положение о доставке работников к месту работы и обратно образец
Организация доставки работников к месту работы
organizaciya_dostavki_rabotnikov_k_mestu_raboty.jpg
Похожие публикации
Доставка работников к месту работы: право или обязанность фирмы?
Касательно доставки работника к месту работы Трудовой кодекс по большей части «молчит». В нем нет универсальных, применяемых во всех видах правоотношений с участием работника и работодателя, норм, которые бы предписывали или регулировали такую доставку.
Исключение — доставка работников к месту вахты. Ее работодатель обязан осуществить любым экономически целесообразным способом, что следует из п. 2.5 положений постановления Госкомтруда СССР о вахтовом методе от 31.12.1987 № 794/33-82, которые до сих пор действуют.
Косвенно обязанность работодателя доставить работника до места вахтовой работы прослеживается из нормы ст. 301 ТК РФ о том, что в графике на вахту предусматривается время для доставки работников. А все, что происходит в рамках рабочего графика, происходит за счет работодателя.
Отметим, что оплачивать проезд работника от места жительства до пункта сбора на вахту фирма не обязана (решение ВС РФ от 17.12.1999 № ГКПИ 99-924).
Таким образом, работа с доставкой до места работы — правоотношение, которое инициируется работодателем, если это не вахта, по его собственной воле. Регламентируется, соответственно, различными локальными нормативами, договорами, соглашениями.
Доставка работников к месту работы и обратно: как лучше организовать
Есть несколько способов организовать доставку работников. Можно:
1. Закрепить в трудовом договоре компенсацию работнику:
Главное преимущество компенсирующей схемы заключено в ее «заявительности». Пока работник не предъявил документально подтвержденные расходы на проезд, деньги остаются на счетах организации и участвуют в обороте.
Главный недостаток схемы — в том, что работник может предъявить недостоверные или не относящиеся именно к рабочим поездкам документы по расходам, которые ему оплачивает организация.
2. Закрепить в локальном нормативном акте доставку работников служебным транспортом организации.
Главное преимущество схемы — полная подконтрольность руководству, финансовая прозрачность. Нет больших внешних рисков срыва подачи транспортных средств.
Главный недостаток — организационная сложность, которая сопровождается значительными, в ряде случаев, финансовыми издержками:
3. Заключить со сторонним хозяйствующим субъектом договор на доставку работников.
Главное преимущество схемы — цена. Как правило, расходы на «аутсорсинг» транспортных услуг ниже расходов на оплату труда штатных водителей и специалистов по обслуживанию машин. Все издержки на обеспечение работы автопарка находятся на стороне исполнителя.
Главный недостаток — зависимость от форс-мажоров на стороне поставщика услуг. Кроме того, поставщик может внезапно поднять цены на услуги, не прислать автомобиль в той или иной ситуации и т. п. Если даже по договору прописана ответственность с выплатой неустоек, то их порой непросто взыскать (иногда все официальные активы поставщика — это его уставный капитал в 10 000 рублей).
Доставка сотрудников до места работы: налогообложение
Денежные суммы, выделенные работодателем на доставку работников, если она осуществляется в рамках «компенсирующей» или «служебной» схемы:
1. Могут облагаться НДФЛ и страховыми взносами.
В общем случае так и происходит — поскольку эти суммы квалифицируются как доход работника в натуральной форме. Но есть исключение: если организованная работодателем доставка на работу и обратно обусловлена производственной необходимостью, удаленностью места расположения предприятия, то соответствующие ей суммы экономической выгоды не образуют и НДФЛ, а также взносами не облагаются (письмо Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198, определение ВАС РФ от 05.07.2013 № ВАС-8283/13).
2. Включаются в расходы при расчете налога на прибыль.
