подчиненная форма в аксесс

Добавление подчиненной формы в главную форму

Подчиненная форма является элементом управления и, как и все остальные элементы, может быть добавлена в главную форму с помощью Мастера подчиненных форм. При этом ее можно создать заранее, и тогда мастеру нужно будет только указать имя добавляемой формы. Если подчиненная форма еще не создана, мастер поможет ее создать.

В качестве примера добавим в форму «Поставщики» (Suppliers) подчиненную форму, которая будет содержать список товаров текущего-поставщика (в исходной версии базы данных «Борей» товары поставщика отображаются в отдельной связанной форме при нажатии кнопки Просмотр товаров (Review Products)):

Рис. 9.35. Второе диалоговое окно Мастера подчиненных форм

Рис. 9.36. Третье диалоговое окно Мастера подчиненных форм

Результат работы мастера представлен на рис. 9.37.

Мастер подчиненных форм удобен тогда, когда подчиненная форма еще не создана. Если подчиненная форма уже существует, можно просто разместить рядом окно базы данных с раскрытой страницей Формы (Forms) и главную форму, открытую в режиме Конструктора и просто перетащить мышью нужную форму из окна базы данных в главную форму. При этом главная становится подчиненной формой и автоматически устанавливается связь между формами.

Рис. 9.37. Подчиненная форма «Товары» внутри формы «Поставщики»

Источник

Создание подчиненных и связанных форм

Мастер форм позволяет создавать сложные формы на основе нескольких связанных объектов (таблиц или запросов). Различают два вида сложных форм: подчиненные и связанные. На первом шаге Мастера форм из раскрывающегося списка Таблицы и запросысначала выбирают старшую таблицу. Из списка Доступные поля выбрать поле, общее для обеих таблиц и другие поля, включаемые в Форму. Затем из раскрывающегося списка Таблицы и запросывыбирают младшую таблицу и выбирают из нее нужные поля.

На втором шаге Мастера выделяют старшую таблицу и устанавливают переключатель: Подчиненные или связанные формы (рис.3.6). Затем выбирают внешний вид формы, стиль формы, на последнем шаге определяют имя формы.

Рисунок 3.6. Второй шаг создания сложной формы

Связанные формы не включаются непосредственно в форму. При этом вместо подчиненной формы включается кнопка, представляющая связанную форму. Если необходимо просмотреть подчиненные записи, связанная подчиненная форма вызывается на экран нажатием этой кнопки. Открывающееся содержимое связанной формы синхронизировано с текущей записью формы. Этот способ построения многотабличной формы удобен в сложных формах, перегруженных большим числом элементов управления, а также в случае, когда пользователю нет необходимости постоянно видеть связанные данные.

Создание формы в режиме Конструктора

Создавать формы любой сложности и редактировать формы, созданные Мастером, или автоформы позволяет только Конструктор форм.

Для создания формы в режиме Конструктора необходимо на вкладке Создание в группе Формы нажать кнопку Конструктор форм. Для редактирования формы ее открывают в области документов, на вкладке Главная нажимают кнопку Режим конструктора.

Окно Конструктор форм включает разделы (рис. 3.7):

Заголовок формы – область в верхней части формы, в которой можно располагать информацию, не зависящую от содержания отображаемых записей, например название организации.

Область данных – центральная часть формы, на которую выводятся данные из таблиц или запросов, пояснительные тексты, элементы управления.

Примечание формы – область в нижней части формы, в которую можно ввести информацию в виде пояснений.

Содержимое верхнего и нижнего колонтитулов отображается только при печати, соответственно в начале и в конце каждой страницы.

Рисунок 3.7 – Окно Конструктора форм

По умолчанию в окне Конструктора форм отображается раздел данных. Для вывода остальных разделов их нужно вызвать из контекстного меню.

Любая форма в Access состоит из различных объектов, которые имеют характерные для них свойства. Для каждого объекта можно определить действия, выполняемые при наступлении определенных событий. Процесс создания формы в режиме Конструктора состоит в размещении объектов в областях формы и определении для них свойств, связанных с ними событий и выполняемых действий.

