплачиваются по мере поступления, это ускоряет оборачиваемость капитала.
Закупки по мере необходимости
У покупателя нет жёстких обязательств по объёму закупки в отличие от регулярных закупок. Товар чаще всего оплачивается по факту доставки, что также ускоряет оборачиваемость капитала.
Способы организации закупок
Традиционный способ
При таком подходе предприятие всегда создаёт запасы необходимых материалов. Главный недостаток — увеличение затрат на складские помещения и персонал.
Логистические системы
Их суть в создании минимальных складских запасов и оперативной связи между поставщиком и заказчиком. Вот наиболее известные концепции.
JIT (англ. just in time — точно в срок) — закупка организована так, что все товары и комплектующие будут поступать в необходимом количестве, в нужное место и точно к назначенному сроку для производства, сборки или реализации готовой продукции, а количество запасов сводится к минимуму или даже нулю.
MRP (англ. material requirement planning — планирование потребности в материалах) — система, которая зависит от спроса потребителей на готовый товар. Когда он растёт, объём закупки увеличивается, и наоборот.
LP (англ. lean production — бережливое производство) — предприятие стремится сократить потери на всех этапах: не производить лишнего, не тормозить процессы, не заполнять склад запасами и т. д. Это повышает гибкость производственного процесса и помогает быстрее реагировать на изменение рыночного спроса.
Способы транспортировки
Унимодальная перевозка — доставка от двери до двери одним видом транспорта без промежуточных этапов (например, распределительного центра).
Смешанная перевозка — доставка двумя видами транспорта без длительного хранения на перевалочном пункте.
Комбинированная перевозка — доставка более чем двумя видами транспорта.
Мультимодальная перевозка — доставка несколькими видами транспорта, но, в отличие от комбинированной и смешанной транспортировки, за процесс отвечает один оператор.
При выборе поставщика продумайте и способ организации закупок, и способ транспортировки. Расходы на логистику могут перекрыть выгоду от покупки более дешёвого товара.
Короче
— 
Поручите закупки конкретному сотруднику (снабженцу) или специализированному отделу.
—
Оптимизируйте траты на транспортировку и хранение, пересматривайте эти расходы постоянно.
—
Регулярно ищите новых поставщиков. Это поможет не только найти более выгодные предложения, но и подстраховаться.
Регламентация процесса управления материальными запасами
Основной задачей руководства и сотрудников служб снабжения, плановой и финансовой служб является эффективное управление движением материальных и финансовых ресурсов — управление процессами снабжения и сбыта, запасами и оборотными средствами, вложенными в эти запасы. Эти службы должны своевременно выявлять излишние запасы материальных ресурсов с целью определения возможности их реализации и предупреждать о наличии и появлении дефицитных позиций по товарно-материальным ценностям на предприятии, которые грозят нарушить бесперебойность организации процесса производства.
Грамотное управление способствует увеличению оборачиваемости запасов, снижению уровня неликвидов, позволяет освободить денежные средства.
Чем крупнее предприятие, чем большим объемом ресурсов приходится управлять, тем более заметны сложности в организации материально-технического снабжения, тем важнее проведение работ по оптимизации процесса управления МТР.
Регламентировать процесс управления запасами можно с помощью разработки и внедрения в компании «Положения об управлении материально-техническими ресурсами».
Процесс этот необходимо рассматривать в комплексе, ведь управления запасами — это планирование, осуществление закупок, учет запасов, управление группами запасов, обеспечение процесса управления запасами.
1. Планирование МТР
Первая глава Положения посвящена планированию процесса приобретения запасов — планирование бюджета (денежные показатели) и планирование закупок (натуральные показатели).
Рис. 1. Планирование бюджета МТР
1.1. Планирование бюджета МТР
Основой бюджета поставок материально-технических ресурсов являются производственная программа, программа капитального ремонта и программа инвестиций компании (далее — Программы) (рис. 1.) Срок формирования бюджета МТР — август-сентябрь года, предшествующего году планирования.
А) Производственные единицы (цеха, филиалы) и производственные отделы Аппарата управления, на основании Программ формируют бюджет закупок МТР и передают его в отдел материально-технического снабжения (ОМТС).
Б) Отдел МТС согласовывает с планово-экономическим отделом лимитов затрат на приобретение МТР, при необходимости проводит корректировку.
В) Отдел МТС передает согласованные показатели бюджета и Программы в Управление материального снабжения.
На основании сформированных лимитов затрат на МТР, с учетом имеющихся остатков МТР на складах, формируется план поставок.
Отдел МТС совместно с Управлением материального снабжения формирует помесячный план финансирования МТР и оборудования, исходя из сроков поставки и изготовления. При формировании плана финансирования учитывается состояние расчетов с контрагентами и ожидаемая дебиторская и кредиторская задолженности.