В положениях п. 26 ст. 270 НК РФ указаны расходы, которые не могут быть использованы для уменьшения налоговой базы, в т.ч. к таким расходам относится оплата проезда работников на общественном и ведомственном транспорте до работы и обратно. Но там же присутствует оговорка, что в уменьшающие базу расходы можно включить суммы, которые:
Таким образом, в указанных случаях доставка служебным транспортом работников к месту работы и обратно уменьшает базу по налогу на прибыль (или по налогу УСН 15%).
Также фирме, уплачивающей налог на прибыль, нужно иметь в виду, что:
А если доставка организуется за счет «аутсорсинга», то:
Расходы на доставку работников должны быть обоснованы и подтверждены документально. В зависимости от применяемой схемы, такими документами могут быть договоры на услуги перевозки, коллективный договор, правила внутреннего распорядка, графики работы и т.п.
Таким образом, еще одним критерием выбора оптимальной схемы доставки сотрудников может быть налогообложение. Фирме нужно подсчитать, какой вариант выгоднее. Факторов здесь много, например — штат предприятия. Если он большой и доставка не обусловлена удаленным расположением места работы, то «аутсорсинг», скорее всего, будет самым экономичным вариантом, так как НДФЛ и страховые взносы, фактически включаемые в фонд оплаты труда, будут довольно чувствительными по сумме.
Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.
Доставка работников на место работы и обратно: как правильно оформить, чтобы включить в расходы для целей налогообложения
ООО заключило договор на доставку работников на места работы и обратно. Транспортная компания за оказанные услуги выставила УПД. Нужны ли еще какие-то документы для того, чтобы уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму расходов по доставке сотрудников до места работы и обратно?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Чтобы уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму расходов по доставке сотрудников до места работы и обратно, следует закрепить эту обязанность работодателя в коллективном и (или) трудовом договоре или же обосновать производственную необходимость (технологическую особенность производства) такой доставки.
В целях документального подтверждения факта оказания услуг может использоваться универсальный передаточный документ.
Формы, порядок и периодичность составления документов по договору возмездного оказания услуг определяются сторонами этого договора.
Обоснование вывода:
Налог на прибыль
В общем случае расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами и ведомственным транспортом не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль. При этом Налоговым кодексом РФ предусмотрены некоторые исключения.
В соответствии с п. 26 ст. 270 НК РФ организация вправе включить в расходы при определении налоговой базы по налогу на прибыль затраты на оплату проезда работников к месту работы и обратно специальными маршрутами и ведомственным транспортом, если:
доставка вызвана технологическими особенностями производства (связана с режимом работы предприятия, местоположением), то есть если сотрудники организации не имеют иной возможности добраться до места работы и обратно (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ);
обязанность работодателя организовать доставку сотрудников закреплена в трудовых или коллективном договорах (п. 25 ст. 255 НК РФ).
В одних письмах специалисты Минфина России разъясняют, что должны выполняться одновременно оба условия. Если хотя бы одно из них не соблюдено, то организация не вправе учесть произведенные затраты для целей налогообложения прибыли (письма Минфина России от 23.01.2020 N 03-03-06/1/3758, от 18.03.2015 N 03-03-06/14664, от 21.04.2014 N 03-03-06/1/18198, от 31.08.2012 N 03-03-06/1/449, от 24.11.2011 N 03-03-06/1/778, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/435). В арбитражной практике поддерживается эта позиция (постановления ФАС Северо-Западного округа от 10.12.2013 N Ф07-8924/13, ФАС Московского округа от 29.02.2012 N Ф05-10937/11).
В других письмах специалисты Минфина России указывают, что организация вправе отнести в состав расходов затраты, связанные с перевозкой работников к месту работы и обратно, если данные расходы обусловлены технологическими особенностями производства либо предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как система оплаты труда (письма Минфина России от 27.11.2015 N 03-03-06/1/69181, от 10.01.2017 N 03-03-06/1/80079, от 16.07.2015 N 03-11-06/1/40977, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/810, от 07.11.2007 N 03-03-06/1/777). Это мнение также находит подтверждение в арбитражной практике (постановление Восьмого ААС от 12.08.2015 N 08АП-8001/15, постановление Тринадцатого ААС от 24.05.2011 N 13АП-6277/11, постановления ФАС Уральского округа от 26.04.2005 N Ф09-1626/05АК, ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.10.2005 N А19-5465/04-5, ФАС Поволжского округа от 27.02.2006 N А65-6046/2005-СА2-9; смотрите также постановления ФАС Поволжского округа от 24.10.2006 N А65-6040/05, от 17.08.2006 N А65-23970/2005).
В письме Минфина России от 21.01.2013 N 03-03-06/1/18 разъяснено, что выплаты работникам компенсаций их расходов на проезд не могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль организаций, если налогоплательщиком организован специальный маршрут автобуса, доставляющий сотрудников к месту работы. В письме Минфина России от 04.12.2006 N 03-03-05/21 содержится даже вывод о том, что расходы организации по доставке сотрудников на работу и обратно до дома в черте города не уменьшают налогооблагаемую прибыль.
В письмах Минфина России от 30.04.2019 N 03-04-06/32414 и от 16.04.2019 N 03-03-07/26913 сказано: если расходы организации по возмещению затрат работника по проезду на работу и возвращению с работы из удаленных населенных пунктов являются формой системы оплаты труда, то такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций в составе расходов на оплату труда при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ. В случае если указанные расходы организации не являются формой системы оплаты труда и носят социальный характер, то такие расходы не могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций независимо от того, предусмотрены эти расходы трудовыми договорами или нет (п. 29 ст. 270 НК РФ).
Таким образом, для того, чтобы уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму расходов по доставке сотрудников до места работы, достаточно закрепить эту обязанность работодателя в коллективном и (или) трудовом договоре или же обосновать производственную необходимость (технологическую особенность производства) такой доставки. В целях минимизации налоговых рисков возможно перестраховаться и выполнить одновременно оба условия. Разумеется, должно выполняться условие соответствия таких расходов требованиям ст. 252 НК РФ.
Документальное подтверждение расходов
Все расходы организации должны быть документально подтверждены (ст. 252 НК РФ).
При этом нормы главы 25 НК РФ не устанавливают конкретного перечня документов, подтверждающих те или иные расходы (письма Минфина России от 03.02.2020 N 03-03-05/6546, от 09.12.2019 N 03-03-05/95878, от 29.08.2017 N 03-03-06/1/55280, от 15.08.2017 N 03-07-08/52318, от 05.12.2014 N 03-03-06/1/62458, от 12.11.2007 N 03-03-06/1/800, определение КС РФ от 24.09.2012 N 1543-О). Из обосновывающих расходы надлежащим образом оформленных документов четко и определенно должно прослеживаться, какие расходы были произведены (письма Минфина России от 26.03.2019 N 03-03-06/2/20469, от 21.03.2019 N 03-03-07/19097) и присутствовать их связь с деятельностью, направленной на получение дохода (письмо Минфина России от 26.03.2019 N 03-03-07/20466).
Документальным подтверждением расходов по доставке работников к месту работы и обратно могут служить:
трудовой (коллективный) договор, в котором предусмотрена обязанность работодателя обеспечивать доставку работников к месту работы и обратно;
приказ руководителя об организации доставки сотрудников до места работы и обратно (в приказе необходимо указать, каким образом организована доставка, для каких категорий работников она предназначена, указать причины необходимости организации доставки сотрудников);
правила внутреннего трудового распорядка, график работы сотрудников, для которых организована доставка;
документ, подтверждающий режим работы общественного транспорта;
письмо (справка) от органов местного самоуправления об отсутствии маршрутов общественного транспорта вблизи местонахождения организации или ее структурных подразделений (или справка о том, что данное направление не обслуживается общественным транспортом);
документы, подтверждающие сам факт осуществления доставки. Так, если доставка осуществляется сторонней организацией, в общем случае нужно иметь в наличии договор о перевозке, акты на оказание услуг, счета-фактуры (УПД).
