письмо о смене оператора эдо образец
Письмо о переходе на ЭДО
Переход на электронный документооборот с контрагентами ускоряет подписание договоров, упрощает получение, отправку актов выполненных работ, счетов, товарных накладных. Договориться о новом формате работы можно устно или письменно. Удобный способ предложить переход на ЭДО — письмо контрагенту.
Переход на ЭДО: как пригласить контрагента
Уведомление о переходе на ЭДО второй стороны можно составить в произвольной форме. Вид документа не регламентирован. В тексте письма — приглашения к ЭДО сообщите контрагенту о переходе вашей компании на безбумажный документооборот и укажите:
Не лишним будет уточнение, с помощью какой системы и какого оператора ЭДО вы наладили безбумажный документооборот. Если контрагент сделает тот же выбор, вы сможете сразу перейти к работе с электронными документами.
Подключиться к Диадоку, чтобы использовать все преимущества ЭДО
Образец письма о переходе на ЭДО
Письмо о переходе на электронный документооборот — типовой документ. Составить подобное заявление несложно. Ниже представляем пример письма об использовании ЭДО:
Уведомление о переходе на электронный документооборот
Генеральному директору ООО «Компания»
Иванову И.И.
Уважаемый Иван Иванович,
Мы перешли на работу с электронными документами. Приглашаем и вас подключиться к электронному документообороту. Для этого вам понадобится выбрать систему ЭДО и получить КЭП — квалифицированную электронную подпись. Она гарантирует документам юридическую силу.
Мы предлагаем обмениваться в рамках ЭДО следующими документами:
Электронный документооборот регулируется законодательно. Его регламентирует закон «Об электронной подписи», Налоговый кодекс РФ, иные нормативно-правовые акты. Благодаря ЭДО мы сможем быстро подписывать договоры и соглашения, оперативно получать и отправлять документы. Наше сотрудничество станет более эффективным.
Образец письма о переходе на ЭДО нужно составить один раз. Затем шаблон можно отправлять каждому контрагенту, подставляя нужные реквизиты. Если вы работаете в системе ЭДО Диадок, можете скачать образец приглашения на электронный документооборот и официального письма о переходе на ЭДО. В нем содержатся само приглашение и подробная инструкция для ваших партнеров.
Как договориться с контрагентами о переходе на ЭДО
Из нашей статьи вы узнаете:
Разбираемся, как предложить контрагенту перейти на электронный документооборот и составить письмо о переходе на ЭДО.
Письмо о переходе на электронный документооборот
Прежде всего, отправьте контрагенту письмо от имени руководителя организации с предложением перейти на ЭДО.
Форма письма не регламентирована. Рекомендуем прописать:
Пример письма-приглашения на ЭДО
Пример письма-рассылки для контрагентов компании:
ООО «Форма+» сообщает о переходе на электронный документооборот с контрагентами и клиентами посредством системы «Астрал.ЭДО» от группы компаний «Астрал».
В согласии с федеральным законом России № 63-ФЗ, приказом Минфина РФ № 174, статьей 169 НК РФ обмен электронной документацией между организациями и государственными органами разрешен и в большинстве случаев по юридической значимости приравнивается к обмену бумажными документами.
Оборот документации в цифровой форме имеет ряд преимуществ:
ООО «Форма+» готово осуществлять с вами обмен следующими документами в цифровом виде: счет-фактура, товарная накладная, договор, соглашение, письмо, акт сверки.
Для перевода делопроизводства на электронный документооборот требуется:
В приложении к письму находится проект текста соглашения об ЭДО между организациями. Просим вас ознакомиться с возможностями и преимуществами ведения бизнеса посредством электронного документооборота и присоединиться к системе для продолжения качественного сотрудничества наших организаций в новой форме.
Соглашение об ЭДО
При переходе на ЭДО организации составляют соглашение, в котором прописывают:
Соглашение соглашение можно составлять как на бумаге, так и в электронном виде.
