положение об общем отделе учреждения образец
Положение об общем отделе
НИУ ВШЭ – Нижний Новгород
Положение об общем отделе
1.1. Общий отдел (далее – Отдел) является структурным подразделением Нижегородского филиала федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» (далее – Филиал).
1.2. Настоящее положение регулирует деятельность Отдела, определяет его задачи, функции, права и обязанности работников, порядок организации работы, реорганизации и ликвидации Отдела.
1.3. В своей деятельности Отдел руководствуется законодательством Российской Федерации, уставом федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» (далее – Университет), локальными актами Университета и Филиала, а также настоящим Положением.
1.4. Координацию деятельности Отдела осуществляет заместитель директора в соответствии с установленным в Филиале, распределением обязанностей (далее – заместитель директора).
1.5. Структуру, численность и штатное расписание, изменение в структуре и штатном расписании Отдела утверждает ректор Университета, по представлению директора Филиала.
1.6. Трудовые обязанности работников Отдела, условия их труда определяются трудовыми договорами, заключаемыми с каждым работником, Правилами внутреннего распорядка Университета и иными локальными актами Университета и Филиала, а также должностными инструкциями работников Отдела.
Должностные инструкции работников Отдела утверждаются заместителем директора по представлению начальника Отдела.
1.7. Полное и сокращенное наименование Отдела – Общий отдел.
1.8. Для обеспечения административно-хозяйственной деятельности Филиала Отдел вправе использовать круглую печать с изображением Государственного герба Российской Федерации.
Для выполнения возложенных на Отдел функций Отдел имеет необходимые штампы. Проставление оттиска печати и штампов на документах осуществляется Отделом на документах согласно приложению.
1.9. Отдел имеет собственную Интернет-страницу (сайт) в рамках корпоративного портала (сайта) Университета, созданную и поддерживаемую в соответствии с действующими в Университете регламентами и обеспечивающую представление актуальной информации о деятельности Отдела.
1.10. К документам Отдела имеют право доступа, помимо его работников, директор Филиала, заместитель директора, лица, уполномоченные ими для проверки деятельности Отдела, а также иные лица в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.11. Настоящее Положение, вносимые в него дополнения и изменения утверждаются приказом директора Филиала.
2.1. Основными задачами Отдела являются:
2.1.1 организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления Филиала; руководство процессом делопроизводства в Филиале;
2.1.2 координация и контроль ведения делопроизводства в структурных подразделениях Филиала в соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации, Университета, Филиала по делопроизводству и архивному делу;
2.1.3 упорядочение состава управленческих документов и унификация их форм в целях сокращения количества документов и установления их единообразия в Филиале;
2.1.4 осуществление контроля за правильным оформлением документов, их своевременным прохождением и исполнением;
2.1.5 обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности Филиала, их архивное хранение;
2.1.6 организация работы постоянно действующей экспертной комиссии;
2.1.7 оказание методической помощи структурным подразделениям Филиала в оформлении документов и консультирование работников Филиала по вопросам оформления документов и ведения делопроизводства;
2.1.8 обеспечение доступа и использования документной информации Филиала;
2.1.9 установление единых норм документирования и правил работы с документами во всех структурных подразделениях Филиала;
2.1.10 обеспечение сохранности и использования гербовой печати и штампов в соответствии с локальным актом Филиала.
2.1.11 обеспечение сохранности и использования бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации в соответствии с локальным актом Филиала.
2.1.8 организация доставки, получения и отправки корреспонденции.
