отражение в бухгалтерском учете возмещение коммунальных услуг
Особенности учета коммунальных платежей на предприятии
Сотрудники компании в процессе своей работы пользуются водой, отоплением и прочими ресурсами. Следовательно, у фирмы появляется необходимость в уплате коммунальных услуг. Платежи необходимо правильно учитывать.
Вопрос: Как отразить в учете организации-арендодателя расчеты по коммунальным платежам, если согласно договору аренды нежилого помещения арендатор компенсирует стоимость потребленных им коммунальных услуг арендодателю сверх арендной платы?
Посмотреть ответ
Особенности бухучета коммунальных платежей
Объем использованных коммунальных ресурсов определяется исходя из показаний счетчиков. Если счетчики в помещении отсутствуют, объем оказанных услуг рассчитывается исходя из законов. По каждому коммунальному ресурсу создан свой нормативный акт.
К примеру, для услуг отопления актуален ФЗ №190 «О теплоснабжении» от 27 июля 2010 года. Если представители фирмы не согласны с начисленным объемом ресурсов, они могут обратиться в структуру, занимающуюся снабжением ресурсов. Если эта структура согласится с претензиями фирмы, будет сформирован документ с измененными данными. На основании этого документа компания выставляет корректировочную счет-фактуру.
Коммунальные платежи учитываются на счете 60. В рамках учета фигурируют эти проводки:
Проводки выполняются на основании соглашения об оказании коммунальных услуг, квитанций.
Как арендатору учитывать возмещение по договору аренды коммунальных платежей: расходов на электроэнергию и иных эксплуатационных расходов?
Особенности налогового учета платежей
Расходы по платежам будут признаны только тогда, когда они являются экономически обоснованными. Под экономической обоснованностью понимается направление трат на непосредственные нужды компании. В конечном итоге эти траты должны приносить доход организации. К примеру, обоснованными расходы будут в том случае, если они идут на оплату коммунальных услуг, нужных для производственных потребностей. Траты не будут обоснованными тогда, когда, к примеру, компания оплачивает коммунальные услуги независимого от нее учебного заведения. В последнем случае платежи не фигурируют при определении налоговой базы.
Траты могут признаваться в составе прямых или косвенных расходов.
Если фирма заключила соглашение со снабжающим органом напрямую, платежи на основании пункта 1 статьи 254 НК РФ признаются материальными расходами.
Последние же являются на основании пункта 1 статьи 318 НК РФ прямыми затратами.
Если за услуги платит арендодатель, а арендатор возмещает затраты, расходы признаются в структуре прочих трат на основании пункта 1 статьи 264 НК РФ. Прочие расходы считаются косвенными. Они сокращают базу по налогу на прибыль в ныне идущем периоде. Прямые расходы необходимо распределять между незаконченным производством и проданной продукцией. Косвенные траты, в свою очередь, в незаконченном производстве не остаются.
Также выплаты по коммунальным услугам могут включаться в арендную плату. В данном случае они будут включаться в состав трат по налогу на прибыль исходя из указаний пункта 10 статьи 264 НК РФ. Прямыми или косвенными будут расходы, входящие в арендную плату? Однозначного ответа на этот вопрос в нормативных актах не дано. Поэтому отнесение платежей к прямым или косвенным должно регулироваться учетной политикой. Возможность устанавливать порядок в учетной политике обусловлена пунктом 4 статьи 252 НК РФ. Траты признаются на основании этих документов:
Период отнесения платежей к расходам зависит от периода, указанного в первичной документации.
Учет платежей у арендодателя
Существует два варианта оплаты услуг арендодателем:
Учет в этих двух случаях будет выполняться по-разному.
Платежи входят в плату за аренду
Арендодатель будет сам совершать платежи на основании счетов-фактур. Они будут входить в состав расходов. Порядок учета определяется тем, является ли предоставление помещений в аренду главной деятельностью компании-арендодателя. Если это основная деятельность, платежи включаются в расходы по обычным направлениям деятельности. В обратном случае они входят в операционные траты. Проводки арендодателя будут следующими:
Если сдача помещений в аренду является основной формой деятельности, расходы на основании пункта 1 статьи 254 НК РФ входят в материальные траты. Если же это не главная деятельность, траты могут входить или в прочие расходы (пункт 1 статьи 264 НК РФ), или во внереализационные расходы (пункт 1 статьи 265 НК РФ).