Причины отказа от перехода на ЭДО
Контрагенты не знают о преимуществах электронного документооборота. Партнеры могут не знать о том, что электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные аналоги, а электронные подписи невозможно подделать.
Мнение контрагентов могут поменять нормативные документы, в которых прописаны возможности ЭДО.
Другой способ переубедить партнеров — показать удобство ЭДО на своем примере, например, на деловой встрече.
Убедите партнера установить демоверсию ЭДО. Пробная версия системы «Астрал.ЭДО /1С-ЭДО» не берет плату за входящие электронные документы. Это хороший способ познакомиться с ЭДО для скептически настроенных контрагентов.
Партнерам кажется, что переход на ЭДО неоправданно дорогой и трудозатратный.
Хорошим стимулом станут скидки — вы можете договориться с оператором ЭДО о льготном периоде или специальных условиях для вашего партнера.
Как еще убедить партнеров перейти на электронный документооборот
Оплата трафика за контрагента — выгодно для крупных организаций со множеством деловых связей. Для них переход на цифровое делопроизводство, даже с учетом оплаты услуг оператора для партнеров, намного выгоднее бумажного документооборота с расходами на канцелярию, обслуживание техники и курьеров.
Повышение цены товаров или услуг для компаний, которые не хотят переходить на новый формат работы. Переложите оплату доставки бумажной документации на компанию-партнера.
Категоричное заявление о переводе сотрудничества на ЭДО могут позволить крупные компании, особенно монополисты в своей сфере. Так, в 2014 крупнейший российский интернет-магазин Wildberries вынудил всех своих контрагентов перейти на ЭДО.
Система«Астрал.ЭДО /1С-ЭДО» имеет роуминг со всеми операторами ЭДО России и работает в браузере, либо встраивается в прямо в интерфейс «1С:Предприятие» — сотрудникам не придется учиться работать в новой программе.
Если сменили оператора ЭДО
руководитель отдела по работе с клиентами
1 мин на чтение
Нет времени читать?
Разбираемся, нужно ли уведомлять ФНС и ПФР о смене оператора электронного документооборота.
Сообщите в налоговую, если перешли от одного оператора электронного оборота к другому.
При смене оператора ЭДО у компании обычно появляется новый адрес электронной почты. Обязательно направьте уведомление об изменениях в территориальное отделение инспекции — по месту регистрации вашей организации. В уведомлении укажите актуальные сведения о получателе документов и отправьте по ТКС. Не забудьте заверить квалифицированной электронной подписью. Все требования к оформлению уведомления подробно описаны в письме ФНС от 9 декабря 2016 г. N ЕД-4-15/ЕД-4-15/23665@.
Если изменился только электронный адрес, налоговую тоже следует поставить в известность, чтобы корреспонденция от инспекторов точно попала к адресату вовремя. Вообще, оперативно сообщать в ФНС о подобных изменениях — в интересах компании, а не контролирующего органа. Иначе налоговики могут отправить электронную документацию на какой-нибудь из предыдущих адресов компании. К примеру, на тот, откуда прислали последнюю декларацию. При этом никто не снимет с организации ответственность за невыполнение требований. Даже если письмо не было прочитано, а ящик больше не используют. Если налоговикам новый адрес не известен, штраф будет таким, будто извещения налоговой игнорировали сознательно.
А вот в ПФР никаких уведомлений предоставлять не нужно. Чтобы сдавать отчетность через интернет, компании необходимо заключить с ПФР специальное соглашение. После этого можно отправлять документы через систему электронного документооборота. При этом не уточняется, через какого именно оператора совершается документооборот. Поэтому для Пенсионного Фонда совершенно все равно с какой системой ЭДО вы работаете. Уведомлять ПФР об изменениях или перезаключать соглашение не требуется. Главное — вовремя сдавать отчетность!
Настройка роуминга в 1С-ЭДО
Настройка роуминга, в зависимости от оператора ЭДО контрагента, может выполняться через отправку приглашения (автоматический роуминг) или через отправку заявки на ручную настройку роуминга из программы 1С.