При возникновении необходимости корректировки бюджета руководитель дает указание директору Управления материального снабжения для внесения соответствующих поправок. Управление материального снабжения направляет в финансовый отдел на согласование изменения в план финансирования МТР. После рассмотрения финансовый отдел направляет в УМС и ОМТС откорректированный план финансирования.
1.2. Планирование закупок МТР
Рис. 2. Планирование поставок МТР
С целью формирования плана поставок МТР осуществляется заявочная кампания, которая проводится в один или два этапа в срок до ноября года, предшествующего срокам поставки по следующему алгоритму:
А) Отдел МТС, согласно финансовому плану, предоставляет в Управление материального снабжения контрольные цифры в денежном выражении по затратам на материальные ресурсы, а также доводит их до производственных единиц Общества.
Б) Производственные единицы предоставляют:
– в производственные отделы Аппарата Управления — пообъектные и сводные ведомости потребности в МТР и оборудовании;
– в Управление материального снабжения — согласованные с производственными отделами Общества ведомости потребности в МТР и оборудовании.
В) В случае отклонения от плановых показателей в сторону увеличения, начальники производственных отделов производят корректировку плана поставок, основываясь на выполнении Программ Общества, выделяя приоритетные виды работ.
Г) Начальники производственных отделов Администрации производят проверку содержания заявок филиалов на предмет исключения из них технически или морально устаревших наименований МТР и предоставляют в Управление материального снабжения:
– сводные потребности МТР по всем направлениям расхода;
– распределение заявленных МТР в разрезе производственных единиц Общества.
Д) Управление материального снабжения, на основании предоставленных документов, составляет предварительный план поставок МТР в номенклатурном и стоимостном выражении и производит сверку с доведенными плановыми показателями. После согласования и корректировки передает предварительный план поставок МТР в ОМТС.
Е) ОМТС проверяет предварительный план поставок МТР на соответствие финансовому плану и утверждает предварительный план поставок у генерального директора Общества.
Ж) План поставок МТР с разбивкой по направлениям деятельности и помесячным срокам поставки, с указанием номенклатуры, доводится до производственных единиц Общества.
2. Осуществление закупок МТР
2.1. Централизованные поставки
В некоторых компаниях, являющихся частью холдингов или вертикально-интегрированных структур, существенная доля закупок материальных ресурсов производится централизованно через материнскую компанию. В таком случае в данной главе необходимо регламентировать взаимодействие с вышестоящей организацией по вопросу приобретения МТР.
2.2. Поставки по прямым договорам
Каждая компания в процессе производственной деятельности имеет дело с десятками и сотнями контрагентов, осуществляющих компании поставки материальных запасов. Необходимо описать весь спектр вопросов, касающихся приобретения МТР по прямым договорам с контрагентами: поиск контрагентов, порядок заключения договоров, осуществления оплаты, сверки денежных расчетов и т.д.
2.3. Организация тендерных закупок
Тендерные закупки являются обязательными только для госструктур, но находят все большее применение и в коммерческих компаниях.
Наиболее предпочтительным способом закупок является проведение открытого конкурса.
Размещение заказов на тендерной основе — пожалуй, тема отдельной статьи или отдельного регламента.
2.4. Поставки по договорам лизинга
Финансовый лизинг является современным распространенным инструментом, позволяющим предприятию приобретать оборудование на заемные средства, проводя ускоренную амортизацию и экономя при этом на налогах. При этом приобретение в лизинг — процедура специфичная, учитывая взаимодействие лизингополучателя с несколькими организациями — банком, лизингодателем, поставщиком оборудования. В вопросе приобретения по лизингу необходимо четкое взаимодействие служб компании — финансистов, бухгалтерии, отдела МТС, производственных отделов. Если вы планируете приобретать оборудование в лизинг, имеет смысл посвятить поставкам по договорам лизинга отдельную главу Положения.
3. Учет МТР
В данной главе описываются вопросы приема-отпуска, классификации и оценки запасов.
3.1. Прием и отпуск МТР
3.2. Классификация и оценка запасов
К материально-производственным запасам относятся активы, соответствующие требованиям Положения по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов.
Материалы при их постановке на учет оцениваются в размере фактических затрат на их приобретение.
Оценка материалов и готовой продукции при их выбытии производится по способу средней себестоимости.
Готовая продукция оценивается при постановке на учет по сокращенной производственной себестоимости.
Товары, приобретенные для перепродажи, оцениваются при их постановке на учет в размере затрат по их приобретению, но без учета расходов по их доставке (включая погрузочно-разгрузочные работы), которые относятся на расходы на продажу. При выбытии товары оцениваются по способу средней себестоимости.
4. Управление группами материальных запасов
В этой главе описываются методы управления материальными запасами на предприятии. Выделяются несколько групп производственных запасов, соответственно для каждой из них формируется своя стратегия управления.
