гибридное письмо что такое
Гибридная почта. Печать и отправка писем и счетов
Для печати и отправки адресатам большого количества писем (например, регулярные выписки или счета за оказанные услуги) подходит гибридная почта.
Вам нужно только отправить в электронном виде текст писем, адреса и ФИО получателей в центр гибридной почты. В центре гибридной почты письма автоматически распечатают, упакуют в конверт или мейлируют (специальный способ складывания писем для пересылки без конверта) и отправят адресатам обычной почтой — в бумажном виде.
Информация в центры печати передается по каналам, защищенным сертифицированными по ГОСТу средствами. Конфиденциальность передаваемых сведений защищена статьей 63 о тайне связи Федерального закона 126-ФЗ.
Вам не придется упаковывать письма, оформлять сопроводительные документы и тратить время на отправку в почтовом отделении.
За счет электронной пересылки данных в центры печати письма не проходят стадию региональной перевозки и попадают к получателям гораздо быстрее, чем при пересылке обычным способом.
Вы сможете сэкономить на дорогостоящих печатных станках и обслуживающем персонале.
Стоимость услуги складывается из двух частей — плата за печать и плата за пересылку. Стоимость печати рассчитывается индивидуально в зависимости от объема заказа, цветности, способа упаковки и других параметров. Стоимость пересылки не отличается от обычных тарифов на пересылку писем.
Центры гибридной почты находятся в Москве, Санкт-Петербурге и Новосибирске. В этих центрах можно печатать до 4 миллионов писем в день.
Чтобы узнать подробнее об услуге и заключить договор, обращайтесь к специалисту в вашем регионе.
Если вы не нашли ответа на свой вопрос — обратитесь в службу поддержки Почты России:
Центры гибридной печати: как мы материализуем миллионы писем каждый день
Как устроена гибридная печать
Физические лица загружают письма через личный кабинет zakaznoe.pochta.ru.
Отправленные файлы попадают в информационную систему ЭПС, обрабатываются и передаются дальше — в автоматизированную систему управления гибридной почты.
Полученные в PDF письма мы раскладываем в json — простой и понятный формат для обработки, автоматически преобразуем в текст и готовим к печати и упаковке в конверты: расставляем границы, проверяем шрифты и область запечатывания. Сверяем адрес и индекс получателя, чтобы письмо ушло куда нужно.
У каждого отправления есть определённый набор данных, как у транзакции в банке:
С помощью этих данных мы просчитываем, как рационально использовать место на листе. Для экономии пространства можно использовать разную раскладку текста или варьировать виды конвертов — с одним, двумя окошками или без них, заготавливать конверты с напечатанным адресом.
Машина может печатать письмо с одной или двух сторон бумаги, складывать в конверт разными способами — Z, П, домиком. Напечатать адресный блок на одной стороне листа, а саму информацию на другой. Сейчас данные о раскладке на машину выставляет человек, но мы планируем усовершенствовать и эту часть работы — данные будут попадать на оборудование через автоматизированную систему управления гибридной печатью.
Файл для печати, который отправляется на принтер после подготовки, представляет из себя большой pdf или afp, в котором «склеено» до 500 писем.
В небольших цехах используют листовые принтеры, на которых можно печатать до двух тысяч отправлений в день.
Печать в крупных цехах автоматизирована и происходит в три этапа
Первая машина принимает файл и печатает много писем в рулоне.
Гибридная почта: экономия времени и денег
С начала 2021 года «Казпочта» доставила около 1,6 млн писем гибридной электронной почты.
Гибридная почта – это симбиоз электронной и обычной почты. Отправителю достаточно направить текст электронного сообщения, не выходя из дома или офиса. Электронный файл поступает в ближайший к получателю пункт электронного печатания, который представляет собой автоматизированное рабочее место. Там письмо распечатывается, упаковывается в почтовый конверт и доставляется получателю.
Основные клиенты услуги – госорганы и бизнес, которому приходится ежедневно отправлять большой объем корреспонденции по адресам. Но пользуются сервисом и физические лица. Преимущества ГЭП позволяют круглосуточно онлайн отправлять и обрабатывать письма; исключать ошибки отправителей за счет установления IT-контролей, а также операторов, так как прием ГЭП автоматизирован и осуществляется без человеческого участия; проверять историю трекинга в личном кабинете отправителя; пользоваться выгодными тарифами.
Гибридная почта позволяет снизить затраты клиента на отправку большого количества писем, счетов или извещений, а Национальному почтовому оператору – предоставлять удобные и качественные услуги по доставке письменной корреспонденции. Доставка адресату осуществляется в течение 1-3 дней.
Такая корреспонденция «Казпочты» находит своего адресата в городах, районных центрах и сельской местности. Только за прошлый год в разные уголки Казахстана было доставлено свыше 2,3 млн гибридных писем.
Механизмы для качественного оказания этой услуги налажены: реализованы все основные сервисы получения, обработки, печати и доставки гибридной электронной почты.
