план работы отдела кадров на 2021 год образец
Как разработать план мероприятий отдела кадров
В динамично развивающейся организации необходимо планировать текущую деятельность подразделений в соответствии с общей стратегией так, чтобы она была направлена на успешное решение актуальных задач. При этом стоит провести анализ деятельности за прошедший год: продумать все недочеты, проблемы и внести предложения по улучшению на всех участках кадровой работы. Перечень будущих мероприятий может быть составлен на определенный период – месяц, квартал, год.
Условно процесс разработки отделом кадров оперативных мероприятий можно разделить на три этапа. На первом из них необходимо собрать следующие статистические данные: постоянный состав и структура персонала, потери времени в результате простоев, прогулов и по болезни, уровень текучести кадров, количество рабочих смен, сведения о средней заработной плате и предоставляемом социальном пакете.
На втором этапе составляется план действий, который должен содержать перечень мероприятий для достижения каждой намеченной цели с определением сроков (желательно с указанием точной даты – числа и месяца), промежуточных результатов и используемых ресурсов. При этом целесообразно вести учет необходимых организационных ресурсов – человеческих, материальных и финансовых. При разработке перспективного плана мероприятий отдела кадров должны быть учтены задачи, удовлетворяющие требованиям трудового законодательства, а именно:
На содержание и структуру кадрового планирования существенно влияют рынок труда, экономическая ситуация, спрос на производимую продукцию и услуги
Некоторые мероприятия можно планировать в любом месяце календарного года, например проверку наличия документов в личном деле, повышение квалификации, разработку нормативных локальных актов организации. Однако лучше не откладывать их на декабрь из-за возможного дефицита времени в этот период. Руководителям подразделений стоит вовлекать в разработку детального проекта находящихся в его подчинении сотрудников. Хорошо известно, что если роль работника не сводится к пассивной, он глубже вникнет в проблему, будет готов принять обоснованные выводы и рекомендации руководителя, а также вложит больше усердия в достижение намеченных целей. Следует помнить и о том, что на содержание и структуру кадрового планирования существенно влияют рынок труда, экономическая ситуация, спрос на производимую продукцию и услуги.
Третий этап – заключительный, он предполагает утверждение и согласование кадрового плана, а также поддержку стратегической линии организации и систематический контроль в течение года за выполнением мероприятий.
В приложении представлен организационный план мероприятий отдела кадров на первый квартал, который охватывает такие сферы кадровой деятельности, как подбор и адаптация новых сотрудников, ведение кадрового делопроизводства, работа с военно-учетным столом, развитие и обучение, подготовка документов для сдачи в архив и т.д. По окончании отчетного периода (в данном случае первого квартала) в колонке «Отметка о выполнении» проставляется оценка результативности каждого мероприятия в процентах (25, 50, 75, 100%). На основе такого анализа можно будет скорректировать и стабилизировать действия в следующем отчетном периоде.
Полностью эффективным кадровое планирование является лишь в том случае, если оно согласуется с общим процессом работы в организации. В этом случае его положительное влияние очевидно.
Что успеть сделать кадровику в уходящем году
Что должен сделать кадровик в конце года:
1. График отпусков
Главное, что нужно сделать кадровику в декабре 2020 года, — составить график отпусков. По статье 123 ТК РФ очередность предоставления отпусков определяется ежегодно и утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Таким образом, крайний срок утверждения графика — 17.12.2020.
Кроме определения очередности, в том числе пожеланий отдельных категорий работников, например с несовершеннолетними детьми или беременных женщин, необходимо проверить, все ли сотрудники использовали в уходящем году обязательный минимум — 14 календарных дней отпуска непрерывно. Если есть возможность и еще не поздно, предложите им двухнедельный отпуск.
