письмо о смене паспортных данных директора образец

Смена паспортных данных в налоговой

Как изменить паспортные данные участника или директора в ЕГРЮЛ

Как происходит автоматическая смена паспортных данных и в каких случаях потребуется самостоятельное уведомление налоговой

На данный момент в соответствии со ст. 5 ФЗ от 08.08.2001 № 129-ФЗ налоговая инспекция самостоятельно вносит в ЕГРЮЛ информацию об изменении паспортных данный руководителей и участников организаций на основании данных, полученных из федеральной миграционной службы. Обновленные сведения должны быть внесены в ЕГРЮЛ не позднее чем через 5 дней с момента поступления в ФНС информации об их изменении.

Если у вас в организации у участника или директора изменились паспортные данные, рекомендуем заказать расширенную выписку из ЕГРЮЛ (в отличии от обычной выписки в расширенной отображаются все паспортные данные). Если сменилась фамилия, то можно посмотреть обычную выписку, там сразу будет видно внесены ли изменения в ЕГРЮЛ.

На практике автоматическое изменение данных в налоговой часто происходит очень долго или не происходит совсем. Это может повлечь проблемы с банками, нотариусами, гос. органами, контрагентами (особенно если изменение данных касается смены фамилии руководителя организации).

В таких случаях можно написать письмо в ФНС с требованием осуществить в надлежащем порядке процедуру внесения изменений. Однако срок рассмотрения такого обращения будет составлять до 30 календарных дней.

Для ускорения процесса можно подать в налоговую форму Р13014, которую будут рассматривать всего 5 рабочих дней.

Подача заявления по форме Р13014 потребуется также в том случае, если смена паспортных данных происходит у участника или директора, которые являются иностранными лицами. Организация обязана сообщить в налоговую новые паспортные иностранцев в течение 7 рабочих дней (в 2021 году срок увеличен, ранее было 3 рабочих дня).

Процедура самостоятельной смены паспортных данных в налоговой

Шаг 1. Принятие решение о смене паспортных данных.

Данный шаг не является обязательным, т.к. решение о смене паспортных данных в ЕГРЮЛ не относится к компетенции общего собрания участников.

При нежелании подавать решение (протокол) участников можно приложить копию Приказа директора, c примерным текстом: «В связи cо сменой паспортных данных участника (директора), провести государственную регистрацию изменений в ЕГРЮЛ».

Либо можно просто подать заявление Р13014 без дополнительных документов. Хотя рекомендуем приложить хотя бы копию нового паспорта.

Шаг 2. Подготовьте форму Р13014.

Обратите внимание, что форма Р14001 с 25 ноября 2020 года больше не применяется. Новая форма Р13014 утверждена Приказом ФНС России от 31.08.2020 N ЕД-7-14/617@.

Для смены паспортных данных директора или участника ООО в форме Р13014 необходимо заполнить следующие листы:

Шаг 3. Заверить форму Р13014 у нотариуса.

При подаче документов в налоговую лично, по доверенности или по почте необходимо заверить форму Р13014 у нотариуса. Заявителем в этом случае является руководитель общества и именно он обязан посетить нотариуса для заверения подписи.

При онлайн подаче документов через Интернет с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) это не требуется.

Шаг 4. Подайте заявление об исправлении ошибки в регистрирующий орган.

Для смены паспортных данных по форме Р13014 необходимо представить следующий комплект документов в регистрирующий орган:

За государственную регистрацию изменений в ЕГРЮЛ в связи со сменой паспортных данных госпошлина не взимается.

Шаг 5. Получение документов из ФНС.

Срок регистрации новых паспортных данных — 5 рабочих дней.

Документы, подтверждающие факт внесения записи в ЕГРЮЛ с отметкой регистрирующего органа, направляются в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью налоговой, на адрес электронной почты, указанной заявителем в форме заявления. Также налоговая по запросу заявителя выдает документы, подтверждающие содержание электронных документов на бумажном носителе.