При запуске Конструктора форм на ленте появляется временная вкладка Конструктор. Для размещения полей таблиц базы данных на форме в области Сервис нажимают кнопку Добавить поля, перетаскивают нужные поля с помощью мыши в раздел данных и размещают их в нужных местах. Все элементы формы состоят из двух частей – надписи и поля данных.

Режим Конструктора позволяет добавлять на форму различные элементы управления путем выбора их на ленте на вкладке Конструктор форм. Элементами управления в приложении Access называются отдельные конструктивные элементы, которые размещаются в окне формы. Такие элементы могут быть разного типа и выполнять различные функции: отображать данные из полей таблицы, хранить определенный текст (например, заголовки и надписи) или использоваться для декоративного оформления.

Для отображения текста, например, заголовка формы или пояснений, используют элемент Надпись. Для создания нового поля, не встречающегося в таблицах, создают свободное поле (элемент Поле) для отображения результатов вычислений или для приема данных, вводимых пользователем. Содержимое свободного поля нигде не сохраняется.

Элементы управления Списоки Поле со спискомиспользуются в тех случаях, когда заранее известно, что данное поле будет содержать некоторые повторяющиеся значения и для их ввода достаточно просто просмотреть список предложенных вариантов и вы­брать необходимый. Списоквсегда отображается уже открытым, поэтому за­нимает в форме больше места, чем поля или поля со списками. Поле со списком выглядит как обычное поле формы, в правой части которого расположена кнопка со стрелкой. Для выбора значений поле со списком следует открыть. При выборе элемента Поле со списком и указания места, где будет размещаться поле,запускается мастер, который позволяет задать фиксированный набор значений или использовать значения из имеющегося в таблице поля.

Элемент управления Кнопка помещается в форму как механизм запуска некоторого определенного про­цесса, например: Переходы по записям (перейти к следующей, предыдущей, первой или последней записи), Обработка записей, Работа с формой (открыть, закрыть или распечатать форму), Приложение (запустить Microsoft Word или Microsoft Excel, выйти из приложения Access), Разное (выполнить запрос или макрос). Кнопки чаще всего размещают в разделах заголовка или примечания формы. Для определения действия по нажатию кнопки запускается Мастер создания кнопок.

Для декоративного оформления используются элементы Рисунок, Линия, Рамка.

Создание кнопочной формы

Для объединения объектов в едином диалоговом приложении могут быть созданы кнопочные формы. Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, она может использоваться в качестве главного меню БД. Кнопочная форма является панелью управления приложением. Кнопки такой формы обеспечивают вызов других кнопочных форм, а также отдельных объектов: Отчетов, форм, макросов, модулей, с которых начинается решение задачи. Сюда же помещаются и кнопки для возврата к кнопочным формам предыдущих уровней выхода из Access.

На вкладке Работа с базами данныхв группе Работа с базами данныхнажать кнопку Диспетчер кнопочных форм. В появившемся окне подтвердить создание кнопочной формы. Появится окно со строкой Главная кнопочная форма,в котором формируется список кнопочных форм разных уровней

В окне диалога Изменение страницы кнопочной формыглавную кнопочную форму можно переименовать введя имя в поле Название кнопочной формы

Для создания страницы кнопочной формы в окне диспетчера кнопочных форм необходимо нажать кнопку Создать. В окне Созданиев поле Имя страницы кнопочной формыввести имя кнопочной формы, например, Формы. Можно повторить эти действия для создания страниц Таблицы, Запросы, Выход (рис. 3.8).

Рисунок 3.8. Окно диспетчера кнопочных форм

Элементами кнопочных форм являются кнопки с подписями. Подпись задается пользователем и должна по возможности кратко и точно называть действия, которые будут выполняться при нажатии кнопки. Для формирования элементов главной кнопочной формы в окне Диспетчер кнопочных формвыделить соответствующую ей строку и нажмем кнопку Изменить.

Элементы, создаваемые в кнопочной форме, могут быть подразделены на два основных типа:

­ Элементы, предназначенные для организации вызова других кнопочных форм

­ Элементы, обеспечивающие открытие формы, отчета, запуск макроса программы, выход из приложения с закрытием базы данных или перехода в режим продолжения разработки кнопочной формы диспетчером кнопочных форм.