Следует отметить, это примерный перечень документов, которыми организация сможет обосновать доставку сотрудников к месту работы и обратно. Конкретный перечень таких документов будет зависеть от конкретной ситуации, обусловившей необходимость производить такую доставку.
Относительно необходимости составления акта выполненных работ и достаточности УПД для документального подтверждения расходов в целях налогообложения отметим следующее.
В соответствии с п. 5 ст. 38 НК РФ услугой для целей налогообложения признается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности.
В законодательстве отсутствуют нормы, которые бы регулировали правила и периодичность составления документов, подтверждающих потребление услуг (смотрите, например, определение ВАС РФ от 08.12.2010 N ВАС-15640/10). Законодательной обязанности по составлению акта об оказании услуг (или иных конкретных документов, оформляемых при оказании услуг) не установлено (глава 39 ГК РФ).
Представители налоговых и финансовых органов также неоднократно сообщали о необязательности ежемесячного составления акта об оказании услуг для целей документального подтверждения расходов заказчика в случае, если из требований законодательства и (или) условий договора об оказании услуг не следует, что акт об оказании услуг связи подлежит ежемесячному составлению (письма Минфина России от 13.11.2009 N 03-03-06/1/750, от 16.04.2009 N 03-03-06/1/247, от 06.10.2008 N 03-03-06/1/559, от 09.11.2006 N 03-03-04/1/742, УФНС России по г. Москве от 11.06.2010 N 16-15/062200@).
Поэтому необходимость, порядок и периодичность составления акта по договору возмездного оказания услуг определяются сторонами этого договора.
Для того чтобы УПД мог исполнять роль первичного документа для целей бухгалтерского учета и налогообложения, он должен содержать все реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»*(1).
Электронный формат УПД утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@.
Период оказания услуг исполнитель может указать в элементе «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав» (НаимТов) или «Наименование работ (услуг)» (НаимРабот).
В новом формате УПД для автоматизированной обработки такой информации выделены отдельные элементы (ДатаНач; ДатаОкон).
ФНС России указывает, что применение УПД не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных форм первичных учетных документов (письма ФНС России от 29.01.14 N ГД-4-3/1402@, от 21.10.13 N ММВ-20-3/96@).
Возможность использования УПД следует закрепить в учетной политике организации (четвертый абзац п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).
Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Учет оплаты доставки работников до места работы и обратно;
— Энциклопедия решений. Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли;
— Энциклопедия решений. Расходы на доставку работников к месту работы и обратно специальными маршрутами и ведомственным транспортом (в целях налогообложения прибыли);
— Энциклопедия решений. Универсальный передаточный документ в целях учета расходов при налогообложении прибыли;
— Энциклопедия решений. Составление акта по договору возмездного оказания услуг;
— Оплата проезда работников к месту работы и обратно: как учесть в расходах? (Л.И. Баянова, журнал «Налог на прибыль: учет доходов и расходов», N 3, март 2017 г.);
— Какой вариант документального оформления перевозки персонала до места работы и обратно выгоднее в налоговом плане («Российский налоговый курьер», N 12, июнь 2013 г.);
— Комментарий к письму Министерства финансов Российской Федерации от 10.01.2017 N 03-03-06/1/80079 (Е.Л. Ермошина, журнал «Строительство: акты и комментарии для бухгалтера», N 2, февраль 2017 г.).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мозалева Наталья
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
*(1) Заметим, что использование предлагаемой формы УПД в статусе первичного документа (код 2) организациями и предпринимателями, не являющимися плательщиками НДС, не влечет за собой для них обязанности по исчислению и уплате в бюджет НДС (письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).