Источник

Смена паспортных данных учредителя, директора ООО

Документ, удостоверяющий личность гражданина РФ (паспорт) –основной документ россиян при достижении 14 лет и до конца жизни. Обязательной смене он подлежит при достижении гражданина возраста 20 и 45 лет. Также бывают непредвиденные обстоятельства и в этих ситуациях возникает необходимость замены или при утере получения документа. При смене паспорта меняются паспортные данные гражданина (серия, номер, дата и кем выдан, а также можно поменять дату рождения, ФИО и т.д.). Рассмотрим, будет ли иметь какое-то влияние на деятельность ООО при смене удостоверения личности учредителя или директора.

Законодательное регулирование внесения изменений при смене паспорта руководителя

Процедура смены паспорта руководящих органов ООО отражается на смене документов организации и базируется на следующих нормативных актах:

Информация, указываемая в паспорте, влияющая на деятельность ООО

Основаниями для смены паспорта являются:

В документе, удостоверяющем личность, отражается информация, имеющая важное значение для лиц, являющихся учредителями или директорами ООО. К ней можно отнести:

Порядок предоставления сведений об изменении паспортных данных

На сегодняшний день при смене паспорта руководителя или учредителя ООО не требуется подавать эти сведения в ФНС. По межведомственному взаимодействию МВД в электронной форме должно предоставить информацию ФНС о смене паспорта.

Межведомственное взаимодействие основывается на передаче данных конфиденциального характера.

За непредставление данных к должностному лицу может применяться дисциплинарное, административное наказание (но не уголовное).

Получив сведения об изменениях в паспортных данных, ФНС вносит коррективы в течение 5 рабочих дней.

В дальнейшем ФНС обязана уведомлять о произошедших изменениях паспортных данных руководителя в ПФР и в ФСС. А чтобы не произошли непредвиденные ситуации, необходимо уточнять о внесении изменений, о сроках их внесения.

Необходимость в самостоятельной смене данных в ЕГРЮЛ

Самостоятельно придется вносить изменения в таких случаях:

Важно! ООО необходимо отслеживать изменение информации (как правильность данных, так и сроки) в ЕГРЮЛ, так как в дальнейшем ФНС может еще и наказать общество по причине неверных данных в ЕГРЮЛ.

Порядок действий при внесении изменений в ЕГРЮЛ о данных директора

Если ООО желает своевременно внести изменения информации в документы государственных органов, необходимо:

Важно! Если изменение утверждено протоколом, то в течение 3 дней после его утверждения не предоставляется форма Р14001 в НФС, то налагается штраф 5000 руб.

При условии, если директор – иностранный гражданин, то изменение его паспортных данных проходит в соответствии с законодательством другой страны. Директор должен доводить информацию ФНС о ходе процесса изменения паспортных данных. После смены удостоверения личности руководителя-иностранного гражданина необходимо подать в ФНС заявление Р14001 самостоятельно, по причине отсутствия межведомственного взаимодействия ФНС с государственными органами других стран.

Информирование банка об изменениях паспортных данных директора

При внесении новых точных данных об изменениях паспортных данных директора, нужно подать сведения в банк, где открыт счет. У каждого банка свои требования, но в основной пакет документов включаются:

Банковская карта подлежит замене, если директор изменил ФИО. Также со сменой фамилии может быть изменена подпись, достоверность которой подтверждается в банке у уполномоченного сотрудника или у нотариуса.

Сроки информирования банка о смене данных указывается в договоре банковского счета.

Информирование контрагентов о смене паспорта директора

Действующие партнеры при заключении договоров могут сформировать запрос в ЕГРЮЛ о праве совершения действий ООО. Если не своевременно вносятся данные о директоре, то можно испортить отношения с имеющимися контрагентами. В связи с этим об изменениях паспортных данных директора ООО рекомендовано проинформировать партнеров, с которыми установлены или еще устанавливаются договорные отношения.

Для изведения деловых партнеров об изменении данных руководителя, можно направить информационное письмо, оформленное на фирменном бланке и подписанное директором.

