отчет рекрутера о проделанной работе образец
Новая статистика по эффективности подбора на hh.ru
Мы давно утверждаем, что HR должен разговаривать на языке бизнеса — языке денег и цифр. Но не у всех компаний есть время и возможности для расчетов. Сегодня на hh.ru мы запускаем новые инструменты, которые решают эту задачу автоматически.
Новая статистика покажет, какой результат приносят вложенные в подбор на hh.ru средства, насколько эффективно вы используете купленные услуги и во сколько обходится каждый контакт с соискателем.
Полный контроль над вложенными средствами дает прозрачную картину происходящего в вашей компании и поможет на этапе бюджетирования средств на подбор, который во многих компаниях начнется уже в конце лета. Зная стоимость подбора сотрудника, легко оценить эффективность hh.ru для ваших задач.
Раздел находится в процессе разработки, поэтому сейчас информацию можно получить только за период с 1 января 2020 года. Постепенно мы дополним отчет историческими данными, откроем новые фильтры и разделы.
Для администраторов учетных записей и пользователей с доступом к статистике компании на hh.ru открыт расширенный отчет. В нем есть общие данные по компании и оценка работы каждого отдельного рекрутера в регистрации. Для всех остальных менеджеров, которые ведут подбор на hh.ru, отчеты доступны исключительно по своим вакансиям.
Доступные отчеты
Вкладка «Главная»: отчет по всей компании
Здесь отображается информация о том, как вложенные средства конвертируются в результат (отклики и контакты с соискателем) и с какой эффективностью. На странице собраны главные показатели компании:
1. Результаты работы за период: число вакансий, количество потраченных публикаций и откликов.
2. Данные по продуктивности: например, сколько откликов получает одна публикация или сколько вакансий приходится на одного менеджера.
3. Эффективность работы: сколько для вас стоит отклик и контакт с соискателем через вакансию.
Вкладка «Главная» — фактически готовый отчет по финансам, который можно использовать для обоснования бюджета на подбор. Мы сделали этот отчет за вас, чтобы вы не тратили время на сбор информации, а посвятили его работе с вашей командой.
Отчет по рекрутерам
Нас часто просят: «Посчитайте, как работают мои рекрутеры». С этим отчетом все показатели у вас в руках. В ближайшее время мы добавим на эту страницу Индекс вежливости. Вы сможете оценить, как каждый сотрудник управляет цепочкой «потраченные публикации — привлеченные отклики — разобранные отклики». Прозрачность работы рекрутеров и возможность определять бенчмарки внутри команды по различным метрикам повышает качество управленческих решений в отношении процесса подбора, основываясь на данных.
Отчет по вакансиям
Результат работы с сервисом hh.ru во многом зависит от качества размещенных вакансий. В ближайшем будущем на этой странице мы добавим соответствующую аналитику, а пока здесь находится информация о главных показателях результата и эффективности вакансии за период:
— сколько потрачено публикаций на одну вакансию (включая обновления);
— количество полученных откликов;
— стоимость одного отклика на вакансию;
— траты на услуги публикации в рублях.
С этой статистикой вы легко ответите на вопрос «Сколько мы потратили на эту вакансию в апреле». И примете решение о дальнейших действиях: продолжать публикации или сменить тактику — например, добавить к вакансии контакты или применить другой тип публикации.
Зачем нужна статистика?
Статистика эффективности работы с hh.ru поможет понять, как работают сотрудники с нашим сервисом и насколько эффективно используют ресурсы компании.
Руководителям подбора новый инструмент позволит составить бенчмарки внутри компании и настроить процесс таким образом, чтобы повышать продуктивность каждого рекрутера и всей команды подбора.
Мы надеемся, что этот проект сделает вашу работу с hh.ru понятнее, прозрачнее и, главное, быстрее и проще. Наша задача — дать всю доступную информацию, которая поможет принять верные решения при поиске сотрудников, оптимизировать бюджет и сократить сроки найма.
Считайте стоимость подбора и эффективность источников найма — и используйте ваш бюджет оптимальным образом!
Как посмотреть отчет
Чтобы найти статистику трат, зайдите в личный кабинет и откройте раздел «Стоимость подбора».
Также попасть в новый сервис можно через «Песочницу», где мы публикуем проекты, которые находятся в стадии бета-тестирования.
