письмо по списку рассылки образец
Как оформить список рассылки для адресатов документа и сделать на него ссылку в тексте?
Вначале ответа на этот вопрос нужно пояснить, что реквизит «адресат» оформляется не на всех видах организационно-распорядительных документов. Например, он должен присутствовать на таких документах, как служебные письма, служебные записки, докладные и объяснительные записки, заявления и др., но не должен оформляться на положениях, инструкциях, приказах, распоряжениях, решениях и некоторых других документах.
При оформлении реквизита «адресат» нужно соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003.
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
3.15. …Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
Соответственно, если документ адресуется одновременно четырем (или менее) разным организациям или лицам, то все они указываются друг под другом в реквизите «адресат».
Указание нескольких адресатов преследует цель информирования каждого получателя об остальных адресатах. Но если получателей более четырех, то указание их всех на одном документе займет львиную долю его объема. Если адресатов больше, то составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список рассылки должен составлять исполнитель (разработчик) документа.
Отметим, что жестких требований к форме списка рассылки нет. Поэтому организация может выбрать наиболее удобную для нее форму и закрепить ее в инструкции по делопроизводству. Возможный вариант оформления показан в Примере 4.
Также список рассылки оформляется в том случае, когда документ отправляют в несколько однородных организаций. В данном случае на самом документе наименование адресатов указывают обобщенно (например, Администрации районов Московской области), а в списке рассылки, как правило, перечисляют наименования каждого адресата и его почтовый адрес.
Отметим, что ГОСТ Р 6.30-2003 и другие нормативно-методические документы по делопроизводству не содержат никаких указаний о том, нужно ли делать ссылку на список рассылки в реквизите «адресат» или другом реквизите документа. Обычно в документе не делают отметок о наличии списка рассылки. Но в практике встречаются документы, в которых в конце реквизита «адресат» делается ссылка на список рассылки:
Как оформить лист рассылки и лист ознакомления с приказом? Их можно объединить?
Наверняка в СЭД предусмотрены все функциональные настройки для рассылки документов и ознакомления с ними, ведется системный протокол контроля действий пользователей, в котором с указанием дат, часов и минут фиксируются факты: сотрудник получил файл (документ), открыл и читал его в течение какого-то времени и в соответствии с правами доступа совершил разрешенные действия с ним. В СЭД рассылка приказов обычно проектируется по стандартным маршрутам, а листы рассылки и листы ознакомления могут автоматически формироваться как отдельные отчеты из системы, что важно для организации контроля исполнения.
И в Положении о СЭД, и в Инструкции по делопроизводству можно закрепить порядок ознакомления с изданными распорядительными документами исключительно в электронном виде (кроме установленных законодательством исключений). Если такой порядок не всем понятен или «не все хотят» его соблюдать, дополнительно возможно издание приказа по административно-организационным вопросам, в котором надо просто закрепить, что:
Если культура работы с документами и ответственность исполнителей не сформированы, то при передаче документа лично в руки и даже под подпись в журнале все равно может найтись сотрудник, который заявит службе делопроизводства, что ничего не получал, и подпись не его («я не я и подпись не моя»).
Тем не менее листы рассылки и листы (журналы) ознакомления с документами (в т.ч. в бумажной форме) вполне могут существовать в практике работы с документами.
Например, Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; далее – Примерная инструкция) предусматривает, что в процессе исполнения документа сотрудник-исполнитель осуществляет подготовку списка (указателя) рассылки документа, когда он (скорее всего, с сопроводительным письмом) направляется во внешние организации группе адресатов более чем в 4 адреса (п. 7.3 и 7.8 раздела VII «Организация работы исполнителя с документами»). А служба делопроизводства рассылает исполнителям копии приказов, распоряжений в электронной форме или на бумажном носителе в соответствии с указателем рассылки (п. 5.48 раздела V «Организация документооборота»).
При рассылке документов внутри организации рекомендуем включать в лист:
Это новое правило управления документами, о котором сотрудникам-исполнителям необходимо напоминать. Кроме того, контролируйте, чтобы исполнители, готовящие листы рассылки, подписывали их.
Цель листа рассылки внутренних документов – зафиксировать маршрут движения документа, т.е. наименования структурных подразделений и наименования должностей и фамилий исполнителей и всех сотрудников, которые должны быть проинформированы о документе и принятом решении. Лист рассылки оформляется и подписывается сотрудником-исполнителем вместе с проектом распорядительного документа. См. Пример 1.
Пример 1. Заполненный исполнителем лист рассылки к проекту приказа
Цель листа (журнала) ознакомления с изданными распорядительными документами и поручениями – зафиксировать факт получения документа исполнителем и принятия его на исполнение с учетом контрольных сроков. Лист ознакомления оформляется к уже изданному распорядительному документу и обычно подписывается сотрудником службы делопроизводства, который будет проводить процедуру ознакомления. См. Пример 2.
Пример 2. Заполненный службой делопроизводства лист ознакомления с изданным приказом
Если речь идет об одном и том же распорядительном документе, одних и тех же объектах его маршрутизации (подразделения и исполнители), то, действительно, ничто не мешает вам совместить на одном бумажном носителе решение двух управленческих задач (маршрут движения + фиксация факта получения на исполнение). Нормативно это нигде не установлено, но вполне возможно сформировать единый лист рассылки и ознакомления, если речь идет о работе с документами в бумажной форме. Тем более что в современной практике смысловые различия «рассылки» и «ознакомления» постепенно стираются и поглощаются новым термином «трансляция корпоративной информации и документов», в котором обобщаются разные цели, формы и методы их распространения, включая ознакомление под подпись, передачу документов под расписку, рассылку через СЭД и т.п.
Форму такого листа можно утвердить в качестве самостоятельной или в составе Инструкции по делопроизводству, а потом использовать как прототип одной из форм отчетов, которая может формироваться в СЭД (возможный вариант показан в Примере 3).
Пример 3. Оформленный лист рассылки и ознакомления может иметь следующий вид
Этот лист необходимо будет сформировать в дело вместе с самим изданным распорядительным документом. А назвать его лучше просто «лист рассылки», чтобы соответствовать Примерной инструкции.
Когда в документе писать «довести до сведения», а когда «ознакомить»? В чем оттенки смысла? Ответ в журнале № 5′ 2019
Образец письма клиенту: 20 готовых шаблонов для рассылки
Какой самый эффективный и проверенный способ взаимодействия между деловыми людьми? Как быстро обозначить свою информированность и показать адресату, что вы в теме, не обладая достаточным временем для детального ответа? Как быстро оповестить группу клиентов о важном мероприятии или сделать им выгодное предложение? Конечно, с помощью готовых шаблонов. Они используются во всех сферах, но целевое действие у них общее – короткая, но актуальная информация. Не важно, какая у вас специфика работы. Деловая переписка – неотъемлемая часть общения. С этой целью, для оперативного ответа используют готовые шаблоны.
Личная визитка представителя организации
Можно использовать для отправки контактных данных потенциальному клиенту:
Здравствуйте, это [Имя].
Мои контакты [адрес электронной почты, мессенджеры].
Предложение о возможном сотрудничестве
Образец можно использовать как предложение услуг или товаров. Если клиент откликается, дальнейшие переговоры планируются в индивидуальном порядке.
Мы [краткая информация о компании].
Готовы предложить выгодные условия, просим рассмотреть предложение и дать обратную связь.
Информация клиенту о просроченной задолженности
Исполнение финансовых обязательств – важная часть договора. Когда перестают поступать средства за поставленные товары или оказанные услуги, высылается шаблон информационного письма:
На сегодняшний день у Вас образовалась задолженность [сумма]
По договору [дата, номер]
Просим Вас выслать на наш адрес гарантийное письмо о сроках погашения.
При отсутствии гарантии будем вынуждены прекратить поставки
Отказ от предлагаемой услуги для клиентов
Часто компании используют массовые рассылки своим клиентам с целью предложения услуг или покупки чего-либо. Такие обращения можно проигнорировать, а можно воспользоваться специальным шаблоном и вежливо отказать. Всегда есть вероятность возврата к обсуждению в другое время:
Благодарим за интересное предложение, когда возникнет необходимость, мы обязательно к Вам обратимся.