В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение элемента кнопочной формы». В этом окне встроке Командавыберем Перейти к кнопочной форме. В строке Кнопочная формавыбирается кнопочная форма, переход к которой должна обеспечивать создаваемая кнопка (например, Формы, Таблицы, Запросы, выход из приложения). В строке Текст вводится подпись для кнопки.

Чтобы изменить или удалить какую – либо из созданных кнопок, надо выбрать имя этой кнопки в списке Элементы данной кнопочной формыи нажать кнопку Изменить(Edit) или Удалить. При необходимости изменить порядок кнопок в списке надо выбрать элемент и нажать кнопку Вверх или Вниз. Для завершения работы с приложением создадим кнопку, выбрав для него команду Выйти из приложения, и присвоим ей имя.

Закончив создание страницы кнопочной формы, нажать кнопку Закрыть. Это позволит вернуться к списку всех кнопочных форм приложения.

В подчиненных кнопочных формах создадим кнопку для возврата к главной кнопочной форме, заполнив поля в окне Изменение элемента кнопочной формы

Для формирования кнопок, обеспечивающих выполнение задач пользователя, необходимо, чтобы они были связаны с одним из объектов приложения. Диспетчер кнопочных форм обеспечивает связь с формами, отчетами, макросами и модулями.

Для связи создаваемой кнопки с нужным объектом надо выбрать в строке Командаодну из команд: открыть форму для добавления, открыть форму для изменения, открыть отчет, выполнить макрос, выполнить программу.

Для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме нужно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов. На ленте щелкнуть по вкладке Создание. На панели инструментов Другие выбрать пункт Макрос.

Появится бланк создания макроса. Выбрать из списка Макрокоманда пункт Открыть Запрос (Таблицу). В списке Имя запроса аргументов макрокоманды в нижней части бланка выбрать нужный запрос. Закрыть макрос, сохранив его под нужным именем

Для любой кнопочной формы щелкнуть на кнопке Изменить, откроется окно диалога «Изменение страницы кнопочной формы». Нажать кнопку Создать, откроется новое окно «Изменение страницы кнопочной формы», в котором вводится Текст;
выбирается из раскрывающегося списка команда: Выполнить макрос;
выбирается из списка имя макроса.

Чтобы обеспечить открытие главной кнопочной формы при открытии базы данных, выполните команду Параметры Access меню кнопки Office. Выберите объект Текущая база данныхи в списке Форма просмотра в группе Параметры приложения выберите Кнопочная форма.

Задание на выполнение

1. В базе данных на основании Таблицы 1 создать форму с помощью инструмента «Форма». Пользуясь формой, ввести две новые записи, открыть таблицу и убедиться, что данные введены в таблицу.

2. В базе данных на основании Таблицы 2 создать форму в режиме Конструктора, используя элементы управления «Надпись», «Поле со списком», «Кнопка» (для закрытия формы), «Рисунок», «Линия». Оформить окно формы, изменив шрифт, цвет заливки, расположение элементов.

3. В базе данных, содержащей две связанные таблицы, создать подчиненные и связанные формы.

4. В базе данных, содержащей две связанные таблицы, создать кнопочную форму, позволяющую открывать формы, таблицы, запросы (по 2-3 элемента на странице) и обеспечивать возврат к главной кнопочной форме. Задать открытие главной кнопочной формы при открытии базы данных.

Содержание отчета

Цель работы; постановка задачи; описание последовательности создания форм в режиме мастера и конструктора; описание последовательности создания кнопочной формы, выводы по работе.

Дата добавления: 2018-02-28 ; просмотров: 1738 ; Мы поможем в написании вашей работы!

Источник

Формы с подчиненной формой

Вы будете перенаправлены на Автор24

Формы с подчиненными формами используются для редактирования данных либо из двух связанных таблиц, либо из таблицы и запроса, связанных по типу связи один-ко-многим. В главной форме в подобном случае будут отражаться данные из одной записи, а в подчиненной из нескольких записей, которые, в свою очередь, будут связаны с записью главной формы. Подчиненные формы имеют, как правило, ленточный тип или табличный. Такие формы часто используются для создания вычисляемых полей, предназначенных для вычисления итоговых величин по данным записей подчиненной формы.