Документооборот при подборе персонала
Современное управление персоналом требует грамотного подхода ко всем аспектам кадровой работы. Правильно организованный документооборот поможет эйчару справиться с «бумагоемким» процессом при подборе персонала.
Как и любая деятельность, подбор персонала требует эффективного управления, в том числе — стандартизации и унификации. Его нельзя воспринимать как ситуативный поиск подходящих людей для выполнения конкретных задач. Если действия рекрутера будут хаотичными, без четкого плана действий, то результаты их окажутся весьма скромными.
Чтобы процесс закрытия вакансий был успешным, нужно построить четкую систему подбора и подробно описать все ее этапы в инструкции. Излишний бюрократизм? Нет, описание процесса подбора персонала необходимо для каждой современной компании.
В первую очередь следует разработать Положение о подборе персонала. Как правило, его готовит HR-подразделение, однако к подготовке и согласованию документа целесообразно привлечь и других руководителей: юристов (вопросы трудового законодательства), финансистов (бюджетирование) и пр.
Безусловно, специфика организации, ее цели и особенности кадровой политики отражаются на общей схеме подбора персонала, в то же время есть основные моменты, которые должны быть обязательно зафиксированы:
Кроме того, должны быть своевременно разработаны все необходимые документы: форма заявки на подбор специалиста, анкета соискателя, бланк оценки результатов собеседования и т. д. Чтобы все эти документы приобрели статус корпоративного стандарта работы внутреннего рекрутера, они должны быть утверждены в качестве приложений к Положению о подборе персонала.
Как и любой документ, Положение о подборе персонала должно быть согласовано с другими подразделениями, утверждено руководителем компании и доведено до сведения всех участников этого процесса (в таблице 1 приведена примерная структура всего документа, а в таблице 2 — структура раздела «Технология подбора персонала»).
Весь процесс подбора персонала должен быть увязан с общей стратегией развития компании. Результаты работы внутренних рекрутеров будут содействовать достижению корпоративных целей, только если в организации выработана четкая HR-концепция,
Так, в компании «Киевская Инвестиционная Группа» по инициативе департамента персонала и при поддержке руководства в стандарты бизнес-планирования были внесены изменения и дополнения, касающиеся планирования численности персонала, изменения организационной структуры и бюджета затрат (на ФОТ, и, соответственно, на подбор персонала). В итоге планирование подбора персонала включено в общий долгосрочный стратегический план холдинга — как по отдельным проектам, так и по компании в целом. «План подбора персонала» (табл. 3) формируется исходя из потребностей в людях всех структурных подразделений «КИГ». Горизонт планирования — один год.
Табл. 3. Шаблон плана подбора персонала
«Утверждаю»
Генеральный директор
«____» ___________ 200__ года
Департамент управления и развития персонала
Разработка Плана подбора на период в один год дает возможность менеджеру по персоналу заранее сориентироваться в категориях сотрудников, которые будут востребованы в разных подразделениях компании. Этот документ обязательно учитывается при формировании сводного бюджета отдела подбора персонала. Пример одного из разделов бюджета (укрупненно — основные статьи) приведен в таблице 4.
Приоритеты развития современного бизнеса меняются очень динамично, поэтому мы рекомендуем детализировать план подбора персонала поквартально или помесячно и регулярно его корректировать (особенно если оплата труда специалиста по подбору персонала жестко привязана к выполнению календарного плана). Подробная детализация помогает внутреннему рекрутеру пошагово разрабатывать и осуществлять конкретные мероприятия, четко понимая, какими временными и денежными ресурсами он располагает.
Конечно, зарубежные разработчики программного обеспечения для эйчаров давно предлагают автоматизированные рабочие места для внутренних специалистов по подбору персонала. Как правило, подобные программы поддерживают такие функции, как ведение и обработка баз данных, расчет статистических показателей, формирование различных отчетов и т. д. Менеджер по подбору может использовать готовые шаблоны документов или создавать собственные — в зависимости от особенностей работы и требований руководства.
Если у компании нет возможности приобрести специализированное ПО, то лучше разработать специальные шаблоны документов. Предлагаем коллегам несколько шаблонов, которые облегчат им работу при подборе персонала. Например, график собеседований удобно вести в программах Excel или Access — по аналогии с базой кандидатов (табл. 5).