Еще один момент среди того, что должен делать работник кадровой службы в конце года, — подведение итогов по неиспользованным отпускам: необходимо подсчитать остатки отпусков каждого сотрудника и распределить их в планируемом графике на 2021 г. Не стоит забывать о запрете непредоставления отпуска в течение двух лет подряд и о появлении неоднозначной судебной практики по срокам компенсации неиспользованного отпуска при увольнении. Разница в позиции судов обусловлена применением конвенции №132 Международной организации труда «Об оплачиваемых отпусках» от 24.06.1970 в составе правовой системы Российской Федерации. В соответствии с положениями конвенции работник вправе использовать ежегодный оплачиваемый отпуск за соответствующий период работы в течение 18 месяцев после окончания того года, за который предоставляется отпуск. Но Трудовой кодекс Российской Федерации таких сроков не устанавливает. Более того, Конституционный суд в постановлении №38-П от 25.10.2018 вынес окончательное решение по этому вопросу: у работника никакие отпуска не сгорают, и неважно, в течение какого времени они копились.
Чтобы минимизировать риск санкций со стороны государственных органов, потенциальных разногласий и судебных споров с работниками, рекомендуем не допускать излишнего накопления неиспользованных дней отпуска, придерживаться утвержденного годового графика отпусков.
В КонсультантПлюс найдете инструкции и образцы заполнения всех документов. Используйте бесплатный доступ, чтобы все правильно и вовремя заполнить.
2. Новое штатное расписание на 2021 год
Рекомендуем включить в план работы кадровика в конце года подготовку справок о принятых и уволенных за текущий год сотрудниках, об имеющихся в компании вакансиях. С учетом полученных данных стоит обновить штатное расписание, обсудить его с руководством, вывести неактуальные штатные единицы, ввести новые вакансии, проверить наличие соответствующих положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, договоров о полной материальной ответственности и другой сопутствующей кадровой документации.
Планируя новые вакансии, не стоит забывать, что в соответствии с пп. 1 п. 1 и п. 2 статьи 17 ФЗ «О специальной оценке условий труда» оценку следует проводить в течение 12 месяцев с момента ввода в эксплуатацию новых рабочих мест.
Что касается обновленного штатного расписания, то оно должно вступить в силу с 01.01.2021.
В связи с изменениями штатного расписания нельзя забывать, что надо успеть до конца года отделу кадров предусмотреть индексацию заработной платы. Коммерческие организации руководствуются локальными нормативными актами (ст. 134 ТК РФ). Конституционный суд в определении №913-О-О от 17.06.2010 признал, что индексация заработной платы положена всем лицам, работающим по трудовому договору. Поскольку единый порядок индексации зарплаты законом не предусмотрен, каждый работодатель обязан определить его самостоятельно. В любом случае индексацию заработной платы необходимо проводить.
Напомним, что на федеральном уровне (закон появится в ближайшее время) и в регионах меняется МРОТ. Так, с 01.01.2021 платить оклад ниже 12 792 руб. при условии, что человек отработал полный месяц, запрещено. Что касается региональных показателей, то в Москве он составит 20 361 руб. (действует с 01.10.2020). В Санкт-Петербурге новое региональное соглашение о минимальной заработной плате на 2021 г. пока обсуждается, но уже сейчас платить сотрудникам оклад меньше 19 000 руб. нельзя, а тарифная ставка составляет 14 300 руб. Информацию о ситуации в других регионах уточняйте в территориальных трудовых инспекциях.
3. План обучения в 2021 году
Не забудьте включить в план работы кадровика на 2021 г. проверку сроков удостоверений о прохождении обязательного обучения и аттестации ответственных лиц и руководителей. Речь идет об охране труда, пожарной безопасности, работе с отходами, электробезопасности (в зависимости от специфики деятельности компании).
Рекомендуется составить план обучения на следующий год, предусмотрев в нем график прохождения как обязательного, так и периодического обучения, посещения семинаров. В плане следует определить круг лиц, подлежащих обучению, уточнить стоимость мероприятий и место их проведения (зачастую группы на обучение формируются заранее по предварительным заявкам). При наличии специалистов по охране труда надо запросить у них такие данные.
4. Плановые проверки в 2021 году и самоконтроль
Уточните планы проверок государственных органов в новом, 2021, году, чтобы знать, не попала ли ваша компания в списки плановых проверок (они проводятся прокуратурой, трудовой инспекцией, ФСС, ФНС). Генеральная прокуратура Российской Федерации формирует ежегодный сводный план проведения плановых проверок и размещает его на своем официальном сайте до 31 декабря текущего календарного года. Ежегодные планы проверок публикуются и на официальных сайтах контролирующих органов. Напомним, в отношении некоторых компаний действуют так называемые надзорные каникулы, но с небольшими нюансами.