Стоит отметить, АО «Казпочта» уделяет большое внимание качественным изменениям, повышению удобства и доступности услуг, сокращению сроков доставки почтовых отправлений за счет внедрения цифровых сервисов и IT – решений.
Центры гибридной печати: как мы материализуем миллионы писем каждый день
Вы задумывались, как печатают письма со штрафами от ГИБДД или счета от Ростелекома? Чтобы отправить письмо, нужно распечатать его, купить конверт и марки и потратить время на поход в почтовое отделение. А если таких писем сто тысяч? А миллион?
Для массового производства отправлений существует гибридная почта — здесь печатают, упаковывают и отправляют корреспонденцию, которую нельзя доставить электронно. Клиенту достаточно передать информацию о получателе и загрузить текст в цифровом виде, остальное сделаем мы.
Сейчас услугами гибридной почты пользуются государственные и частные компании, которые рассылают тысячи отправлений ежедневно. Среди них ГИБДД, Ростелеком, Сбербанк.
Большая часть работы в цехах автоматизирована — письма печатают с помощью промышленных принтеров огромными бобинами и автоматически упаковывают на специальных линиях. 
Стоимость услуги при этом осталась такой же, как и у самостоятельной отправки. Для обычных писем без отслеживания это 27 рублей 60 копеек, для заказных — 64 рубля 80 копеек.
Печатные производства есть во всех регионах России, поэтому многие письма не проходят стадию региональной перевозки и доставляются быстрее.
Как устроена гибридная печать
Работу гибридной почты обеспечивают 55 печатных цехов, из которых четыре — крупные производства в Москве, Санкт-Петербурге, Казани и Новосибирске. На этих производствах мы можем печатать до 4 миллионов писем в день.
Клиент — частное лицо или организация, — передаёт нам письмо в электронном виде. Юридические лица загружают архив с pdf-файлами в личный кабинет otpravka.pochta.ru или передают данные по API через интеграцию с информационной системой ЭПС (электронная почтовая система).
Физические лица загружают письма через личный кабинет zakaznoe.pochta.ru. 
Отправленные файлы попадают в информационную систему ЭПС, обрабатываются и передаются дальше — в автоматизированную систему управления гибридной почты.
Полученные в PDF письма мы раскладываем в json — простой и понятный формат для обработки, автоматически преобразуем в текст и готовим к печати и упаковке в конверты: расставляем границы, проверяем шрифты и область запечатывания. Сверяем адрес и индекс получателя, чтобы письмо ушло куда нужно.
Машина может печатать письмо с одной или двух сторон бумаги, складывать в конверт разными способами — Z, П, домиком. Напечатать адресный блок на одной стороне листа, а саму информацию на другой. Сейчас данные о раскладке на машину выставляет человек, но мы планируем усовершенствовать и эту часть работы — данные будут попадать на оборудование через автоматизированную систему управления гибридной печатью.
Файл для печати, который отправляется на принтер после подготовки, представляет из себя большой pdf или afp, в котором «склеено» до 500 писем.
В небольших цехах используют листовые принтеры, на которых можно печатать до двух тысяч отправлений в день.
Листовой принтер
Печать в крупных цехах автоматизирована и происходит в три этапа
Первая машина принимает файл и печатает много писем в рулоне.
Человек снимает бобину c ролевого принтера и ставит её на резак, где ленту разделяют на листы А4.
На следующем этапе конвертовальная машина сворачивает листы определённым образом для упаковки и вкладывает в конверты. Это устройство умеет считывать специальный баркод (dataMatrix), по которому понимает, в какой конверт нужно положить определенный лист. Машина может упаковать в конверт не больше 5 печатных листов А4 — отсюда появилось ограничение на размер электронного заказного письма.
Готовые письма сотрудники цеха собирают в коробки, грузят на тележки и отправляют в отделение почтовой связи.
Как воспользоваться услугами гибридной почты для своих задач
Если вам нужно отправлять очень много писем, то вы можете передать Почте функции их подготовки, печати, упаковки и отправки. Для отправителя каждый лист стоит денег, и эти расходы легко оптимизировать.
Стоимость услуги складывается из двух частей — плата за печать и за пересылку. Цена печати зависит от объёма заказа, количества цветов, способа упаковки и других параметров. А расходы на пересылку не отличаются от обычных тарифов. Для каждого заказа согласован SLA — срок, когда письма должны попасть в отделение почтовой связи. Отслеживать время нам помогают уведомления на экране и письма о приближении срока сдачи.
Распределенная печать
Мы стремимся к тому, чтобы и дальше уменьшать время доставки и нагрузку на транспорт. Для этого работаем над созданием технологии распределённой печати, которая позволит автоматически отправлять задания на печать таким образом, чтобы письма появлялись на бумаге как можно ближе к получателю.
