подпись за другого человека где ставить черту образец

Сама по себе косая черта не лишит договор силы. Но если не будут указаны фамилия и должность лица, который его подписал, суд может решить, что это неустановленное лицо (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 15.07.02 № КГ-А40/4377-02). Контрагенты могут отказаться исполнять обязательства по такой сделке, ее могут не признать и налоговики. Это особенно неприятно если речь идет о договоре, по которому компания собирается учесть расходы для целей налогообложения прибыли и применить вычет по НДС.

Если вы получили договор с «косой чертой» от контрагентов, то необходимо попросить партнеров подтвердить полномочия лица, поставившего визу. В качестве подтверждения подойдет доверенность или, например, распорядительный документ о назначении лица исполняющим обязанности руководителя. Целесообразно предложить партнерам все же оформить сделку по действующим правилам. А именно: вписать в договор фамилию и должность лица, подписавшего договор, и ссылку на реквизиты документа, которым лицо уполномочено на совершение сделки. Лучше всего, если к договору будет приложена копия такого документа.

Есть еще один вариант. Если контрагент в последующем одобрит сделку, из-за косой черты можно не беспокоиться. О том, какие именно действия можно расценивать как одобрение сделки, сказано в пункте 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57. Партнера можно считать одобрившим сделку, если он полностью или частично оплатил товары, принял их для использования, полностью или частично уплатил санкции или другие суммы в связи с нарушением обязательства, реализует другие права и обязанности по сделке и т. д.

Особо о счетах-фактурах

Еще один важный документ, на котором должен ставить подпись руководитель: счет-фактура (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Что делать, если к вам поступит счет-фактура с косой чертой перед подписью? Как выяснила «УНП», в отделе косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России считают, что сама по себе косая черта перед должностью руководителя не приведет к отказу в вычете НДС.

Вместе с тем необходимо проверить, соответствуют ли требованиям налогового законодательства остальные условия, относящиеся к оформлению подписи. В пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что подписать счет-фактуру может любое уполномоченное лицо. Полномочия можно передать приказом по организации или доверенностью от имени организации.

Стандартные реквизиты бланка счета-фактуры предусматривают, что его подписывает руководитель. Минфин разъяснил, что, если документ подписывает другое лицо, его должность можно не указывать. Главное, чтобы была расшифровка подписи (письмо Минфина России от 16.06.04 № 03-03-11/97). Тем не менее не будет ошибкой, если лицо, подписавшее счет-фактуру от имени поставщика, укажет свою должность (письмо ФНС России от 20.05.05 № 03-1-03/838/8).

* ГОСТ Р 6.30-2003, утвержден постановлением Госкомстата России от 03.03.03 № 65-ст.

Источник

Новый гост для оформления документов

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

Зачем гост для документов

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

Минимальные поля для всех документов:

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

Источник

Родники

Группа компаний правовой поддержки

Черта перед должностью

Одним из самых «любимых» действий при передаче полномочий руководителя является использование приставок-«паразитов». Они могут быть различными: «и.о.», «вр.и.о.», «за»; это могут быть штрихи над должностью и прочее (см. Пример 1). Является ли это ошибкой? Попробуем разобраться.

Сомнительные варианты оформления подписи заместителя Генералов за отсутствующего генерального директора Рюрикова

СвернутьПоказать

Подписываем документы с преамбулой (договор и др.)

Любые договоры должны подписываться с указанием реального подписанта в преамбуле, причем указываться должна не только должность с Ф.И.О., но и основание возникновения полномочий данного лица. Тогда у заместителя мы сразу укажем его «родную» должность и данные доверенности, на основании которой он подписывает документ:

Преамбула и подпись на договоре

СвернутьПоказать

Сказанное выше справедливо не только для договоров, но и для всех документов, в которых подписывающее лицо указывается в преамбуле – это могут быть доверенности или документы, составляемые во исполнение договоров, например, акты приемки-сдачи работ и т.п.

Остальные документы (приказ, письмо и др.)

Что касается оформления подписи на других документах, то здесь ситуация более запутанная.

Проставление косой черты перед должностью или слов типа «за» или «за отсутствующего» представляется нам неприемлемым хотя бы потому, что противоречит здравому смыслу. Замещающее лицо не выполняет обязанности «за» кого-то, оно выполняет собственные обязанности, возложенные на него, а следовательно, действует от своего имени! Подпись должна соответствовать как минимум ее расшифровке, иначе это может привести к целому «букету» проблем, самая маленькая из которых – невозможность идентифицировать представителя организации, который реально подписал бумагу.