Отметим, что контроль соблюдения трудового законодательства фактически переведен на риск-ориентированный подход. Роструд утвердил проверочные листы, по которым самостоятельно можно проконтролировать выполнение всех требований закона (приказ ведомства №655 от 10.11.2017 «Об утверждении проверочных листов (списков контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»). В обязательном порядке ко всем работодателям их начали применять с 01.07.2018.
Параллельно рекомендуется подвести итоги работы с государственными и муниципальными органами:
Не забудьте проверить документы воинского учета (для военкомата, местной администрации).
5. Работа в выходные дни (новогодние праздники)
Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних выходных, вспомните, что нужно подготовить кадровику в конце года в таком случае, — согласия и приказы о привлечении к работе в праздничные дни (график дежурств). Уведомите о предстоящем выходе охрану или администрацию здания.
Изменения из-за второй волны коронавируса
Из-за повторной вспышки заболевания вводят новые ограничения и меняют стандартные правила. Уже обсуждают продление новогодних каникул, из-за чего могут перенести сроки сдачи январской отчетности. Бесплатно отслеживайте изменения с помощью специального обзора в КонсультантПлюс. На одной странице собраны все правила, ограничения, меры поддержки на период пандемии.
6. Бюджет отдела персонала на следующий год
При наличии инструментов финансового планирования в компании самое время подвести итоги уходящего года и с учетом них составить бюджет отдела персонала на 2021 г. В бюджете отдела персонала предусмотрите:
7. Мониторинг изменений трудового законодательства
Мы советуем внимательно изучить обзоры трудового законодательства и убедиться в том, что кадровое делопроизводство компании ведется в полном соответствии с законодательными нововведениями. Рекомендуем обратить особое внимание на некоторые важные изменения.
Пенсионная реформа
С 01.01.2019 действует пенсионная реформа, а с 01.01.2021 начинается очередной ее этап. Гражданам, которые собираются оформлять пенсию в следующем году, необходимо разъяснить особенности выхода на заслуженный отдых.
Особенности работы с мигрантами
Обратите внимание на работников-мигрантов. Если в организации трудятся таковые, проверьте, чтобы их доля не превышала допустимую, обратите внимание на регистрацию. И помните о правилах взаимодействия с иностранными гражданами в период, когда срок действия документов, разрешающих пребывание на территории РФ, подходит к концу. Кроме того, по приказу МВД №536 от 30.07.2020 с 01.01.2021 действуют новые формы уведомлений об осуществлении иностранными гражданами трудовой деятельности в РФ.
Электронные трудовые книжки
С нового года вступят в силу нормы, предусматривающие переход на трудовые книжки в электронный формат. Поскольку новые правила затрагивают и интересы работников, рекомендуем проводить разъяснительную работу в коллективе, объяснять, что изменится, какие у работников есть возможности, какие новые обязанности появились у работодателей. Пересмотрите все документы, которые должны сделать кадровики к новому году и в которые необходимо внести изменения с учетом нововведений.
Диспансеризация для лиц старше 40 лет
Сотрудников старше 40 лет придется ежегодно освобождать от работы для прохождения диспансеризации. Такая обязанность появилась уже сейчас, но воспользоваться правом работники, скорее всего, смогут только в следующем году, поскольку во многих регионах введены ограничения на проведение медосмотров и диспансеризации (см. федеральный закон №261-ФЗ от 31.07.2020).
Оплата труда работникам государственных и муниципальных учреждений
В 2021 г. правительство займется пересмотром требований к системам оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений. Не исключено, что уже в следующем году таким организациям придется перейти на новые правила работы (см. федеральный закон №362-ФЗ от 09.11.2020).