ВАЖНО! Налоговые органы полагают, что компенсация, полученная от арендатора, считается поступлением, связанным с предоставлением услуг по аренде. Эти поступления будут умножать налоговую базу по НДС на основании пункта 1 статьи 162 НК РФ. Компания, предоставляющая помещение, может принимать к вычету НДС, переведенный коммунальным структурам, в полном объеме.
Платежи не входят в арендную плату
Поступление компенсации от арендатора доходом считаться не будет, так как не соответствует пункту 2 ПБУ 9/99. Проводки будут следующими:
В рассматриваемой ситуации арендодатель выступает посредником. Поэтому в некоторых случаях арендатор выплачивает ему небольшое вознаграждение. Проводки по этой операции будут такими:
Вознаграждение в рамках налогового учета принимается в состав доходов от обычных форм деятельности или операционных доходов.
Учет платежей у арендатора
Наиболее комфортный вариант для арендатора – включение коммунальных платежей в плату за аренду. Почему это удобно? Компании не придется контактировать с коммунальными службами напрямую. Не нужно тратить время на оформление платежей. В этом случае траты будут входить в состав прочих расходов. Основанием для этого является пункт 1 статьи 264 НК РФ. Компания, арендующая помещение, может принимать к вычету «входной» НДС. Выполняется эта операция на основании счет-фактуры. Проводки будут такими:
ВНИМАНИЕ! В письме Минфина №07-05-06/234 от 6.09.2005 года указано: если платеж по электроэнергии не входит в арендную плату, счет-фактура арендодателем не выставляется. Предполагается, что этот платеж будет выплачен в качестве компенсации.
Отражение в бухгалтерском учете возмещение коммунальных услуг
Дата публикации 23.03.2020
Бюджетное учреждение сдает помещение в аренду. В соответствии с заключенным договором арендатор компенсирует учреждению расходы на коммунальные услуги, приходящиеся на это помещение. Стоимость коммунальных платежей не входит в состав арендной платы и оплачивается на основании отдельного счета, выставленного учреждением. Может ли учреждение (является плательщиком НДС и налога на прибыль) выставлять счет-фактуру и акт на компенсацию коммунальных платежей арендатору? Какой проводкой отразить стоимость коммунальных услуг, предъявленную арендатору на основании счета коммунальных служб?
В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ объектом обложения по НДС являются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории Российской Федерации.
Реализацией товаров, работ или услуг признается передача на возмездной основе права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу (п. 1 ст. 39 НК РФ). Плательщики НДС выставляют счета-фактуры при реализации товаров, работ, услуг (п. 3 ст. 168, п. 3 ст. 169 НК РФ).
Соглашение о возмещении, которое устанавливает порядок участия арендатора в расходах на потребление коммунальных услуг, не может быть квалифицировано как договор на пользование коммунальными услугами (п. 22 информационного письма ВАС РФ от 11.01.2002 № 66). В таком случае арендодатель является абонентом ресурсоснабжающих организаций и арендатору коммунальные услуги не оказывает (не реализует). Следовательно, арендодатель не должен предъявлять арендатору НДС со стоимости коммунальных услуг и выставлять счет-фактуру (п. 2 письма ФНС России от 04.02.2010 № ШС-22-3/86@).
В то же время НДС, предъявленный поставщиками коммунальных услуг, арендодатель к вычету принять не может (см., к примеру, постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 14.02.2019 № Ф06-43221/19 по делу № А55-3852/2018). Сумма такого НДС может рассматриваться как затраты арендодателя, соответственно, включаться в счет на компенсацию расходов арендодателя, выставляемый им арендатору.