Виды производственных запасов:
4.1. Текущий запас — основной вид запаса, поэтому норма оборотных средств в текущем запасе является главной определяющей величиной всей нормы запаса в днях.
Текущий производственный запас предназначен для ведения производственно-хозяйственной деятельности компании.
На размер текущего запаса влияет периодичность поставок материалов по договору с поставщиками (цикл снабжения), а также объем их потребления в производстве.
Наличие оптимальных запасов на предприятии, которое можно обеспечить путем организации управления и контроля за потоками материальных и финансовых ресурсов, за состоянием и уровнем запасов позволяет компании бесперебойно функционировать при малом объеме «омертвленных» материальных ресурсов и небольших размерах отвлеченных оборотных средств, вложенных в эти запасы.
Организации оперативного контроля и управления запасами материальных ресурсов способствует внедрение автоматизированных систем управления предприятиями, которые позволяют наладить учет движения материальных ресурсов (поступление, расход, ежесуточные остатки). Результатом решения задачи по оперативному контролю является получение ежедневной (недельной, декадной, месячной или иной периодичности) информации о фактическом наличии запасов на складах предприятия и степени их соответствия установленным нормам. Это позволяет осуществлять непрерывный контроль за их величиной, своевременно и оперативно выявлять образование излишних остатков или дефицита по отдельным позициям, который может нарушить организацию бесперебойности функционирования потребителя.
4.2. Страховой (аварийный, гарантийный) запас — второй по величине вид запаса, определяющий общую норму. Страховой запас необходим на каждом предприятии для гарантии непрерывности процесса производства в случаях нарушений условий и сроков поставок материалов поставщиками, транспортом или отгрузки некомплектных партий.
Оперативный запас предназначен для использования в текущей производственной деятельности предприятия. Отпуск материалов производится после согласования с заместителем руководителя компании по направлению деятельности.
Оперативный запас устанавливается в размере 60–80% от страхового.
Неснижаемый запас предназначен только для использования в исключительных случаях.
Неснижаемый запас составляет 20–40% от объема страхового запаса.
При снижении уровня страхового запаса ниже неснижаемого необходимо его пополнение до уровня страхового.
Материалы страхового запаса должны систематически заменяться по истечении срока годности в соответствии с техническими условиями на них.
Необходимо осуществлять учет поступления и расходования страхового запаса не реже 1 раза в квартал.
Нормы страхового запаса должны быть утверждены руководителем (заместителем руководителя компании).
4.3. Транспортный запас создается на период разрыва между сроком грузооборота и документооборота. При поставках материалов на дальние расстояния срок оплаты расчетных документов опережает срок прибытия материальных ценностей. Транспортный запас не устанавливается в тех случаях, когда срок получения материалов совпадает со сроками оплаты расчетных документов или опережает его.
4.4. Технологический запас создается на период времени для подготовки материалов к производству, включая время на анализ и лабораторные испытания. Учитывается технологический запас в общей норме в том случае, если он не является составной частью процесса производства.
4.5. Подготовительный запас, необходимый на период выгрузки, доставки, приемки и складирования материалов, принимается также в расчет нормы запаса по сырью, основным материалам и покупным полуфабрикатам. Нормы этого времени устанавливаются по каждой операции на средний размер поставки, исходя из технологических расчетов или путем проведения хронометража.
4.6. Неликвидные запасы — медленно реализуемые или нереализуемые запасы.
В процессе ежегодной инвентаризации определяются запасы, относящиеся к данной группе. Каждое предприятие само решает, по какому критерию запас относить к категории неликвидов. Например, один из вариантов — считать неликвидом товар, находящиеся на складе без движения в течение 12 месяцев.
Необходимо систематически проводить анализ причин появления неликвидов, чтобы устранить эти причины в будущем.
Необходимо сокращать инвестиции в медленно реализуемые и нереализуемые виды запасов и, возможно, даже перестать их закупать.
4.7. АВС- и XYZ-анализ
АВС- и XYZ-анализ является несложным, но достаточно эффективным инструментом управления запасами, строящимся на принципе Парето, более известного как «правило — 20 на 80». XYZ-анализ — изучение стабильности продаж, — обычно используется вместе с ABC-анализом, позволяющим выделить ключевые для фирмы-продавца товары. Проведя такой анализ в своей компании, мы получили достаточно неожиданные результаты и провели корректировку тактики управления некоторыми категориями своих запасов.
Ввиду достаточного количества публикаций, подробности проведения АВС- и XYZ-анализа в данной статье мы опускаем.
5. Обеспечение процесса управления материальными запасами
Данная глава описывает вспомогательные функции процесса управления материальными запасами.
а также любые другие отчеты, в соответствие со спецификой предприятия.