Пример текста информационного письмо о смене паспортных данных директора

Настоящим письмом доводим до Вашего сведения о смене паспортных данных директора нашей организации ООО «Альфа и омега», которым является Александрова Мария Ильинична, ранее – Иванова.

Выписка из протокола прилагается.

Изменение Устава в случае смены паспортных данных учредителей

В некоторых случаях изменения паспортных данных учредителей, а иногда и директора (если прописано в Уставе), приводят к необходимости внесения изменений в Устав ООО.

При внесении изменений в Устав информацию предоставляет в ФНС непосредственно организация.

О внесении сведений в Устав ФНС информируется заявлением по форме № Р13001. Для его формирования необходимо:

С момента вынесения решения об изменениях в Уставе в 3-дневный срок необходимо уведомить ФНС.

Ошибка при обнаружении неточности в ЕГРЮЛ

При смене паспортных данных директора (например в одной букве или цифре) изменения в ЕГРЮЛ внесены с ошибкой и при получении новой выписки не сразу заметили неточности. Есть ли необходимость менять данные?

В этом случае обязательно нужно подать заявление на внесение изменений по форме Р14001 с приложением новой копии паспорта.

Ошибка при действиях директора без доверенности

Как правило, директор действует и принимает решения от лица ООО на основании паспорта, без доверенности. При получении нового паспорта смена данных в ЕГРЮЛ происходит примерно в течение 2 недель.

При получении нового паспорта в нем отражаются данные ранее действовавшего паспорта, на которые можно сослаться. Можно также выписать на время внесения новых данных доверенность.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Нужно ли вносить изменения в ЕГРЮЛ, если с директором продлен трудовой договор?

Ответ: Изменения в ЕГРЮЛ нужно вносить, если в качестве директора принимается новый человек (представляется заявление по форме Р14001), при продлении договора с одним и тем же лицом никаких изменений вносить не нужно.

Вопрос №2: Есть ли необходимость менять Устав ООО, в котором не указаны паспортные данные учредителей и нет информации о директоре (при смене паспортных данных)?

Ответ: В этом случае в Устав изменения не вносятся и в ФНС не нужно представлять заявление Р13001. В случае смены паспортных данных учредителей и директора необходимо отследить смену данных в ЕГРЮЛ, производящуюся на основе межведомственного взаимодействия МВД и ФНС.

Источник

Директор поменял паспорт: чем это грозит организации

Смена паспорта может быть по разным причинам, как правило, это:

Другие изменения — например, смена адреса регистрации, рождение детей не влекут за собой замену паспорта, это данные просто вносятся в действующий документ. Хотя и о них нужно сообщать по месту работу — зачем, тоже обязательно расскажем.

Сведения о директоре содержаться во множестве документов, как внутри компании, так и за ее пределами. Сначала разберемся, где внести изменения бухгалтеру или кадровику.

Изменения паспортных данных директора в локальных документах

Об изменениях паспортных данных в организации для начала должны узнать. Для этого директор должен написать заявление, в котором сообщит новые паспортные данные. А вот прикладывать копию паспорта не рекомендуем — закон о персональных данных против этого.

Копии других документов (свидетельство о браке, справку из МВД о потере и т.п.) требовать не обязательно.

Прежде всего изменения надо внести в карточку Т2, где содержатся все основные данные о сотруднике.

Т.к. в карточке уже будут вписаны прежние сведения, то их нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой и вписать чуть выше новые. Рядом с записью поставьте дату, подпись ответственного лица, его ФИО и должность. Можно добавить ссылку на документ, на основании которого вносятся изменения (заявление), но это не обязательно.

Важно! Дата заявления имеет значение. Представьте, что вы отправляете отчет РСВ, а его не принимают — не та фамилия или номер паспорта. А оказывается вам вовремя директор не сообщил об изменениях. Если отчет не будет принят и организация получит штраф, то у бухгалтера или кадровика обязательно будет подтверждение, что виноват именно руководитель, а не сотрудник.