Компенсация затрат (расходов) арендодателя по оплате коммунальных услуг в соответствии с договором аренды, размер которой не зафиксирован договором в виде денежного значения, и определяется в ходе исполнения договора, является доходом учреждения по условным арендным платежам (п. 7 федерального стандарта «Аренда», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 258н).
Учет расчетов по потребленным коммунальным услугам ведется с применением счета 302 23 «Расчеты по потребленным коммунальным услугам» в общеустановленном порядке (приложение 1 к приказу Минфина России от 16.12.2010 № 174н). Такие расходы относятся на КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ, услуг» и подстатью 223 «Коммунальные услуги» КОСГУ (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н, п. 10.2.3 Порядка № 209н).
В случае сдачи в аренду с согласия учредителя недвижимого имущества, финансовое обеспечение содержания такого имущества учредителем не осуществляется (п. 6 ст. 9.2 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ). Оплачивать коммунальные услуги, потребленные арендатором, учреждение может только за счет приносящей доход деятельности.
Расходы в части коммунальных услуг, потребленных арендатором и предъявленных ему арендодателем к возмещению, являются собственными доходами бюджетного учреждения и отражаются по виду финансового обеспечения 2 (п. 5 раздела III.3, п. 5 разд. IV Методических рекомендаций).
Рассматриваемая ситуация отражается в учете бюджетного учреждения записями:
Как арендодателю отразить в бухгалтерском учете возмещение коммунальных расходов
Отражение в бухучете арендодателя операций, связанных с возмещением коммунальных расходов, зависит от выбранного способа расчетов за коммунальные услуги:
Коммунальные платежи включены в арендную плату
Если арендодатель получает возмещение коммунальных услуг от арендатора в составе арендной платы, эту операцию отразите как получение дохода от аренды (п. 5 и 7 ПБУ 9/99). Помимо документов, связанных с расчетом по арендной плате (например, актов), для документального оформления данного способа расчетов могут потребоваться счета коммунальных служб. Эти документы подтвердят размер компенсируемых расходов.
Затраты арендодателя на коммунальные услуги и поставку энергии в бухучете нужно учесть в зависимости от того, является ли сдача имущества в аренду для организации отдельным видом деятельности или нет .
Если сдача имущества в аренду является отдельным видом деятельности организации, то стоимость коммунальных услуг учтите в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). При этом в учете сделайте проводку:
Дебет 20 Кредит 76 (60)
– включена в расходы стоимость коммунальных услуг по объекту аренды (на основании счета коммунальных служб).
Если сдача имущества в аренду не является отдельным видом деятельности организации, то стоимость коммунальных услуг, приходящихся на объект аренды, учтите в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99). При отражении в бухучете стоимости коммунальных расходов сделайте проводку:
Дебет 91-2 Кредит 76 (60)
– включена в расходы стоимость коммунальных услуг по объекту аренды (на основании счета коммунальных служб).
Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 20, 91, 76, 60).
Ситуация: как арендодателю отразить в бухучете операции, связанные с возмещением стоимости коммунальных услуг от арендатора? Арендатор компенсирует стоимость коммунальных платежей по отдельному счету.
Когда арендодатель получает от арендатора компенсацию коммунальных услуг, то такая операция признается возмездным оказанием услуги по перечислению коммунальных платежей (ст. 779 ГК РФ, п. 7 ПБУ 9/99). В бухучете отразите ее так:
Дебет 76 (62) Кредит 91-1
– отражены прочие доходы от реализации услуг.
Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов.
Основанием для данной записи должен послужить документ, подтверждающий факт оказания услуг (например, выставляемый арендатору счет на оплату коммунальных услуг) (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Данная точка зрения об отражении расчетов по возмещению коммунальных платежей через счета учета финансовых результатов была высказана в письмах Минфина России от 12 мая 2000 г. № 04-05-11/40 и от 13 сентября 2000 г. № 04-02-04/1. Хотя в них содержатся ссылки на старый План счетов, выводы, приведенные в этих документах, можно распространить и на новый порядок отражения операций на счетах бухучета.