3.1. В соответствии с возложенными задачами Отдел осуществляет следующие функции:
3.1.1 разрабатывает проекты локальных нормативных актов, устанавливающие единые требования по оформлению документов Филиала и порядок работы с ними;
3.1.2 принимает меры по оптимизации документопотоков и документооборота в целом;
3.1.4 проверяет правильность оформления документов, инициируемых в Филиале;
3.1.5 хранит подлинники приказов, распоряжений Филиала, обеспечивает их своевременную рассылку и ознакомление с ними;
3.1.6 осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;
3.1.7 обеспечивает соответствующий режим доступа к бумажным и электронным документам Филиала, формируемым и хранящимся в Отделе, и использования информации, содержащейся в них;
3.1.8 осуществляет методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях Филиала;
3.1.9 осуществляет контроль за правильным оформления и ведением дел в структурных подразделениях Филиала и подготовки документов к сдаче в архив;
3.1.10 организует работу по приему письменных обращений граждан и ведет делопроизводство по ним;
3.1.11 осуществляет выдачу копий, хранящихся в Отделе документов, архивных справок и заверение документов в установленном порядке;
3.1.12 заверяет печатью подписи работников Филиала на документах, относящихся к деятельности Филиала;
3.1.13 осуществляет работу по использованию, учету, выдаче бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, бланков приказов и общих бланков Филиала;
3.1.14 осуществляет работу по использованию, хранению, изготовлению, учету и уничтожению гербовой печати и штампов Филиала;
3.1.15 составляет сводную номенклатуры дел Филиала;
3.1.16 осуществляет методическую помощь в разработке номенклатуры дел структурных подразделений Филиала;
3.1.18. организует подготовку документов Филиала к передаче на государственное архивное хранение;
3.1.20 координирует, контролирует и принимает участие в разработке положений о структурных подразделениях Филиала, осуществляет их хранения;
3.1.21 осуществляет контроль исполнения входящих документов, приказов директора Филиала, решений ученого совета Филиала;
3.1.23 осуществляет учет и хранение документов, формирующихся в Отделе в соответствии с номенклатурой дел.
4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКОВ ОТДЕЛА
4.1. Работники Отдела имеют право:
4.1.1 осуществлять проверку организации и ведения делопроизводства в других структурных подразделениях Филиала, докладывать о результатах проверок заместителю директора и принимать меры по устранению выявленных нарушений;
4.1.2 запрашивать в других структурных подразделениях Филиала документы и информацию, необходимые для выполнения Отделом своих функций, в пределах своих должностных обязанностей;
4.1.3 вносить начальнику Отдела предложения о совершенствовании деятельности Отдела;
4.1.4 возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением требований нормативно-правовых актов, методических рекомендаций в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, архивного дела;
4.1.5 повышать уровень квалификации на семинарах, и иных формах обучения;
4.1.6 пользоваться компьютерной, множительной и иной техникой, средствами связи, а также иными материальными ресурсами, имеющимися в Филиале, необходимыми для обеспечения деятельности Отдела.
4.2. Работники Отдела обязаны:
4.2.1 сохранять конфиденциальность сведений, содержащихся в документах Филиала;
4.2.2 совершенствовать и развивать деятельность Филиала, обеспечиваемую Отделом;
4.2.3 качественно и в полном объеме выполнять возложенные на них должностные обязанности;
4.2.4 выполнять решения ученого совета, приказы и распоряжения Университета, Филиала, поручения директора Филиала, заместителя директора, начальника Отдела в установленные сроки.
5.1. Отдел возглавляет начальник Общего отдела (далее – руководитель), принимаемый на указанную должность приказом директора Филиала.
5.2. Руководитель Отдела осуществляет непосредственное руководство всей деятельностью Отдела и подчиняется заместителю директора.
5.3. Руководитель Отдела имеет заместителя в соответствии со штатным расписанием Отдела.
5.4. Руководитель Отдела выполняет следующие обязанности:
5.4.1 руководит деятельностью Отдела, обеспечивает организацию его работы, выполнение задач и функций, определенных настоящим Положением, а также решений ученого совета, приказов, распоряжений Университета, Филиала и поручений руководства Филиала;
5.4.2 осуществляет контроль деятельности работников Отдела, заместителя начальника Отдела;
5.4.3 вносит директору, заместителю директора предложения о совершенствовании деятельности Отдела, повышении эффективности его работы;
5.4.4 разрабатывает проекты документов, связанных с организацией деятельности Отдела;
5.4.5 организует повышение квалификации работников Отдела;
5.4.6 обеспечивает создание на рабочих местах оптимальных условий для высокопроизводительного, качественного труда;
5.4.7 контролирует соблюдение работниками Отдела законодательства Российской Федерации, устава и локальных актов Университета, Филиала, в том числе Правил внутреннего распорядка Университета, правил охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности;
5.4.8 разрабатывает проекты должностных инструкций работников Отдела и вносит их на утверждение заместителю директора.