1. НАСТРОЙКА ОБМЕНА ПО ПРИГЛАШЕНИЮ (АВТОМАТИЧЕСКИЙ РОУМИНГ)
1.1. Если пользователь сервиса 1С-ЭДО и его контрагент подключены к ЭДО через одного из операторов ЭДО СФ, входящих в 1С-ЭДО:
АО «Калуга Астрал» (ИНН 4029017981, ОГРН 1024001434090, идентификатор ОЭД: 2AE), официальный сайт оператора http://astral.ru.
ООО «Компания «Тензор» (ИНН 7605016030, ОГРН 1027600787994, идентификатор ОЭД: 2BE), официальный сайт оператора http://sbis.ru.
ООО «Линк-сервис» (ИНН 7438014673, ОГРН 1027401869990, идентификатор ОЭД: 2BN), официальный сайт оператора http://link-service.ru.
ООО «ЭТП ГПБ» (ИНН 7724514910, ОГРН 1047796450118, идентификатор ОЭД: 2LB), официальный сайт оператора https://etpgpb.ru.
ЗАО «УДОСТОВЕРЯЮЩИЙ ЦЕНТР» (ИНН 5260112900, ОГРН 1025203039840, идентификатор ОЭД: 2BS), официальный сайт оператора https://ekey.ru.
ЗАО «ТаксНет» (ИНН 1655045406, ОГРН 1021602855262, идентификатор ОЭД: 2AK), официальный сайт оператора https://tcrypt.ru.
то роуминг настраивать не нужно, он работает автоматически. Достаточно следовать инструкции по настройке соглашения об обмене электронными документами с контрагентами.
** С абонентами оператора Эвотор ОФД роуминг настраивается только через отправку приглашения с указанием идентификатора ЭДО контрагента. Настройка роуминга по заявке не осуществляется.
2. НАСТРОЙКА РОУМИНГА ПО ЗАЯВКЕ
Пользователи сервиса 1С-ЭДО, которые выбрали при подключении к ЭДО оператора Калуга Астрал, могут настроить роуминг по заявке со следующими операторами:
Оператор-ЦРПТ (ЭДО Лайт, Честный знак) *
КОРУС Консалтинг СНГ (СФЕРА)
ИНФОТЕКС Интернет Траст (VipNet ЭДО Документ)
СТЭК НТЦ (СТЭК-ТРАСТ)
Сформировать заявку на настройку роуминга можно в окне отправки приглашения, которая открывается из справочника «Контрагенты» по кнопке «ЭДО»
Для настройки роуминга по заявке необходимо в форме «Отправка приглашения» выбрать оператора ЭДО контрагента из списка. Если в дополнительных сведениях присутствует «Письмо о выборе оператора», его необходимо распечатать, нажав на соответствующую ссылку, и загрузить подписанный скан письма.
Если на форме «Отправка приглашения» отсутствует поле выбора оператора контрагента, значит, в сервисе 1С-ЭДО пока нет сведений ни об одной учетной записи этого контрагента. В этом случае вам необходимо связаться с контрагентом, получить его идентификатор ЭДО и ввести его в соответствующее поле «Учетная запись контрагента».
Отправленную заявку можно просмотреть в папке «Ждем согласия» рабочего места «Текущие дела ЭДО»
В случае, если используемая программа не поддерживает возможность формирования и отправки заявки на роуминг (конфигурации 1С с модулем ЭДО ниже 1.6.2), то для настройки обмена понадобится сформировать заявку согласно инструкции.
Если у Вас остались вопросы, Вы можете обратиться к своему обслуживающему партнеру или в техподдержку 1С-ЭДО:
Письмо о смене оператора эдо образец
Дата публикации 09.08.2017
Налогоплательщики, представляющие налоговые декларации (расчеты) в налоговый орган в электронной форме, обязаны обеспечить получение документов от налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).
Обязанность налогоплательщика считается исполненной при наличии у него:
В случае, когда налогоплательщик действует через своего уполномоченного представителя, договор с оператором ЭДО и квалифицированный сертификат должны быть у уполномоченного представителя.