5.2. Программное обеспечение
В этом подразделе описывается программное обеспечение, служащее для автоматизации учета МТР компании, будь то широко распространенная 1С:Склад или сложная ERP-система, имеющая многоуровневое территориальное распределение. Программное обеспечение используется для учета складских операций прихода, расхода и перемещения и подготовки данных для отражения выполненных складских операций на бухгалтерских счетах.
5.3. Обеспечение безопасности
5.4. Подготовка кадров
Обучение специалистов в области логистики осуществляется с целью повышения эффективности и качества труда работников, овладения новыми методами и навыками работы в условиях рыночной экономики и реализуется в соответствии с системой внутрифирменного образования руководителей и специалистов.
В данном подразделе освещаются вопросы профессиональной переподготовки и повышения квалификации специалистов. Необходимо определить приоритеты, периодичность проведения, возможно, и перечень учебных заведений.
Для разработки «Положения об управлении материальными запасами» в компании целесообразно создать рабочую группу, состоящую из заинтересованных специалистов под руководством заместителя руководителя предприятия, в ведении которого находятся вопросы снабжения и логистики.
После разработки «Положения об управлении материальными запасами» необходимо проведение его согласования со всеми подразделениями компании, участвующими в процессе планирования и использования МТР: финансово-экономической службой, отделом капитального строительства, производственными отделами и службами, бухгалтерией и т.д. После согласований Положение утверждается приказом руководителя предприятия и приобретает статус распорядительного документа, обязательного для исполнения.
Системное видение процесса управления МТР позволяет осуществлять стратегическое и тактическое планирование, повысить эффективность управления материальными запасами, сделать прозрачной систему материального снабжения, повысить качество основного продукта.
© Интернет-проект «Корпоративный менеджмент», 1998–2021
Закупочная логистика
1. Сущность закупочной логистики
Данная сфера определяет:
• что, сколько, у кого и на каких условиях закупить;
Закупочная логистика представляет собой вид деятельности, без осуществления которой невозможно нормальное функционирование организации. Она является связующим звеном между разными товаропроизводителями, координаторами их работы, решающим важные задачи материально-технического обеспечения производства.
Значимым элементом микрологистической системы является подсистема закупок, организующая вход материального потока в логистическую систему.
Деятельность этой службы может быть рассмотрена на трех уровнях :
1) Служба закупок является элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей макрологистической системы, в которую входит организация;
2) Служба закупок является элементом микрологистической системы, то есть одним из подразделений организации, обеспечивающим реализацию целей этой организации;
3) Служба закупок является самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели.
Рассмотрим цели функционирования службы закупок на каждом из выделенных уровней.
Работая в контакте со службами сбыта поставщика и с транспортными организациями, служба закупок обеспечивает “ввязывание ” организации в макрологистическую систему.
Например, имеет место группа организаций, каждая из которых ведет собственное дело. Если эти организации объединятся и начнут работать не только на себя, но и на общий результат, то потенциальные возможности получения прибыли каждой из них, очевидно, возрастут.
Логистическая интеграция с поставщиками достигается за счет комплекса мер экономического, технологического, технического и методологического характера.
Например, для того, чтобы управлять сквозными затратами на логистику, организации-партнеры должны обмениваться информацией о составе издержек, выделять наиболее значимые из них, устанавливать взаимосвязи между значимыми издержками, совместно вырабатывать комплекс экономических, технико-технологических и методологических мер, обеспечивающих снижение этих издержек. Роль службы закупок здесь очевидна.
В основе интеграции должна лежать ориентация на хорошие партнерские отношения, ориентация на готовность сделать встречный шаг даже тогда, когда это не приносит никакой прибыли. Носитель философии «моя хата с краю. » сегодня, скорее всего, не будет чувствовать себя комфортно в мире бизнеса.
В закупочной логистике отношения с поставщиками должны строиться на следующих принципах :
• Обращаться с поставщиками так же, как и с клиентами организации;
• Не забывать на деле, демонстрировать общность интересов;
• Знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых операций;
• Проявлять готовность помочь в случае возникновения проблем у поставщика;
• Соблюдать принятые на себя обязательства;
• Учитывать деловой практике интересы поставщика.
Служба закупок организации начинает решать задачи обеспечения организации материальными ресурсами уже на стадии разработки новой продукции.
В логистически организованных системах, программа разработки новой продукции может реализовываться с участием поставщиков.
Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой закупок и службами производства и сбыта, является задачей микрологистической системы в целом.
Современные системы организации производства и материально-технического обеспечения (например, система планирования потребности в материальных ресурсах) обеспечивают возможность согласования и оперативной корректировки планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых звеньев в масштабе предприятия с учетом постоянных изменений в реальном масштабе времени.
Режим работы в реальной масштабе времени обеспечивает обработку информации в темпе, определяемой скоростью ее поступления. Этот режим дает возможность получать необходимую информацию о движении материального потока в текущий момент времени и своевременно выдавать соответствующее административное и управленческое воздействие на объекты управления.