Зачастую специалисту по подбору сложно припомнить уже приходившего ранее на собеседование кандидата, ведь ежедневно перед его глазами проходит множество документов и людей. Лист собеседования, в котором отмечаются позитивные и негативные качества кандидата, поможет при необходимости освежить в памяти собеседование годичной давности. Огромный объем информации сложно (да и не нужно!) удерживать в памяти.
Отчетность — еще одно поле для стандартизации базовых документов: шаблоны отчетов позволят рекрутеру в любой момент представить требуемые сведения руководству. В своей практике мы используем следующие виды документов:
1. Достижения периода. Например:
Ежемесячный отчет о работе над закрытием вакансий (табл. 7).
2. Комментарии и рекомендации. В эту группу мы включаем:
Табл. 8. Отчет о состоянии работы по вакансии ________________________
Для наглядности рекомендуется представить эти данные в виде диаграммы (примеры графиков с условными цифрами см. на рис. 1–3).
Рис. 1. Причины увольнений в компании N за _____ месяцев 200__ года
Рис. 2. Статистика увольнений в компании N за период ______________
Рис. 3. Соотношение закрытых и незакрытых вакансий в компании N на _______ 200__ года
3. Финансовые отчеты. Важные показатели работы службы управления персоналом содержатся в следующих документах:
Любой отчет обязательно подписывает подготовивший его сотрудник, указывая свою фамилию и должность, а также дату составления.
Порядок в отчетных документах позволяет руководителю HR-подразделения постоянно контролировать работу специалиста по подбору персоналу, своевременно оценивать результаты и эффективность его деятельности.
Опыт нашей работы свидетельствует, что затраченное на подготовку отчетов время позволяет оптимизировать работу всей HR-службы. Имея ясную картину ситуации с обеспечением компании человеческими ресурсами, эйчар сможет стать стратегическим партнером собственника бизнеса.
Аналитика по рекрутингу: еще больше важных данных в Hurma
Настоящий рекрутинг – это не просто ctrl+c, ctrl+v вакансии и спокойное ожидание миллионов откликов. Настоящий рекрутинг – это история об анализе эффективности каналов, а также продуктивности: личной и командной. Рекрутеру очень важно принимать решения на основе данных, а не просто действовать вслепую. Руководителям, в свою очередь, тоже нужно видеть статистику эффективности рекрутинга в компании, чтобы вовремя заметить перегрузку или выдающиеся результаты конкретного специалиста.
Все это отлично звучит на словах, но на деле рекрутеры сталкиваются с большим количеством препятствий на пути к аналитике. Чтобы качественно провести анализ эффективности своих действий над вакансией или сравнивать результаты команды рекрутеров в целом, нужно много времени. А именно этого ресурса очень часто не хватает рекрутерам, да и всей HR-команде. Даже не хочется представлять, сколько ресурсов рекрутингового отдела уйдет, чтобы свести данные по кандидатам, количеству закрытых и открытых вакансий, вывести эффективность источников кандидатов, посчитать процент личной продуктивности из 100500 таблиц и не сойти при этом с ума.
Hurma – это именно та система, которая умеет автоматизировать и помогает оптимизировать работу по подбору персонала. И сейчас мы хотим рассказать вам о новом, не побоимся этого слова, глобальном нововведении – «Отчете об эффективности рекрутинга».
Важные данные всегда под рукой в Hurma
Регулярно обрабатывая фидбеки от наших клиентов, мы увидели потребность в понимании степени загруженности рекрутеров в компании, а также анализе общей эффективности отдела. Причем обнаружилось, что эти данные нужны как руководителям компаний, Head of Recruitment, так и самим рекрутерам. Именно поэтому мы разработали новую функцию, которая даст понимание о загрузке всего рекрутингового отдела и каждого рекрутера отдельно, а также позволит детальнее отслеживать динамику эффективности рекрутинга в целом.
Используя «Отчет об эффективности рекрутинга», вы сможете собирать информацию о всех действиях рекрутера над вакансией, а специалисты по найму использовать данные для составления комплексного отчета по рекрутингу.