Пример создания формы

Рассмотрим в качестве примера создание формы, выводящей для каждого читателя библиотеки списка книг, которые находятся у него на руках, с указанием авторов книг, названий, дат выдачи и возврата, а также с использованием поля Пеня, созданным и вычисляемом в запросе, который назовем Список1. Допустим пеню начисляют в размере 1% от стоимости книги за каждый просроченный день. Выполним расчет общей суммы пени для каждого читателя. Форма будет иметь подчиненную форму, содержащую список книг читателя. Данные в подчиненную форму будут поступать из запроса Список1, который был создан ранее.

Создание макета формы с помощью Мастера форм

Начальный макет формы создадим с помощью Мастера форм, а потом улучшим его с помощью Конструктора.

Создадим форму, выполняя следующие операции с помощью Мастера форм:

Готовые работы на аналогичную тему

Редактирование формы с помощью Конструктора форм

Следующим шагом станет улучшение созданной формы с помощью Конструктора форм. Затем необходимо добавить в форму Список1 поле, в котором будет вычисляться общая сумма пени для каждого читателя. Пример формы такого типа в режиме конструктора приведен на рисунке 1. В Конструкторе форм добавлено вычисляемое поле Всего пени, расположенное в области Примечание формы.

Далее необходимо выполнить следующие действия:

Открыть подчиненную форму Список1 в режиме конструктора. В области Примечание формы создадим новое вычисляемое поле и назовем его Всего пени. В окне Свойства для графы Данные зададим формулу для вычисления суммы пени (=Sum([Пеня])). Изменим текст перед этим полем. Новая форма готова. Сохраним внесенные изменения и откроем форму для просмотра. В форме отобразятся записи обо всех выданных книгах, а также в нижнем поле общая сумма пени по всем читателям. Отметим, что размеры полей, в которых выводится информация о книгах, изменены таким образом, чтобы авторы и название книги выводились в несколько строк для более полного отображения содержания поля.

Далее займемся улучшением внешнего вида формы Читатели. Для этого необходимо открыть форму Читатели в режиме конструктора и выполнить следующие действия:

Откроем форму в режиме просмотра.

Внизу каждой формы находится элемент управления Кнопки перехода, который позволяет перемещаться по записям, создавая новые пустые записи и заполняя их. Данный элемент управления появляется в форме в случае, когда свойство формы Кнопки перехода имеет значение Да. В случае же изменения значения этого свойства на Нет данный элемент отображаться в форме не будет. В подчиненной форме данный элемент использовать не обязательно. Поэтому, снова откроем форму Список1 в режиме конструктора, откроем окно Свойства для формы, найдем свойство Кнопки перехода и изменим его значение на Нет.

Источник

Создание и использование подчиненных отчетов

При работе с реляционными данными (когда связанные данные хранятся в отдельных таблицах) часто нужно просмотреть сведения из нескольких таблиц или запросов в одном отчете. Например, может потребоваться просмотреть одновременно сведения о клиенте и его заказах. С помощью подчиненного отчета в Access можно отобразить в отчете сведения о клиенте и заказах логичным и наглядным образом. Access поддерживает целый ряд способов быстрого создания подчиненных отчетов.

В этой статье

Общие сведения о подчиненных отчетах

Подчиненный отчет — это отчет, который вставляется в другой отчет. При сочетании отчетов один из них должен служить основным отчетом, содержа другим. Основной отчет является связанным или связанным. Связанный отчет может отображать данные, в нем есть таблица, запрос или SQL, указанная в его свойстве «Источник записей». Это отчет, который не основан на таблице, запросе или SQL (то есть свойство «Источник записей» отчета пусто).

Свободный основной отчет с двумя несвязанными подчиненными отчетами

Свободный основной отчет не отображает данные сам по себе, но может быть основным для несвязанных подчиненных отчетов, которые вы хотите объединить.

1. Свободный основной отчет содержит два подчиненных отчета.

2. В одном подчиненном отчете отображаются совокупные продажи сотрудника.