В этом плане закупочная логистика развивает маркетинговый подход к предпринимательской деятельности, разрабатывает методы, позволяющие реализовать концепцию маркетинга, существенно расширяет и дополняет саму концепцию маркетинга.
2. Цели, задачи и функции закупочной логистики
Основной целью закупочной логистики является обеспечение производственных и торговых организаций необходимыми материальными ресурсами и товарами, то есть удовлетворение потребностей производства и торговли в материалах и товарах, с максимально возможной экономической эффективностью, надлежащим качеством, соответствующим количеством и в кратчайшие сроки.
Внедрение логистики в практику закупок позволяет достичь, наряду с основной целью, и других целей, а именно:
— эффективное использование финансовых средств организации;
— осуществление функций закупки материально-технических ресурсов с минимальными основными и оборотными средствами;
— снижение текущих издержек при закупке материально-технических ресурсов и себестоимости продукции в целом;
— исключение простоев в производстве и перебоев в торговле из-за недостатка материальных ресурсов и товаров ;
— создание условий для успешного решения маркетинговых задач организации.
Для достижения этих целей перед специалистами в области закупочной логистики ставятся следующие задачи :
— безусловное выполнение требований производства и торговли к качеству закупаемых материальных ресурсов и товаров;
— обеспечение поставок материальных ресурсов и товаров в полном объеме в соответствии с выявленными потребностями производства и торговли в них;
— достижение строгой согласованности сроков закупки материальных ресурсов со сроками их поступления в производство, и товаров с потребностью рынка ;
— определение наиболее рациональных партий закупки материальных ресурсов и товаров ;
— обеспечение доставки материальных ресурсов и товаров наиболее экономичным способом в нужное место и своевременной их разгрузки;
— обеспечение строгого входного контроля количества и качества поступающих в организацию материальных ресурсов или товаров ;
Вышеперечисленные задачи закупочной логистики можно сгруппировать следующим образом:
1. Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья, материалов и комплектующих изделий и товаров. Следует иметь ввиду, что материальные ресурсы и товары, закупленные ранее намеченного срока, ложатся дополнительной нагрузкой на оборотные средства организации, а опоздание в закупках может сорвать производственную программу (программу продаж), или привести к ее изменению;
2. Обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них. Избыток или недостаточное количество поставляемых товарно-материальных ресурсов также негативно влияет на баланс оборотных средств и устойчивость выпуска продукции или реализации товаров и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восстановлении балансового оптимума;
3. Соблюдение требований производства по качеству сырья, материалов и комплектующих изделий или товаров.
Следовательно, основу экономической эффективности закупочной логистики составляют поиск, выбор и закупка необходимых материалов и товаров удовлетворительного качества по минимальным ценам.
Для решения вышеперечисленных задач необходимо, чтобы в организации выполнялись важнейшие функции закупочной логистики.
Функции закупочной логистики являются традиционными для организаций и достаточно хорошо изучены. Новизна логистического подхода к этой сфере деятельности заключается в том, что интеграция ее со смежными видами деятельности (производством, складированием, распределением, транспортировкой и т.п.) позволяет добиться своевременной закупки качественных материальных ресурсов и товаров с минимальными затратами времени и финансовых ресурсов, тем самым укрепляя систему сквозного управления материальными и информационными потоками.
К важнейшим функциям закупочной логистики относятся следующие:
— формирование стратегии приобретения организацией материальных ресурсов и товаров, и прогнозирование потребности в них;
— классификация материальных ресурсов и товаров, потребляемых организацией;
— определение потребности организации в материальных ресурсах и товарах с учетом оптимизации их потребления;
— анализ фактической обеспеченности организации материальными ресурсами и товарами;
— определение необходимого объема закупки материальных ресурсов или товаров на планируемый период;
— расчет оптимальных объемов закупки материальных ресурсов;
— оперативное исследование предложения на рынке материальных ресурсов и товаров ;
— увязка запросов организации с рыночным предложением материальных ресурсов и товаров ;
— выбор каналов закупки материальных ресурсов и товаров ;
— получение и оценка предложений от потенциальных поставщиков материальных ресурсов и товаров ;
— выбор поставщиков материальных ресурсов и товаров ;
— установление хозяйственных взаимоотношений с поставщиками материальных ресурсов и товаров;
— заключение договоров на закупку необходимых материальных ресурсов и товаров;
— определение потребителей материальных ресурсов или товаров, и расчет количества заказываемых товарно-материальных ресурсов;
— согласование цены, заказанных ресурсов и заключение договоров на поставку;
— подготовка бюджета закупок, включающего различные виды затрат (стоимость выполнения заказов по поставкам; транспортировка, экспедирование и страхование; приемка и проверка товарно-материальных ресурсов; поиск информации о потенциальных поставщиках и т.п.);
— разработка оперативных планов закупок;
— расчет оптимальных размеров партий и интервалов закупок материальных ресурсов и товаров ;
— разработка оптимальных схем доставки материальных ресурсов или товаров в организацию;
— оперативное управление закупками и доставкой грузов в организацию и их регулирование;
— осуществление контроля за сроками поставки материальных ресурсов;
— осуществление входного контроля качества и количества материальных ресурсов или товаров, и их размещение на складах;
— доведение материальных ресурсов (товаров) до производственных подразделений (места реализации);
— организация оперативного учета наличия, закупки и расхода материальных ресурсов или товаров ;
— поддержание на нормальном уровне запасов материальных ресурсов или товаров на складах.