Например, человек нарушил правила дорожного движения в Москве, а прописан в Хабаровске. Штраф он получит от Московского отделения ГИБДД. Наша задача — доставить письмо в Хабаровск с минимальными передвижениями. Вместо того, чтобы печатать его в Москве и отправлять в другой город самолетом или поездом, мы материализуем отправление в ближайшем к адресату центре и доставим с минимальными расходами на логистику.
ГИБРИДНАЯ ПОЧТА
Как это работает
В нашей системе Вы можете отправлять электронные сообщения, которые будут доставляться получателям в виде бумажных писем на их обычный почтовый адрес.
Такая услуга называется «гибридной почтой», т.к. представляет собой гибрид электронной почты ( используется для передачи почтового сообщения в электронном виде на пункт распечатки ) и обычной почты ( используется для доставки получателю письма в бумажном виде ).
После того, как Вы составите текст сообщения, укажите почтовый адрес (почтовый индекс, город, улицу, дом, корпус и т.д.), прикрепите требуемые документы в электронном виде и отправите электронное сообщение система автоматически направит Ваше сообщение на один из региональных пунктов распечатки.
Пункт распечатки представляет собой автоматизированное рабочее место (АРМ), где принимаемая электронная корреспонденция распечатывается и упаковывается в почтовый конверт. Готовое к отправке письмо передается доставщикам либо – в почтовое отделение для дальнейшей доставки получателю.
Распечатанные письма из пункта распечатки передаются в почтовую сеть для доставки 2 раза в день.
Ваше письмо будет доставлено в любую точку мира по почтовому адресу получателя также, как и любое другое бумажное письмо. При этом Вам не портебуется приобретать марки и конверты, самостоятельно готовить письма к отправке и относить их в почтовое отделение.
В RexPOST при отправке Вы можете также выбрать тип для Вашего отправления:
заказное с уведомлением.
В отличие от простых писем заказные снабжаются уникальным идентификатором, с помощью которого Вы можете отслеживать процесс доставки своего письма получателю через предоставлемый сервис доставщика ( https://www.pochta.ru/TRACKING ).
После доставки заказных писем с уведомлением кроме этого Вы получите подписанный получателем (или сотрудником доставщика) бланк уведомления, подтверждающий факт доставки корреспонденции.
Способы отправки
Чтобы Вам было удобнее отправлять письма мы предлагаем воспользоваться одним из следующих средств:
Использование специализированного почтового клиента делает удобным не только ввод адресов получателей через адаптированное меню (город, улица, дом и проч.), выбор типа письма и др., но и работу с архивами отправленных сообщений, который может пригодиться при исправлении выявленных ошибок во время печати писем на пункте распечатки, подготовки новых писем с использованием уже отправленных, просмотр статусов отправленного сообщения и др.
Этот режим отправки условно можно назвать «полуавтоматическим», т.к. предполагает непосредственное участие отправителя при создании и отправке писем.
Такой способ отправки удобно использовать при не слишком большом объеме отправляемых писем.
Средств интеграции (автоматический режим отправки из Инф. Системы отправителя).
Этот режим отправки рассчитан на полностью «автоматическую» работу на стороне пользователя системы.
Такой способ отправки будет эффективен при больших объемах отправляемой корреспонденции.
Стоимость услуги
Стоимость «гибридной почты» формируется из двух составляющих:
а) стоимость почтовых услуг по доставке соответствующего типа письма (формируется ФГУП «ПОЧТА РОССИИ»)
б) стоимость сервисов «гибридной почты» по: распечатке, конвертированию, наклейки марок (или «франкирование»), передача доставщику и подготовка отчетных документов, т.е. стоимость самого сервиса превращения электронного письма в бумажный и его отправка в почтовую сеть.
С учетом вышесказанного д ополнительно к почтовому тарифу за пересылку (а) взимается (в рублях без учета НДС):
Заказное с уведомлением
подготовка одного почтового отправления в один адрес
( один лист вложения+ конверт+ марка)
Плата за каждый следующий лист в письме
Пример отчетной формы (Ф103) по результатам отправки заказных почтовых отправлений:
Почему это выгодно
Постепеннный рост объема переписки начинает отнимать все бол ьше и больше вниманиия, сил и средств. Однако, по привычке компании продолжают делать это самостоятельно, вырабатывая и оптимизируя внутреннюю технологическую цепочку по подготовке и отправке корреспонденции уже в сотни адресов «собственными руками».
Мы предалагаем вам на секунду остановиться и оглянуться по сторонам, задавшись вопросом: «не стал ли ваш процесс подготовки и отправки почтовой корреспонденции вровень с вашим основным видом деятельности? не стал ли он отвлекать так много внимания, что вы готовы уже разрабатывать и стандартизировать у себя в компании процедуры этого непрофильного для вас процесса? «.
Мы предлагаем Вам воспользоваться услугами RexPOST, которые позволят Вам получить следующие преимущества:
Пример конверта для Заказного письма с Простым уведомлением: