письмо о продлении срока договора в связи с коронавирусом
Уведомление о форс-мажоре в связи с коронавирусом — образец
Эпидемия коронавируса стала обстоятельством чрезвычайного характера, повлиявшим на способность выполнять свои обязательства по договорам для многих контрагентов. Но эта чрезвычайность позволяет не только избежать ответственности за несоблюдение условий договора, но и сохранить нормальные отношения с партнерами. О том, что необходимо для этого, — в нашем материале.
Что делает пандемию коронавируса форс-мажором
Форс-мажор при договорных отношениях — это обстоятельства, ставшие неожиданностью для сторон действующего договора и характеризуемые как (п. 1.3 приложения к Постановлению Правления ТПП РФ от 23.12.2015 № 173-14):
Этим характеристикам полностью соответствуют меры, принимаемые в России из-за борьбы с распространением коронавируса. В их числе:
Для многих бизнесменов, имеющих договорные отношения, они сделали невозможным исполнение обязательств, предусмотренных договорами.
Обязательно ли извещать контрагента о форс-мажоре?
Эпидемия коронавируса — факт общеизвестный и коснувшийся не только России, но и всех иных стран. Но это не означает, что контрагента, с которым имеется действующий договор, не нужно известить о наличии форс-мажорных обстоятельств, связанных с эпидемией.
Объясняется это с тем, что конкретная ситуация у каждой из сторон договора складывается по-своему. Не для всех она становится чрезвычайной. И о том, что именно происходит у контрагента, вторая сторона может лишь предполагать. Поэтому контрагент, считающий, что у него в связи с эпидемией имеет место форс-мажор, должен обязательно известить второго участника соглашения.
Такое извещение позволит лицу, заявившему о форс-мажоре:
Срок, отводимый на уведомление контрагента о возникновении чрезвычайной ситуации, обычно указывается в договоре. Но если раздел о форс-мажоре не включен в договор или текст его не содержит необходимой информации, известить контрагента о проблеме следует как можно быстрее.
Направляют извещение о форс-мажоре в письменном виде по адресу, указанному в договоре или полученному из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Если договор предусматривает определенный способ для передачи такого документа, надо воспользоваться этим способом.
Содержание уведомления о форс-мажоре в связи с коронавирусом
Определенной формы уведомления о чрезвычайной ситуации не предусмотрено. Особенности его содержания могут оговариваться в тексте договора. Но всегда в этом документе должны присутствовать:
В уведомление может включаться перечень документов, подтверждающих наличие чрезвычайных обстоятельств. Если такой перечень предусмотрен договором, его наличие в уведомлении обязательно.
Документы, прилагаемые к уведомлению о форс-мажоре
Состав документов, подтверждающих факт форс-мажора, может присутствовать в тексте договора в разделе, посвященном чрезвычайным обстоятельствам. В этом случае прилагаемые к уведомлению документы следует сформировать по этому списку.
Чаще всего там имеется отсылка к:
Если раздела о форс-мажоре в договоре нет или список подтверждающих документов в нем не предусмотрен, сформировать нужный комплект можно по своему усмотрению. Для ситуации с коронавирусом в него могут войти:
Письмо о продлении срока договора в связи с коронавирусом
В соответствии с пунктом 11.8 Регламента Министерства финансов Российской Федерации, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 14 сентября 2018 г. N 194н, Минфином России не осуществляется разъяснение законодательства Российской Федерации, практики его применения, практики применения нормативных правовых актов Минфина России, а также толкование норм, терминов и понятий, за исключением случаев, если на него возложена соответствующая обязанность или если это необходимо для обоснования решения, принятого по обращению.
Согласно пункту 2 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009, письма федеральных органов исполнительной власти не являются нормативными правовыми актами.
В этой связи следует учитывать, что письма Минфина России и его структурных подразделений не содержат правовых норм, не направлены на установление, изменение или отмену таких норм, а содержащаяся в них позиция является мнением ведомства и не может рассматриваться в качестве общеобязательных государственных предписаний постоянного или временного характера.
Также Минфин России не обладает ни надзорными, ни контрольными функциями и (или) полномочиями в отношении осуществляемых закупок, в связи с чем не вправе рассматривать вопрос о правомерности совершенных и (или) совершаемых действий участниками контрактной системы в сфере закупок.