Кроме того, в налоговый орган необходимо представить документ, подтверждающий полномочия уполномоченного представителя (доверенность) на получение документов от указанного налогового органа. Доверенность на уполномоченного представителя должна быть представлена в налоговый орган не позднее трех дней со дня предоставления уполномоченному представителю соответствующих полномочий.
Согласно ст. 27 НК РФ законным представителем является руководитель организации и индивидуальный предприниматель. Все остальные лица, в том числе сотрудники организации, могут являться только уполномоченными представителями, если они наделены соответствующими полномочиями.
В рамках вышеуказанных положений ФНС России разработала Порядок направления уведомления о получателе документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (Приложение № 1 к Письму ФНС России от 09.12.2016 № ЕД-4-15/23665@).
Уведомление о получателе документов представляется в налоговый орган с целью предоставить информацию налоговому органу о получателе документов. Представление уведомления не является обязательным, оно разработано для того, чтобы налоговый орган мог однозначно идентифицировать получателя документов.
Дело в том, что до появления указанного уведомления, требования, письма и другие документы, направляемые налоговым органом в адрес налогоплательщика, отправлялись инспекцией по последнему адресу, по которому произошло электронное взаимодействие. В некоторых случаях это способно вызвать путаницу, неполучение важных документов должностным лицом налогоплательщика и т.п.
Например, нередко встречается ситуация, когда из программы «1С:ЗУП» была отправлена отчетность, связанная с начислениями персоналу и учетная запись 1С-Отчетности, подключенная в «1С:ЗУП», оказалась последней при взаимодействии с ФНС. Когда ФНС отправляет, к примеру, требование о представлении пояснений по декларации по НДС, то это требование автоматически направляется по последней учетной записи, с которой налогоплательщик осуществил отправку. Таким образом, требование попадает в «1С:ЗУП», где оно не ожидается и организация может пропустить сроки подготовки документов в ответ на требование ФНС.
Уведомление о получателе документов имеет смысл отправить, когда:
отчетность организации сдается через другую организацию-уполномоченного представителя.
Направление Уведомления о получателе документов не освобождает организацию от представления в налоговый орган доверенности, в случае если организация-налогоплательщик или индивидуальный предприниматель действует через своего уполномоченного представителя.
Уведомление представляется налогоплательщиком или уполномоченным представителем налогоплательщика в налоговый орган в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Подготовка и отправка Уведомления о получателе документов
Проиллюстрируем как отправить Уведомление о получателе документов из программы «1С:Бухгалтерия 8» с помощью сервиса «1С-Отчетность».
Нажмите гиперссылку «Уведомления» в окне «1С-Отчетность» (рис. 1).
Нажмите кнопку «Создать» и выберите «Уведомление о получателе документов» (рис. 2).
В поле «От кого» укажите организацию-получателя документов из налогового органа (рис. 3).
В поле «Кому» выберите налоговую инспекцию, в которую направляется данное уведомление и из которой будут приходить документы.
Если организация имеет обособленные подразделения, зарегистрированные в одном налоговом органе, то установленный флажок «Для всех подразделений организаций» означает, что все документы по этим подразделениям будут приходить на указанную учетную запись (рис. 3).
При открытии формы уведомления, данные в форме заполняются значениями по умолчанию из элемента справочника «Организации». Если в элементе «Организации» определено, что отчетность представляет организация-уполномоченный представитель (рис. 4), то по умолчанию подставляются данные уполномоченного представителя.
Флажок «Задать вручную реквизиты получателя документов» (рис. 5) используется в следующих случаях:
Для отправки уведомления нажмите кнопку «Отправить» (рис. 6) и дождитесь протокола приема.
В случае представления в налоговый орган уведомления, в котором указан налогоплательщик, на которого распространяется действие ранее поданного уведомления, то ранее поданное уведомление считается отозванным, а новое уведомление становится актуальным (п. 11 Порядка).