Обращение к клиентам с целью сбора информации
Когда возникает необходимость оперативно собрать данные для анализа информации, например, о качестве выпускаемой продукции у клиентской базы, и совершенно нет времени на личные звонки:
Компания [название] просит Вас дать обратную связь по вопросу [тема]
это не отнимет у Вас много времени и поможет нам в сборе необходимой информации и улучшении качества продукции.
Рассылка шаблона информационного характера
Используется для уведомления заинтересованных лиц в изменение чего-либо:
Информируем вас об изменении режима работы нашего предприятия [название],
Подробности о работе центрального офиса и филиалов уточняйте по телефону[номер]
Привлечение дополнительного внимания клиентской базы
Такой вариант удачен для активного проведения маркетинговых мероприятий (акций, дополнительных скидок), рекламы услуг и товаров:
Обращаем ваше внимание, что в период [даты и время] все услуги нашего центра
Бесплатны для посетителей с детьми. Спешите воспользоваться выгодным предложением.
Информирование о возобновлении услуги
Предположим, какая-либо услуга вами временно не оказывалась. Об ее текущем статусе клиентам может рассказать следующий шаблон:
Информируем вас, что с [дата]
Вновь доступна услуга [наименование]
Будем рады сотрудничеству!
Предложения об оказании услуги
Если профиль вашей деятельности – обучение, а клиентами являются производственные компании, такой образец поможет сделать рассылку и проинформировать об интересующем их мероприятии:
Информируем вас о проведении тренинга для руководителей
[название, адрес и дата проведения].
При заинтересованности просим выслать списки участников.
Информация о прекращении сотрудничества
Не редкость, когда клиенты или партнеры, не исполняют обязательств по договору. Для выяснения причин и возможности урегулирования, обычно отправляется шаблон:
На сегодняшний день вы неоднократно нарушили [пункты договора]
Компания [название] не считает возможным продолжать дальнейшее сотрудничество.
Наш юрист свяжется с Вами для оформления необходимых документов.
Уведомления об открытии нового филиала компании
Расширение географии – положительный результат деятельности любой организации. Охватывая новые территории, увеличивается возможность привлечения клиентов, или улучшения условий для существующих (возможно им не придется пользоваться дорогостоящими услугами логистики)
Коллеги, информируем вас об открытии нового филиала
Который снизит нагрузку на [адрес] и сделает доставку на ваши адреса более удобной
Информация о проведении мероприятия
Это может быть официальное действие или мероприятие развлекательного характера с открытым доступом всех желающих принять участие клиентов:
[название компании] проводит [мероприятие], которое состоится
[дата, время и место проведения]
Приглашаем принять участие.
Уведомление партнеров/клиентов о кадровых изменениях
Важная информация для коллег и партнеров об изменении в штате. Такое сообщение необходимо для своевременной информации и соблюдения правил адресности деловой переписки. В основном исходит от прямого руководителя сотрудника:
Уважаемые коллеги, уведомляем вас, что с [дата]
Руководителем отдела [отдел]
По всем вопросам обращаться по [контакт]
Уведомление клиентов об отсутствии на рабочем месте
Информация об отсутствии – переадресация и вежливый намек – не беспокоить по рабочим вопросам в отпуске. В большинстве случаев используется в формате массовой рассылки:
Здравствуйте, в период [даты]
Буду находиться в очередном отпуске,
По всем вопросам обращаться к [данные к кому обращаться].
Информирование о режиме работы в праздничные дни
Наличие актуальной информации исключает неловкие ситуации, например, клиент к вам обратился, а у вас – выходной. Важно предупредить, особенно, если это не обычные выходные, а длительные праздники. Если специфика вашей работы не подразумевает остановки процесса, укажите контакт, к кому обращаться в случае необходимости.
[название компании] информирует о режиме работы в праздничные дни
По возникающим вопросам в этот период просим обращаться [контакт]
Информация клиентам о смене формы собственности
В процессе своей деятельности юридические лица могут менять форму собственности, за этим следует изменение во всех официальных документах, в том числе и в договорах, для информирования используют следующий вариант уведомления:
[название компании] уведомляет о реорганизации и необходимости перезаключения основного договора.
Наши новые реквизиты [данные].
Просим в ближайшее время заключить новый договор.