Вышеперечисленные функции реализуются службой закупок в тесной взаимосвязи с другими подразделениями организации (маркетингом, производством, бухгалтерией, финансовым, юридическим службами и др.).
Таким образом, в содержание закупочной логистики включены виды работ, конечной целью которых являются своевременная закупка и доставка материальных ресурсов или товаров в организацию с минимальными затратами. Но, следует знать, что процесс закупки понимается не только как закупка материальных ресурсов или товаров, но и как организация внутреннего снабжения подразделений организации и доставка материальных ресурсов и товаров на нужные места.
3. Закупочная логистика
как система управления материальными потоками
Основные вопросы, на которые следует ответить в процессе обеспечения организации материальными ресурсами, традиционны и определяются логикой закупок:
• На каких условиях закупить?
К традиционному перечню, закупочная логистика добавляет свои вопросы:
• Как системно увязать закупки с производством и сбытом?
• Как системно увязать деятельность организации с поставщиками?
Обозначенный круг вопросов закупочной логистики определяет состав решаемых в данной функциональной области задач и характер выполняемых работ.
Рассмотрим виды работ, относящихся к закупочной логистике:
1) Определение потребности в материальных ресурсах
В процессе определения потребности в материальных ресурсах необходимо:
— идентифицировать внутрифирменных потребителей материальных ресурсов;
— выполнять расчет потребности в материальных ресурсах;
— устанавливать требования к весу, размеру и другим параметрам поставок, а также к сервису поставок;
— разработать планы-графики и спецификации на каждую позицию номенклатуры и (или) номенклатурные группы;
— решать задачу «сделать или купить» ( m a k e or b uy p roblem) для потребляемых организацией материальных ресурсов.
2) Исследование рынка закупок
Исследование рынка закупок начинают с анализа поведения рынка поставщиков. При этом необходимо идентифицировать всех возможных поставщиков по непосредственным рынкам, рынкам заменителей и новым рынкам. Далее, следует предварительная оценка всех возможных источников закупаемых материальных ресурсов, а также анализ рисков, связанных с выходом на конкретных рынок.
3) Выбор поставщиков
Процесс выбора поставщиков включает:
— поиск информации о поставщиках;
— поиск оптимального поставщика;
— оценку результатов работы с выбранными поставщиками.
4) Осуществление закупок
Договорные отношение формируют хозяйственные связи, рационализация которых осуществляется через закупочную логистику.
Осуществление закупок включает в себя:
— выбор метода закупок;
— разработку условий поставки и оплаты;
— организацию транспортировки материальных ресурсов.
составление графиков поставки;
организацию таможенных процедур при необходимости;
5) Контроль поставок
Одной из значимых задач контроля поставок является контроль качества поставки, т. е. учет количества рекламаций и брака.
Контроль поставок включает в себя также:
— отслеживание сроков поставки (количество ранних поставок или опозданий);
— отслеживание сроков оформления заказа, сроков транспортировки;
— контроль состояния запасов материальных ресурсов.
6) Подготовка бюджета закупок
Существенной частью закупочной деятельности являются экономические расчеты, так как необходимо точно знать, во что обходятся те или иные работы и решения.
При этом определяют следующие виды затрат:
— затраты на выполнение заказа по основным видам материальных ресурсов;
— затраты на транспортировку, экспедирование и страхование;
— затраты на грузопереработку;
— затраты по контролю за соблюдением условий договора поставки;
— затраты на приемку и проверку материальных ресурсов;
— затрат на поиск информации о потенциальных поставщиках.
В рамках проведения экономических расчетов к задачам закупочной логистики следует отнести расчет издержек из-за дефицита материальных ресурсов.
7) Координация и системная взаимосвязь закупок с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками материальных ресурсов
Эта специфическая задача закупочной логистики, решаемая посредством организации системной взаимосвязи закупок с производством и сбытом, а также тесных связей с поставщиками в области планирования, экономики, техники и технологии.
4. Управление цепями поставок в закупочной логистике
Цепь поставок – это три или более экономические единицы (физические или юридические лица), напрямую участвующих во внешних и внутренних потоках продукции, услуг, финансов и/или информации от источника до потребителя.