3. Во втором подчиненном отчете продажи отображаются по категориям.

Основной и подчиненный отчеты, привязанные к одному источнику записей

Вы можете использовать основной отчет для отображения подробных записей, таких как каждая продажа в году, а в подчиненном отобразить сводные сведения, такие как итоговые продажи в каждом квартале.

1. В подчиненном отчете отображаются совокупные продажи за год по кварталам.

2. Основной отчет содержит продажи за каждый день.

Основной и подчиненный отчеты, привязанные к связанным источникам записей

Основной отчет может содержать данные, общие с одним или несколькими подчиненными отчетами. В этом случае подчиненный отчет содержит данные, связанные с данными основного отчета.

1. Основной отчет содержит названия всех ярмарок и города, в которых они проводятся.

2. Подчиненный отчет содержит сведения о представителях компании на каждой из ярмарок.

Подчиненные формы в отчетах

Основной отчет может включать в себя не только подчиненные формы, но и сколько угодно подчиненных форм и отчетов. Кроме того, основной отчет может содержать до семи уровней подчиненной формы и отчетов. Например, отчет может содержать подчиненный отчет, в котором может быть подчиненная форма или отчет и так далее — до семи уровней.

Если добавить подчиненную форму в отчет, а затем открыть отчет в представлении отчета, можно использовать подчиненную форму для сортировки записей и перемещения по ним. Код Visual Basic для приложений (VBA) и внедренные макросы, связанные с формой и ее элементами управления, будут выполняться и в этом контексте, хотя некоторые события при этом будут отключены. Добавлять, изменять или удалять записи с помощью подчиненных форм в отчете нельзя.

Связывание отчета с подчиненной формой или отчетом

При вставке подчиненной формы или отчета со сведениями, которые связаны с данными в основном отчете, элементы управления в подчиненном отчете должны быть привязаны к основному отчету. Эта связь гарантирует, что записи в подчиненной форме или отчете будут соответствовать записям в основном отчете.

При создании подчиненной формы или отчета с помощью мастера или путем перетаскивания объекта из области навигации в отчет приложение Access автоматически связывает форму или отчет с основным отчетом, если выполняется одно из приведенных ниже условий.

Вы определяете связи для выбранных таблиц или для базовых таблиц выбранных запросов.

Основной отчет основан на таблице с первичный ключ, а подчиненнаяформа или отчет — на основе таблицы, содержаной поле с тем же именем, что и первичный ключ, и с таким же или совместимым тип данных. Например, если первичным ключом таблицы, которая является основным отчетом, является поле «Автонумер», а его свойство FieldSize имеет значение «Длинное integer»,соответствующее поле в таблице, соответствующей подчиненной формы или отчета, должно быть числом, свойство FieldSize имеет значение «Длинное integer». При выборе запроса или запроса в качестве источника записей подчиненной формы или подчиненного отчета таблицы, в которых они находятся, должны соответствовать одинаковым условиям.

Создание подчиненных отчетов

Если вы планируете связать подчиненный отчет с основным, перед выполнением приведенных ниже действий убедитесь в том, что базовые источники данных связаны.

Создание подчиненных отчетов с помощью мастера

Предполагается, что у вас уже есть отчет, в который вы хотите добавить подчиненный отчет. Дополнительные сведения о создании отчетов см. в статьях Создание простого отчета и Создание отчета с группировкой или сводного отчета.

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, в который нужно добавить подчиненный отчет, и выберите пункт Конструктор.

На вкладке Конструктор в группе Элементы управления щелкните стрелку вниз в правом нижнем углу коллекции Элементы управления, чтобы открыть ее.

В открывшемся меню установите параметр Использовать мастера.

Снова откройте коллекцию элементов управления и выберите элемент Подчиненная форма/отчет.

Щелкните отчет в том месте, где нужно добавить подчиненный отчет.

Если появится диалоговое окно с уведомлением безопасности, нажмите кнопку Открыть, чтобы запустить мастер.

Если вы хотите создать подчиненную форму или отчет и привязать их к таблице или запросу, на первой странице мастера подчиненных отчетов установите переключатель в положение Имеющиеся таблицы и запросы. Если у вас уже есть отчет или форма, которые вы хотите использовать в качестве подчиненного отчета, установите переключатель в положение Имеющиеся отчеты и формы, выберите в списке отчет или форму и нажмите кнопку Далее.