Уведомление об изменение каких-либо условий или соглашений
Рассылается во избежание непонятных ситуаций, заранее, перед наступлением события для заинтересованных клиентов компании:
[название компании] сообщает, что с [дата]
Изменилась цена на [наименование, новые условия].
Просим учесть при составлении заказов.
Информация о поступлении новинок
Аналогично предыдущему, с дополнением о статусе «новинка» и побуждением к покупке. Предположим, для клиентов, распространяющих вашу продукцию:
[название компании] сообщает, что с [дата]
В продаже появилась новинка [наименование, цена].
Ждем ваших заказов.
Информация об изменение условий лояльности клиентов
Всегда приятная информация для коллег, партнеров и просто клиентов – увеличение процента скидки, например,
[название компании] сообщает, что с [дата]
Изменяются условия по скидкам для постоянных клиентов [алгоритм].
Надеемся на продолжение сотрудничества
Поздравления (массовая рассылка)
Проявление уважения к окружающим людям – поздравления с общепринятыми праздниками клиентов компании:
[название компании] поздравляет вас с [праздник]
Мы ценим наше партнерство и от всей души желаем вам успехов и процветания.
Надеемся на продолжение сотрудничества в дальнейшем
В WireCRM легко вести учет клиентов и продаж, работать с финансами и складом, создавать документы по шаблону. Первые 14 дней бесплатны для всех новых пользователей. Изучите возможности сервиса, ведите учет клиентов и пользуйтесь поддержкой наших специалистов!
Еще записи:
Тестовое задание для менеджера по продажам
Тест оценки менеджера по продажам при приеме на работу
Как не перегореть на работе
Как сделать анализ конкурентов?
Простые способы анализа конкурентов
Техника продажи без скидок
Если покупатель с порога магазина просит скидку, то значит он зашел не просто так, в статье мы расскажем, что такое техника продажи без скидок
Как вернуть потерянного клиента
В любом бизнесе актуальна проблема потери клиента, но как ее решить? Не обращать внимание на потери и удерживать тех, кто имеется?
Открыл, прочитал, кликнул: как сделать привлекательное письмо для рассылки
Как создать письмо, которое интересно открыть, приятно читать и хочется кликнуть по ссылке?
Расскажем от выбора сервиса рассылки и шаблонов до главных элементов письма. Плюс подскажем, как избежать Читайте и пробуйте приемы в своих письмах.
Выбор сервиса рассылки
У популярных сервисов даже на дешевых и бесплатных тарифах есть основной набор:
Готовые шаблоны писем в MailChimp
Благодаря этим опциям вы сможете сделать симпатичное письмо, отправить его вашим подписчикам и получить данные об их реакции.
Дальше выбирайте подходящий тариф и наборы функций. Обратите внимание:
Когда сервис выбран и адреса загружены, разбейте всю базу подписчиков на сегменты и для каждого сегмента продумайте своё предложение. Шаблон письма можно использовать один, а вот содержание разное. Мы не рекомендуем делать рассылки каждый раз по всей базе. Трудно придумать универсальное предложение, которое заинтересует сразу всех.
Верстка и визуальное оформление письма
Письмо должно хорошо выглядеть и легко читаться на большинстве устройств — от стационарного компьютера на Windows XP до смартфона с последней версией Android. Как этого достичь? Давайте разберемся.
Ограничения верстки
В применимо многое из того, что используется в дизайне сайтов. Причина — большое количество почтовых программ. Одни пользователи до сих пор просматривает почту через Outlook, другие читают письма со смартфонов. Надо подстроиться под каждого. Поэтому:
Шаблоны популярных рассылочных сервисов (Mailchimp, Unisender и другие) учитывают эти требования (кроме длины письма, она на вашей совести). Если собираетесь создавать собственные шаблоны, читайте об особенностях и ограничениях в энциклопедии emailwiki.
Красивая подача
Чтобы получателю было приятно и интересно читать письмо, следуйте советам:
Если собираетесь анонсировать акцию, разместите несколько блоков с картинками, названием товаров и кнопками/ссылками. 
Не рекомендуем рассылать письма с сокращенными ссылками (т.е. ссылки, которые были сокращены с помощью сервиса Google URL Shortener и ему подобных). Почтовый сервис может заподозрить вас в спаме.