Вместе с тем Департамент считает необходимым отметить, что в связи с распространением новой коронавирусной инфекции в Закон N 44-ФЗ введена специальная норма, допускающая в 2020 году по соглашению сторон изменение срока исполнения контракта, и (или) цены контракта, и (или) цены единицы товара, работы, услуги (в случае, предусмотренном частью 24 статьи 22 Закона N 44-ФЗ), и (или) размера аванса (если контрактом предусмотрена выплата аванса), если при его исполнении в связи с распространением новой коронавирусной инфекции, вызванной 2019-nCoV, а также в иных случаях, установленных Правительством Российской Федерации, возникли независящие от сторон контракта обстоятельства, влекущие невозможность его исполнения (часть 65 статьи 112 Закона N 44-ФЗ в редакции Федерального закона от 24 апреля 2020 г. N 124-ФЗ).
Предусмотренное частью 65 статьи 112 Закона N 44-ФЗ изменение условий контракта осуществляется при наличии в письменной форме обоснования такого изменения на основании решения Правительства Российской Федерации, высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации, местной администрации (за исключением случая изменения размера аванса в соответствии с указанной частью) при осуществлении закупки для федеральных нужд, нужд субъекта Российской Федерации, муниципальных нужд соответственно и после предоставления поставщиком (подрядчиком, исполнителем) в соответствии с Законом N 44-ФЗ обеспечения исполнения контракта, если предусмотренное указанной частью изменение влечет возникновение новых обязательств поставщика (подрядчика, исполнителя), не обеспеченных ранее предоставленным обеспечением исполнения контракта, и требование обеспечения исполнения контракта было установлено в соответствии со статьей 96 Закона N 44-ФЗ при определении поставщика (подрядчика, исполнителя).
Также отмечаем, что изменение условий контракта в соответствии с частью 65 статьи 112 Закона N 44-ФЗ может быть осуществлено в пределах доведенных в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации лимитов бюджетных обязательств на срок исполнения контракта.
Таким образом, согласно части 65 статьи 112 Закона N 44-ФЗ Правительство Российской Федерации вправе принять решение о возможности по соглашению сторон вносить изменения в заключенные заказчиками для федеральных нужд контракты в части, в том числе срока исполнения контракта, если при его исполнении в связи с распространением новой коронавирусной инфекции, вызванной 2019-nCoV, возникли независящие от сторон контракта обстоятельства, влекущие невозможность его исполнения, при наличии доведенных в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации лимитов бюджетных обязательств.
| Заместитель директора Департамента | Д.А. Готовцев |
Обзор документа
Правительство вправе принять решение о возможности по соглашению сторон вносить изменения в заключенные контракты, в том числе в части срока исполнения, если из-за коронавируса возникли независящие от сторон обстоятельства, влекущие невозможность исполнения, при наличии доведенных лимитов бюджетных обязательств.
Примерная форма обоснования изменения срока исполнения контракта (в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19)) (подготовлено экспертами компании «Гарант»)
ГАРАНТ:
Настоящая форма разработана в соответствии с положениями ч. 65 ст. 112 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»
Обоснование
изменения срока исполнения контракта (в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19))
[ наименование государственного/муниципального заказчика ]
ГАРАНТ:
См. справку «Коронавирус COVID-19»
См. дополнительное соглашение об изменении срока исполнения контракта (в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19))
Исполнение контракта по независящим от Сторон обстоятельствам без изменения срока его исполнения невозможно, а именно в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19), вызванной 2019-nCoV.
В связи с чем Сторонами принято решение об изменении срока исполнения контракта: [ указать новый срок исполнения контракта ].
Внесение указанных изменений в контракт необходимо и целесообразно, поскольку [ обосновать решение об изменении срока исполнения контракта ].
Об изменении срока исполнения контракта принято решение [ Правительства РФ/высшего исполнительного органа государственной власти субъекта РФ/местной администрации при осуществлении закупки для федеральных нужд, нужд субъекта РФ, муниципальных нужд соответственно ] от [ число, месяц, год ] N [ значение ].
[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]
Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Примерная форма обоснования изменения срока исполнения контракта (в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19))
Разработана: Компания «Гарант», апрель 2020 г.
Письмо о продлении срока действия договора
Письмо о продлении срока действия договора составляется в случае, когда в изначальном договоре было прописано такое условие его продления. При этом нет необходимости в подписании дополнительных соглашений, в переписывании условий изначально достигнутых договоренностей.