Примечание: Если в базе данных нет других отчетов и форм, поле списка будет пустым, а параметр Имеющиеся отчеты и формы будет недоступен.

Если на предыдущей странице мастера вы выбрали параметр Имеющиеся отчеты и формы, пропустите это действие и перейдите к действию 9. В противном случае выберите в списке Таблицы и запросы таблицу или запрос с полями, которые нужно включить в подчиненный отчет, а затем дважды щелкните нужные поля в списке Доступные поля, чтобы добавить их в подчиненный отчет.

Если вы планируете привязать подчиненный отчет к основному отчету, добавьте поля, которые будут использоваться для создания связи, пусть даже отображать их не требуется. Как правило, связанным полем является поле «ИД». На приведенном выше рисунке таблица «Заказы» является источником записей для подчиненного отчета, а таблица «Клиенты» — источником записей для основного отчета. Поскольку таблица «Заказы» связана с таблицей «Клиенты» полем «ИД клиента», оно добавлено в список Выбранные поля.

Примечание: В подчиненный отчет можно добавить поля из нескольких таблиц и запросов. Завершив добавление полей из одной таблицы, выберите следующую таблицу или запрос в списке Таблицы и запросы и также добавьте нужные поля.

Чтобы продолжить, нажмите кнопку Далее.

На этой странице мастера определяется способ связывания подчиненного и основного отчетов. Если Access обнаружит поля, подходящие для связи подчиненного и основного отчетов, мастер отобразит список предлагаемых вариантов.

Вы можете выбрать вариант, который лучше всего подходит для вашей ситуации, или, если вы не хотите, чтобы отчет был связан с основным отчетом, выберите вариант «Нет». Если вы хотите связать подчиненный и основной отчеты, но ни один из предложений не подходит, нажмите кнопку «Определить собственные».

Примечание: Если мастер не сможет найти подходящие для связи поля, список предлагаемых вариантов не появится и автоматически будет выбран параметр Самостоятельное определение.

Когда выбран параметр Самостоятельное определение, мастер отображает два набора списков.

В списке Поля формы или отчета выберите поля основного отчета, с помощью которых нужно связать его с подчиненной формой или отчетом. Можно выбрать до трех полей, при этом каждое выбранное поле должно соответствовать полю в источнике данных подчиненной формы или отчета.

В списке Поля подчиненной формы или отчета выберите соответствующие поля подчиненной формы или отчета, связанные с выбранным основным отчетом.

Чтобы оставить подчиненную форму или отчет без связи с основным отчетом, оставьте все списки пустыми.

Чтобы продолжить, нажмите кнопку Далее.

На последней странице мастера введите имя подчиненной формы или отчета или просто нажмите кнопку Готово, чтобы принять имя по умолчанию.

Access добавит в отчет элемент управления подчиненного отчета и привяжет его (то есть установит для него свойство Объект-источник) одним из описанных ниже способов.

Если на первой странице мастера был выбран параметр Имеющиеся отчеты и формы, Access привяжет элемент управления подчиненного отчета к указанному вами отчету или форме.

Если на первой странице мастера был выбран параметр Имеющиеся таблицы или запросы, Access создаст новый объект отчета в области навигации и привяжет к нему элемент управления подчиненного отчета. Новому объекту отчета будет назначено имя, которое вы ввели на последней странице мастера.

Добавление подчиненных отчетов в виде таблиц, запросов, форм или отчетов

Вы можете быстро добавить подчиненный отчет, открыв основной отчет в режиме макета или конструктора и перетащив в него нужный объект из области навигации. Если нужно, чтобы подчиненный отчет был связан с основным, убедитесь в том, что базовые источники записей связаны и включают поля, которые будут использоваться для связи подчиненной формы или отчета с основным отчетом.

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который нужно использовать как основной, и выберите в контекстном меню пункт Режим макета или Конструктор.

Перетащите таблицу, запрос, форму или другой отчет из области навигации в ту часть главного отчета, где должен находиться подчиненный отчет.

Access выполнит одно из описанных ниже действий.

Если Access удастся определить, как связать эти два объекта, в отчет будет добавлен элемент управления подчиненного отчета. Если вы добавляете форму или отчет, Access свяжет элемент управления подчиненного отчета с этим объектом. Если вы добавляете таблицу или запрос, Access сначала создаст объект отчета, а затем свяжет его с элементом управления подчиненного отчета.

Если Access не удастся определить, как связать эти два объекта, откроется мастер подчиненных отчетов. Чтобы продолжить работу, выполните действия, описанные в разделе Создание подчиненного отчета с помощью мастера, начиная с действия 9.

После выполнения всех этапов мастера Access добавит подчиненный отчет в отчет.

Чтобы проверить связь подчиненной формы или отчета с основным отчетом, выполните приведенные ниже инструкции.

Щелкните элемент управления подчиненного отчета, чтобы выделить его.

Если окно свойств не отобразится, нажмите клавишу F4.

На вкладке Данные окна свойств обратите внимание на свойства Основные поля и Подчиненные поля.

Для несвязанных подчиненных форм или отчетов оставьте поля обоих свойств пустыми.

Для связанных подчиненных форм или отчетов убедитесь в том, что свойства Основные поля и Подчиненные поля содержат поля, которые связывают два объекта. Например, если в основном отчете отображаются сведения из таблицы «Сотрудники», а в подчиненной форме или отчете — сведения из таблицы «Заказы», свойство Основные поля должно содержать поле «ИД» из таблицы «Сотрудники», а свойство Подчиненные поля — поле «ИД сотрудника» из таблицы «Заказы».

Возможно, эти свойства придется изменить, чтобы подчиненная форма или отчет работали должным образом. Для этого выполните описанные ниже действия.

На вкладке Данные окна свойств щелкните поле Основные поля, а затем нажмите кнопку Построить .

Откроется диалоговое окно Связь с полями подчиненной формы.

В списках «Master Fields» и «Child Fields» (Поля master и Child Fields) выберите поля, с помощью которые вы хотите связать отчеты. Если вы не знаете, какие поля использовать, нажмите кнопку «Предложить», чтобы Access попытается определить связующие поля. По окончании нажмите кнопку ОК.

Если поле, которое вы хотите использовать для связывания отчета, не отображается, возможно, источник записей основного отчета либо подчиненной формы или отчета придется изменить так, чтобы это поле в них присутствовало. Например, если отчет основан на запросе, убедитесь в том, что связующее поле присутствует в результатах запроса.

Сохраните основной отчет, перейдите в представление отчета и проверьте работу отчета.

Добавление таблицы или запроса в отчет в качестве таблицы данных

Таблица данных — это простое визуальное представление данных, похожее на электронную таблицу. Каждый столбец в таблице данных представляет поле в исходной таблице или запросе, а каждая строка — запись. Для отображения таблицы данных в отчете можно использовать элемент управления «Подчиненная форма/отчет». Этот способ хорош, если нужно просмотреть данные в сжатой форме, но при этом вы не хотите использовать возможности форматирования формы или отчета. Чтобы добавить таблицу данных в отчет, выполните указанные ниже действия.

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который нужно использовать как основной, а затем выберите в контекстном меню пункт Конструктор.

На вкладке Конструктор в группе Элементы управления щелкните стрелку вниз в правом нижнем углу коллекции Элементы управления, чтобы открыть ее.

Убедитесь в том, что в открывшемся меню не установлен параметр Использовать мастера.

Снова откройте коллекцию элементов управления и выберите элемент Подчиненная форма/отчет.

Щелкните отчет в том месте, где нужно добавить подчиненный отчет.

Если запустится мастер подчиненных форм, нажмите кнопку Отмена, чтобы закрыть его.

Если окно свойств не отобразится, нажмите клавишу F4.

В отчете щелкните элемент управления подчиненного отчета, чтобы выбрать его.

На вкладке Данные окна свойств щелкните стрелку вниз в поле Объект-источник и выберите таблицу или запрос, которые нужно отобразить в элементе управления подчиненного отчета. Например, чтобы отобразить таблицу «Заказы», выберите пункт Таблица.Заказы.