Далее надо внести изменения в трудовую книжку (в части ФИО), если она ведется в бумажном виде. Данные также аккуратно зачеркиваются, вносятся новые.

Что касается СЗВ-ТД, то специально подавать форму при произошедших изменениях не нужно.

У Ак Барс Банка бухгалтерия онлайн для УСН и ОСНО — считает зарплату, заполняет и отправляет отчеты, напоминает про налоги и много чего еще, даже счета разошлет автоматически — просто настройте рассылку.

После этого изменения вносятся в кадровые и бухгалтерские программы учета, как правило, такие сведения хранятся там в формате истории — можно посмотреть в какое время действовал тот или иной документ.

Если директор является учредителем компании, то необходимо вписать новые данные в список участников общества, в котором содержатся сведения о персональных данных.

В зависимости от специфики, компании может понадобиться внесение изменений и в другие документы и программы:

Но самые масштабные действия придется провести вовне организации.

Изменение паспортных данных для внешних пользователей

Разделим на несколько категорий тех, кто получает данные о руководителе и для кого они имеют значение:

Государственные органы: ФНС, ПФР, ФСС

Для большинства внешних пользователей — выписка из ЕГРЮЛ это главный источник сведений о вашей компании, если данные о директоре в выписке и документах, которые вы представили (например, договор), не совпадут, в части той же фамилии, например, то вам могут отказать в сотрудничестве.

Аналогично при разнице в данных по выписке и в документации вам откажут при подаче заявки на участие в торгах.

С ПФР есть важный нюанс — изменения в СНИЛС. При смене фамилии сотрудник (не только директор) должен обратиться в ПФР для замены сведений, сделать это можно как лично, так и через работодателя (см. п.1, п.3 статьи 9 Федерального закона № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Пока данные в ПФР не будут изменены, отчеты, содержащие ФИО и СНИЛС, такие, как СЗВ-М или Расчет по страховым взносам, будут показывать при контроле ошибку. Поэтому работодателю стоит самостоятельно направить сведения в Пенсионный фонд, заручившись заявлением работника.

В банке данные о директоре тоже есть и конечно нужно известить его об изменениях, а вот электронную подпись заменять не всегда обязательно, как и карточку подписей.

Если меняется номер паспорта, а ФИО остаются прежними, то достаточно подать в банк анкету с новыми сведениями вместе с сопроводительным письмом. Эти данные банк фиксирует в своей системе и будет идентифицировать по ним руководителя.

А вот если изменилась фамилия, тогда придется поменять карточку с образцами подписи и заменить ЭЦП.

Реквизиты счета за 5 минут — это реально!

Оператора ЭДО необходимо также уведомить о смене паспортных данных, т.к. это может повлиять на использование электронных подписей, как мы писали выше. Сейчас руководители получают ЭЦП в налоговой бесплатно, поэтому при изменении данных, если директор уже использует новую подпись от ФНС, за заменой придется обратиться в инспекцию. Выдадут новый сертификат также безвозмездно.

В Единой информационной системе (ЕИС) хранятся сведения о руководителе. Эта система используется для участия в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Информация из нее поступает на электронные торговые площадки — ЭТК (входящие в перечень отобранных ). Если данные в ЕИС не актуальны, они будут неактуальными на всех этих аккредитованных площадках.

На коммерческих ЭТК вносить изменения придется самостоятельно.

Им сообщать об изменениях и вовсе необязательно, хотя можно составить простое информационное письмо, примерно вот такое:

« Уважаемый контрагент, сообщаем, что в связи с изменением паспортных данных руководителя организации, в документах будет указана новая фамилия — вместо Иванова И.И. — Петренко И.И. По вашему запросу готовы предоставить выписку из ЕГРЮЛ с обновленными данными. »

Некоторые компании просят предоставить копию (скан) паспорта директора для заключения договора, поэтому могут запросить новую копию документа. В этом случае организации также следует обратить внимание на закон о персональных данных. Если сотрудник дал свое разрешение на передачу данных третьим лицам — передавать, если нет — необходимо получить согласие от руководителя. Если он не согласен — сослаться на закон и отказать в предоставлении копии. В большинстве случаев контрагенту будет достаточно в итоге только самих данных.