5.5. Руководитель имеет право:
5.5.1 требовать от работников Отдела выполнения в полном объеме и на высоком качественном уровне обязанностей, определенных их должностными инструкциями;
5.5.2 требовать соблюдения работниками Отдела законодательства Российской Федерации, устава Университета, Правил внутреннего распорядка Университета, правил охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности, выполнения решений ученого совета, приказов и распоряжений и иных локальных актов Университета, Филиала, поручений руководства Филиала;
5.5.3 запрашивать у руководителей других структурных подразделений Филиала материалы и информацию, необходимые для выполнения задач и функций, возложенных на Отдел;
5.5.4 собирать совещания работников Отдела;
5.5.5 инициировать изменения организационной структуры и штатного расписания Отдела;
5.5.6 докладывать заместителю директора о нарушениях в работе с документами;
5.5.7 отказывать в регистрации и заверении гербовой печатью документов Филиала, оформленных с нарушением требований ГОСТа Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
5.5.8 вносить заместителю директора предложения о поощрении работников Отдела и применении к ним дисциплинарных взысканий;
5.5.9 вступать во взаимоотношения со сторонними организациями для решения вопросов, входящих в компетенцию Отдела;
5.5.10 подписывать, утверждать и визировать служебную документацию в рамках компетенции.
5.6. Руководитель Отдела несет ответственность за:
5.6.1 некачественное и неполное исполнение задач и функций, возложенных на Отдел настоящим Положением, невыполнение в полном объеме и в установленные сроки решений ученого совета, приказов, распоряжений и поручений руководства Филиала;
5.6.2 несоблюдение законодательства Российской Федерации, недостоверность информации, представляемой руководству Филиала;
5.6.3 утрату документов, образующихся в деятельности Отдела, и разглашение конфиденциальной информации, которой располагает Отдел;
5.6.4 непринятие мер по организации и ведению делопроизводства в Отделе в соответствии с локальными актами Филиала.
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ФИЛИАЛА
Отдел взаимодействует с руководством, со всеми структурными подразделениями Филиала по вопросам ведения делопроизводства, работы с документами Филиала, совершенствования методов работы с документами и представления необходимых руководству документов по контролю за сроками исполнения документов, а также по решению вопросов, находящихся в компетенции структурных подразделений.
7. РЕОРГАНИЗАЦИЯ И ЛИКВИДАЦИЯ ОТДЕЛА
Отдел может быть ликвидирован или реорганизован приказом ректора Университета по представлению директора Филиала.
Последние публикации
Новости
1.1. Отдел _____________________ является самостоятельным структурным подразделением компании.
1.2. Отдел ____________________ формируется приказом директора (решением учредителя) компании.
1.3. Отдел ___________________ ликвидируется приказом директора (решением учредителя) компании.
1.4. Отдел ______________________ возглавляет ________________________________, который назначается директором компании и подчиняется непосредственно директору компании.
1.5. Сотрудники отдела _________________ назначаются ______________ по представлению __________________________.
1.6. Отдел __________________________ в своей деятельности руководствуется:
— действующими законодательными и нормативными актами;
1.7. На время отсутствия сотрудников отдела (командировка, болезнь, отпуск и т.п.) их обязанности исполняют лица, назначенные в установленном порядке, которые приобретают соответствующие права и обязанности и несут ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей.
1.9. Основные понятия, используемые в настоящем положении:
2. Структура отдела
2.1.Структуру и численность отдела _________________________ определяет директор компании приказом по согласованию (представлению) ________________________________.
2.2. Отдел ______________________________ имеет в своем составе следующие структурные подразделения:
При этом в структурное подразделение _____________________________________ входят сотрудники, занимающие должности _______________________________, а в структурное подразделение _____________________________________ входят сотрудники, занимающие должности _______________________________________________.
2.3. Распределение обязанностей сотрудников отдела и утверждение их должностных инструкций осуществляет _______________________________ по согласованию с директором компании, ___________________________.
3. Задачи и функции отдела __________________________
4. Права отдела ______________________:
4.1. Давать сотрудникам отдела(ов) ___________________ указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела ________________________, в соответствии с их должностными инструкциями.
4.2. Участвовать в совещаниях компании, проводимым, в том числе, по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.
4.3. Запрашивать от других структурных подразделений компании информацию, документы и материалы, касающиеся деятельности отдела и необходимые для надлежащего исполнения им своих функций.
4.4. Вести переписку с органами государственной власти и местного самоуправления, с другими структурными подразделениями компании и с другими компаниями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела и не требующим согласования с руководством компании.
4.5. Представительствовать от имени компании в отношениях с органами государственной власти и местного самоуправления, с другими компаниями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела и не требующим согласования с руководством компании.
4.6. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся работы отдела.
4.7. Визировать следующие документы, разрабатываемые в компании:
4.8. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению работы отдела, представления о применении мер поощрения и взыскания к работникам отдела.