Access попытается связать таблицу данных с основным отчетом, руководствуясь определенными в ней связями.

На вкладке Данные окна свойств обратите внимание на свойства Основные поля и Подчиненные поля.

Для несвязанных таблиц данных оставьте поля этих свойств пустыми.

Для связанных таблиц данных убедитесь в том, что в свойствах Основные поля и Подчиненные поля отображаются те поля, которые связывают основной отчет с этими таблицами данных. Например, если в основном отчете отображаются сведения из таблицы «Сотрудники», а в таблице данных — сведения из таблицы «Заказы», свойство Основные поля должно содержать поле «ИД» из таблицы «Сотрудники», а свойство Подчиненные поля — поле «ИД сотрудника» из таблицы «Заказы».

Иногда вам может потребоваться настроить связующие поля самостоятельно. Для этого выполните указанные ниже действия.

На вкладке Данные окна свойств щелкните поле Основные поля, а затем нажмите кнопку Построить .

Если откроется диалоговое окно уведомления безопасности, нажмите кнопку Открыть.

Откроется диалоговое окно Связь с полями подчиненной формы.

В списках «Основные поля» и «Основные поля» выберите поля, которые вы хотите использовать для связываия основного отчета с таблицой. Если вы не знаете, какие поля использовать, нажмите кнопку «Предложить», чтобы Access попытается определить связующие поля. По окончании нажмите кнопку ОК.

Если связующее поле не отображается, источник записей основного отчета или таблицы данных нужно изменить так, чтобы это поле в них присутствовало. Например, если таблица данных основана на запросе, убедитесь в том, что связующее поле присутствует в результатах запроса.

Сохраните основной отчет, перейдите в представление отчета и проверьте работу отчета.

Изменение макета подчиненного отчета

После добавления подчиненного отчета может потребоваться изменить его макет или создать связь между данными подчиненного и основного отчетов. Ниже приведены советы по выполнению этих задач.

Открытие подчиненной формы или отчета в новом окне в режиме конструктора

Чтобы внести изменения в макет подчиненной формы или отчета во время работы над основным отчетом в режиме конструктора, можно открыть их в отдельном окне.

Щелкните подчиненную форму или отчет.

На вкладке Конструктор в группе Сервис нажмите кнопку Подчиненная форма в новом окне.

Примечание: Эта команда недоступна, если элемент управления подчиненной формы или отчета привязан к таблице или запросу.

Отображение итогов из подчиненного отчета в основном отчете

Предположим, что вы используете в подчиненном поле «Заказы» текстовое поле «Суммарная стоимость доставки», которое вычисляет сумму столбца «Стоимость доставки». Чтобы отобразить сумму из подчиненного отчета в основном отчете, необходимо добавить в основной отчет текстовое поле, а затем использовать выражение для ссылки на текстовое поле «Суммарная стоимость доставки» в подчиненном отчете. Для этого выполните указанные ниже действия.

В области навигации щелкните основной отчет правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.

На вкладке Конструктор в группе Элементы управления выберите элемент Поле.

Щелкните основной отчет там, где нужно добавить новое поле.

Если окно свойств не отобразится, нажмите клавишу F4.

В окне свойств на вкладке Данные введите в поле свойства Данные следующее выражение:

=IIf(IsError([Orders subreport].[Report]![Shipping Fee Total]),0,[Orders subreport].[Report]![Shipping Fee Total])

В этом примере можно использовать более простое выражение =[Orders subreport].[Report]![Shipping Fee Total], но, если в подчиненном отчете не будет данных, его элемент управления в основном отчете отобразит значение #Error. Использование функции IsError в функции IIf (в первом выражении), гарантирует, что, если подчиненный отчет не возвратит никаких данных, в текстовом поле в основном отчете отобразится значение «ноль» (0).

Чтобы создать выражение с помощью построителя выражений, нажмите кнопку Построить в поле свойства Данные.

На вкладке Макет окна свойств назначьте свойству Формат соответствующее значение (в данном случае Денежный).

Сохраните основной отчет, перейдите в представление отчета и проверьте правильность вычислений.

Источник