Как организовать и учесть доставку сотрудников к месту работы и обратно
Иногда рабочие места находятся довольно далеко от привычных транспортных магистралей, например, работа в загородных промышленных зонах, в пригородных супермаркетах и др. Случается, что график работы построен таким образом, что сам сотрудник вряд ли успеет добраться к началу рабочей смены или уехать домой после нее. И, наконец, некоторые компании включают доставку сотрудников на работу в условия трудового и/или коллективного договора.
Помимо правильной и эффективной организации прибытия к месту работы и отбытия с нее, нужно уделить внимание и учету расходов на этот «бонус». Чтобы у налоговых инспекторов не возникло претензий, траты должны быть обоснованы и правильно учтены в бухгалтерском балансе. Рассмотрим эти вопросы подробнее.
Вопрос: Облагается ли страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний стоимость доставки работников до места работы и обратно (ст. ст. 20.1, 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ)?
Посмотреть ответ
Правовое обеспечение
Трудовой Кодекс РФ в ст. 301 предусматривает доставку сотрудников до места работы и назад в случае применения вахтового метода. Обязанность доставки персонала работодателем также прописана в некоторых отраслевых соглашениях.
Во всех остальных случаях это право, а не обязанность работодателя. Оно закрепляется во внутренних нормативных документах, например, в колдоговоре, и при этом должно быть обосновано производственной необходимостью.
Вопрос: При каких условиях доставка (оплата проезда) сотрудников к месту работы и обратно признается расходом для целей налога на прибыль (п. 25 ч. 2 ст. 255, п. 26 ст. 270 НК РФ)?
Посмотреть ответ
Как можно организовать доставку
У работодателя есть несколько возможностей для облегчения сотрудникам проблемы, связанной с расстояниями, временем и транспортом, необходимыми для того, чтобы своевременно добраться до рабочего места, а по окончании работы уехать домой.
Вопрос: Облагается ли НДС доставка сотрудников к месту работы и обратно (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ)?
Посмотреть ответ
Доставка – это расход
Какой бы способ организации доставки персонала ни выбрал работодатель, он несет определенные траты. Бухгалтерия должна правильно списать эти расходы для корректного определения базы налога на прибыль, чтобы у налоговых инспекторов не возникло претензий в их обоснованности. Также немаловажным является вопрос о необходимости отчислений с этих сумм взносов в страховые фонды.
Два условия для вычета трат на доставку из расчета налога на прибыль
Налоговый Кодекс РФ не предписывает исключать суммы, затраченные на доставку персонала, из учета налога на прибыль, каким бы образом он ни производился: компенсацией расходов на общественный или личный транспорт, ведомственными или арендованными транспортными средствами (п. 26 ст. 270 НК РФ). Но существует два условия, позволяющие исключить эти траты из налогового расчета.
ВАЖНО! Для обоснования той или иной технологической особенности необходимо документальное подтверждение: утвержденным графиком работы организации с указанием часов каждой смены, технологической картой, справкой о движении общественных маршрутов от местных властей.
К СВЕДЕНИЮ! Министерство финансов РФ настаивало на одновременном соблюдении обоих условий, но сложившаяся судебная практика утвердила обоснованность исключения трат на доставку из расчетов налога на прибыль при наличии хотя бы одного из этих факторов. Все же работодателю рекомендуется не пренебрегать внутренним правовым обоснованием доставки своего персонала и его соответствием технологическим характеристикам.
Налоговый учет трат на доставку персонала
Рассмотрим две основные формы организации доставки: использование собственного (арендованного) транспорта фирмы и услуги других организаций. Как в этих случаях нужно учитывать налоговые платежи?
Доставка ведомственным транспортом
Проанализируем учет затраченных средств по основным налогам и сборам:
ВНИМАНИЕ! Причина неначисления НДС и страховых взносов – в том, что нет трат в пользу конкретных сотрудников, а также существует производственная необходимость в указанных расходах.