Какие задачи можно решать с помощью новой функции? Если коротко, то их много, а если подробнее – тогда погнали 😉
Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma 😉
Я даю своё согласие на обработку Персональных Данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Пользовательское соглашение
Кроме того, отчет об эффективности рекрутинга даст более широкое понимание о следующих количественных показателях:
Если отдел рекрутинга будет обладать всей этой информацией, он сможет не только анализировать эффективность, исходя из количества кандидатов, но и рассчитывать результативность в качественных показателях. Например, измеряя активность откликов на вакансии компании или же процент закрытых вакансий за определенный период.
Инструкция по формированию отчета эффективности рекрутинга
Главное преимущество автоматизации сбора аналитики и статистики – это то, что на её ведение уходит минимальное количество времени. В Hurma вы сможете это сделать буквально в пару кликов. Итак, приступим.
С обновлением в разделе «Статистика» при переходе на таб «Рекрутинг» пользователь сможет выбрать отчет «Эффективность рекрутинга» из общего списка.
В отчете «Эффективность рекрутинга», вы увидите несколько фильтров, от которых будут зависеть данные в отчете. Кроме того, в настройках системы, вы сможете настроить доступ к отчёту. По умолчанию, полный доступ имеют администратор системы и HR. Пользователи с этими ролями в системе могут формировать отчёт об эффективности рекрутинга по всем рекрутерам и вакансиям. Рекрутеры же видят только свои вакансии, над которыми работают.
Роль фильтров для формирования отчёта:
Если вы хотите посмотреть отчёт по всем вакансиям, их статусам и этапам в текущем месяце, нужно просто нажать на кнопку «Показать», поскольку эти фильтры установлены по умолчанию. Мы делаем все для удобства пользователей системы Hurma.
Как вы можете заметить, визуально таблица разделена на две части.
Работать с отчетом в таком формате очень удобно. Благодаря тому, что левая часть зафиксирована, вы можете просматривать количество кандидатов на каждом этапе вакансии, и одновременно видеть её название, статус, рекрутера, который за неё ответственный и, конечно же, данные о закрытии вакансии как в числовом, так и в процентном выражении.
Важно! Вакансия считается закрытой тогда, когда рекрутер сменил ей статус на “закрыта”. Пока отчёт формируется на основе этих условий. Но.
Небольшой тизер! Наша команда сейчас работает над обновлением функционала для нанимающего менеджера. И в скором времени вы сможете указывать в заявке на вакансию и в самой вакансии необходимое количество кандидатов для подбора. После этого наш отчёт станет учитывать количество кандидатов, которые переведены на этап “Принят оффер”. Таким образом отчет будет считать не количество закрытых вакансий по их статусу, а количество закрытых позиций по каждой вакансии. Cам статус вакансии вы сможете менять в любой удобное для вас время. Например, когда завершите работу по подбору подходящих кандидатов. Но это совсем другая история, следите за нашими обновлениями 😉
Еще один важный момент! При выборе фильтра «Все вакансии», нужно учитывать, что у каждой позиции могут быть свои этапы. Поэтому, если у какой-то вакансии отсутствует определенный этап, в отчётной таблице несуществующий этап отображается отметкой «-». Дополнительно показывается плашка с надписью: «У вакансии нет такого этапа».
В поле «Итого» отображается суммарное количество данных по каждому столбцу. Здесь вы увидите сводные итоги по выбранному периоду.
Содержание отчета при установке разных фильтров
Как уже говорилось выше, данные в отчете будут меняться в зависимости от установленных фильтров.
1. Если при формировании отчета не указывать конкретного рекрутера, система показывает данные по этапам всех специалистов, включая действия уволенных рекрутеров, которые работали с этой вакансией. Также в отчете отображаются данные по вакансиям, у которых нет ответственного рекрутера.
2. Если в фильтрах выбрана одна или несколько вакансий, отчет будет сформирован из данных этих вакансий за выбранный период. В случае, если вы выберете вакансию, над которой работают два или больше рекрутера, система отобразит данные по действиям каждого специалиста отдельно.
3. Если выбраны конкретные этапы вакансии, по которым вы хотите получить данные, в отчете отобразится статус вакансии и информация о кандидатах на каждом этапе её воронки.
4. При выборе одного или нескольких статусов вакансии, отчет сформируется с позициями, которые релевантные этому статусу.
5. При выборе одного или нескольких рекрутеров, умный фильтр сделает работу за вас и покажет к выбору только те вакансии, над которыми работает один или несколько специалистов в заданный промежуток времени.