Ситуация с остальными приставками («и.о.», «вр.и.о.») еще более туманная. В соответствии с п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизита «Подпись» входят:

Этот ГОСТ не является обязательным к исполнению документом (он даже не прошел регистрацию в Минюсте как нормативно-правовой акт, обращенный к неограниченному кругу лиц), однако он отражает накопленный опыт в оформлении организационно-распорядительных документов и на нем строится главный аргумент противников слов-«паразитов». Звучит он следующим образом: поскольку в штатном расписании организации и трудовых договорах должность «исполняющий обязанности генерального директора» отсутствует, то указывать такую должность в реквизите «Подпись» неправильно.

На эту тему есть положения еще в одном документе, который также не является обязательным для негосударственных структур:

Фрагмент документа СвернутьПоказать Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Ранее данное положение дублировалось и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, однако в настоящее время этот документ утратил силу, а в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477), пришедших на смену, положений о подписи «в отсутствие» нет. Однако, как и раньше, к обязательным элементам реквизита «Подпись» относятся: должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ, его личный росчерк.

Итак, чтобы определить, как должна выглядеть подпись в каждом конкретном случае, необходимо понять, как соотносятся полномочия лица, исполняющего обязанности генерального директора, с его «родной» должностью (т.е. все зависит от способа оформления «заместительства»).

Первый и наиболее простой из случаев – это временный перевод на должность генерального директора. Здесь ответ ясен. Поскольку Генералов Г.Н., пусть и временно, но находится в должности генерального директора, то и подписывать документы в этот период он должен соответствующим образом (без какой-либо отсылки к сроку исполнения им своих обязанностей). То есть он является, пусть и временно, но генеральным директором.

Варианты оформления «заместительства» руководителя описаны в статье «Передача полномочий руководителя на время его отсутствия» на стр. 56 журнала № 8’ 2012 Пример 3

Подпись при временном переводе на должность генерального директора

СвернутьПоказать

Сложнее обстоит дело с другими вариантами. При штатном заместительстве (когда полномочия по подписанию соответствующих документов закреплены в трудовом договоре или должностной инструкции, т.е. являются для заместителя «родными») в подписи следует указывать «родную» должность без какого-либо упоминания о временности «генеральских» функций.

Подписи штатных заместителей генерального директора

СвернутьПоказать

Рассмотрим также ситуацию с временным совмещением должности отсутствующего генерального директора с основной должностью работника. Эта ситуация в принципе не отличается от вышеописанной, за исключением того, что права и обязанности по «совмещению» носят разовый характер.

Следствием этого может стать такой казус: например, на протяжении года в делах организации в одних и тех же видах документов при «живом» генеральном директоре будут стоять подписи нескольких различных лиц. Кроме того (в отличие от штатного заместительства), данные полномочия «не вшиты» в собственные должностные обязанности заместителей. Они могут передаваться каждому из них не целиком, а лишь частично (когда в отсутствие генерального участки его работы делятся между несколькими лицами, документы по разным вопросам будут рассматривать и подписывать разные лица). Однако влияет ли это на правовую квалификацию в данном случае?

В документе должна быть указана должность лица, который его подписывает, а поскольку делает это не генеральный директор, то с формальной точки зрения ответ один – должна стоять «родная» должность подписывающего работника. Однако на практике стоит учитывать не только формальную сторону, но и руководствоваться здравым смыслом. Ведь данные документы создаются не на один день и даже не на один год. Чтобы облегчить в будущем поиск документов, подтверждающих полномочия лица, подписавшего документ, можно в реквизит «Подпись» включить максимум информации:

Подпись при временном совмещении должности генерального директора

СвернутьПоказать

Необходимо достаточно ясно понимать, что юридическая сила документа зависит не от того, как он подписан, а от того, имел ли подписант полномочия подписывать его. Соответственно, главный вопрос, который возникает, когда документ «за косой чертой» или с подписью с приставкой «врио», «и.о.» попадает вам в руки: «Чем подтверждены полномочия подписавшего?» Любой документ с подобной подписью, пришедший от контрагента, должен вызывать закономерный запрос о предоставлении копий документов, подтверждающих полномочия подписанта. И до их получения к бумаге с «сомнительной» подписью нужно относиться осторожно, воздержавшись от осуществления любых действий, способных повлечь убытки.