Элементы письма, влияющие на конверсию
Открыл, кликнул — действия, которых мы ждем от получателя. Они напрямую зависят от этих элементов:
Lingualeo и La Redoute используют прехедер, а «Лабиринт» и Bonprix нет
Когда вы ведете обычную переписку, в качестве прехедера используется первая строчка письма. Для рассылки разработайте прехедер специально.
Отслеживание результатов
Почтовые сервисы собирают данные по открытиям (open rate) и кликам (click rate) для каждой рассылки. Сравнивайте их и выбирайте самые эффективные варианты.
Чтобы переходы с рассылок отображались в вашей системе аналитики, используйте и. Это символы, которые добавляются к каждой ссылке. По ним вы отследите тех, кто перешел на сайт из писем. Для создания используйте Компановщик URL.
Приемы против
Вы можете создать идеальный заголовок, интересный текст и приятный дизайн. Но толку не будет, если адресаты не увидят письма.
В почтовых сервисах работают Они не пропускают подозрительные письма. Соблюдайте правила, чтобы не оказаться в папке «Спам» мы уже упоминали):
Идеального письма не бывает. Одних людей привлекают кричащие заголовки, других серьезные. Одни отправляют в спам яркую рассылку с призывами, другие кликают и покупают. Варианты, которые работают сейчас, могут не работать через полгода.
Поэтому экспериментируйте, пробуйте новые походы и помните главное:
Спрашивайте или делитесь своим опытом ведения рассылки в комментариях.
Текст для рассылки: универсальные советы для создания эффективных писем
Рассказываем, как написать работающий текст для email рассылки — логичный, структурированный, полезный для читателя. Даем шесть советов, с которыми легко написать рассылку даже начинающему копирайтеру, и смотрим примеры удачных писем.
Содержание
Советы по написанию эффективного текста для рассылки
Те, кто начинает писать, часто ищут волшебный прием, с которым текст станет «вкусным» и «продающим». Те, кто пишет давно, уже поняли — никаких волшебных приемов нет, но есть основные правила построения текста. Рассказываем, на что обратить внимание, чтобы текст рассылки получился сильным и выполнял свои задачи.
Писать для людей, а не для себя
Первая ошибка компаний — писать о себе. Эффективное письмо в первую очередь решает проблемы клиента, а не просто рассказывает о компании. Посмотрим на примере приветственного письма от приложения Life360, которое помогает отслеживать перемещения близких:
Приветственное письмо от приложения Life360
Писать просто и без штампов
Пишите так, чтобы текст был понятен даже людям «не в теме». Если вы хорошо разбираетесь в своей сфере, то наверняка используете специфичные термины и много профессионального сленга. При этом среди ваших подписчиков могут быть и такие же профи, и новички, которым будет сложно разобраться в тексте. Старайтесь писать так, чтобы было понятно и интересно и тем и другим.
Не используйте заезженные выражения, которые ничего не значат: «динамично развиваемся», «лидеры рынка», «высокотехнологичная продукция» и тому подобные. Напишите факты, которые создадут реальный образ компании, преимущества, которые важны для подписчика. Например, «выигрываем 9 из 10 взятых дел» или «доставляем заказ в любую точку области за 3 дня».
Важно! Чтобы составить эффективный текст для рассылки, задайте себе три вопроса: какую задачу компании решит эта рассылка, как она поможет подписчику, как сделать письмо понятным и дружелюбным.
Не писать больше чем нужно
У людей много дел кроме чтения почты. И если вы отправите длинное письмо, они даже не начнут его читать. Старайтесь быть краткими — определите для себя суть предложения по трем вопросам, которые мы описали выше, и оберните эту суть в минимум текста для рассылки.
Онлайн-супермаркет «Перекресток» предлагает купить дыни и арбузы. Яркий баннер, торговое предложение в паре абзацев, CTA кнопка — больше здесь ничего не нужно:
Рассылка от онлайн-супермаркета «Перекресток»
Добавлять минимум CTA
Письмо подводит читателя к целевому действию — зайти на сайт, купить, зарегистрироваться. Чтобы не распыляться, выберите одно целевое действие и ведите к нему. Это поможет читателю сосредоточиться. Как составить убедительный CTA, читайте в нашей статье.