8. Архив
В конце года целесообразно начать работу с архивом кадровых документов компании — организовать процесс хранения отработанных документов за предыдущий год, а с учетом истечения сроков хранения устаревших документов — план их уничтожения, подготовить реестры приказов на 2021 год. Организовать архив разрешается как своими силами, так и путем привлечения сторонней организации, которая профессионально занимается архивным делом.
9. Новогодний корпоратив
Подготовить корпоратив — задача, которая тоже часто ложится на плечи сотрудников отдела персонала. Определиться с бюджетом и форматом мероприятия рекомендуем заранее. Конечно, с учетом ограничений, введенных в большинстве регионов из-за коронавируса, задача усложняется. Но вариантов по-прежнему множество, даже несмотря на рекомендации Роспотребнадзора не проводить корпоративы и введение запрета на массовые мероприятия с количеством участников более 50 человек в помещении.
Один из вариантов — разделить сотрудников, к примеру, по залам, таким образом, чтобы мероприятие в кафе или ресторане все-таки состоялось. Другое предложение — для закаленных телом и духом — встретиться на открытом воздухе.
Если живое общение никак не удается, есть альтернатива — онлайн-вечеринка. Люди собираются в рамках видеоконференций, самостоятельно организуя себе банкет — кто из легкого вина, а кто с напитками покрепче. Участники обсуждают какие-то общие вопросы, танцуют под общую музыку, строят планы.
В компаниях, где онлайн не приветствуется, а офлайн собраться не удается, уделите внимание подаркам и сюрпризам. На денежные средства, отложенные на праздник, закупите новую рабочую технику или аксессуары, закажите именные сувениры чуть подороже, оформите абонементы в заведения по интересам сотрудников. Либо выплатите всем премии, выдайте материальную помощь.
Это только несколько вариантов, что сделать сотрудникам по итогам года, чтобы поднять их дух и настроение. Для создания праздничного настроения проявите не только организаторские, но и творческие способности!
Мы не сомневаемся, что наших читателей-кадровиков отличает смекалка, чувство юмора и умение найти выход из любой ситуации. И они непременно организуют незабываемый праздник, даже несмотря на пандемию коронавируса и введенные ограничения!
Готовимся к 2021 году: кадровые мероприятия
Автор: Комиссарова Т. Ю., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
В 2020 году кадровикам пришлось нелегко. Нужно было изменять графики работы, переводить сотрудников на удаленную работу, следить за выдачей им СИЗ, заключать допсоглашения и т. д. Однако обычные рабочие задачи никто не отменял – в конце года кадровикам необходимо навести порядок в кадровой документации. Конечно, если в течение года она велась аккуратно, работа заметно облегчится, но некоторые обязательные мероприятия провести все равно надо. А наша консультация поможет вам ничего не забыть.
Действие 1. Утверждение графика отпусков
График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), то есть в 2000 году до 17 декабря. Государственные учреждения используют унифицированную форму графика Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Издайте приказ о составлении графика и укажите в нем срок составления графика, поручения ответственным лицам и срок их исполнения.
При составлении графика отпусков обязательно учтите, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы в вашей организации, или в иные периоды, установленные нормативными правовыми актами РФ (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ).
Включайте в график все работников, которые у вас есть на тот момент. Новичков, оформленных на работу после утверждения графика, включать в него постфактум не нужно. Их отпуска войдут в график на следующий, 2022 год. А в 2021 году отпуск таким сотрудникам предоставляйте на основании заявлений.
Внешних совместителей можно включить в график, если они успели предоставить справку или выписку из графика отпусков с основной работы. При этом укажите тот же период отпуска, что и на основной работе (ст. 286 ТК РФ).
В график должны быть отражены все дни основных и дополнительных отпусков. В этом году их нужно особенно внимательно посчитать, поскольку из-за пандемии кто-то свой отпуск многократно дробил, кто-то использовал авансом, кто-то, наоборот, использовал не все дни. О неиспользованных днях отпуска сделайте пометку в графе «Примечание», например: «5 календарных дней – перенос с прошлого года».