Допустим, вас попросили подписать документ за другое лицо. В чем смысл этого действия? Подписание – это заверение документа уполномоченным лицом путем проставления рукописной либо электронной подписи.

Теперь представим ситуацию, что директор заболел, а подписать документ надо срочно, он просит это сделать своего секретаря Иванову. Будет ли такой документ сфальсифицированным? Ведь:

По факту произошла подделка документа путем имитации подписи. Но если организация одобрит этот документ, то есть будет его исполнять, то, скорее всего, о фальсификации никто и не узнает – «фирма будет спасена».

А вот если данная просьба руководителя была элементом более крупной задуманной им игры, где секретарь оказалась только пешкой, и потом всплывет фальсификация подписи, то уже правоохранительные органы и суд будут оценивать все собранные доказательства по данному делу, чтобы понять, кто и какую выгоду от этого пытался получить.

Суды обычно расценивают проставление подписи за другое лицо как фальсификацию: ИФНС по результатам проверки приняла решение о доначислении налогов, пени, штрафа за занижение налогооблагаемой базы индивидуальным предпринимателем. Суд поддержал ИФНС, поскольку ИП не подтвердил реальность расходов, на которые занижена налогооблагаемая база: договоры и иные документы, предоставленные ИП, были подписаны от имени директора А. контрагента ООО, но, как показала экспертиза, подпись за А. была выполнена иным лицом, кроме того, А. отрицал наличие деловых связей с ИП.

В другом, также налоговом, деле, экспертиза выявила подделку подписи на документах. Выяснилось, что они были подписаны другим лицом «по просьбе». Документы были признаны судом сфальсифицированными (Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 07.06.2017 № 15АП-6957/2017 по делу № А53-25220/2016).

Как правило, в обычной «офисно-деловой» среде чаще всего встречаются подделки документов через проставление подписи за другое лицо, составление документа «задним числом» или «на будущее», искажение реальных данных в документе, создание «фиктивных» документов, в которых отражается несуществующий факт.

Участник конкурса на заключение госконтракта предоставил подложные договоры на проектные работы, хотя в реальности такие договоры не заключал, работы не выполнял. Итог:

В этом деле подделали документы, подтверждающие возникновение права собственности на нежилые помещения. Это привело к возбуждению уголовного дела и признанию недействительными договоров купли-продажи (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 23.09.2019 № Ф05-23556/2018 по делу № А40-41425/2017).

Экспертиза выявила, что печать на первичном учетном документе проставили в иную дату, чем указано на самом документе. Это привело к направлению на новое рассмотрение дела о включении в реестр требований кредиторов должника (банкрота) – Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 12.09.2018 № Ф10-4773/2015 по делу № А48-5865/2014.

Приводить примеры можно еще долго, но, как показал анализ судебной практики за последние три года, подавляющее большинство случаев фальсификации связано либо с имитацией подписи, либо с созданием «мнимых» документов (первичных учетных, договоров и т. п.). Наиболее распространенные последствия:

При этом заметьте: в ряде случаев фальсификация приводит к возбуждению уголовного дела, в других – нет. С чем это связано?

Варианты ответственности за подделку документа

В отечественном законодательстве за подделку документов предусмотрено четыре основных вида ответственности. Исследовать каждый из них глубоко не будем. Наша задача – продемонстрировать существующий ассортимент основных мер наказания и обозначить их отличия.

Статья 192 «Дисциплинарные взыскания» Трудового кодекса РФ. «За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение по соответствующим основаниям. Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине (часть пятая статьи 189 настоящего Кодекса) для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания. …При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен».

Ответственность за подделку документов для граждан по статье 327 УК РФ более строга, чем для организаций по статье 19.23 КоАП РФ, и смягчить ответственность для человека с переквалификацией на административное правонарушение не получится (Кассационное определение Суда Чукотского автономного округа от 21.06.2010 по делу № 22-22/10, 1-01/10).

Текст примераРаботник Конев серьезно повредил руку и увольняется, поэтому не может поставить нормальную подпись об ознакомлении на приказе, и расписаться в получении трудовой книжки он тоже не может.