Можно использовать несколько одинаковых CTA, например, в подборке товаров, чтобы подписчик мог сразу купить один из них. Несколько CTA кнопок можно поставить в длинной рассылке, поделенной на несколько смысловых блоков. Каждому блоку — своя кнопка, чтобы подписчик не потерялся и выполнил нужное целевое действие. При этом самый важный блок выносите в начало.
Структурировать тело письма
Посмотрите сами, что вам будет приятнее прочитать:
Варианты текста с делением на абзацы и без него
Мозг так устроен, что ищет самый легкий путь. «Простыня» текста — это большая задача, за нее не хочется браться. Текст, разбитый на разделы и абзацы, — это много маленьких задач, к которым подсознательно легче подойти.
Бесплатные email рассылки
Создайте аккаунт в SendPulse и отправляйте до 15 000 писем бесплатно каждый месяц!
Если готовите длинную рассылку с несколькими темами — обязательно делите ее на смысловые блоки. Так вы упрощаете задачу читателя. Ему понравится, что можно быстро пробежать письмо глазами и выделить для себя самые интересные моменты.
Вычитывать перед отправкой
Как любой текст, рассылку нужно вычитать перед отправкой. Если вы сами пишете, редактируете и верстаете письма, взгляд замыливается и скользит по тексту, не вникая в него. Из-за этого можно пропустить ошибки, сложные формулировки и провалы в логике изложения.
Вот какие есть хитрости, чтобы отловить все огрехи:
Как добиться, чтобы письмо заметили в инбоксе
Вы написали лаконичный текст для рассылки, который решает проблему читателя, — это уже хорошо. Теперь нужно сделать письмо привлекательным снаружи, чтобы рассылку заметили во входящих и открыли.
Имя отправителя. Выбирайте его в зависимости от стиля общения в рассылке. Для официальных писем можно написать в этом поле название компании, для более неформальных — добавить к названию имя сотрудника. Если продвигаете личный бренд, то используйте свое имя.
Яркая тема. После имени отправителя взгляд переходит именно к теме. Если человек еще не знаком с вашим контентом, то именно на основании темы он решит, открывать это письмо или нет. Используйте для цепляющей темы эти проверенные приемы:
И обязательно загляните в нашу статью о том, как выделиться в инбоксе. Здесь мы собрали самые эффективные способы.
Прехедер. Этот элемент дополняет тему. С учетом того, что длину темы нужно ограничивать 60 знаками, в прехедер можно поместить уточняющие детали.
Если вы не пропишете прехедер, то он автоматически подтянется из начала текста письма, и это далеко не всегда будет выглядеть органично. Например, как в этой рассылке от интернет-магазина La Redoute:
Письмо с автоматическим прехедером от интернет-магазина La Redoute
А вот дайджест SendPulse. Мы отправили ее от имени сотрудника компании, а в тему письма вынесли пользу. Благодаря этому письмо в инбоксе выглядит не бездушной корпоративной рассылкой, а так, будто живой человек захотел поделиться полезными материалами. Эмодзи в теме выделяет письмо в списке входящих, а прехедер дополняет тему:
Рассылка SendPulse, в которой прехедер дополняет тему
Важно! Старайтесь делать письма, в которых все элементы будут работать слаженно. Подробнее об анатомии рассылки и о том, как достичь эффективной гармонии в письме, расскажет наша статья.
Достойные примеры текста письма для рассылок
Посмотрим на несколько примеров рассылок.
Пример №1
Первое письмо в нашей подборке — от магазина органической косметики 4fresh. Рассылка предлагает скидку дня на три бренда.
Что взять на заметку в этом письме:
Пример №2
Второе письмо — от образовательного ресурса GeekBrains. Что хорошо сделано в этом письме:
Пример №3
Приветственная рассылка на английском от косметического бренда Birchbox. Что стоит выделить здесь:
Финальный совет — пишите и читайте больше. Создавайте тексты ежедневно, заведите личную рассылку или блог, подпишитесь на сильных конкурентов. Благодаря постоянной практике и удобному сервису SendPulse ваши рассылки будут приносить отличный результат.