Если у вас есть профсоюз, направьте ему проект графика в течение 5 рабочих дней со дня составления (то есть до утверждения). Если профсоюз не согласен с проектом графика и подготовил предложения по его совершенствованию, можете принять их либо в течение 3 дней после получения этих предложений провести с профсоюзом дополнительные консультации для достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего можно график все же утвердить. При этом профсоюз, в свою очередь, может обжаловать график в ГИТ или в суд, а также начать процедуру коллективного трудового спора (ст. 372 ТК РФ).
Предоставьте график отпусков руководителю кадровой службы для подписания и руководителю организации для утверждения. В графе формы Т-7 «Номер документа» укажите порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов. Конкретную дату утверждения проставьте в графе «Дата составления».
Несмотря на отсутствие в законодательстве прямого требования об этом, утвержденный график отпусков доведите до сведения всех работников под подпись, в частности, заранее можно дополнить таблицу формы Т-7 графика графой 11 или завести отдельный журнал ознакомления с графиками отпусков.
Вносимые в график изменения должны быть оформлены приказом работодателя.
Действие 2. Обновление локальных нормативных актов
Поскольку в Трудовой кодекс периодически вносятся изменения, актуализировать нужно и локальные акты организации. В противном случае работодателя привлекут к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Поэтому в конце года проверьте, все ли локальные акты вы привели в соответствие с законодательством.
К сведению: в локальные акты не вносите временные изменения. Их достаточно объявить, издав приказ.
Одним из основных документов каждой организации являются правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Они регламентируют порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ).
Изменения, которые следовало внести в ПВТР в 2020 году, в частности, касаются введения электронной трудовой книжки. Так, если в ПВТР есть положения, описывающие порядок приема и увольнения, выдачу документов (их копий), связанных с работой, данные положения корректируются с учетом изменений, внесенных в Трудовой кодекс Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Еще изменения затронули порядок предоставления дней для прохождения диспансеризации. Сейчас работники старше 40 лет могут брать оплачиваемый день ежегодно, а не раз в 3 года, как раньше. Кроме того, работодатель может потребовать подтвердить целевое использование этого дня соответствующей справкой, но данное требование обязательно надо прописать в ПВТР. Если не пропишете – запрашивать справку будет незаконно.
Следует учесть и такие моменты:
определены особенности рассмотрения индивидуальных трудовых споров спортсменов, тренеров в профессиональном спорте и спорте высших достижений. Их могут рассмотреть в комиссиях по трудовым спорам, судах либо передать в арбитраж;
установлен новый порядок выплаты выходных пособий работникам при ликвидации организации и сокращении штата.
К сведению: значительные изменения планируется внести в гл. 49.1 ТК РФ, регулирующую дистанционный труд. Они будут приняты уже после 01.01.2021, но уже сейчас можно исключить из ПВТР положения о дистанционных работниках, дублирующие нормы ТК РФ, а после принятия изменений утвердить отдельное положение о дистанционной работе.
Кроме ПВТР, изменения, возможно, придется внести в положения об оплате труда, о персональных данных, об аттестации и др.
Обратите внимание: проверяя локальные нормативные акты, обратите внимание на их содержание. Если найдутся нормы, ухудшающие положение работников по сравнению с установленными трудовым законодательством, исключайте их.
Изменения вносите в том же порядке, в котором локальный нормативный акт разрабатывался и утверждался первоначально. Если локальные нормативные акты принимались с учетом мнения профсоюза, изменения могут быть внесены только при соблюдении порядка учета мнения этого органа (ст. 372 ТК РФ).
Сначала издайте приказ о внесении изменений. В нем укажите:
информацию о причинах изменений (например, в связи с изменением законодательства);
дату, с которой вводятся изменения;
дополнительные мероприятия в связи с изменением локального акта, например внесение изменений в трудовые договоры с работниками;
перечень изменений, если их мало. Если их много, лучше принять новую редакцию документа;
лиц, ответственных за ознакомление работников с изменениями.
Локальный нормативный акт в новой редакции утверждается приказом руководителя организации или путем проставления им грифа «УТВЕРЖДАЮ» и подписи на титульном листе документа.