5. Взаимоотношения с подразделениями компании
Для реализации поставленных задач и выполнения функций отдел ______________________ взаимодействует со структурными подразделениями компании по следующим вопросам:
6.1. Ответственность за ненадлежащее исполнение обязанностей отдела ____________________ несет начальник (главный специалист) отдела.
6.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.
6.3. Начальник (главный специалист) отдела ___________________________, так же как и сотрудники данного отдела, несут ответственность за:
— предоставление руководству и структурным подразделениям компании недостоверной информации о работе отдела и в рамках компетенции отдела,
— предоставление органам государственной власти, органам местного самоуправления, другим компаниям недостоверной информации о работе отдела и компании и информации в рамках компетенции отдела,
— недобросовестное исполнение должностных обязанностей,
— нарушение производственной и трудовой дисциплины,
— несоблюдение Устава, локальных нормативных актов компании и должностных инструкций,
— необеспечение сохранности вверенного отделу _________________________ имущества,
Перепечатка данного материала не разрешается.
Положение о структурных подразделениях компании: как разработать правильно
Типовой шаблон положения о структурном подразделении
Т ребования к содержанию положений могут быть определены внутренними документами организации (например, стандартом предприятия). Если таких документов в компании нет, то при разработке положения можно использовать типовой шаблон положения о структурном подразделении (см. Таблицу 1).
В любом случае при разработке положения необходимо исходить из того, что в нем должны быть указаны:
Положение визируется руководителем подразделения и утверждается руководителем организации.
Рассмотрим этапы разработки положения о структурном подразделении на примере разработки положения о кадровой службе (см. Пример 2).
Положение о кадровой службе регламентирует порядок построения и функционирования системы кадрового менеджмента компании. Положение о кадровой службе устанавливает:
Этапы разработки Положения о кадровой службе
1. В первую очередь необходимо изучить типовые и примерные положения, а также ранее действовавшие организационно-правовые документы.
Особенно полезно изучить типовые образцы тем специалистам, которые работают во вновь созданных фирмах, в которых нет ранее действовавших документов и опираться в работе не на что.
2. Следует также изучить организационную и распорядительную документацию компании: учредительные документы, штатное расписание и др. Цель данного этапа заключается в определении места кадровой службы в компании, зон ответственности и полномочий.
3. Составление проекта Положения, определение его структуры и содержания разделов (см. Таблицу 2).
4. Обсуждение с руководством компании проекта Положения.
Цель данного этапа заключается в выяснении мнения руководства по поводу разрабатываемого документа, его назначения и принципиальных положений. Важнейшее условие развития кадровой службы компании – позиция высшего руководства, так как невозможно рассчитывать на успех, если высшее руководство не относит проблему управления людьми к числу ключевых приоритетов работы компании. К обсуждению нужно привлечь и руководителей ведущих структурных подразделений.
Часто в компаниях возникает ситуация непонимания менеджерами среднего звена круга задач и функций кадровой службы, так как они видят в ней лишь подразделение, основная задача которого – ведение кадрового делопроизводства. Поэтому их участие в обсуждении содержания Положения о кадровой службе поможет изменить сложившиеся стереотипы и представления.
5. Согласование и подписание документа.
Положение должно содержать визы согласования руководителей структурных подразделений, принимавших участие в обсуждении документа на стадии его разработки. Положение подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель компании. Сотрудники кадровой службы должны быть ознакомлены с Положением под расписку.
Положение является фундаментом, на котором строит свою работу кадровая служба. Оно закрепляет ее статус, полномочия и уровень ответственности и является базовым документом, на основании которого разрабатываются должностные инструкции сотрудников кадровой службы.
Положение о структурном подразделении
Открыть в формате Word 
Положение о структурном подразделении — документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации.
Положение о структурном подразделении
Инженер по организации управления производством, специалист по кадрам
Порядок разработки этого документа аналогичен порядку разработки должностных инструкций. Поэтому в настоящем разделе ограничимся только рассмотрением моделей положений и дадим рекомендации по разработке некоторых разделов.
Одним из самых простых является макет, в котором выделяются разделы:
2. Основные задачи подразделения.
3. Функции подразделения.
Также в макетах положений можно встретить следующие блоки:
1. Организационная структура подразделения.
2. Права подразделения.
3. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями.
4. Ответственность подразделения.
Теперь кратко по каждому из разделов.