Наряду с доходами в бухучете нужно отразить и расходы – то есть стоимость коммунальных услуг, возмещаемых арендатором. Соответственно, эти суммы нужно учесть в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99). При отражении расходов в учете сделайте проводку:
Дебет 91-2 Кредит 76 (60)
– включена в расходы стоимость коммунальных услуг по объекту аренды (на основании счета коммунальных служб).
Пример отражения в бухучете арендодателя операций, связанных с возмещением стоимости коммунальных услуг от арендатора (на основании отдельного счета)
ЗАО «Альфа» в январе сдало в аренду помещение в принадлежащем ей здании.
В соответствии с заключенным договором арендатор компенсирует арендодателю стоимость коммунальных платежей, приходящихся на это помещение. Стоимость коммунальных платежей не входит в состав арендной платы и оплачивается на основании отдельного счета, выставленного арендодателем.
В феврале общая стоимость коммунальных платежей по зданию, принадлежащему «Альфе», составила 12 000 руб. (в т. ч. НДС – 1830 руб.). Из них на арендованное помещение приходится 3300 руб. (в т. ч. НДС – 503 руб.). Арендатор оплатил стоимость коммунальных услуг в марте.
В бухучете организации сделаны следующие записи.
Дебет 26 Кредит 60
– 7373 руб. ((12 000 руб. – 1830 руб.) – (3300 руб. – 503 руб.)) – включена в расходы стоимость коммунальных услуг, приходящаяся на арендодателя;
Дебет 19 Кредит 60
– 1327 руб. (1830 руб. – 503 руб.) – отражен входной НДС по коммунальным платежам, подлежащий вычету;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 1327 руб. – принят к вычету входной НДС со стоимости коммунальных услуг;
Дебет 76 Кредит 91-1
– 3300 руб. – предъявлена арендатору к возмещению стоимость потребленных им коммунальных услуг;
Дебет 91-2 Кредит 60
– 3300 руб. – списана на расходы стоимость коммунальных услуг, предъявленных арендатору (на основании счета коммунальных служб).
Дебет 51 Кредит 76
– 3300 руб. – получена компенсация от арендатора.
Арендодатель выступает посредником
Если организация заключает посреднический договор на приобретение коммунальных услуг, в бухучете расчеты с арендатором-заказчиком отражайте на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», к которому целесообразно открыть субсчета:
В бухучете арендодателя операции, связанные с приобретением услуг по посредническому договору, отражаются следующими проводками (без учета операций по НДС).
Если посредник участвует в расчетах:
Дебет 51 Кредит 76 субсчет «Расчеты с заказчиком за приобретенные товары (работы, услуги)»
– получены денежные средства от заказчика на приобретение услуг;
Дебет 76 субсчет «Расчеты с заказчиком за приобретенные товары (работы, услуги)» Кредит 60
– отражена задолженность перед поставщиком, подлежащая погашению заказчиком;
Дебет 60 Кредит 51
– оплачены услуги, приобретенные для заказчика;
Дебет 76 субсчет «Расчеты с заказчиком по возмещению расходов» Кредит 60 (76)
– отражена задолженность заказчика по возмещению расходов, связанных с исполнением поручения;
Дебет 60 (76) Кредит 51
– оплачены расходы, связанные с исполнением поручения;
Дебет 76 субсчет «Расчеты с заказчиком по вознаграждению» Кредит 90-1
– отражена сумма вознаграждения за посреднические услуги;
Дебет 76 субсчет «Расчеты с заказчиком за приобретенные товары (работы, услуги) Кредит 76 субсчет «Расчеты с заказчиком по вознаграждению»
– удержана сумма вознаграждения из средств, полученных от заказчика (если посредник самостоятельно удерживает вознаграждение);
Дебет 51 Кредит 76 субсчет «Расчеты с заказчиком по вознаграждению»
– получено посредническое вознаграждение от заказчика (если заказчик выплачивает вознаграждение после исполнения поручения);
Дебет 76 субсчет «Расчеты с заказчиком за приобретенные товары (работы, услуги) Кредит 76 субсчет «Расчеты с заказчиком по возмещению расходов»
– зачтены расходы, подлежащие возмещению заказчиком (если зачет предусмотрен условиями договора);
Дебет 51 Кредит 76 субсчет «Расчеты с заказчиком по возмещению расходов»
– возмещены заказчиком расходы, связанные с исполнением поручения.
Если посредник не участвует в расчетах:
Дебет 76 субсчет «Расчеты с заказчиком по возмещению расходов» Кредит 60 (76)
– отражена задолженность заказчика по возмещению расходов, связанных с исполнением поручения;
Дебет 60 (76) Кредит 51
– оплачены расходы, связанные с исполнением поручения;
Дебет 76 субсчет «Расчеты с заказчиком по вознаграждению» Кредит 90-1
– отражена сумма вознаграждения за посреднические услуги;
Дебет 51 Кредит 76 субсчет «Расчеты с заказчиком по вознаграждению»
– получено посредническое вознаграждение от заказчика;
Дебет 51 Кредит 76 субсчет «Расчеты с заказчиком по возмещению расходов»
– возмещены заказчиком расходы, связанные с исполнением поручения.
Компенсация арендодателю коммунальных услуг в 1С: Бухгалтерии 8 ред. 3.0
Всё чаще и чаще для нужд предприятий арендуются нежилые помещения у физических лиц. Однако все расходы на аренду должны отражаться в учётной документации организации, а это вызывает немало вопросов. Зачастую непонятно, что такое постоянная и переменная часть арендной платы, как отражать компенсацию коммунальных услуг, которая является переменной частью арендной платы. В настоящей статье будут рассмотрены все тонкости возмещения подобных затрат арендодателю, а также правила их отражения на счетах учета в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 ред. 3.0.
Так как в договор аренды включены основная и переменная части платы, то со стороны арендатора требуется особое внимание в части учётной политики.
Касательно переменной части платы за аренду, то в договоре должны быть подробно перечислена все ее составляющие. Переменную часть образует потреблённый арендатором объём коммунальных услуг. Такая сумма меняется из месяца в месяц и напрямую зависит от начислений ресурсоснабжающих организаций.
Арендодатель всегда в первую очередь подробно расписывает в договоре, из чего складывании переменная часть арендной платы, ведь потребление арендатором коммунальных услуг в больших объёмах сильно сказывается на увеличении затрат арендодателя. Это, в свою очередь, делает сдачу недвижимости в аренду убыточным.
К таким услугам причисляются электроснабжение, водоснабжение, отопление, газоснабжение, водоотведение.
Чаще всего соглашение с коммунальщиками заключают арендодатели, поэтому они и выступают плательщиками коммунальных услуг. Не всегда ресурсоснабжающие компании идут навстречу арендаторам в просьбах прямого заключения договора. Надёжнее всего вступать в договорные отношения с владельцами помещений, нежели с арендаторами. В настоящей статье плательщиком коммунальных услуг будет являться арендодатель.
Арендатору следует учитывать, что не облагаются НДФЛ лишь те коммунальные услуги, чья стоимость прямо зависит от их фактического потребления арендатором. В обратном случае, то есть когда на стоимости услуг не сказывается их фактически потреблённый объём арендатором, то с таких расходов НДФЛ может уплачиваться (Письма Минфина России от 12.11.2013 № 03-04-06/48313, от 17.04.2013 № 03-04-06/12985).
Объём потребленных арендатором коммунальных услуг отслеживается по индивидуальным приборам учёта. С компенсации арендодателю затрат на услуги ЖКХ по индивидуальным счётчикам НДФЛ не уплачивается. При возмещении арендодателю затрат на общедомовые нужды по показаниям общих счетчиков, выплаты с таких сумм облагаются НДФЛ, так как они являются доходом.
Если переменная часть арендной платы уплачивается как налог на прибыль, то отражаются такие расходы датой представления арендодателем подтверждающих документов арендатору (п.п. 3 п. 7 ст.272 НК РФ). В этой связи арендодателю разрешается законом представлять квитанции, подтверждающие затраты на коммунальные услуги, за несколько месяцев сразу.