6. При выборе фильтра «Все рекрутеры», отчет будет состоять из данных по вакансиям всех специалистов с разбивкой по каждому отдельно.
Формирование отчета в Excel
Проще не бывает
Именно так, поскольку, как вы видите, для формирования содержательного отчета, который состоит из большого количества данных и разных фильтров, нужно лишь пару секунд. Именно к этому и стремятся специалисты Hurma – делать систему максимально понятной в использовании, автоматизированной и технологичной. Наша цель – сделать Hurma незаменимым помощником HR, рекрутера и CEO компании. И с каждым обновлением мы становимся на шаг ближе к этому.
На этом заканчивается обзор нашей новой функции, но совсем скоро мы вернемся к вам с очень масштабными обновлениями, которые точно не оставят никого равнодушными 😉 Делитесь в комментариях, какие еще обновления вы бы хотели увидеть в Hurma.
Отчет по подбору персонала: принципы составления, образцы и шаблоны
Составлять отчеты по работе – дело нудное, и многим специалистам оно кажется бесполезной тратой времени. Возможно, в каких-то сферах так оно и есть, но только не в рекрутинге. Подбор персонала, как и любая деятельность, связанная с человеческим фактором, требует жесточайшего планирования и контроля. Хаос, бессистемность, отсутствие аналитики в этом деле недопустимы, и ни одно успешное рекрутинговое агентство не обходится без выстроенной системы отчетности. HR-Profi расскажет о главных принципах систематизации информации и поделится полезными шаблонами.
Обычно рекрутер способен вести сразу несколько вакансий. Загрузка приличная, объем работы впечатляет – и попробуй тут удержи в голове количество просмотренных по каждому заказу резюме, число звонков и проведенных интервью! А ведь эта информация ценна, причем не только для данного специалиста – она может понадобиться и клиенту для контроля выполнения заказа, и руководителю кадрового агентства для оценки эффективности своих сотрудников. В общем, без систематизации данных не обойтись, а для облегчения рутины разрабатываются программное обеспечение, excel-таблицы и образцы отчета.
Отчетность в рекрутинге – формы и виды
На самом деле строгих критериев по составлению отчета в кадровом деле не существует. Каждое рекрутинговое агентство обычно разрабатывает собственные шаблоны для внесения информации. Но, по сути, все образцы отчета в подборе персонала можно распределить по основным группам, в зависимости от целей. А они могут быть следующими:
Целей и задач у отчетов в рекрутинге может быть гораздо больше. Каждое кадровое агентство и каждый рекрутер в отдельности отслеживают разные критерии – в зависимости от того, что им необходимо проанализировать в своей работе.
Автоматизация отчетности
Самые удобные варианты – это, конечно, автоматизированные сервисы. Таких систем для рекрутерской деятельности разработано превеликое множество, остановимся на самых основных.
Подобные системы – первые помощники рекрутера, они заменяют ему органайзер-планировщик и помогают выстраивать отношения с заказчиком и руководителем на языке цифр и объективных данных, предоставляя им результаты проделанной работы.
Аналитика вручную – популярные шаблоны
Главное преимущество автоматизации – скорость и снижение риска ошибок при подсчетах. Однако при этом никто не отменял составления отчетов «вручную», с помощью старого-доброго Excel. Вносить данные «руками», конечно, не так удобно и быстро, как если бы это делала программа. Но в помощь рекрутерам есть стандартизированных образцов по отчетам, так что этот процесс не займет много времени. Можно заранее составить несколько универсальных шаблонов и заполнять их по мере необходимости.
Как вариант – образец-шаблон для анализа проведенных собеседований:
В этой форме указываются положительные и отрицательные черты кандидатов, что позволяет в последующем быстро вспомнить соискателя и итоги встречи с ним.
В некоторых случаях используются более лаконичные отчеты по проектам – они дают аналитику лишь по нескольким критериям, без перегрузки лишними данными. Например:
Но для полноценного анализа все же требуются куда более расширенные отчетные формы, которые показывают:
Подобные формы желательно заполнять ежедневно. Отметим, такой отчет полезен, в первую очередь, для самого сотрудника, так как открывает огромные возможности для самоанализа и самоорганизации. Руководителям подобная аналитика необходима для организации грамотного контроля за работой рекрутеров, своевременного выявления проблем по тому или иному заказу и оказания помощи и консультирования своих специалистов.