Доставка договорной транспортной компанией
Основные налоги и сборы будут немного отличаться от отраженных затрат по доставке транспортом фирмы:
Отражение доставки персонала в бухучете
С точки зрения бухгалтера, данные траты – это расходы по «прочим видам деятельности». Их можно отражать по дебетам таких счетов:
Эти счета в зависимости от компании-собственника транспортных средств могут корреспондировать:
Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников
Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?
В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.
Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).
К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:
Работодатель вправе компенсировать сотрудникам стоимость проезда к месту работы. О нюансах, сроках и рисках таких выплат узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.
Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов
Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами. При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139). Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.
Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).
Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.
Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.
Если сумма компенсации больше нормы, то в состав расходов, уменьшающих базу по прибыли, разница не включается (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), а между бухгалтерским и налоговым учетом возникает расхождение.
ВАЖНО! Если работнику не принадлежит транспортное средство на праве собственности, то налоговики могут потребовать рассчитать с сумм компенсации НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42).
Если сотрудник использует собственный автомобиль в рабочих целях, то для оправдания затрат на ГСМ налоговики требуют оформить путевой лист (письмо ФНС от 02.06.2004 № 04-2-06/419@).
Однако Минфин считает, что налоговики не вправе обязать налогоплательщиков использовать какие-либо формы для налогового учета (письмо Минфина от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46664).
Компания-работодатель также может заключить с сотрудником договор аренды авто и установить определенную сумму ее стоимости. Такие затраты включаются в состав прочих на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Расходы на содержание автомобиля, такие как ГСМ, страхование, ремонт, техобслуживание и проч., по договору аренды несет арендатор, то есть работодатель (ст. 646 ГК РФ). В данном случае Минфин считает все расходы, при условии оформленных надлежащим образом первичных документов, обоснованными и подлежащими учету при расчете прибыли (письмо Минфина от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).
О нюансах учета при аренде авто у сотрудника читайте в статье «Нужно ли удерживать страховые взносы с аренды автомобиля?».
Такую компенсацию можно учесть только в том случае, если ее возможность прописана в коллективном договоре или положении о компенсации транспортных издержек. Кроме этого, обязательно наличие подтверждающих первичных документов, а для обоснования – заявления сотрудника о компенсации с детальным пояснением причин использования такси (например, ранний вылет самолета и т. п.). Если все вышеперечисленные условия выполнены, то такие издержки можно учесть при подсчете налога на прибыль (письмо Минфина от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).
Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам
В целях бухгалтерского учета компенсации, связанные с возмещением работникам затрат, понесенных при исполнении трудовых обязанностей согласно ст. 164 ТК РФ, собираются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с затратными счетами. Проводки:
Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 – отражена компенсация;
Дт 73 Кт 50 (51) – компенсация выплачена.
К налоговому учету при исчислении прибыли принимаются все компенсационные выплаты, за исключением сумм, превышающих нормы подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Какие расходы на проезд к месту командировки возмещаются работнику, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Менеджер отдела продаж ООО «Деметра» Петров В. В. использует собственный автомобиль в рабочих разъездах. Объем двигателя – более 2 000 м 3. Сумма компенсации равна 6 900 руб. Блок проводок будет выглядеть следующим образом:
Дт 26 Кт 73 – 1 500 руб. – начислена компенсация в пределах норм;
Дт 91.2 Кт 73 – 5 400 руб. (6 900 – 1 500) – компенсация, не принимаемая в налоговом учете.
Таким образом, сумма расходов в бухгалтерском учете превышает затраты в налоговом, и образуется постоянное налоговое обязательство, регулируемое нормами ПБУ 18/02.
Дт 99 Кт 68 – 1 080 руб. (5 400 × 20%) – начислен условный расход.
НДФЛ с компенсационных выплат работнику удерживать не нужно (письмо Минфина от 11.04.2013 № 04-03-06/11996).
Итоги
Компенсация транспортных расходов должна быть подтверждена корректно заполненной первичкой и экономически обоснована. Суммы затрат на выплату компенсаций учитываются при расчете прибыли в полном объеме, за исключением тех, что превышают установленные законом нормы.