Если при этом работник увольняется по доброй воле, то советуем его подпись не имитировать «чужой рукой» – пусть он лучше распишется хоть как-то, но сам. Можно еще сделать это в присутствии свидетелей и задокументировать актом, приложив копию медицинского документа о травме. А можно еще и видео процесса подписания и выдачи трудовой книжки на телефон заснять. Так вы и процедуру увольнения соблюдете, и себя обезопасите.

Если же в этой ситуации приказ подписали «чужой рукой», например, Лосева, то каковы последствия? Работник увольнялся добровольно и получил полагающиеся ему выплаты, трудовую книжку. Вреда для организации, для него самого, для государства нет. Каких-либо негативных последствий в виде претензий надзорных органов, трудового спора тоже нет.

Неуважение к закону

Совсем иная ситуация, когда работник приносит больничный лист, но подчищает и подправляет в нем даты, продлевая период временной нетрудоспособности. В этой ситуации он претендует на выплаты, на которые не имеет права, так как за ними не стоит реального факта нетрудоспособности. Это уже сознательное преступление, обман государства и работодателя, это характеризует крайнюю степень неуважения к закону и общественным (публичным) интересам.

Подвести данное нарушение под статью 327 УК РФ, может, и не удастся (не тот масштаб ущерба), но вот дисциплинарная ответственность по статье 192 ТК РФ тут явно «светит».

Степень общественной опасности и в первом, и во втором случае наблюдается, но она разная. Если в первом нарушитель находится в «зелено-желтой» зоне, то во втором – уже точно в «красной».

А при подделке более серьезных документов, например, диплома об образовании или медицинской книжки, степень опасности «зашкаливает», и тогда наступает уголовная ответственность по статье 327 (Кассационное определение Верховного суда РФ от 22.01.2018 № 13-УД17-8, Постановление Московского городского суда от 28.09.2018 № 4у-5442/2018).

Связано это с тем, что использование подложного диплома и медицинской книжки ставит под угрозу жизнь, здоровье, безопасность людей, сохранность государственного и частного имущества (особенно если от квалификации работника зависит жизнь людей). Скажем, если человек болен открытой формой туберкулеза и устроится по фальшивой медкнижке в кафе, то сколько людей он может потенциально заразить опасной болезнью?

Второй элемент, на который обязательно обратит внимание суд, – направление умысла. В самом начале статьи мы объяснили, что подделка – это сознательное искажение документа. Но «направление» и содержание умысла «фальсификатора» могут быть разными.

Конев из примера повредил руку и попросил Лосева расписаться за него. Лосев, желая помочь коллеге, выполнил просьбу, не задумываясь о том, законно ли это, и не осознавая в полной мере, что совершает фальсификацию (хотя при должной степени осмотрительности мог бы это понять). Тут Лосев действует по легкомыслию, небрежности и совершает правонарушение по неосторожности.

Другое дело, если человек желает получить какую-то материальную или иную выгоду, например получить деньги за якобы выполненную работу по договору подряда, и осознанно подделывает подпись на документе, который позволит ему добиться незаконной выгоды. Это уже прямой умысел – человек прекрасно понимает, что нарушает закон, и он желает наступления опасных последствий.

Косвенный умысел – это когда человек особо не желает наступления каких-либо опасных последствий, но относится к этому безразлично: ему все равно, наступят они или нет и что там будет.

Вот именно содержание умысла и опасность последствий подделки документа и определяют, какую ответственность понесет виновник: «легкий испуг» в виде гражданско-правовой, дисциплинарной ответственности или же уголовную ответственность.

В большинстве «офисных» подделок нет признаков уголовного или административного правонарушения, поскольку и «масштаб» умысла, и «масштаб» подделки обычно незначительные – относительно безвредны. Но все зависит, конечно, от последствий использования подделки в будущем. Поэтому будьте осторожны.

В отличие от подделки, обычное искажение информации происходит зачастую неосознанно в силу разных причин: от внешних (ошибка в источнике информации, сбой в программном обеспечении и т. п.) до внутренних (усталость, недостаточный уровень знаний и т. п.).

Бератор нового поколения
УСН НА ПРАКТИКЕ

Полное руководство для бухгалтера по ведению учета на УСН. Правила учета, которые нужны любому «упрощенцу».