Раздел 1. «Общие положения»
Место подразделения в структуре управления организацией
Указывается, является ли подразделение самостоятельным или входящим в состав иного подразделения
Порядок создания, реорганизации и ликвидации подразделения
Определяется: кто (орган или должностное лицо) создает подразделение, какими документами; кто принимает решение о реорганизации или ликвидации подразделения
Указывается, кому из руководства (руководителю организации или его заместителям, иным руководящим работникам) подчиняется самостоятельное подразделение. Подчиненность определяется по схеме структуры организации
Указывается, какое должностное лицо руководит деятельностью подразделения, в каком порядке производится назначение на должность и освобождение от должности, квалификационные требования к нему
Основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности
Указывается, какое должностное лицо руководит деятельностью подразделения, в каком порядке производится назначение на должность и освобождение от должности, квалификационные требования к нему
Планирование деятельности подразделения
Указывается, по каким планам ведется работа подразделения
Формы отчетности о деятельности подразделения
Здесь можно указать, в каком порядке отчитывается подразделение: представляет письменный отчет раз в месяц (квартал, год); руководитель организации заслушивает отчет руководителя подразделения; иные формы
Пояснения используемых терминов
Приводятся в том случае, если подразделения выполняют специфические функции и характеризуются специальной терминологией
Раздел 2. «Основные задачи подразделения». Основные задачи подразделения, как правило, определяются на основе матрицы распределения функций управления. Если организация обходится без нее, за основу можно взять положения Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Если в состав подразделения входят структурные единицы, то разбивку задач рекомендуется проводить по этим же направлениям.
Раздел 3. «Функции подразделения». При разработке данного раздела также используется матрица распределения функций управления. Если таковой нет, то можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих — «вывести» функции из должностных обязанностей руководителей соответствующих подразделений. Поможет определить функции структурного подразделения и ГОСТ 24.525.5-81 «Управление производственным объединением и промышленным предприятием. Управление ресурсами. Основные положения»*.
* М.: Госстандарт СССР, 1981.
Структура раздела «Функции подразделения» может быть представлена в виде текста или таблиц, схем. Например, для положения о юридическом отделе:
Определение форм договорных отношений
Схемы договорных отношений
Подготовка проектов договоров
1. Проекты договоров
2. Предварительные договоры
Согласование проектов договоров с контрагентами
1. Протоколы разногласий
2. Протоколы согласования разногласий
Табличная форма удобна. Сложность только в том, что документ является результатом не любой функции, поэтому напротив отдельных функций будут проставляться прочерки.
Для того чтобы одни и те же функции не дублировались в положениях о разных подразделениях, можно использовать способ, который применяется при разработке должностных инструкций (см. рекомендации по разработке раздела «Должностные обязанности» должностной инструкции в пункте 3.1 параграфа 3 настоящей главы — с. 61). Но, в принципе, использование матрицы распределения функций управления должно исключать дублирование.
Раздел 4. «Организационная структура подразделения». Наименование этого раздела может быть и другим, например «Структура» или «Структура и штатная численность».
Предложения по структуре подразделения разрабатываются руководителем подразделения совместно с отделом организации и оплаты труда. По мере деятельности подразделения структура может изменяться.
Структура подразделения может приводиться простым перечислением, например: «В состав отдела кадров входят: сектор приема, сектор увольнения, сектор учета, сектор по консультированию работников». Структуру можно представить и в виде схемы, например:
Бюро (сектор, группа) приема
Бюро (сектор, группа) увольнения
Бюро (сектор, группа) учета
Бюро (сектор, группа) консультирования работников
Схема может быть и более сложной — отражать связи между структурными единицами, входящими в состав подразделения.
В разделе «Структура» следует также определить порядок утверждения положений о структурных единицах подразделения.
В небольших организациях подразделения могут и не структурироваться на более мелкие единицы. В этом случае указываются группы специалистов, выполняющие работы по отдельным направлениям, либо вообще отдельные специалисты, а также определяется, в каком порядке утверждаются должностные инструкции специалистов подразделения.
В данном разделе также указывается штатная численность подразделения. Она может приводиться в самом положении или оформляться отдельным приложением.