Этот документ оформлять необязательно, если договор подразумевает неопределенный (неограниченный) срок. Во всех других случаях, при истечении времени действия одного соглашения между контрагентами, какой-либо способ продления должен быть применен. В противном случае договор будет считаться расторгнутым.
Формулировка
Обычно в договорах встречается пункт, ясно дающий понять, на какой срок он заключен, а главное, что послужит условием для его продления. Есть такое юридическое понятие, как обоюдное согласие.
Для того чтобы ясно и однозначно заявить о своем желании продлить существующие условия договорного соглашения, необходимо обменяться письмами о продлении срока действия договора. И многозначности здесь быть не должно.
Виды договоров
В деловой документации такого плана могут встречаться разные ссылки на законодательство. Они будут зависеть от того, какого вида был заключен договор. Бывают соглашения об аренде, займе, поставке. Например, если стороны договорились об аренде помещения на каких-либо условиях и желают, чтобы все оставалось по-прежнему, они в документации могут ссылаться на первый пункт 621 статьи Гражданского кодекса.
Составные части письма
Письмо в идеале печатается на бланке организации. Так в верхней части страницы будут гарантированно находиться ее контактные данные и наименование. Если же под рукой нет особых бланков, то подойдет стандартный формат А4, офисная бумага. На ней должна содержаться такая информация:
Заверяется письмо «автографом» руководителя либо лица, которое имеет соответствующие права на подписание деловой документации.
Отправка
Регистрация документа происходит в журнале исходящей корреспонденции. Для того чтобы доказать существование письма, достаточно будет указать число, название документа и заверить это подписью ответственного за доставку.
Для надежности подобного рода документы лично вручают представителю контрагента (с постановкой подписи) либо отправляют по почте с постановкой отметки о вручении.
Юридические тонкости
При заключении договоров необходимо уделить особое внимание срокам. Если речь идет о пролонгировании, то необходимо уточнить, сколько раз можно прибегать к продлению срока и на каких условиях. При судебных разбирательствах частенько встречаются дела, при которых контрагенты имеют разные точки зрения на то, когда именно закончилось действие того или иного договора. Письмо о продлении срока действия договора в этом случае будет являться гарантией второй стороны того, что первая была в курсе о продлении соглашения.
Важный нюанс: на письмо обязательно должен прийти ответ с подтверждением либо отказом от продления срока действия соглашения. Все стороны должны выразить свое согласие, только так условия останутся прежними.
Если же условия договора необходимо корректировать, то тут будет удобнее оформить дополнительное соглашение. Этот способ наиболее распространен в нашей стране.
Обязательна ли печать
С 2014 года к «мокрой» печати значительно смягчились требования. Теперь для юридической силы того или иного письма достаточно подписи уполномоченного лица. А если письмо посылается по электронной почте, его вообще можно подписывать электронной версией печати.
Правда, к этому способу прибегают пока мало, так как организации не видят смысла в приобретении электронной печати. Письмо о продлении срока действия договора посылают обычной почтой.
Условия
Для того чтобы взаимное согласие контрагентов было достаточным условием для продолжения действия существующих соглашений, в основном договоре необходимо прописать:
Также стоит учесть, что невозможно продлить то, что уже закончилось. Договор нужно продлевать до его прекращения.
Иначе существует вероятность возникновения ошибок, возможность мошенничества одной из сторон.
В большинстве случаев если между сторонами существуют конструктивные деловые взаимоотношения и условия прописаны однозначно, недопонимание исключается.
Срок хранения
Обычно деловая переписка имеет короткий срок хранения, но это не относится к письму о продлении срока действия договора. Его необходимо сохранять ровно столько, сколько хранится сам договор.
Соглашение при этом может быть постоянным или временным. Может подлежать хранению 5, 10, 75 лет. Это будет зависеть от его специфики. И письмо должно к нему прилагаться и храниться столько, сколько он.
Этот момент необходимо учесть сотруднику, который отвечает в организации за хранение документации. Если подразумевается бумажная форма хранения, то лучше скрепить эти два документа, особенно если не составлено дополнительное соглашение о продлении срока действия.
Можно ли продлить срок исполнения госконтракта по 44-ФЗ
Продление сроков контракта по 44-ФЗ — это изменение даты его исполнения по соглашению сторон, которое подписано и заказчиком, и поставщиком. Отдельные правила действуют на время коронавируса.