Мы обещали рассказать, почему некоторые изменения в паспорте, хоть и не связанные с его заменой, тоже могут быть важны.

Сведения о детях вписываются на особую страницу в паспорте и только. Но сам факт рождения ребенка может принести радость не только сам по себе, но и еще и приятные бонусы на работе.

Работник, в том числе и директор, имеет право на получение стандартных вычетов. В их числе вычет на детей:

Также предоставляются вычеты на детей-инвалидов.

Количество детей может влиять на предоставление отпуска. Например, работнику, у которого 2 и более ребенка в возрасте до 14-ти лет, в соответствии со статьей 263 ТК РФ коллективным договором могут быть установлены дополнительные отпуска без сохранения заработной платы в удобное для сотрудника время. А для многодетного работника (трое и более детей до 18 лет) ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в любое время по его желанию (правда пока младшему из детей не исполнится 14 лет), это указано в статье 262.2 ТК РФ.

В России большое количество организаций, где директор — это еще и учредитель, а компания регистрируется по месту его прописки. В случае изменения адреса регистрации руководителя, необходимо поменять и юридический адрес компании.

Как правило, это влечет изменение устава и подачу заявления по уже известной нам форме 13014. Но в уставе можно не прописывать конкретный адрес до улицы и дома, а указать только город, точный же адрес указывается в заявлении, как местонахождение юридического лица. В этом случае каждый раз при переезде директора не придется менять устав.

Перемена юридического адреса требует извещения контрагентов, банка, внесения изменений в ЕГРЮЛ и т.д. — фактически все то же самое, что мы описали выше. К тому же возможно изменение привязки к налоговой инспекции и отделению ПФР, при этом отчетность придется сдавать уже в новые органы.

Смена паспорта директора — это не только перемены в его жизни, но и в работе организации, поэтому бухгалтеру стоит проинформировать руководителя о последствиях и предупредить, что несвоевременное сообщение о таком важном факте может привести к штрафам и даже остановкам в рабочих процессах компании.

Источник

Новая форма Р13014 при смене паспортных данных с 25 ноября 2020

Бланк заявления и инструкции по заполнению в 2021 году

Новая форма Р13014

Бланк заявления в формате Word. Содержит страницы, необходимые для смены паспортных данных.

Порядок заполнения формы при смене паспортных данных

При смене паспортных данных руководителя или участника Общества, если они являются гражданами России, сообщать об этом в налоговую инспекцию необязательно. Федеральная миграционная служба должна передать информацию в налоговый орган, который внесет необходимые данные в ЕГРЮЛ.

Но встречаются случаи, когда это происходит достаточно долго и неверные данные в ЕГРЮЛ (особенно в ФИО директора) мешают нормальной работе организации. Поэтому при необходимости о смене паспортных данных можно уведомить ФНС самостоятельно.

Титульный лист, страница 1

Раздел 1 ОГРН и ИНН заполняются строго в соответствии с данными ЕГРЮЛ.

При смене паспортных данных в разделе 2 ставим цифру «2» — «изменение сведений о юридическом лице, содержащихся в Едином государственном реестре юридических лиц».

Поменялись данные участника

Для смены паспортных данных участника в форме Р13014 необходимо заполнить Лист «Г».

Здесь в пункте 1 проставляется цифра 3, в пункте 2 указывается ФИО и ИНН точно в соответствии с данными налоговой.

Далее в пункте 3 указываем новые данные: если изменилась фамилия, то в соответствующей строке указываем уже новую фамилию.

Ниже вписываем данные нового паспорта.

Поменялись данные директора

Необходимо приложить лист «И», в котором в пункте 1 ставим цифру 3, в пункте 2 указываем ФИО и ИНН точно в соответствии с данными налоговой.