Раздел 5. «Права подразделения». Прежде чем разрабатывать этот раздел, рекомендуем обратить внимание на порядок разработки раздела «Права» должностных инструкций (см. пункт 3.1 параграфа 3 настоящей главы — с. 66). В отличие от должностной инструкции положение о подразделении наделяет правами не отдельного работника, а все подразделение. Если есть желание, можно «расписать» права работников. Но лучше всего привести общий для руководителя подразделения и его работников перечень прав и отдельным блоком выделить права руководителя. Наделяя последнего правами, предпочтение следует отдавать функциональным правам, так как трудовые у него те же, что и у работников подразделения.
Приведем весьма общий пример раздела «Права» положения об отделе кадров:
1. Отделу кадров для выполнения возложенных на него функций предоставлено право:
1.1. Контролировать по вопросам, входящим в компетенцию отдела, деятельность структурных подразделений организации и отдельных специалистов.
1.2. Запрашивать от структурных подразделений информацию, документацию и материалы, необходимые для решения вопросов, связанных с выполнением возложенных на отдел задач.
1.3. Приглашать представителей сторонних организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию отдела.
1.4. Вносить через заместителя генерального директора по персоналу на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам, входящих в компетенцию отдела.
1.5. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
2. Права, предоставленные отделу, реализует начальник отдела, а также работники отдела в соответствии с установленным должностными инструкциями распределением обязанностей.
3. Начальник отдела имеет персональное право:
3.1. Участвовать в подборе работников отдела на вакантные должности.
3.2. Вносить предложения по деятельности других подразделений организации.
3.3. Представлять по доверенности интересы организации по вопросам подбора персонала в службах занятости, кадровых агентствах.
3.4. Участвовать в подготовке и согласовании планов организации, касающихся персонала.
3.5. Давать подчиненным работникам указания, обязательные для исполнения.
3.6. По согласованию с заместителем генерального директора по персоналу привлекать экспертов, специалистов в сфере управления персоналом сторонних организаций для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений.
3.7. Распоряжаться выделенными трудовыми, материальными, финансовыми и техническими ресурсами и распределять их между структурными единицами.
4. Начальник отдела кадров подписывает (визирует) документы, связанные с подбором и движением кадров, учетные формы.
5. Работники отдела наделены правом:
5.1. Посещать подразделения организации для контроля за состоянием трудовой дисциплины, соблюдением трудовых прав работников.
5.2. Требовать от должностных лиц организации соблюдения трудового законодательства, устранения нарушений трудового законодательства.
5.3. Устанавливать сроки и контролировать выполнение требований.
5.4. При выявлении нарушений трудового законодательства составлять акты, докладные записки, отчеты и представлять их в юридический отдел для правового анализа и последующей передачи на рассмотрение генеральному директору для привлечения виновных к ответственности.
5.5. Присутствовать на совещаниях и участвовать в обсуждении вопросов, входящих в компетенцию отдела.
При разработке данного раздела следует воспользоваться рекомендациями, приведенными в пункте 3.1 «Должностные инструкции» настоящей книги, а также проанализировать приводимые далее варианты положений.
Раздел 6. «Взаимоотношения (служебные связи) подразделения». Все рекомендации по подготовке одноименного раздела, но только должностных инструкций, приведены в пункте 3.1 «Должностные инструкции» настоящей книги. Следует только обратить внимание на то, что «расписывается» взаимодействие подразделений, а не отдельных работников. Поэтому в первую очередь нужно ориентироваться на служебные связи между руководителями различных подразделений, и во вторую (если в этом есть необходимость) — на согласование служебных связей между рядовыми работниками подразделений (т.е. определить, нужно ли получать у руководителя своего подразделения согласие, нужно ли согласовывать свои действия с руководителем другого подразделения, прежде чем взаимодействовать с его работниками).
Способы оформления (текст, схемы, таблицы, др.) могут быть теми же, что и указанные в пункте 3.1 «Должностные инструкции» настоящего справочника.
Раздел 7. «Ответственность подразделения». Порядок разработки этого блока положения также во многом аналогичен порядку составления раздела «Ответственность» должностной инструкции (см. пункт 3.1 параграфа 3 настоящей главы — с. 69). Между тем есть и особенности. Так, желательно в положении, наряду с ответственностью всего подразделения, выделить ответственность его руководителя, так как по общему правилу он в своей деятельности руководствуется положением и в большинстве организаций должностные инструкции на него не разрабатываются.
Можно разделить ответственность на персональную (например, начальника отдела) и коллективную (работников подразделения).
Если разработчику недостаточно вышеперечисленных разделов, рекомендуем следующие структуры текста положений о подразделениях:
3. Структура и штатная численность.
5. Руководство (управление).
7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.