Основания для продления госконтрактов
Гражданский кодекс предусматривает изменения условий договора при наличии существенных оснований (п. 1 ст. 451 ГК). Контракты, которые заключены на основании положений закона №44, подлежат изменениям в исключительных случаях, среди которых:
Практика решений УФАС этого года показывает, можно ли продлить срок выполнения работ по контракту по 44-ФЗ по чрезвычайной ситуации — нет, если это не является последствием вспышки ковида. Чрезвычайные обстоятельства не прописаны в законе №44 как причина для продления договора, но подрядчик не платит неустойку за просрочку (ч. 9 ст. 34 44-ФЗ).
Продление сроков из-за коронавируса
До конца 2020 года, учитывая нововведения, в случае необходимости срок исполнения заказа продлевается по соглашению сторон (ч. 65 ст. 112 44-ФЗ). Изменение по этому основанию допустимо при наличии:
В ч. 65 ст. 112 ФЗ-44 указано, на какой срок можно продлить исполнение договора из-за пандемии — до конца 2020 года. При внесении изменений проводим пересчет обеспечения, если на это есть необходимость, в сторону увеличения или уменьшения и прописываем новый срок возврата поставщику этих денежных средств. Возврат гарантии, которая была представлена, не проводим. Требовать перечисления денежных средств по этому документу не нужно.
Продление исполнения оформляйте в виде дополнительного соглашения, факт подписания которого отражайте в реестре контрактов.
Продление из-за уменьшения финансирования
Когда заказчика лишают финансирования вышестоящие инстанции, допустимо согласование отсрочки платежей, если к этому моменту заказчик получит иные ресурсы и это предусмотрено условиями договора. Рассказываем, как продлить срок оплаты муниципального контракта в связи с короновирусом, пошагово:
Шаг 1. Подготовить письмо, которое содержит:
Шаг 2. Согласовать и подписать конечный вариант соглашения.
Шаг 3. После подписания соглашения отобразить этот факт в реестре контрактов.
Продление по решению органа власти
Если договор невозможно исполнить по обстоятельствам, которые заказчик и поставщик не в силах изменить, органы власти вправе принять решение о сдвиге даты его закрытия. Основанием для продления сроков послужит постановление правительства или постановление администрации об изменении сроков контракта (постановление №1186 от 19.12.2013).
Какой орган власти уполномочен принимать решение, зависит от параметров договора:
Продление строительных госконтрактов
Когда во время стройки возникают непредвиденные обстоятельства, закон №44 допускает внесение изменений в условия договора в виде соглашения, которое подписано заказчиком и подрядчиком. Ст. 95 ФЗ №44 разъясняет, в каком случае возможно продление сроков выполнения работ по 44-ФЗ в 2020 году:
Если для внесения изменений нет веских причин, как отказать подрядчику продлить срок выполнения по контракту — сошлитесь на отсутствие оснований для продления по ФЗ №44.
Пролонгация госконтрактов с единственным поставщиком
Изменение даты закрытия договора, который заключен с ед. источником, допустимо, если (п. 10 ч. 1 ст. 95 44-ФЗ):
Автоматическая пролонгация договоров по ФЗ №44
Автоматическое продление действия договора на следующий финансовый год контрактным законодательством не предусмотрено. В связи с этим заказчикам рекомендовано ежегодно проводить закупку товаров, работ, услуг в соответствии с потребностями. В том числе по тем договорам, которые заключают на постоянной основе — снабжение электрической энергией, водными ресурсами, газоснабжение и проч.
При этом ГК допускает пролонгацию договора на снабжение электрической энергией (п. 2 ст. 540 ГК). Это значит, что если заказчик решил сменить поставщика коммунальных услуг и не уведомил его об этом во время действия договора, который заключен, его условия продолжают действовать. Ресурсы, которые потребляет заказчик, подлежат оплате, а если возникнет задолженность — проводят начисление неустойки в виде штрафов и пеней.
Нормативная база
Собрали документы, которые помогут разобраться в правилах и ничего не нарушить.
| Основные тезисы | Реквизиты документа | Скачать |
|---|---|---|
| Письмо Минфина №24-03-08/6836 от 06.02.2018 | Скачать в КонсультантПлюс |
Опыт работы в сфере госзаказа более 10 лет (скорая помощь, театр им. Н.П. Акимова, Биржа — торги для Газпрома, Транснефти). Высшее образование по специальности «Финансы и кредит» (Университет при МА ЕВРАЗЭС), дипломированный эксперт по госзакупкам.