Сегодня речь пойдёт об одном явлении, которое большинство из вас видело, а кто-то, может быть, способствует тому, что оно продолжает жить. Нет ему названия, и нет ни единого прямого подтверждения в официальных документах, не было для него ГОСТа. А явление живет. Назовём его «косая черта перед должностью».
Случалось вам ждать Александра Васильевича, чтобы тот поставил подпись, а тут прибегает Николай Петрович, хвать у вас бумажку из рук и готово! Подписан документ!
Проиллюстрирую, что я имею в виду.
Вот документ без подписи:

А вот документ, подписанный другим лицом:

Черта перед должностью произошла от слова «за». В смысле «подписался за начальника кадров Николаева А.В.»
Ну а теперь почитаем, что законодатель говорит про эту черту.
Практичес ки ничего. Есть отдельные следы. Например, некоторыми внутриминистерскими инструкциями запрещено ставить такую черту.
Вот фрагмент Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти:
«Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности».
Но это для министерств. Вряд ли именно вы работаете в министерстве.
Так можно ставить черту или нельзя? Никто не запрещает. А не запрещено, значит, разрешено.
Но чтобы не было проблем с налоговой, лучше у «накосячевшего» попросить дописать свою должность и фамилию. А заодно попросить копию документа, из которого следует, что он действительно имеет право на подпись данного документа.
Ведь вам нужна не просто подпись, а правильный реквизит документа. Статья 3.22 Государственного стандарта Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации » гласит, что в состав реквизита «подпись» входят:
наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке);
личная подпись;
расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Кроме того, вы должны быть уверены, что документ подписывает полномочное лицо, а не уборщица или случайный посетитель.

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 6

За подписью неизвестного

На основании какого правового документа запрещена косая черта перед наименованием должности в случае подписания документа заместителем или исполняющим обязанности руководителя и требуется ли расшифровка подписи подписавшего?

Использование косой черты не предполагается?

Признаюсь честно, данный вопрос привел автора статьи в замешательство — объяснение кажется очевидным. Немало удивила формулировка вопроса, и у автора сразу возник встречный вопрос: а где вы встречали инструкцию, рекомендацию, любой другой регламентирующий делопроизводственные процессы документ, разрешающий использование косой черты в реквизите «подпись»?

Но давайте попробуем разобраться в этой парадоксальной ситуации.

Для начала обратимся к нормативным актам и отыщем там все, что так или иначе связано с реквизитом «подпись».

Итак, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее толкование подписи:

подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Слово «полномочный» в данном случае неслучайно — документ может подписать только тот, кто имеет право принимать решение по затронутому в нем вопросу.

Еще один определяющий документ, имеющий силу на территории всей Российской Федерации, — Государственный стандарт Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» — описывает правила оформления реквизита «подпись» следующим образом.

Фрагмент документа. Статья 3.22 Государственного стандарта Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»

В состав реквизита «подпись» входят:

наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке);

расшифровка подписи (инициалы, фамилия)…

Обратите внимание, что в состав реквизита, помимо автографа как такового, включены наименование должности и фамилия подписавшего.

Как видим, в таких важных документах, как государственные стандарты, даже не предполагается возможность подписи другого человека вместо ответственного лица. Использование косой черты не упоминается вовсе.

Но проблема тем не менее существует. Косвенно на это указывают пункты инструкций по делопроизводству отдельных организаций. Давайте для примера обратимся к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти — документу, на основании которого составлены инструкции федеральных министерств и ведомств, их подразделений на территории России. В пункте, описывающем оформление подписи документа, читаем:

Фрагмент документа. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Однако инструкции по делопроизводству некоторых организаций запрещают даже такое исправление. Согласно им в случае непредвиденного отсутствия на момент подписания документа ответственного должностного лица следует внести в подготовленный файл наименование должности и фамилию лица, фактически подписывающего документ, и заново распечатать страницу.

В Российской Федерации сегодня ситуация такова, что единых, обязательных для всех требований к оформлению организационно-распорядительной документации не существует. Каждая организация разрабатывает собственный порядок работы с документами, основываясь как на российских, так и на зарубежных традициях, опыте разных стран. ГОСТ 6.30-2003 носит рекомендательный характер. То есть специального нормативно-правового акта об обязательной расшифровке подписи с указанием фактической должности подписавшего и запрете использования косой черты не существует.

Руководствуемся здравым смыслом!