Управление цепями поставок – это организация, планирование, контроль и выполнение товарного потока, от проектирования и закупок через производство и распределение до конечного потребителя в соответствии с требованиями рынка к эффективности по затратам.
Институциональные контрагенты – это таможенные органы, органы контроля, надзора и лицензирования (санитарная, ветеринарная службы, налоговые инспекции и т.д.). Прочие посредники – это банки, компании информационного сервиса, рекламные компании и т.п.
В зависимости от количества звеньев, различают три уровня сложности цепей поставок: прямая цепь поставок, расширенная цепь поставок и максимальная цепь поставок.
5. Особенности управления финансовыми
и информационными потоками в закупочной логистике
В современном мире минимизация издержек является наиболее отличительной чертой эффективного управления предприятием (организацией) и обеспечения успешного бизнеса.
Главная задача закупочной логистики заключается в эффективном снабжении и обеспечении организации товарами, материалами, сырьем и комплектующими с наименьшими финансовыми издержками. Здесь решаются такие проблемы, как определение оптимального размера заказа, поиск и выбор поставщиков, контроль товарных запасов и многое другое. Отдельной составной частью закупочной логистики является складская логистика, основное предназначение которой состоит в организации хранения товаров, продукции и сырья, управлении складскими запасами при минимизации финансовых издержек.
Поэтому вопросы управления материальными, финансовыми и информационными потоками организации (предприятия) с минимальными издержками решаются совместно.
Финансовый поток предприятия складывается из распределенных во времени поступлений и выплат денежных средств, генерируемых в процессе бизнес-деятельности.
Финансовые потоки разнообразны по составу, направлениям движения, назначению и другим признакам. В целях оптимизации их движения в логистических системах потоки необходимо классифицировать.
Наибольшее значение имеет деление финансовых потоков по направлению движения. Положительный и отрицательный потоки взаимосвязаны. Недостаточность объемов одного вида потока в конкретный период времени обусловливает сокращение объемов другого вида. Поэтому в системе управления денежными потоками предприятия они должны рассматриваться как единый (комплексный) объект управления.
Чистый денежный поток является важнейшим результатом финансовой деятельности предприятия, во многом определяющим его финансовую устойчивость.
Основной целью оптимизации движения финансовых потоков в закупочной логистике является обеспечение движения материальных потоков финансовыми ресурсами в необходимых объемах, в нужные сроки с использованием наиболее эффективных источников финансирования.
Значимым элементом любой логистической системы является подсистема, обеспечивающая прохождение и обработку информации.
Информационные системы в закупочной логистике в отдельности и логистике в целом необходимы чтобы обеспечивать эффективность управления материальными потоками на уровне отдельного предприятия, а также способствовать организации логистических процессов на территории регионов, стран и даже группы стран
6. Оптимизация затрат на запасы
материальных ресурсов в закупочной логистике
Запасы – это часть оборотного капитала, имущество, которое работает на бизнес. Запасы постоянно меняются и оборачиваются – циркулируют – как часть денежного обращения.
Основное понятие «запас» включает три вида запасов в зависимости от соотношения с продукцией, готовой для реализации:
1) сырье и материалы на складе;
3) готовая продукция.
Материальные запасы являются необходимым фактором, обеспечивающим непрерывность производственного процесса на предприятии.
Критерием оптимизации материальных запасов является минимизация всех затрат, связанных с величиной запасов, которая зависит от процесса материально-технического снабжения.
Основные условия, которым должны удовлетворять системы управления материальными запасами:
1. Объем запасов должен обеспечивать непрерывность производственного процесса.
2. Размер запасов должен быть минимальным, в целях сокращения затрат на хранение материального запаса, строительство складских помещений и иммобилизацию материальных ресурсов.
При выборе политики поставок, если принято решение приобрести необходимое сырье для производства материальных ресурсов у поставщиков, то следует выбрать политику закупок, которая позволит формировать размеры заказываемых для закупки партий, полностью обеспечивающих удовлетворение потребностей производства.
Политика поставок материальных ресурсов влияет на затраты предприятия. Поэтому любой производитель хочет свести размер поставки к минимальному количеству, на которое согласится поставщик, поскольку это минимизирует его затраты на хранение.
С увеличением объема поставки затраты на хранение запаса увеличиваются, а затраты на пополнение запаса, соответственно, уменьшаются. Минимальные суммарные затраты будут находиться в месте оптимального соотношения указанных затрат.
7. Соблюдение принципа «цена-качество»
в процессе осуществления закупок
В соответствии с финансовыми правилами и процедурами, при осуществлении закупок от имени организации необходимо соблюдать следующие принципы :
1. Лучшее соотношение «цена-качество».
2. Честность, добросовестность и прозрачность.
3. Эффективная конкуренция.