При этом на арендаторе лежит обязанность по возмещению исключительно понесенных арендодателем расходов, а не тех, которые он понесёт в будущем. Таким образом, подлежат уплате арендодателем за счёт собственных средств лишь счета по услугам ЖКХ, выставленные на его имя коммунальными организациями. Лишь после фактической оплаты арендатору предоставляется пакет документов на компенсацию, который включает квитанции и счета на оплату от поставщиков коммунальных услуг, а также платёжные документы, свидетельствующие о фактически понесённых арендодателем расходах.
Арендатор ничего не возмещает, если арендодатель не оплатил счета от ресурсоснабжающих организаций.
Проведение оплаты счетов по услугам ЖКХ арендодателем возможно с привлечением платежных агентов (например, через платежные терминалы или другие варианты оплаты). В таком случае надлежит оплатить банковскую комиссию. Возмещение арендодателю расходов на арендную плату и комиссию банка для целей налога на прибыль учитывается арендатором, только если данное положение закреплено в договоре аренды (п. 1 ст. 252 НК РФ; п.п. 1 и 2 ст. 614 ГК РФ).
В том случае, когда в договоре не оговорено включение в переменную часть арендной платы и банковской комиссии, то арендатору запрещается учитывать компенсацию таких затрат.
Ниже будет рассмотрено, как данные операции отражаются в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0. Все расчёты с арендодателем ведутся на счёте 76.05 «Расчёты с прочими поставщиками и подрядчиками».
По документу «Услуги (акт)» производится начисление коммунальных платежей.
Для этого пользователю нужно зайти в раздел «Покупки», потом перейти по ссылке – «Поступления (акты, накладные)».
Нажимная на кнопку «Поступление», пользователь создаёт новый документ с видом «Услуги (акт)».
Стоит отметить, что в рассматриваемой ситуации в документе «Поступление услуг» не нужно заполнять номер и дату акта и счет-фактуры. Нужно ввести правильный счет учёта 76.05, указать контрагента, договор, а также оказываемую услугу.
Документом создаётся проводка Дт 26 Кт 76.05: в этом случае по договору аренды недвижимого имущества коммунальные платежи начислены.
Кроме того, с помощью подобной детализации будет легко разграничить суммы по основной и переменной части арендной платы. Такая опция позволит существенно увеличить наглядность проведённых операций и, в свою очередь, снизить риск ошибок.
Перечислять возмещение за услуги ЖКХ арендатор может как из кассы компании документом «Выдача наличных», так и с расчётного счёта документом «Списание с расчетного счета».
В 1С: Бухгалтерия предприятия 8 ред. 3.0 алгоритм по выдаче наличных денежных средств из кассы включает прохождение следующих этапов.
Пользователь заходит в раздел «Банк и касса», затем переходит по гиперссылке «Кассовые документы».
Пользователь формирует документ «Выдача наличных» с таким видом операции, как «Оплата поставщику». Указывается контрагент, сумму, договор, правильные счета расчетов, заполняются в обязательном порядке реквизиты печатной формы.
Как только документ проведён, будет сформирована проводка Дт 76.05 Кт 50.01. В этом случае оплата компенсации коммунальных услуг арендодателю произведена из кассы арендатора.
Когда возмещение затрат арендодателю проводится с расчётного счета арендатора, то данную операцию правильно будет отразить в следующем порядке. Пользователь заходит в раздел меню «Банк и касса», после чего нажимает на гиперссылку «Банковские выписки».
Формируется документ «Списание с расчетного счета» с таким видом операции как «Оплата поставщику». Пользователь заполняет все требуемые вкладки в документе, в том числе правильные счета учета.
Как только документ «Списания с расчетного счета» проведён, в программе будут сформированы проводки Дт 76.05 Кт 51. С этого момента оплата возмещения коммунальных услуг арендодателю с расчетного счета арендатора проведена.
Кроме того, чтобы проверить корректность проведённых операций, пользователю пригодится отчёт «Анализ счета». С такой проверкой, помимо прочего, возможно отследить корректность выбранных счетов. Такой документ легко найти в разделе «Отчеты».