Тем не менее помимо разнообразных инструкций и предписаний существует здравый смысл. Попробуем разобраться, насколько важен такой простой на первый взгляд реквизит.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Подпись подтверждает:

— достоверность сведений, изложенных в тексте документа;

— полномочия должностного лица, подписавшего документ.

Справка. Подпись — один из первых сложившихся в российском делопроизводстве обязательных элементов. Еще до формирования в XVI веке официального — «приказного» — делопроизводства в деловых документах указывали имена непосредственных участников события, после текста — имена его составителя и свидетелей. Это, во-первых, подтверждало достоверность события, а во-вторых, указывало, с кого можно потребовать ответ в случае необходимости.

Использование косой черты или предлога «за» вместо наименования должности лица, фактически подписавшего документ, а также отсутствие расшифровки его фамилии может оказаться невыгодным как составителю документа, так и его адресату. Очевидно, что реально ответственный за ведение дела человек не подписывал документ, а значит, не подтвердил принятое решение. Скорее всего, всезнающему секретарю организации известно, кому принадлежит росчерк. Но получатель такого документа вряд ли знаком с особенностями почерка всех руководителей предприятия и не владеет информацией о полномочиях этих людей. Получается анонимный документ, фактически подписанный неизвестно кем, что, конечно же, не дает никаких гарантий достоверности информации, содержащейся в нем. Ничего страшного, если это информационное письмо. А если речь идет о приказе или распоряжении? Непонятно, кто несет ответственность за принятое решение. Получатель вправе посчитать такой документ недействительным. В самом деле, ведь неизвестно, кто подписался под важным сообщением. У человека, осмотрительного в делах, не склонного доверять всему и сразу, могут возникнуть такие вопросы:

А имеет ли право этот неизвестный ему персонаж принимать ответственные решения и подписывать документы?

И знает ли настоящий руководитель о принятом решении?

А не подделка ли это? Некто составил выгодный для себя текст и, инсценировав отсутствие ответственного лица, отправил его адресату.

Руководитель, несмотря на то что указаны его должность и фамилия, может отказаться от документа — его автографа нет, а значит, он не несет никакой ответственности за содержание «бумаги» и возможные последствия. Тем более что об отправке документа или его оглашении он распоряжения также не давал.

Таким образом, автор документа оказывается в невыгодной ситуации, потому что получатель имеет все основания не принимать документ за подписью «неизвестного» лица и, как следствие, не исполнять его.

Получатель документа окажется в проигрыше, если должностное лицо откажется от документа, ссылаясь на тот факт, что он не ставил свой автограф, несмотря на то что документ был подготовлен за его подписью.

Пример. Н.А. Светлов обратился в Кировский районный суд г. Иркутска с жалобой на бездействие должностного лица — председателя Иркутского областного суда, не давшего ответ на ранее направленное на имя должностного лица обращение. Ответ Н.А. Светлову направлен за подписью неизвестного лица с простановкой косой черты на реквизитах (должность, инициалы и фамилия) председателя суда. То есть неправильное оформление реквизита «подпись» стало основанием для обращения в суд.

Теперь после обзора нормативных актов и рассуждений можно дать ответ на поставленный в начале статьи вопрос.

Использование косой черты или предлога «за» перед наименованием должности и отсутствие расшифровки подписи подписавшего не разрешено ни одним из существующих нормативных или методических документов по ведению делопроизводства. При этом в инструкциях многих организаций существует запрет на «анонимность» подписи.

Полное и грамотное оформление подписи немаловажно. Наименование должности и фамилия лица, фактически подписавшего документ, указывают нам должностное лицо, ответственное за принятое решение, а также подтверждают его полномочия в решении затронутого в документе вопроса. Анонимность подписавшего может привести к различным недоразумениям, например, к отказу получателем принятия документа к исполнению. Или к обращению в суд, как в описанной в примере ситуации.

Что же делать, если в силу непредвиденных обстоятельств документ подписал не руководитель, а его заместитель или исполняющий обязанности, а перепечатать страницу нет времени? Проблема решается легко и быстро при помощи обычной ручки или пишущей машинки. Секретарь должен вписать или впечатать наименование должности и фамилию лица, фактически подписавшего документ. Согласитесь, особых условий здесь не требуется. И потом вам не придется объяснять ситуацию и умолять адресата поверить анонимной подписи, вы избежите неожиданных и неприятных последствий.

Источник