Пункт 3 заполняем полностью в соответствии с новыми данными диреткора.

Лист Н «Сведения о заявителе»

Данный лист заполняется в обязательном порядке. Заявителем при смене паспортных данных является руководитель организации.

В пункте 1 подставляется цифра 1.

В пункте 2 указываются паспортные и иные данные заявителя. Если сведения о директоре менялись, то здесь укажите уже новые данные.

Пункт 3 заполняем обязательно. Здесь необходимо указать электронную почту заявителя, так как именно туда поступят документы о регистрации изменения. Также обязательно указание номера контактного телефона.

Форма Р13014 подписывается собственноручно и подпись заверяется нотариусом, который самостоятельно должен будет заполнить пункт 4 на листе «Н».

Источник

Смена паспортных данных учредителя и директора ООО

Плановая замена паспорта или внеочередная (при утере, смене фамилии, имени или отчества)

Паспорт российского гражданина — основной документ, подтверждающий его личность. Как и любой другой документ, он имеет срок действия. Законодательно действие паспорта заканчивается, когда его владельцу исполняется 20 или 45 лет. Документ, полученный после 45-летнего возраста, бессрочен и действует на протяжении всей жизни его владельца.

Такие изменения, как состояние в браке, рождение детей, изменение места прописки и так далее, вписываются в документ без его замены.

При изменении паспортных данных гендиректора, учредителя предприятия или предпринимателя без образования юридического лица новые паспортные данные должны быть внесены в единый государственный реестр. Раньше эта обязанность возникала у самого предпринимателя, учредителя, руководителя. Требовалось заполнить форму Р14001 (сейчас это форма Р13014), заверить у нотариуса подпись в форме-заявлении, передать документ в налоговую службу. Теперь работники ФМС обязаны передавать все изменения паспортных данных в налоговую инспекцию. А ФНС самостоятельно вносит изменения в госреестр.

ВАЖНО! Закон предусматривает внесение измененных паспортных данных в единый госреестр только для граждан РФ. Граждане других государств обязаны подавать заявление в форме Р14001 с заверенной нотариально подписью в ФНС, как и прежде.

Возникли сомнения в ходе документального оформления той или иной процедуры, связанной с деятельностью организации? На нашем форуме можно уточнить любые моменты. Здесь, например, помогут разобраться, когда и как требуется обновление Решения учредителя.

Получение выписки из ЕГРЮЛ с внесенными изменениями о генеральном директоре

От даты выдачи паспорта до внесения изменений паспортных данных директора в государственный реестр может пройти до 15 рабочих дней. Связано это с тем, что документообмен между службами ФНС и ФМС может затянуться. Обратившись после этого срока с заявлением в ФНС о выдаче выписки из ЕГРЮЛ и получив ее на руки, вы сможете увидеть и проверить сделанные изменения.

Иначе возможны неприятности. Например, до момента внесения изменений в ЕГРЮЛ вы не сможете воспользоваться услугами банка. А полученные в этот промежуток времени выписки для контрагентов и торгов будут иметь неактуальные сведения.

Что делать, если директор сменил фамилию? Ответ на этот вопрос читайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Что делать, если данные нового паспорта не были внесены в ЕГРЮЛ или внесены с ошибками?

Если прошло достаточно времени, а в новой выписке из ЕГРЮЛ указаны данные старого паспорта или произведены изменения с ошибкой, то вам потребуется обратиться в налоговую службу с просьбой исправить допущенную ошибку.

Вы можете воспользоваться формой Р13014 (ранее была форма Р14001), отметив в разд. 2 стр. 1, что она подается в связи с исправлениями ошибочных данных, а можете обратиться в налоговую службу с заявлением произвольного формата. К такому заявлению необходимо будет приложить копию паспорта.

Итоги

О том, как правильно составляются должностные инструкции для руководителей, узнайте из статьи «Должностная инструкция генерального директора ООО — образец-2020».

Источник