Ознакомьте работников под подпись со всеми новыми (обновленными) локальными нормативными актами (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
Еще одним документом, актуальность которого нужно проверить, является штатное расписание. Проверьте соответствие реальной численности работников количеству, установленному штатным расписанием. Возможна такая ситуация: работник уволился, нового не взяли, должность долгое время вакантна, а нового работника не ищут. Или должность вакантна, а обязанности по ней исполняет лицо по гражданско-правовому договору. Поскольку штатное расписание – это один из наиболее часто запрашиваемых контролерами документов, в подобных случаях обязательно возникнут вопросы.
О выявлении подобных фактов сообщите руководству. Не исключено, что придется вносить в штатное расписание изменения или утвердить новый документ.
Ну и конечно, если в штатном расписании отражается вся зарплата, то есть и оклад, и все доплаты и надбавки, она не может быть меньше МРОТ. На федеральном уровне с 01.01.2021 МРОТ пока не принят, но предлагается выплачивать его в размере не ниже 12 792 руб. при условии, что человек отработал полный месяц.
Действие 3. Проверка трудовых договоров и трудовых книжек
Проверить в большой организации все трудовые договоры в конце года, конечно, проблематично, поэтому можно взять за правило каждый год просматривать трудовые договоры, заключенные в текущем году. В первую очередь проверьте, на всех ли работников они оформлены, есть ли в договорах подписи, в том числе подписи, подтверждающие получение второго экземпляра договора.
Также проверьте, не указана ли у кого-то зарплата ниже МРОТ.
Убедитесь, что имеются все необходимые дополнительные соглашения к трудовым договорам, в частности с теми, кого перевели на удаленную работу, кому изменили режим рабочего времени.
Следующее, на что обратим внимание, – трудовые книжки. Напомним, что в силу ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. Значит, нужно проверить наличие записи о приеме на работу и ее правильность.
С начала 2021 года заводить трудовые книжки не придется, если человек принимается на работу впервые. Продолжать вести их нужно будет, только если работник написал соответствующее заявление или не написал ни заявление о выборе бумажной трудовой книжки, ни заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Действие 4. Составление плана обучения в 2021 году
Прежде всего вам надо проверить сроки удостоверений о прохождении обязательного обучения, повышения квалификации и аттестации ответственных лиц и руководителей в области охраны труда, пожарной безопасности, электробезопасности и др. Как и остальные работники, при необходимости эти лица могут быть направлены на курсы повышения квалификации, профессиональную переподготовку по результатам аттестации или в случаях, установленных законодательством.
Составьте план обучения работников на следующий год. В плане определите перечень работников, подлежащих обучению, стоимость и место его проведения. В большинстве случаев обучение сейчас проходит и в новом году будет проходить дистанционно, выбор программ довольно большой, придется затратить время и на поиски наиболее качественных курсов.
Действие 5. Готовимся к проверкам
До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.
В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.
К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.
Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:
исполнение работодателями законодательства о труде;
соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;
расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.
При проверке инспекторы затребуют:
внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;
документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;
трудовые договоры и допсоглашения к ним;
приказы по личному составу, личные карточки;
документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;
документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.
Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.
Также в конце года подведите итоги:
по квотам рабочих мест для инвалидов;
по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).
Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).
Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.
Действие 6. Подготовка документов в архив
Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.
Если в организации нет номенклатуры дел – документа, представляющего собой систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, – или она уже устарела, то составьте новую. Этот документ значительно облегчит подготовку дел к архивному хранению.
Действие 7. Подготовка к работе в новогодние праздники
Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних праздников, подготовьте заранее его письменное согласие на работу в праздники и приказ о привлечении к работе в эти дни.
Если в организации пропускной режим, составьте график дежурств и список привлекаемых работников и передайте его на проходную (охраннику или другому лицу).
Мы перечислили основные мероприятия в кадровом делопроизводстве в конце года. Понятно, что проверить всю кадровую документацию за короткий срок невозможно. В этом плане полезен кадровый аудит, который можно спокойно провести в любое время в течение года. Ну а если он не проводился, придется напряженно поработать. Особенно если ваша организация включена в план проверок на 2021 год. Впрочем, если подготовить четкий план действий и запастись спокойствием, решить все эти задачи будет не так уж сложно. У вас все получится!