Честность, добросовестность и прозрачность. Конкуренция является основой эффективного, непредвзятого и прозрачного процесса осуществления закупок, поэтому при оценке процесса закупок соответствующая служба несет ответственность за добросовестность и честность со стороны предприятия в отношении участников процесса. При правильно организованном процессе закупок (прозрачность, полное и точное документирование, честность, конфиденциальность) установлены и соблюдаются четкие правила и процедуры.
Эффективная конкуренция. Задача конкурентного процесса закупок – своевременно проинформировать всех потенциальных участников о требованиях предприятия, и обеспечить им возможность подать заявку на участие в тендере на предоставление материальных ресурсов. Такой процесс должен обеспечить отсутствие условий, которые могут ограничить круг потенциальных участников, кроме случаев, когда это прямо указано в соглашении с поставщиком.
Заинтересованность. На практике, определенные правила и процедуры закупочной деятельности, установленные для реализации программ и проектов, зависят от конкретных обстоятельств в каждом случае.
Тем не менее, при осуществлении закупок предприятие всегда руководствуется четырьмя принципами :
1) необходимость экономии и эффективного использования средств, включая приобретение необходимых материальных ресурсов;
2) возможность участия всех заинтересованных и соответствующих требованиям участников из любой страны мира, кроме случаев, когда применяются особые критерии;
3) предоставление всем участникам единой информации и равных возможностей для конкуренции при участии в тендере на предоставление необходимых материальных ресурсов;
4) обеспечение прозрачности закупочного процесса.
8. Роль логистики закупок в повышении
конкурентоспособности организации
В сферах производства и обращения применение логистики, в частности закупочной, позволяет:
— снизить запасы на все пути движения материального потока;
— сократить время прохождения товаров по логистической цепи;
— снизить транспортные расходы;
— сократить затраты ручного труда и расходы на операции с грузом.
Здесь же приводятся данные Европейской промышленной ассоциации и промышленной ассоциации США, которые указывают на то, что сквозной мониторинг материального потока обеспечивает сокращение материальных запасов на 30 – 70%. Сокращение запасов происходит за счет согласованности действий участников логистических процессов, повышения надежности поставок, рациональности распределения запасов.
Практика осуществления закупочной деятельности показывает, что от 2 до 5% в общих затратах времени, отводимых на складирование, производственные операции и доставку, составляют затраты времени на собственное производство. Таким образом, свыше 95% времени оборота приходится на логистические операции.
Поэтому закупочная логистика рассматривается в качестве фактора повышения конкурентоспособности предприятия.
В связи с этим становятся актуальными задачи нахождения способа контроля издержек и показателей, наиболее корректно отражающих связь закупочной логистики с основными экономическими и финансовыми индикаторами организации.
Чтобы определить количественные параметры последствий логистических решений, необходимы некоторые условия, а именно:
– наличие хорошо отлаженной учетно-информационной системы;
– проведение комплексного анализа расходов и доходов структурных подразделений организации и всех участников логистической цепи, основанного на применении принципа единой методологии исчисления издержек;
– определение доли прибыли от логистической деятельности в общей прибыли организации.
Международная практика осуществления закупочной деятельности показывает, что организации, которые принимают логистическую концепцию и строят свою стратегию на ее основе, имеют лучший показатель, отражающий отношение прибыли, полученной от продажи товаров или услуг, к инвестированному капиталу.
Закупочная логистика влияет на расходы, связанные с реализацией готовой продукции организации.
К таким расходам относят издержки по выполнению заказов, которые включают затраты на их обработку, перевозку, складирование грузов, управление запасами, а также упаковку грузов, обеспечение рынка и потребителей запасными частями, послепродажный сервис и другие подобные виды деятельности.
Поскольку закупочная логистика влияет на оборотный капитал через сокращение запасов (запасы сырья, полуфабрикатов, комплектующих и готовых изделий), то, следовательно, логистическое управление зависит от политики предприятия в отношении уровней запасов, степени контроля и управления этими уровнями.
Одновременно, политика по закупке сырья и материалов, непосредственно связанных со счетами кредиторов, оказывает влияние на их оборотный капитал.
Следовательно, интеграция управления закупками и управления производством – это составная часть логистической стратегии предприятия, которая в конечном итоге позволяет получить значительный экономический эффект.
Как показали исследования, на предприятиях и фирмах, где постадийное расходование запасов соответствует плановым потребностям производства в сырье и материалах, производственные затраты снижаются, а степень использования инвестированного капитала повышается.
Вышеизложенное позволяет утверждать, что цель закупочной логистики выходит за рамки сокращения издержек и увеличения прибыли. Поэтому на данном этапе концепция конкурентоспособности предприятия заключается в получении конкурентного преимущества за счет предложения дополнительных услуг и повышения их качества. В дальнейшем, по мере применения данной концепции большинством организаций, снижение издержек вновь может оказаться первоочередным делом, но уже на другой основе.